医用耗材合同管理制度内容

医用耗材合同管理制度内容医用耗材合同管理制度一、目的为加强医院医用耗材合同管理，规范合同签订、履行、变更与终止等行为，保障医院和相关方合法权益，确保医用耗材的供应质量与安全，提高医院经济效益和管理水平，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于医院与供应商就医用耗材采购、配送、使用等相关事宜所签订的各类合同。三、职责分工1.采购部门：负责医用耗材合同的起草、谈判、签订和执行；收集、整理供应商资质文件；跟踪合同履行情况，及时处理合同执行中的问题。2.法务部门：对医用耗材合同进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求；参与重大合同的谈判，提供法律意见和支持；协助处理合同纠纷。3.使用科室：提出医用耗材的需求计划；参与合同条款的制定，对医用耗材的质量、规格、性能等技术要求提供专业意见；负责对到货医用耗材进行验收和使用评价。4.财务部门：负责审核合同的付款条款；按照合同约定办理付款手续；对合同执行情况进行财务监督和分析。5.审计部门：对医用耗材合同的签订、履行、变更与终止等过程进行审计监督；检查合同执行情况，评价合同管理的效益和风险。四、合同签订管理1.供应商选择与资质审查采购部门应建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和更新。新供应商应提供营业执照、医疗器械生产许可证或经营许可证、产品注册证等相关资质文件，经采购部门、法务部门和使用科室审核合格后方可列入合格供应商名录。2.合同起草与审核采购部门根据医用耗材采购需求和谈判结果，起草合同文本。合同应包括双方当事人信息、标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同起草完成后，采购部门应将合同文本提交法务部门进行法律审核，同时送使用科室、财务部门等相关部门进行专业审核。各部门应在规定时间内提出审核意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。3.合同签订与盖章合同经审核通过后，由采购部门负责人或授权代表与供应商签订。合同签订人应具备相应的授权和资格。合同签订后，采购部门应及时将合同文本送医院办公室加盖合同专用章。合同一式多份，医院采购部门、使用科室、财务部门、供应商等各执一份。五、合同履行管理1.交货与验收供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付医用耗材。采购部门应提前通知使用科室做好验收准备工作。使用科室按照合同要求和相关标准对到货医用耗材进行验收，包括数量、质量、规格、型号等方面的检查。验收合格后，使用科室应出具验收报告，采购部门凭验收报告办理入库手续。如发现医用耗材存在质量问题或与合同约定不符的情况，使用科室应及时通知采购部门，采购部门应立即与供应商沟通，要求供应商采取换货、补货、退货等措施，直至问题解决。2.付款管理财务部门根据合同约定和验收报告，审核付款申请。付款申请应包括合同编号、供应商名称、发票金额、付款金额等信息。审核无误后，财务部门按照医院财务管理制度办理付款手续。对于分期付款的合同，财务部门应严格按照合同约定的付款时间和金额进行支付。3.合同变更与终止合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应经法务部门审核，并报医院领导批准。合同履行完毕或出现法定、约定的终止情形时，合同自动终止。采购部门应及时清理合同档案，办理相关手续。六、合同风险管理1.风险识别与评估采购部门、法务部门等相关部门应定期对医用耗材合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规变化等。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.纠纷处理如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商进行沟通协商，争取通过友好协商解决问题。协商过程中，应注意收集和保存相关证据。如协商不成，法务部门应根据合同约定和法律法规，代表医院通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应及时向医院领导汇报进展情况，确保纠纷得到妥善处理。七、合同档案管理1.档案建立采购部门应建立医用耗材合同档案，对合同的签订、履行、变更与终止等过程中形成的相关文件和资料进行收集、整理和归档。合同档案应包括合同文本、供应商资质文件、谈判记录、验收报告、付款凭证、变更协议、纠纷处理文件等。2.档案保管与查阅合同档案应指定专人负责保管，按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订和存储，确保档案的完整性和安全性。