企业档案管理业务培训

中国人民大学信息资源管理学院企业档案管理业务篇（一）目录第三章企业档案管理体系第四章企业文件材料的形成与归档第五章企业档案的整理第八章建设项目档案的管理第三章企业档案管理体系将一个岗位的职责，改变成为一种管理体系

一、目前在企业档案工作存在的问题主要表现在四个方面：1.传统观念的影响2.体系化建设的影响3.精细化管理的影响4.现代化技术的影响档案管理具备全员性和全过程性的特征档案管理的全员性，即指企业中凡与文件材料形成、办理、使用和归档相关的岗位任职人员，都具有合规合法地形成和处置文件材料的职责，企业应当将这类职责纳入其岗位责任制并加以考核。档案管理的全过程性，即指在企业各项工作的过程中，特别是在文件材料处理的关键性结点上，都应当有明确的管理内容和管理要求，以维护企业信息处理渠道的通畅与高效，从而保证企业活动的正常运行。档案管理的全员参与和全过程控制，是企业档案管理体系建设的基础和前提。二、档案管理体系建设的意义1.尊重规律，改变观念2.加强协同，明确目标3.细化管控，人机一体4.提升素养，标准统一档案管理体系的构建第四章企业文件材料的形成与归档文件运行过程的控制与归档标准的细化一、文件登记与积累管理制度的建立开展企业文件运行过程的有效控制，主要是针对企业各类文件材料在产生和使用过程中两个关键性责任者进行的，一个是文件材料形成的责任部门，另一个是文件材料形成的责任人。在实际工作中，我们设计并试行了文件登记和文件积累两项管理制度（细则），效果明显。1、企业文件材料登记，是指企业各部门对收发的各类文件材料所进行的规范化记录活动。这既是各部门一项日常工作内容，也是文件、档案数据统计分析工作的基础。

Aab123下行文上行文平行文间接上下行文序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表2、企业文件材料积累，是指企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类文件材料所开展的规范化留存，此项工作既是各岗位日常工作内容，也是保证文件材料高质量归档的基础。

员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.二、文件材料清理的流程与方法（一）文件材料清理的含义、内容和要求企业文件材料清理，就是将企业在各项工作中、各个部门(岗位)中产生和处理的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的记录等），进行有计划的排查，并根据文件材料的有关特征将其系统化，从而使企业各类信息数据类有所依，运行线路清晰，相关责任明确，为企业文件材料的归档管理提供准确的数据基础。

主要工作内容和要求是:1.企业各部门应建立文件材料登记制度，积累文件材料形成和流转的数据记录，并定期向档案部门移交文件材料收发登记簿。2.档案人员应对企业各部门的工作内容、工作职能、主要工作流程进行调研和了解。3.企业各部门的领导及相关业务人员有义务配合档案人员的调查工作，帮助其了解有关业务情况。4.档案人员应对收集集中的文件材料登记记录和调研获得的数据进行统计分析，在相关人员的帮助下，掌握各部门所形成和控制的主要业务文件类型，理清文件材料的类别和重点，协调文件材料归档的关键结点，明确归档责任的承担部门，形成企业文件材料清理汇总表

（二）文件材料清理的工作流程（三）文件材料清理工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作问卷时间：部门：答卷人：项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称。）1、您的岗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）3、您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：4、您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）5、您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？数据运动状况示意图总经办文件清理表岗位/答卷人收到的文件办理的文件发出的文件来源去向总经理/陈总部门报告

