财务管理制度

第第页财务管理制度第一章总则第一条目的为保障公司各项工作顺利进行，使公司员工在费用报销、借支款项、项目工程的审批及款项支付、固定资产管理等方面有章可循，依据国家有关财经法规，结合公司业务经营的实际情况，特制订本制度。适用范围：本公司各部门员工因公报销、借款。项目工程的审批，款项的支付。固定资产的购置、管理、处置。库存物资的管理。定义本规则所称固定资产是指：单价在2,000元以上或使用期限在1年以上的,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。包括：房屋及建筑物、机器设备、运输设备、仪器仪表、工具、办公设备、其他（各公司自身事务性杂项设备及机电性杂项设备）等。第二章职责分工第四条财务部负责制定此财务管理制度，并负责解释、修改、执行。第五条总经理负责批准此制度。第六条财务单据、文件审批权限按公司《经济审批权限表》执行。第七条公司设置财务部，实行双向管理，日常行政管理工作由总经理领导，财务部的人事任免、考核、薪酬福利及业务专业由公司财务总监直接负责。第八条公司按照“统一归口”原则进行财务管理，各项开支审批权属于总经理及公司领导，财务部负责协助总经理管理公司财务事务。第三章会计制度第九条 财务人员的设置1、财务部负责公司日常会计核算、会计监督和财务管理工作。2、财务部门人员的设置，按《公司组织结构图》及《年度岗位编制审批表》进行岗位设置有计划地进行岗位轮换。3、公司财务人员需接受每年的专业继续教育、公司内部组织专业知识培训、职业道德培训。4、财务部各岗位人员的职责与权限，按照《岗位职责说明书》执行。第十条会计政策及档案管理1、公司实行《企业会计制度》，账务处理应遵循相关的要求：包括：科目的设置、会计记账凭证、账簿的设置及格式。2、根据实际情况，公司不予计提坏账准备，如当期发生坏账损失，按实际损失金额直接计入当期损益。3、公司取得的土地等无形资产按其取得的使用年限与可使用年限属短原则进行分期摊销。4、当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管半年，期满之后原则上由财务部编制清册移交公司财务部保管或作其它处理。6、公司内部人员借阅会计档案时，经财务部经理批准后，办理借阅手续；外单位借阅会计档案时，应持有效证明，经总经理或财务负责人批准后，办理借阅手续。凡未经公司总经理或财务负责人的批准，借阅档案不得离开保管地，不得携带外出或复制原件。任何借阅人不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册、涂改抽换。7、公司会计人员调动或者离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交接替人员，并将本人日常工作内容及待处理问题等事项作书面说明移交，所有手续完成后，编制一式三份的移交清册，经交接双方和财务部经理(监交人)签名盖章，每人各持一份。财务部经理的工作移交，由公司总经理(或公司财务负责人指定人员)负责监交。接管人员必须继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿。8、没有办清交接手续的会计人员不得办理调动或离职手续。9、公司会计人员因病或因为事假需要离开岗位相当长的一段时间时，财务负责人须指定专人接替或者代理并按前款要求办理会计工作临时交接手续，移交人员因特殊原因不能亲自办理移交手续的，经公司总经理批准，由移交人委托他人代办交接，会计人员恢复工作时，与接替或代理人员办理交接手续。第十一条现金及账务处理1、现金管理要求做到日清日结，出纳在每天下班前需清点现金及结账。2、出纳员办妥现金收、付款手续后，需在现金收付款凭证上加盖“收讫”、“付讫”印章，并在每天下班前完成现金、银行存款日记账的登记工作。3、银行账户预留印鉴包括公司财务专用章、法人章及出纳私章，印鉴须分开保管。4、出纳员不得签发未填列内容和金额的空白支票、无收款人的支票。5、公司开立的所有银行账户需向公司申请及报备。6、出纳员月末须将“银行存款日记账”的账面余额与其开户银行转来的对账单进行核对。7、会计每期期末须仔细检查各日记账余额、各项资产、负债、权益类明细分类账户余额有无异常情况，由财务软件系统自行产生财务报表。8、各部门以公司名义对外签订的涉及款项支付的合同、协议，需提交一份给财务部备案。9、每月现金盘点。第四章支付管理第十二条报销管理1、费用报销人应在原始单据后面背书说明报销内容并签名，自费用发生后的5个工作日内及时报账，手续须齐备、单证粘贴整齐交由会计填写《报销单》，先经部门负责人审核，再经财务部负责人审核后，交与总经理或公司领导核准后方可报销。