邵阳市国辉箱包有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介............................................................1

2国辉箱包公司材料采购制度现状及存在的问题............................1

2.1公司材料采购制度的现状及现有采购流程图........................1

2.2目前国辉箱包公司材料采购制度中存在的问题......................2

2.2.1采购计划不周全..........................................2

2.2.2采购人员管理不到位......................................2

2.2.3供应商管理体系不健全....................................3

2.2.4材料验收的内部控制设计不合理............................3

3国辉箱包公司材料采购制度优化设计方案及优化后的流程图................4

3.1材料采购制度优化设计目的......................................4

3.2材料采购管理制度优化设计方案..................................4

3.2.1制定合理的材料采购计划..................................4

3.2.2提高采购人员的素质......................................5

3.2.3完善供应商管理体系......................................6

3.2.4优化材料验收的内部控制设计..............................6

3.3优化后材料采购制度流程图......................................7

4对国辉箱包公司材料采购制度优化设计方案的评价.......................8

参考资料.............................................................9

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邵阳市国辉箱包有限公司材料采购制度优化设计

1公司简介

邵阳市国辉箱包有限公司（以下简称国辉箱包公司）成立于2018年11月30

日，注册地址位于湖南省邵阳市新邵县龙溪铺镇大竹村4组，法定代表人为李

国平，注册资本为800万。公司主要生产电脑包、背包、钱包、拉杆箱和皮手

套等等。主要材料包括皮革材料有动物皮革、合成皮革、人造皮革、成品皮革；

布料材料有全棉布料、全麻布料、丝绸布料、色织布料、全毛面料、化纤面料、

提花布类、织带系列。配件材料有手挽、脚座、角轮、箱角、饰片、标牌、鸡

眼、拉杆拉链、商标、手把、锁类、铆钉、螺丝、弹簧轴承、合金扣具、合金

包角、压铸、冲压件、钢珠、铜类制品等。辅助材料还包括布料包装制品、纸

类包装制品、编织类包装制品、塑料包装制品、绳索、扎带、胶带等。

2国辉箱包公司材料采购制度现状及存在的问题

2.1公司材料采购制度的现状及现有采购流程图

国辉箱包公司是金圣斯集团旗下分公司，由于成立时间较短，目前公司的

材料采购流程比较传统，材料采购管理制度上还有很多问题。根据了解所知，

公司由于材料采购计划不周全，采购计划制定较随意，材料成本往往高于市价，

给公司增加了不必要的成本。其次，箱包行业看重品质，对产品质量要求较高，

而国辉箱包公司品控管理不到位，采购人员缺乏监督体制，存在任人唯亲等现

象，不利于公司健康长远的发展。还有，公司供应商管理体系不健全，供应商

的评价与选择方式相对简单粗糙，缺少科学规范的评选模型，没有明确的分类

管理，对于管理目标不够明确，难以与供货商建立长期的战略合作伙伴关系。

公司不相容职位分离不到位，目前供应商的选择和审批市由同一人执行，有可

能出现人情采购的情况，无法采购到性价比高的材料，导致材料成本上升。再

者，公司材料验收制度不严密，验收工作仅由保管员一人完成，而保管员自身

难免疏忽大意又缺乏相应监督，容易导致材料质量不过关，给产品质量埋下隐

患，从而影响公司的经济效益。