各部门

书刊资料

公司外部

奖状、证书

工艺配方、图纸等

重要工作通知

董事会、总经理办公会、生产会议纪录

人事任命

工作计划

外来文件

重要会议通知

三、文件材料归档范围表的细化（一）文件材料归档范围表细化的要求1.文件材料归档范围应具体化，尽量以文件名称或种类(标准化文件)为单元进行著录，且应以文件材料清理结果为依据。避免直接套用国家、行业或其它单位的归档范围表。2.文件材料归档范围表应明确标注归档责任部门，大型建设项目因多方参与，可以标注归档的责任单位，同时便于各部门参照执行的归档时间、归档份数和其他相关说明。3.为方便使用，文件材料归档范围表可以按照归档文件的种类分别制订，也可以以归档责任者为主体，制订成部门（或参建单位）用表。分表可以直接嵌入档案信息管理系统中各有关部门的工作界面，形成归档范围菜单，供各部门在归档时对照使用，同时也便于档案部门按部门考核其归档任务完成的情况。4.在企业内部机构发生大规模调整或相应的职能性质发生改变的时候，文件材料归档范围表应及时进行调整，调整的重点为重新确认归档责任部门，并将新生文件种类纳入归档范围中来，将不再产生的原归档文件材料清除掉。（二）文件材料归档范围表的具体样式1、综合式归档范围表2.专门式归档范围表总之，文件材料归档范围表的细化，就是要将各个项目具体化或量化。这里不仅包括何种文件材料（文件名称、编号等）属于归档的范围，还应标明这种文件材料属于何类，是何部门（单位）形成的，由何部门（单位）对其负归档的责任，何时归档，归多少份，归档之后的保管期限是什么，甚至还可以标注该文件材料的载体特征、使用或办理的备注说明等内容。企业文件材料一旦列入归档范围表，且在实际工作中确实产生，则必须归档；没有列入归档范围表的文件材料，则禁止擅自归档，如确实属于重要文件材料，在制定归档范围表时被遗漏，或者属于新产生的文件类型，则需要由文件材料所属部门报送档案部门，经认真研究分析之后，再列入归档范围。第五章企业档案的整理档案分类与编号方式的改进档案分类在档案管理体系建设中具有信息资源整合和档案实体管理的双重作用，同时也是档案传统手工管理与计算机自动化管理重要的业务衔接点。档案管理具有一个非常明确的目的，即企业所保存的档案材料，必须能够真实地反映出企业各项活动中具有重要意义的信息内容。

一、档案分类的方法及其原理分类是人们认识事物的一种基本方法。这种方法虽然具有经验性的特征，即人们会根据自己的生命阅历对周围的环境与事物进行识别和总结，但个体单一的经验，不足以构成高效率的和成熟分类的方法体系，于是便产生了科学的分类方法。所谓科学的分类方法，就是采用约定俗成的参照标准，按照一定的规则，将对象进行有效的区分和类集，从而构成具有特定目的或明确含义的事物关系体系。

（一）档案分类的严整性1、分类对象的整体性。2.档案分类逻辑规则的严肃性。（二）档案分类方法的客观性和综合性

1.档案分类方法的客观性。2.档案分类方法的综合性。（三）档案分类体系的包容性和历史性1.档案分类体系的包容性2.档案分类体系的历史性（四）档案分类方案、档案分类表及档案编号的科学性与智能性档案分类方案是档案分类的指导性文件；档案分类表是档案分类的结果；档案编号是建立在档案分类标识基础之上的入库档案的身份代码。这三者之间具有密切的逻辑关联：档案分类方案是统筹档案分类与档案编号的工具，反映了档案分类的基本认识方法和操作要求，同时也是衡量档案分类科学性和合理性的重要标准；档案分类表要将档案分类的结果通过表格方式固化下来，并需要嵌入档案信息管理系统强制执行，其排列方式和代码设置表现出各种档案的分类层次和逻辑关系，是档案管理体系的重要业务标准；档案编号具有揭示档案材料的形成特征、管理特征和排列顺序的功能，其号段的设计和相关代码的填写，也应嵌入档案信息管理系统中，伴随着档案材料在不同阶段的登记整理流程，自动提示或自动给号，最终形成档案资源识别和检索的重要线索。过去在手工管理模式下，这些工作均由档案人员手工填写或操作，在档案信息管理系统普遍使用的今天，我们必须充分发挥计算机技术的智能性，使其逐步实现半自动化或全自动化。这就需要我们在档案管理体系的建设中突破手工管理经验的束缚和局限，掌握档案信息管理系统的技术特点，通盘考量，精细设计，从而彻底改变手工管理与计算机管理两层皮的现状，使其走向统一和协调。

