提高公司文书数据资源的利用率-质量管理PDCA课题成果

办公室档案图书馆飞跃QC小组小组概况办公室档案图书馆飞跃QC小组成立于2012年11月，小组共有7名成员，其成员中既有经验丰富的指导管理人员又有资历非常深的技术人才以及具体进行实施操作的人员。人员结构合理、创新能力强、具有较高的工作和解决问题的能力。小组成立以来，开展了多项QC活动，并将QC研究成果应用于日常工作中，收到了良好的效果。小组分别完成了《公司工程信息采集系统的开发》、《企业档案管理系统的定制开发》、《公司投标信息系统的开发》、《提高公司获奖荣誉数据的利用率》、《提高公司科研成果数据资源的利用率》和《公司工程项目知识推送系统的开发》等QC成果，并多次在公司、集团、质量管理小组评选中获奖。小组在课题开展期间实施活动多次，小组成员参加热情高、工作积极主动。2022年1月至今，通过组织小组成员召开小组专题会议，在选择课题的基础上，制定了本年度的课题实施计划，并预计2022年12月底完成本次课题的工作并提交成果报告。QC活动计划如下表：表1-2课题计划表（制表人：王磊时间：2022年1月）小组精神与活动理念：开拓进取，促效益保生产；合作共赢，创业绩争一流！二、选择课题1．推动文书档案数据资源共享，提高文书档案资源的利用率与公司成为提供知识服务和管理服务的优秀国际化企业的定位相吻合公司在长期的管理和实践中，积累了大量的文书档案资源数据。建设文书档案资源数据平台，其目的就是对累积的文书档案资源数据进行分析与挖掘，准确、快速地形成各类信息和知识，提供信息向导和决策支持。目前，知识型企业建设迫在眉睫，各项企业数据资源的汇集与集成利用体现了企业的创新能力及可持续性发展动力。2.目前，文书档案数据隐性价值高，具备开发潜力图2-1文书档案数据管理情况（制图人：黄金时间：2022年1月）3.对于深层次的文书档案数据资源发掘滞后，需要进一步提升目前，根据利用情况登记进行统计，截至2022年11月，文书档案数据资源的年度需求情况如下：图2-2文书档案数据资源各部门利用情况频率统计（制图人：秦宣时间：2022年1月）以上可见，公司文书档案数据资源在公司各职能部门及各设计事业部门的实际利用中，统计利用频率数偏低、重复程度高，而这与公司的知识服务型企业定位和用户多元的实际利用需求相冲突，这种信息发掘滞后、利用率偏低的情况直接影响文书档案数据资源的开发利用水平。提高文书档案数据资源的利用率不仅能够提高生产经营效率，而且对提升企业创新实力、实现可持续性发展等有着重要作用。数据需求生产经营管理需求目前，一部分文书档案数据失控，数据需求失衡内部提高数据需求生产经营管理需求目前，一部分文书档案数据失控，数据需求失衡内部提高文书档案数据资源的利用率积累文书档案数据外部知识服务型企业建设图2-3QC活动课题选择图（制图人：黄金时间：2022年1月）三、现状调查3.1现状调查一：文书档案数据资源各部门利用情况调研统计2022年2月17日，小组为更加详细的掌握文书档案数据资源在公司各部门的利用情况，向公司各相关部门提交了利用情况反馈调查，具体利用各类型文书档案调研统计结果如下表：表3-1文书档案数据资源利用情况统计表（制表人：李敏时间：2022年2月）文书档案数据资源总体利用率为33%从文书档案数据资源利用情况统计表中可以看出，目前各项文书档案数据资源的利用活动频数较低，尤其职称评聘、财务规章、管理办法类文件数据利用频数偏低，而且总体利用率为33%，远没有达到预期活动频率和预期利用率的文书档案数据资源总体利用率为33%3.2现状调查二：造成文书档案数据资源利用率低的问题2022年2月17日至2月28日期间，我们小组成员对造成文书档案数据资源利用率低的各种问题进行了调研，总结出4个主要因素，分别为：数据利用渠道分散，数据收集范围模糊，整合程度低和资源配置不足。统计数据详见调查表：表3-2影响文书档案数据资源利用率的主要因素（制表人：张秀媛时间：2022年2月）为了便于观察，小组成员依据关键问题调研情况统计表中的统计数据制成关键问题排列图，由此查明形成文书档案数据资源利用率偏低的因素，具体制图如下：图3-1主要因素排列图（制图人：朱晓藜时间：2022年3月）以上四个因素是影响文书档案数据资源利用的关键问题从主要因素排列图中可以看出，数据利用渠道分散，数据收集范围模糊，整合程度低和资源配置不足在整个问题序列中的累计影响度百分比分别为25%、39.5%、74.2%、91.1%，从而得出结论数据利用渠道分散、数据收集范围模糊、整合程度低以上四个因素是影响文书档案数据资源利用的关键问题四、目标设定1.