目前公司材料采购流程如图1所示：

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采

生产购

财

部门部签订合格

办理入务

提出门采购交货验收

库手续付

采购寻合同

不合格款

需求找

供退或换货

应

商

图1公司现有采购流程图

2.2目前国辉箱包公司材料采购制度中存在的问题

2.2.1采购计划不周全

国辉箱包公司对原材料的采购没有科学的预算控制，预算编制方法不够合

理，材料采购要依赖主观判断。公司箱包制作材料包括皮革、多种纺织面料、

以及含PVC、PE在内的多样化面料、各种配件材料等，材料种类多，产品类别

归属不明，这也就导致采购的重要程度不明。采购部门需要核对生产部门采购

需求，而生产部门的采购申请并没有详细分类，没有表现出不同产品的采购级

别，在采购过程中无法分清重点，完全按照相同的审核标准开展采购工作。又

由于采购部门计划制定不合理，有时会出现材料过多形成库存过剩，造成材料

积压，占用企业流动资金，影响资金周转；有时又会出现采购量不足，导致停

工待料，直接影响生产进度进而影响产品的市场投放，同时，因为紧急采购，

公司与供应商议价余地减少，造成采购成本直接上升。

2.2.2采购人员管理不到位

箱包行业最注重品质，强调“一针一线做好包”的工匠精神，尤其强调产

品的高质量生产，从材料质量的源头上抓产品质量尤为关键，因此，建立健全

采购管理制度显得非常重要，要建立健全采购制度，首先要加强采购工作的监

督机制，杜绝人情采购等腐败行为。

据了解，国辉箱包公司材料采购人员管理不到位，材料采购人员是控制材

料采购成本的重要主体，但其在材料采购成本控制方面没能给予足够的重视。

例如，材料采购人员在选择材料的种类、比较材料的价格等方面往往图便利，

认为节约材料采购成本与自己无关，未能将自身利益和企业利益结合起来。

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另外，国辉箱包公司还出现采购人员和供货商串通舞弊行为，按规定，企

业的采购人员需要根据企业采购所需，进行公开招标后选择供应商，然而一些

供货商会通过行贿采购人员的行为方式，将一些性价比不高甚至质量欠缺的材

料销售给公司，甚至与采购人员串通起来做出不良的采购行为，严重影响企业

材料采购质量。

此外国辉箱包公司还存在任人唯亲的现象，将亲戚、熟人安排在采购岗位

上，而不是选择具有专业知识和技能的人员担任此岗位，不利于企业采购效率

的提高和采购成本的降低。

2.2.3供应商管理体系不健全

国辉箱包公司合作的供应商数量较多，与多家材料供货商有着较长时间的

合作关系，但是仍然存在以下三个问题：

第一，国辉箱包公司根据生产需求而组织生产相应的产品，供货商没有做

到在第一时间内对企业进行反馈，没能形成一种良好的价值利益链，这也好比

是一种临时的买卖关系，有时候，由于这种买卖关系，国辉箱包公司没能收到

相关的信息响应，导致生产进度的延误，虽然在合同条款中有供货时间的条款，

但执行不到位，也给企业生产进度的有效实施带来一定的风险性。

第二，国辉箱包公司供应商的选择和评价没有明确的要求和规范的评选细

则。以采购人员的主观判断为主，以最低报价为选择动力，但是报价低的供应

商在实际合作时磨合困难，产品资料提供不齐全、不及时，产品质量及交货期

不能有效控制，增加了大量的沟通时间，产品的实际总成本也往往更高。

第三，国辉箱包公司对于管理目标不够明确。公司在对供货商的管理上不

是很明确，采购人员也只是凭着主管意愿来收集供货方的主要产品信息和供货

商的联系方式而已，没有对市场进行一个更为详尽的考察调研工作，只是简单

的对于材料的重要性上进行了一定的分类，也没有在这些基础上进行更为详细

的分门别类的管理，无法与供货商建立长期的战略合作伙伴关系。

2.2.4材料验收的内部控制设计不合理

目前，国辉箱包公司材料验收制度不够完善，仓库保管员在验收的流程中

出现了问题，通常只能在仓管员入库上架再次点数时才能被发现，或者是盘点

作业中被发现，发现问题无法快速找到相关责任人，不能及时发现原因、有效

响应。因此如何将材料验收员的失职隐患消除在点数验收环节，而不流入下一

个工序造成人力资源浪费是个的重点。

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国辉箱包公司主要的经营范围就是箱包的制造、加工和销售，其所需原材