（具体根据XX公司经济审批权限执行）2、零星报销可用现金支付，其他应通过银行结算；银行结算需由会计填写《转账通知书》，并附手续齐备的原始凭证，先经部门负责人审核，再经财务部负责人审核后，交与总经理或公司领导核准后方可转账。3、物资采购一般要求提供正式发票，原则上不接受收据或白条。特殊情况，须提供书面情况说明，经部门负责人同意、财务部负责人审核后交总经理批准方可报销。为避免一些不必要的麻烦，在购买物品或接受服务时，可事先咨询对方可否提供发票，如不能提供，则另作选择。4、采购物品前需填写《物品申购单》交部门负责人及总经理审批；报销时凭相关物品的发票、供应商送货单、入库单、申购单及报价单等资料报销。5、出差报销应按公司规定的出差报销标准，附上出差的车票、餐票、住宿发票等办理所有的出差报销手续。（标准详见《差旅管理规定》）6、如出差接待地已提供住宿、伙食或公务车，则不得另行报销该费用。（详见《差旅管理规定》）7、业务招待费：公司员工因公发生业务招待费时，报销时应注明事由、客人身份、证明人、总人数等，必要时需提供书面情况说明。（详见《接待管理规定》）8、经办人员要确保单据的合法性，核对票据与接受货物劳务数量是否一致，金额、日期、名称、签章是否正确，确认无误后，在票据背面签名。部门负责人要认真审核报销单证，并在《报销单》部门负责人处签名，以示同意报销及对其真实性负责。9、总经理签批后，交出纳处领款，如有借款，要先收回借款，并办理相关手续，出纳付款给报销人后要在《报销单》上加盖现金付讫章。第十三条借款管理1、因公出差、因公招待等业务，需向公司暂借款的，须履行本规定的审批程序，办理借款手续填写《借款单》，借款金额超过2万元的，需详细说明借款原因，并经总经理或公司领导批准后方可借款。2、借款金额原则上以个人当月工资为限额，并以此作为个人借款担保；当个人借款超过其当月工资的部分，由直接部门负责人连带担保。特殊情况下工作需要借款，需事先得到公司总经理同意。3、借款金额在5,000元以上时，借款人须提前2天通知财务部，以便备款。4、不得将应以一笔结算的业务拆分为若干笔的业务结算以套取现金。5、原则上不支持员工借用支票，需以支票形式向承包方或供应商支付款项的，由财务部直接向承包方或供应商支付。6、出差返回后5天内，需办理所有的报销及还款手续。为了明确责任，报销人和借款人应该一致即实行“谁借款谁报销”的原则。7、因公借款，实行一笔业务、一笔借款，限期报销还款办法，不得逾期拖欠，周转使用。8、原则上“前款不清，后款不借”。9、借款者应及时报销清账，财务部负责催收逾期借款，经总经理批准后，可从借款人工资中收回逾期借款。出纳不能以借据当现金，且须根据借款发生日期做相应的账务处理。10、本公司人员调动（含任命、离职、辞退、开除等）时，必须先将未还款员工借款全额还清，未经财务签字证明该调动人员已还完借款的，行政人事部不能为其办理调入、调出或其他手续。负责行政人事职能岗位人员违反规定给调动人员办理手续的，扣罚责任岗位人员，由其承担全部损失。第十四条“项目工程审批”及付款管理程序1、所有工程项目应选择三家以上的具备相关资质的承包商进行招投标，事先要做好标底，招投标过程应当遵循公平、公正的原则，并做好保密工作，防止串标。所有相关的文档资料应存档做好备查。2、签订合同时，项目经办人须填写《合同会签审批表》，由成本管理部负责人、各需求部门负责人、财务部负责人、分管领导、总经理或公司领导批准后方为有效。生效的合同副本应及时上交财务部备案。3、签订合同补充协议时，项目经办人须填写《合同会签审批表》，由成本管理部负责人、各需求部门负责人、财务部负责人、分管领导、总经理或公司领导批准后方为有效。生效的合同副本应及时上交财务部备案。4、《合同会签审批表》的填写各部门负责人应按审批重点谨慎填写审核意见。5、项目工程需要付款时，经办人需填写《合同款支付审批表》，表中的事项需要全部填写清楚，经项目负责人、成本部负责人、财务部负责人、分管副总、总经理或公司领导批准后，财务部给予付款。涉及收款的应及时通知财务部，同时需提供客户相关信息（客户名称、签约金额、汇款日期等）。6、工程/设计部门因发生经济业务收取的现金或支票，应立即交与财务部，以便财务部及时到银行办理结算手续。收到无效支票或假钞时，由业务经手人负责与付款方交涉退换；7、工程/设计部门需在每月结束前提供下月项目工程资金的预算，以备财务部能顺利安排下月资金。财务部负责核对该资金预算是否符合合同规定的付款金额、期限、方式及是否与工程进度一致等。