医院内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人和档案保管人员批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复制、抽取档案资料。八、监督与考核1.内部审计与监督审计部门应定期对医用耗材合同管理情况进行内部审计，检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同风险防控措施的有效性等。对审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。2.考核与奖惩医院将医用耗材合同管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对在合同管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。对违反本制度，导致医院利益受损的部门和个人，将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。九、实施计划1.制度宣贯阶段（[具体时间区间1]）组织相关部门和人员参加制度培训会议，详细解读《医用耗材合同管理制度》的内容和要求。通过医院内部宣传栏、OA系统等渠道发布制度文件，确保全体员工知晓制度的重要性和具体规定。2.流程梳理与优化阶段（[具体时间区间2]）采购部门、法务部门、使用科室、财务部门等相关部门对现有医用耗材合同管理流程进行梳理，查找与新制度不一致的地方。根据制度要求和实际工作情况，对合同管理流程进行优化和完善，明确各环节的责任人和工作标准。3.试运行阶段（[具体时间区间3]）在医院范围内选取部分科室或项目作为试点，按照新制度和优化后的流程试运行医用耗材合同管理工作。试点期间，密切关注制度执行情况，及时收集各部门和员工的反馈意见，对发现的问题进行记录和分析。4.全面推行阶段（[具体时间区间4]）根据试运行阶段的反馈意见和问题整改情况，对制度和流程进行进一步调整和完善。在全院范围内全面推行《医用耗材合同管理制度》，确保制度的有效执行。5.监督检查与持续改进阶段（长期）审计部门定期对医用耗材合同管理情况进行监督检查，评估制度执行效果。根据监督检查结果和医院业务发展的需要，对制度进行持续改进和优化，不断提高合同管理水平。十、培训方案1.培训目标使相关人员熟悉《医用耗材合同管理制度》的内容和要求，明确各自在合同管理工作中的职责和义务。帮助相关人员掌握医用耗材合同管理的流程和方法，提高合同管理的业务能力和水平。增强相关人员的法律意识和风险防范意识，确保合同管理工作的合规性和有效性。2.培训对象采购部门全体员工法务部门相关人员使用科室负责人及相关工作人员财务部门负责合同付款审核的人员审计部门相关人员3.培训内容法律法规知识：讲解与医用耗材合同管理相关的法律法规，如《中华人民共和国民法典》合同编、《医疗器械监督管理条例》等，使培训对象了解合同管理的法律框架和要求。制度解读：详细解读《医用耗材合同管理制度》的各项条款，包括合同签订、履行、变更与终止、风险管理、档案管理等方面的规定，使培训对象熟悉制度内容和操作流程。案例分析：通过实际案例分析，讲解医用耗材合同管理过程中常见的问题和风险，以及应对措施和解决方法，提高培训对象的风险防范意识和实际操作能力。流程演示：结合医院实际情况，对医用耗材合同管理的各个流程进行演示，包括合同起草、审核、签订、履行、验收、付款等环节，使培训对象直观了解合同管理的工作流程和要求。互动交流：设置互动交流环节，鼓励培训对象提出问题和建议，由培训讲师进行解答和讨论，增强培训效果。4.培训方式集中授课：邀请医院内部的制度专家、法务人员或外部的专业讲师进行集中授课，系统讲解相关知识和技能。线上学习：利用医院内部的在线学习平台，上传培训资料、视频课件等学习资源，供培训对象自主学习。现场演示：在实际工作场景中，由经验丰富的工作人员对合同管理流程进行现场演示，使培训对象更加直观地了解操作方法。模拟演练：组织培训对象进行模拟合同管理演练，通过模拟合同签订、履行过程中的各种情况，让培训对象在实践中掌握合同管理的技巧和方法。5.培训时间安排集中授课：安排[X]次集中授课，每次授课时间为[X]小时，具体时间根据培训对象的工作安排确定。线上学习：培训对象在制度宣贯阶段内自主完成线上学习内容，学习时间不少于[X]小时。现场演示：根据实际工作情况，安排[X]次现场演示，每次演示时间为[X]小时。模拟演练：组织[X]次模拟演练，每次演练时间为[X]小时，具体时间在试运行阶段内安排。6.培训效果评估考试考核：在集中授课结束后，组织培训对象进行书面考试，考核内容包括法律法规知识、制度条款、流程操作等方面，检验培训对象对培训内容的掌握程度。实际操