料品种繁多，每一种产品又涉及多种物料，加之国辉箱包公司的很多产品存在

表面处理，质量要求复杂，对国辉箱包公司的质量管理要求较高，所以材料的

验收环节非常关键。而公司仅有的一名保管员，要做到对所有材料进行细致的

检查，确保原材料质量符合要求就显得力不从心。在工作中往往仅对数量和品

种进行验收，而忽视了对相关质量证明文件的核对，若入库的原材料质量不过

关，那么生产出来的产品必然是劣质的，还可能产生废品，浪费材料，增加产

品成本。这就可能会导致材料的质量不符合相关标准。

3国辉箱包公司材料采购制度优化设计方案及优化后的流程图

3.1材料采购制度优化设计目的

国辉箱包公司原材料采购制度优化是通过对采购计划制度、采购人员管理、

供应商管理和材料验收监督这四个方面着手，从而优化整个采购流程。首先，

制定合理的采购计划是采购工作顺利进行的重要保障，采购计划是根据生产需

求制定的，要实时监控，实时更新，按生产进度安排采购时间和数量，避免盲

目采购和紧急采购的情况出现，发挥资金最大效益。其次，材料采购管理人员

的业务素质与工作效率直接挂钩，所以，要定期组织采购人员进行相关培训，

建立考核机制，将相应的经济责任落实到个人，并实行奖励机制，激励员工积

极性。再者，选择信誉良好的供应商，并与之建立长期的战略合作伙伴关系，

长期合作的供应商进货材料质量稳定，避免了材料质量不稳定而影响产品质量。

最后，要优化材料验收内部控制，设立质检部门，仓管员与质检员要各司其职，

相互监督，优化内部监督流程。材料采购管理是每个公司关注的重点，采购过

程中不论是哪一环节出错，都会影响后续生产的有序进行。制定最适合的采购

管理制度，同时加强采购管理，才能提高企业市场竞争力。

3.2材料采购管理制度优化设计方案

3.2.1制定合理的材料采购计划

通过分析国辉箱包公司材料采购现状，了解到公司在采购管理过程中存在

分类不清晰的现象，导致采购工作层级不明、重点不突出，采购工作混乱。由

于箱包公司采购材料的种类过多，无法做到对所有采购材料都保持同等的重视

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度，就需要对不同的采购物品进行分级管理，级别较高的采购物资就需要格外