活动目标通过对以上表3-1、表3-2的数据结果加以分析，小组确定了本次QC活动的目标为将设计合同类文书档案的利用率由48.42%提升至预期值90%，职称评聘类文书档案的利用率由26%提升至预期值90%，政策文件类文书档案的利用率由41.3%提升至预期值90%，财务规章类文书档案的利用率由21.7%提升至预期值90%，管理办法类文书档案的利用率由20.93%提升至预期值90%，最后达到文书档案数据资源的利用率由33%提升至预期值90%。根据现状调查的结果，经过小组成员认真研究讨论，我们将活动的目标值设定为：提高文书档案数据资源的利用率至90%及以上!2.目标值分析【考核指标】根据用户利用需求，提高文书档案数据资源的利用率至90%及以上。【可行性分析】通过对六个部门的利用情况反馈调查进行数据分析，考核指标的可行性分析如下图所示：图3-2指标可行性分析图（制图人：朱晓藜时间：2022年3月）从图3-2中可以看出，只要解决好数据利用渠道分散、收集范围模糊、整合程度低和资源配置不足这四个问题，就可以解决反馈问题的91.1%，从而达到提升各项文书档案数据资源活动频率的目的，进一步实现文书档案数据资源利用率的提升。目标实施具备可行性。五、原因分析 为找出问题症结所在，小组成员利用头脑风暴法，对引起文书档案数据资源利用率低的可能原因进行了分析，经过多次实际调研、分析和讨论找到了9个末端因素。整理后绘制成原因分析鱼骨图如下：图5-1原因分析图（制图人：秦宣时间：2022年3月）六、要因确认1.制定要因确定计划小组针对上述总结出的8个末端因素，采取实际调研、比较分析和指标评价等方法，形成要因确定计划表，如下所示：表6-1要因确定计划表（制表人：黄金时间：2022年4月）2.要因确定确认一：利用手段单一确认内容：调查各部门利用文书档案数据资源的手段方式并进行统计，小组成员分别调查了各事业部、生产经营部、后勤保障部、人力资源部、办公室和党群工作部利用文书档案数据资源的途径及方式。经调研，利用主要途径为本部门调阅及档案馆调阅。分析：利用手段单一，利用途径狭窄，不能满足业务需求确认结果：“利用手段单一”是要因!确认二：归档部门分散确认内容：通过调查主要归档部门情况，每年定期或不定期归档的部门主要有办公室、人力资源部、监督部、技术开发部、党委工作部、后勤保障部、生产经营部及各事业部等，以2014年归档情况为例，每年的平均归档覆盖率为规定归档数量的91%。分析：由此可见，归档部门明确，文书档案数据资源归档数据可控确认结果：“归档部门分散”不是要因!确认三：制度规范不全面确认内容：通过将现存制度规范与实际工作进行对比，查找制度空白，小组成员通过对制度规范考核调研记录的传阅并经量化评定如下：分析：经分析制度规范全面性考核综合评定为87分，大于80分参考值。小组成员认为公司文书档案数据资源的制度规范比较全面。且在归档方面存在进一步指导的需求。综合评定制度规范比较全面。确认结果：“制度规范不全面”非要因!确认四：数据收集不完整确认内容：通过检查档案管理系统中的现有文书档案数据资源覆盖情况，小组成员分别对2014年各部门的数据覆盖率进行查验，经核对，数据覆盖程度仅为48.08%。不能涵盖所有需要收集的文书档案数据资源。小组成员通过对调研记录的分析并经量化评定如下：分析：数据收集完整性低确认结果：“数据收集不完整”是要因!确认五：开发难度系数高确认内容：通过对目前文书档案数据基数及数据分散程度，判断文书档案数据资源的开发难度系数，文书档案涵盖了工程报奖、科技立项、职务任免、技术职称、机构设置、表彰先进、工程合同以及其他各类数据，数据基数大且分散度高，集中利用平台缺失。文书档案数据条目30710条，电子文件6714条，且数据分别集中在不同的数据节点。分析：数据基数大且分散程度高，关联度低，开发难度系数高确认结果：“开发难度系数高”是要因!确认六：需求不明确确认内容：从2022年1月开始至2022年12月，小组成员对各部门文书档案数据资源的需求状况进行统计，通过对8个部门的调研记录分析并对各项指标分解评价如下：分析：在实际调研中对文书档案数据资源需求的明确性高，功能需求明确确认结果：“需求不明确”非要因!确认七：人员配置不足确认内容：检查现有人员配置情况及是否满足工作需求，通过调查统计，实施文书档案数据资源开发的人员配置情况如下：图6-1人员配置图（制图人：黄金时间：2022年5月）分析：人员配置充分，满足实际工作需求确认结果：“人员配置不足”非要因!确认八：平台设计不合理确认内容：通过检查现有平台数据结构情况及是否满足工作需求，对文书档案数据管理平台的数据关联、架构设计、界面设计、功能设置和接口设计进行考核评分。经过小组分析，考核结果如下：分析：文书档案数据资源平台设计仅能够满足数据条目管理及电子文件管理的要求，不能满足数据资源整合及深层次分析的要求确认结果：“平台设计不合理”是要因!3.