会议服务设备管理制度

会议服务设备管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议服务设备的管理，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有会议服务设备的管理活动。

一、会议服务设备定义

会议服务设备是指为保障会议正常运行而提供的各种硬件设施及软件系统，包括但不限于投影仪、音响设备、视频会议系统、电子白板、会议桌椅等。

二、管理原则

1.统一管理：会议服务设备实行统一管理，确保设备的安全、完整、高效使用。

2.责任到人：明确各部门及人员在会议服务设备管理中的职责，确保设备使用、维护、保养等工作落实到位。

3.定期检查：对会议服务设备进行定期检查，确保设备性能稳定，降低会议过程中出现故障的风险。

4.及时更新：根据会议需求及技术的发展，及时更新会议服务设备，提高会议效率。

三、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议服务设备的管理活动。

2.本制度适用于公司各部门及子公司。

四、责任主体

1.会议服务设备管理部门：负责会议服务设备的采购、维护、保养、更新等工作。

2.会议组织部门：负责会议服务设备的预约、使用、归还等工作。

3.各部门负责人：负责本部门会议服务设备使用、管理工作的监督与检查。

4.员工：遵守会议服务设备管理制度，合理使用设备，发现问题及时上报。

五、违规处理

1.对于违反本制度的部门或个人，公司将依据相关规定予以处理。

2.对于因违规使用会议服务设备造成设备损坏、丢失的，责任人需承担相应责任。

六、制度修订

本制度将根据公司发展及会议服务设备管理需求进行不定期修订，修订后的制度自发布之日起生效。

本制度的解释权归公司所有。各部门及个人应严格遵守本制度，共同维护会议服务设备的管理秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题，确保会议内容紧密围绕公司业务和实际需求。

2.确定参会人员：根据会议主题，邀请相关部门及人员参加，确保参会人员具备决策权或相关专业能力。

3.会议通知：提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等，并提供会议资料以便参会人员提前了解会议内容。

4.会议预约：会议组织部门需提前向会议服务设备管理部门预约会议服务设备，确保会议所需设备齐全、性能稳定。

二、会议签到

1.会议开始前，由会议组织部门负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议签到可采用纸质签到、电子签到等方式，签到表需记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

三、会议议程

1.会议主持人按照议程安排，逐项报告会议议题，确保会议内容有序进行。

2.与会人员针对议题展开讨论，提出建议和意见。

3.会议主持人负责把控会议时间，确保会议高效进行。

四、会议决策

1.会议主持人对讨论结果进行总结，提出决策建议。

2.参会人员对决策建议进行表决，形成会议决议。

3.会议组织部门对会议决议进行记录，并由参会人员签字确认。

五、会议纪要

1.会议结束后，会议组织部门需在规定时间内整理会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要需发送给参会人员及相关部门，以便跟踪落实会议决策。

六、会议结束

1.会议组织部门负责收集会议反馈意见，对会议效果进行评估，为后续会议提供改进方向。

2.会议结束后，参会人员应主动归还会议服务设备，确保设备完好无损。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的跟踪落实至关重要。以下是对会议纪要跟踪落实的详细规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议组织部门应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论议题、决策结果、责任分配、执行期限等关键信息。

3.会议纪要经参会人员确认无误后，由会议组织部门发布给相关人员及部门，并抄送公司领导。

二、会议决策的责任分配

1.会议纪要中应明确每项决策的责任部门和个人，确保决策有明确的执行主体。

2.责任部门和个人应在会议纪要发布后尽快制定执行计划，明确执行步骤和时间节点。

三、执行进度的监控

1.责任部门应定期向会议组织部门报告执行进度，会议组织部门负责监控整体执行情况。

2.对于执行过程中出现的问题和困难，责任部门应及时上报，并寻求相关部门的支持和协助。

3.会议组织部门应定期汇总执行进度，向公司领导报告，确保决策落实到位。

四、会议决策的评估与反馈

1.会议组织部门应在执行计划的时间节点到期后，对决策执行结果进行评估。

2.评估内容包括决策目标的达成情况、执行过程中出现的问题及解决措施、改进建议等。

3.评估报告需提交给公司领导和相关部门，以便对会议决策效果进行持续优化。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，应按照公司档案管理规定进行归档，便于后续查阅。

2.公司员工可根据需要查阅相关会议纪要，了解会议决策内容和执行情况。

第四章会议室管理规定

会议室作为会议召开的场所，其管理至关重要。以下是对会议室管理规定的详细阐述：

一、会议室预订

1.需要召开会议的部门应提前向会议室管理部门提交预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理部门根据预订申请情况进行统筹安排，确保会议室合理分配使用。

3.预订成功后，会议组织部门应按时使用会议室，如需取消或变更预订，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意损坏室内设施。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得大声喧哗，确保会议顺利进行。

3.会议结束后，会议组织部门负责清理会议室，关闭电源、门窗，确保设施完好。

三、会议室设备管理

1.会议组织部门应提前检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用过程中如出现故障，应及时联系会议室管理部门进行维修或更换。

3.会议室设备使用完毕后，应按照规定进行归位和关闭，避免长时间待机消耗设备寿命。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门负责制定会议室安全管理制度，包括消防、防盗等方面。

2.会议期间，会议组织部门应确保参会人员遵守安全规定，不得在会议室内进行危险行为。

3.定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改，确保会议安全。

五、会议室维护与保养

1.会议室管理部门负责定期对会议室设施进行维护与保养，确保设备性能稳定。

2.会议组织部门在使用会议室过程中，如发现设施损坏或故障，应及时上报会议室管理部门。

3.定期对会议室进行卫生清洁，创造良好的会议环境。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用按照公司相关规定进行收取，会议组织部门需按时支付。

2.会议室管理部门应合理制定收费标准，并根据实际情况进行调整，确保公平合理。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，公司有