重视。根据ABC分类管理要求，再结合公司实际情况，将采购材料分为ABC三

个主要类别，其中A类为企业生产中所需的面料、皮革、丝绸等，B类为配件材

料，比如手挽、脚座、角轮、箱角、饰片、标牌等，C类为一些辅助和包装材

料，通过将采购物资划分到不同种类，不同种类按照不同的标准予以管控。利

用分级管理降低采购管理的压力，同时并保证产品质量。

其次，制定严格的采购计划，要分次制定采购计划，考虑到一年中内、外

因素的影响，分次实施采购是正确合理的选择。一般来说，至少可以分为上半

年和下半年两次采购。上半年的采购计划可以根据年度采购计划来制定，实际

库存小于最低库存材料应优先列入此次采购计划。下半年的采购计划应在全年

采购计划的基础上，结合材料使用评估和其他临时性因素来制定。采购计划编

制完成并不意味着一劳永逸，还要做好计划后评估工作，即根据采购计划的实

施效果对采购计划制定过程中的某些环节进行完善和改进，针对库存积压或库

存缺货的情况，及时查找分析原因，确因采购计划失当引起的，应及时进行修

正，并完善采购计划制定办法。

3.2.2提高采购人员的素质

提高材料采购人员的素质。从管理者到基层员工，都应加强成本控制意识。

企业应定期对全体员工进行成本控制相关的培训，对控制成本卓有成效的员工

给予奖励，在企业内部将成本控制理念形成企业文化长期固定下来。提升采购

人员的专业知识和技能。要求采购人员不仅要熟悉材料采购流程、各种材料的

属性，而且要会运用计算机网络技术，熟练操作材料采购管理系统，将材料按

时、准确地采购入库。应提升材料采购人员的专业素养，对以往的采购人员进

行专业培训，对新招聘的采购人员要求要过硬，不断提升采购人员的专业知识

和技能,优化采购人员结构。应组建统一领导，由专业知识技能过硬的采购人员

组成的采购部门，另外对采购计划、供应商选择的审批岗位一定要分离好，各

岗位权责相互分离，形成权力制衡，有效降低人为造成的高采购成本。并且，

在相关职能部门的协助配合下，严格制定并执行采购管理制度、完善采购管理

机制，规范采购工作流程，实现决策迅速、高效，确保企业生产、经营活动的

顺利开展。

其次，应在公司真实需求的基础上设立一定数量的岗位，强化岗位间的监

督和约束关系，并确保不会弱化员工的工作积极性和主观能动性，这样才可避

免仅有个别几个人甚至某一个人拥有采购权，使得采购权过于集中。

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3.2.3完善供应商管理体系

对于国辉箱包公司而言，供应商的选择至关重要，其最主要的原因就是公

司选择供应商过于保守，公司没有较稳定的供应商支持，公司采购管理人员要

深入供应商企业，了解该供应商资质、能力以及价格，并做好供应商之间的对

比工作。同时，公司选择供应商也要寻求交付能力强的供应商，防止供应能力

不足，给公司的正常生产造成不利影响。此外，公司需要对供应商开展持续性

的动态监控，随时随地了解供应商的的能力变化，一旦供应商发生变化，采购

部门要及时注意应对风险，并随时选择更换供应商。公司根据不同产品的采购

需求，以往主要以直接判断法判定供应商的能力，此种方式含有较多的主观因

素，有时会产生判断失准的现象。在选择供应商时，需要建立一套完善的供应

商评估体系去综合全面地考察供应商。供应商综合评估体系的主要内容包括材

料质量、成本、供货能力和服务等方面，具体如表1所示：

表1供应商综合评估体系表

序号评估因素评估标准权重

1质量供货质量符合性（14分），产品质量合格率30%

（10分），质量改善计划（6分）

2成本总成本费用（10分），产品价格优势（830%

分），付款条件（6分），最小起订量优势

（6分）

3供货能力供货及时率（8分），交货期优势(8分)，处25%

理紧急订单能力（5分），运输能力（4分）

4服务服务相应速度（5分），售后服务能力（515%

分），配合能力（5分）

对国辉箱包公司来说，目前这样一套供应商评估体系无疑是非常必要的，

通过定性和定量相互结合的评估方法，使得对供应商的选择更加科学有效。这

为企业选择供应商提供了可靠的依据，为公司之后的采购管理奠定了良好的基

础。

3.2.4优化材料验收的内部控制设计

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公司材料验收出现问题的原因就是材料验收内部控制设计不合理，缺乏对

材料验收的共同监管。因此，公司在材料验收方面应做如下改进：

首先，在收货检验阶段，制定不同的检验等级。根据上文中对材料采购采

用ABC分类法对材料重要性进行划分级别，来制定不同的检验等级。如辅助和包

装材料的C级物料基本可以免检入库；而对于A、B级物料，则需要根据质量要求

进行抽检甚至全检工作。供应商送货时，仓库根据物料级别是A或B时，通知质

检部部进行质量检验，验收合格的才能入库，对于不良品，通知供应商返工或

换货直到合格；物料级别是C时，仓库直接入库。

其次，国辉箱包公司应设立质检部门，加强内部监督，必须严格控制材料

的验收工作，优化多方共同检查、互相监督的材料验收控制体系制度，由保管

员负责核对材料的数量，检查有无材料在运送过程中出现不合理的损耗或损坏。

与此同时质检员负责对质量开展核对，确定该材料是否合格。通过对材料验收

内控流程的优化，可以从根本上解决材料验收由一人完成带来的一系列风险。

3.3优化后材料采购制度流程图

根据以上对国辉箱包公司的优化方案，我制作了优化后的材料采购流程图，

如图2所示：

ABC分类法仓管与质检

分级管理共同验收

生采

产购

部部寻

签交财

提制找

订货入务

出定供

合验库付

采采应合格

同收款

购购商

申计

请划

不合格退货

综合评分法

选择供应商

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图2优化后材料采购流程图

4对国辉箱包公司材料采购制度优化设计方案的评价

为加强国辉箱包公司采购工作的管理，提高采购工作效率，特制定了此优