二、档案分类方案制定档案分类方案的制定是档案分类的重要步骤，同时也是分类工作的主要内容。一些企业制定了档案分类表，却没有分类方案，这种情况说明这些企业的档案人员对于档案分类的作用和原理尚未完全理解和掌握，并容易导致档案分类的结果出现错误，从而使档案分类工作流于形式。描述档案分类方法的规范语句格式为：按照XX，将XX，划分为XX。如：“按照企业活动的职能性质，将企业的全部档案，划分为经营管理类档案、生产管理类档案、行政管理类档案、党群管理类档案、生产技术类档案、基本建设类档案、设备仪器类档案、会计业务类档案和人力资源类档案。”

在具体运用时，档案分类的标准，即“按照XX”，不能出现两种以上的名词，由此确保在本层级分类中分类标准的唯一性，从而达到对分类对象清晰地区分与类集的目的。三、分类标识与档案编号（一）档案分类标识档案分类标识，又称类号，是反应和固化档案分类层级与结果的代码，一般由单纯的代字或代码组成，或由代字结合代码混合组成，各分类层级标识号之间用实点“·”隔开。在档案分类方案中，档案类号的设计应参照或借用企业所在行业的业务分类编号方法，准确反映档案中的业务信息或专业技术信息。在集团性企业中，如果企业集团设立了档案馆，并负责接收下属企业单位的档案进馆，则应设置全宗号或机构代码。01●0202●3级类目2级类目1级类目1.纯粹代码式2.代字、代码混合式06●X2010●二级类目一级类目三级类目（二）档案号档案号（档号）是识别归档文件材料保管单元的一组代码，一般建立在档案类号的基础之上，档案号由多个号段组成，各号段之间用短横杠“-”隔开。根据档案号具有揭示档案材料保管单元的形成特征、管理特征和排列顺序等功能特点，结合档案信息管理系统智能化管理技术的需要，我们应该对传统的档案号编制方法进行必要的改造。

在以往档案号的编制方法中，各种档案号的标识方式是在手工管理经验的基础上分别设计和体现的。

如企业文书档案号一般采用“全宗号-年号-件号-盒号-保管期限-页数”