8、合同会签审批流程按照KHG/CM(外)第XXXXXXX号《关于加强与规范公司合同审批流程及权责等事宜》执行。第十五条项目工程付款第十六条固定资产管理1、固定资产的管理原则实行统一领导，归口管理，分级负责，责任到人。管理方法实行三级管理，由公司资产管理部门统一登记、管理，各部门自行负责本部门资产的增、减、转移及使用情况的登记，配合资产管理部门及财务部对资产作全面系统的管理。2、行政部全面统筹固定资产管理工作，其固定资产管理明细部门如下：网络管理员对办公类IT设备（计算机、打印机等）相关设备进行管理；行政专员对其他办公设备，汽车、家具及固定装置、电器，宿舍设备进行管理。3、固定资产管理部门应按以下要求做好管理工作：设置固定资产实物台帐，建立固定资产卡片；对固定资产按照公司的规定进行统一分类编号；对固定资产的使用落实到使用人；对固定资产验收、维护、调拨、使用的管理；严格执行资产的操作规程和维护保养制度，确保资产的完好、安全；根据主管部门要求定期组织固定资产盘点工作，做到帐、卡、物三相符；固定资产发生故障时，未经批准不得将固定资产带往外地修理；固定资产的管理应纳入部门工作的重要范畴，因玩忽职守或违反规定造成财产损失者，当事人或部门必须立即写出书面报告，述明原因，根据情节按有关规定加以处理，对隐情不报者应严加处罚。4、财务部为公司固定资产的核算部门，应按要求做好以下工作：（1）设置固定资产总账及明细分类账；（2）对固定资产的增减变动及时进行账务处理；（3）会同固定资产管理部门定期组织固定资产盘点工作，做到账实相符，保持账、物、卡一致。5、固定资产的采购、转移、报废报损等流程（1）由申请部门填写《物品申购单》，分别列出采购原因、数量、型号规格等，经部门负责人审核，由采购部门进行分析比较选定商家，采购部负责人审核,最后由总经理审批；（2）增加的固定资产，应经采购部、使用部门、仓管人员、相关的技术人员验收，经验收合格后，由资产管理部门根据物品申购单、发票、送货单或基建项目交付使用验收单等凭证，交到财务部门入账。财务部门应每季与管理部门核对固定资产增减变动的记载事项，如有缺漏事项应查明原因，作出更正；（3）固定资产在公司内部相互转移时，应由移出部门填写《资产内部调拔审批表》，经移出部门、移入部门、资产管理部门、财务部门、总经理签名确认后方可调拨；（4）凡属固定资产管理的物资，须无偿调拨或折旧作价处理和报废时，均须报经总经理审批，并以此据作财务处理；（5）固定资产报废报损、遗失应由使用部门填写《资产报废报损审批表》，注明报废、报损原因，送资产管理部门、财务部门签注处理意见后呈报总经理，总经理核准后，依意见处理；（6）因管理不当造成固定资产遗失或损坏的，应认真调查，根据其相应责任追究其责任人及其部门负责人相应责任。情节严重者或造成重大损失的，除责令赔偿外，处以行政处分或依法追究法律责任。第十七条库存物资管理1、入库（1）工程物料和其他物品购入后，采购经办人提交《物品申请单》、《送货单》等并协同仓管员对物品数量、规格型号、质量进行核对验收，核对验收无误后方可入库；（2）苗木的验收必须由采购经办人协同仓管员与有关专业技术人员一起进行。品质、损伤度、树径、树冠、检疫等方面必须与供货方合同一致，认真做好记录，有必要还需拍照，为结算备案；（3）对于验收过程中发现有不符合进货验收标准的苗木及其他物资仓管员有权拒收并及时通知采购经办人办理退货；（4）仓管员开具《入库单》（一式三联）并经采购经办人签字后登记入库。2、入库流程：3、出库（1）苗木或其他物资需出库时，申请人首先填写《苗木出库/销售单》或《材料领用单》，然后持《苗木出库/销售单》或《材料领用单》到仓库申请调拨或领用；（2）《苗木出库/销售单》或《材料领用单》须经申请人、申请部门负责人、财务部负责人、副总经理签名确认后方可调拨；（3）仓管员应核对《苗木出库/销售单》或《材料领用单》的有效性，对手续齐备的《材料领用单》准予出库；（4）仓管员出库时应以《材料领用单》所申请的物品规格数量填写《出库单》（一式三联），苗木销售的应填写《发货单》（一式四联），经申请人或业务跟单人及仓库主管签字方可发货；（5）出库应严格遵守先进先出的原则；（6）按手续出货，严禁先出货后补办手续及白纸抵货，如遇特殊情况应获得副总及以上级别领导签字或电话确认方可发货；补办手续时应提供情况说明并由主管领导签名交给财务部存档。4、出库流程5、退货（1）公司采购退货的由采购部负责跟踪完成，重新采购的应遵循出入库相关规定。（2）对个别物品不合格的应由采购部同供应商商议再作后续处理。（3）公司内部领用