的号段组合方式标识，这种编号方式是从机关档案管理经验中借鉴过来的，且带有明显的档案馆管理档案的特征，因为机关的组织机构比较稳定，且收发文件只有一个进出口，便于按照机构、年度这种特征管理归档文件。又比如企业科技档案号一般采用“类号—保管单元排列顺序号”的号段组合方式标识，这种编号方法也是将企业业务技术类归档文件材料作为一个独立的管理对象设计编码规则的，里面缺少对归档文件材料某些形成特征和管理特征的揭示和反映。再比如企业照片档案号一般采用“保管期限-年度（或专题）-专题（或年度）-所在册号-张号-参见号”的号段组合方式标识，将照片类归档材料作为一个独立的管理对象进行编码规则设计，虽然考虑到照片材料与相关的其他归档文件材料的关联性标识，即设置了参见号（参见号是指与照片档案相关的文书档案号或科技档案号），但在实际工作中，谁来填写这个参见号存在着问题。上述各种档案号的编写方法，在手工管理模式下，特别是将各种档案作为单独的管理对象时，是具有一定的有效性的。但是，在档案管理体系整体建设和自动化管理环境中，因其零乱和“自说自话”的特点，则不能满足资源整合和标准化管理的需要。我们建议将档案编号的号段进行规范化处理，将各号段的功能归纳为“形成特征”、“管理特征”和“排序特征”三个方面。形成特征可以设计为全宗号（机构代码\项目代号）号段，反映归档文件材料的形成主体；年度号段，反映归档文件材料形成或归档的时间；载体材料号段，编制各种主要载体材料类型代码表，用这类代码标识归档文件材料的载体物理性质。管理特征可以设计为分类号段，反映档案分类的结果；保管期限号段，反映归档文件材料的保存价值或保管时间。排列特征设计为盒号（册、箱等装具号）段，反映文件材料所在装具的排列顺序；件号（张、件号）段，反映归档文件材料的流水号或所在装具的排列顺序“全宗号（机构代码/项目代码）-年度号-分类号-盒号-件号-保管期限代码-载体类型代码”。该档案号编制方式有以下特点和要求：1.该档案号是由档案信息管理系统自动采集结合人工介入生成的，大部分号段内容在归档文件材料登记时是作为必要项目，由归档责任人应填写或从系统菜单中选择的，其结果应该在系统中通用并随着工作程序的深入一直被沿用下了，是用于自动化管理环境之中的，不是由人工编制的，因此，虽然感觉上复杂，但在实际使用时应该是比较简化的。2.该档案号全面揭示了归档文件材料的形成特征、管理特征和排列顺序，并可根据实际需要调整前后顺序或选择空号。需要说明的是，凡是设置在归档文件材料保管单元排列顺序号之前的号段，因其能够影响档案实体在库房中的存放位置，故称其为控制性号段；凡是设置在归档文件材料保管单元排列顺序号之后的号段，因其不影响档案实体在库房中的存放位置，故称之为注释性号段。3.该档案号的使用修正了很多企业将特殊载体档案作为独立大类而造成档案一级类目划分标准不符合分类逻辑规则的错误，同时又不影响将特殊载体材料按特定保存要求单独入库保管的技术需要，即对于这些特殊载体档案（包括声像材料、实物材料、电子数据材料等）不因其载体物理性质的不同而分为独立的类别，而是仍旧按照档案信息内容属性分类，同时又可以按照载体材料的特殊性进行单独的归档整理和保存，仅仅是在档案号中标注其载体类型而已，从而实现特殊载体档案与一般纸质档案在信息内容上的关联和整合。4.使用该档案号，需要编制三个代码表，作为档案信息管理系统必须使用的业务标准，嵌入该系统中运行，其一是档案类号表，其二是档案保管期限代码表，其三是档案材料类型代码表。档案载体类型代码对照表文件属性代码载体类型文字材料(W)W01纸质W02电子W03电子/纸质声像材料（Y）Y10数码照片Y11底片Y13纸质照片Y20录音Y30录像实物材料（S）S10荣誉类S20资质证照类S30纪念品、礼品类S40印章类S50其它类

档案保管期限代码对照表代码保管期限00永久3030年1010年033年（会计档案）055年（会计档案）1515年（会计档案）2525年（会计档案）

第八章建设项目档案的管理本章内容将依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）和《重大建设项目档案验收办法》（2006）两个标准展开，分为基本建设档案的管理和（重大）工程建设项目档案的管理两个部分。基本建设档案的管理基本建设档案，是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、实物等形式与载体的材料。基本建设档案的特点形成的周期长形成的单位多数量大产生与保管使用档案的单位分离动态性基本建设档案的收集制定完善的基建档案归档范围和保管期限表实行基建文件材料的登记和积累制度将基建档案管理工作整合纳入基建活动业务流程，加强档案人员对业务文件的控制将基建档案管理工作纳入基建合同管理中，通过合同条款明确各方在基建档案管理中的责任引进档案信息管理系统，并将基建文件材料归档范围和保管期限表、基建档案整理和归档程序嵌入其中，实现对基建文件材料的智能控制。基建档案的整理基建文件材料的组卷第一，项目建设单位形成的工程项目前期文件、竣工验收管理文件、生产准备管理文件，应按阶段结合问题（专题）进行组卷；第二．施工单位形成的工程技术文件，按标段、单位工程、分部分项工程、专业等特征组卷；第三，调试单位形成的工程调试文件，应按系统、阶段、专业、技术结构等特征组卷；第四，质量监督文件，应按阶段、专业等特征组卷；第五，设备仪器文件，按专业、系统、台件、技术结构等特征组卷；第六，监理文件，按专业、时间、文种等特征组卷；第七，竣工图、施工图根据设计单位提供的卷册总目录，按专业、卷册号组卷。基建档案的排列