要因确认结果经过小组成员对末端原因验证结果进行逐条确认，最终确定了以下4个因素为主要原因。图6-2要因确认结果图（制图人：黄金时间：2022年4月）七、制定对策（5W1H）针对造成文书档案数据资源利用率低的主要原因，小组成员经过反复讨论，按照“5W1H”原则来制定相应对策，并编制对策表如下：表7-1制定对策表（制表人：朱晓藜时间：2022年8月）八、对策实施在实施过程中，我们小组成员各负其责、密切配合、加强小组活动，按照对策中的措施逐层逐项实现。8.1实施一：拓展利用方式，增加利用途径，实现数据多元化集中管理1.至2022年4月29日，小组2.至2022年6月21日，小组经过对文书档案数据资源的梳理，以系统设计和用户需求分析的准确性；系统平台的适用性、可操作性及安全性；结构设计和模块功能设计的合理性；各项技术应用和配置的适用性及系统接口的交互性、安全性为指标对数据资源进行了重新整合。实施结果确认一实施一：目标实现了！2022年6月21日，小组成员对文书档案数据资源的各种利用手段及利用方式进行了汇总优化。小组对文书档案数据结构、数据管理、数据维护等功能修改进行确认。结果表明，分析问题后实现的多效利用手段，实现了文书档案数资源的多元化集中管理。实施一：目标实现了！实施一：目标实现了！8.2实施二：明确文书档案数据资源归档责任人以及数据收集范围，结合制度规范，通过办公系统及档案系统中间库确保数据收集的质量及数量至2022年7月13日，小组成员对文书档案数据资源的收集范围进一步明确，收集数据具体内容如图所示：立项文件机构设置获奖文件技术合同立项文件机构设置获奖文件技术合同文件类型技术职称职务任免其他合同技术职称职务任免其他合同表彰先进在保证制度涵盖全面的情况下，小组成员对文书档案各类型文件进行梳理，总结出技术合同、获奖文件、机构设置、立项文件、技术职称及职务任免等几个大类，同时对负责文书档案数据归档的责任人进行了明确，确保数据收集及时性、完整性。实施结果确认二至2022年7月13日，小组成员明确了文书档案数据归档的责任部门及责任人，实现了各种类型文书档案数据资源的收集，文书档案数据资源能够涵盖所有需要归档的数据。实施二：目标实现了！8.3实施三：面向全文检索、个性推送、查询便捷等几个目标实施文书档案数据资源平台开发建设，以客户端管理和WEB端利用相结合，实现管理与利用并重1.至2022年7月21日小组完成了文书档案数据资源平台开发，系统管理端建设了15个节点，共计30多个字段，开发数据字典十余条。并且可扩展可维护，BS页面建设了包括合同管理在内的界面，同时可以利用常用检索字段，进行全库检索以及二次查询，具体设计成果如下：2022年7月29日，小组组织用户（利用者和归档人）进行系统开发后的试用及系统调试，确保文书数据资源平台正常运转。实施结果确认三2022年7月29日，小组对开发后的文书档案数据资源平台进行了系统测试及功能验收。结果表明，开发后的WEB网页查询功能实现了在公司内网环境下的检索、利用等功能。开发后的利用终端覆盖各个归档部门。在利用方面，该查询平台实现了全文检索、个性推送、目录信息导出与电子原文的在线浏览功能。在后期试用测试阶段，用户提出了功能及界面的测试意见，档案馆与平台开发公司通力配合都予以开发实施。根据以上数据指标得出该系统完全满足用户利用需要。实施三：目标实现了！8.4实施四：完善数据库结构,实现集中有效管理至2022年8月13日小组完成了档案管理系统管理端软件开发，加入联查互查标识字段。同时对文书档案数据资源的数据库管理进行了重新设计，进一步完善了现有数据库的管理结构。使数据管理、字段管理以及字典管理同时可控，具体操作情况如下：2.2022年8月26日小组进一步完善档案管理系统WEB端页面的开发，实现文书档案数据资源查询利用统一平台建设。实施结果确认四2022年8月26日，小组对平台检索功能、文件集成功能、分类功能等进行确认。结果表明，开发后的数据管理界面使文书档案数据资源实现集成管理，在满足基本信息利用需求的基础上满足了多条件查询。系统开发将资源层、工具层、系统层及服务层有序地结合起来实现了功能优化，最终依托数据平台使以前孤立的数据通过规则形成紧密的整体信息。实施四：目标实现了！九、效果检查9.1活动效果调研为了更好的检查实施效果，2022年8月29日，小组在文书档案数据资源收集的技术层与管理层分别改进后的一个月后，再次分析了文书档案数据资源使用情况。当月的分析结果如下：表9-1活动实施后的文书数据资源使用概况（制表人：黄金时间：2022年9月）由上表我们得出，通过小组活动，公司设计合同数据的利用率由48.42%提升至90.53%，职称评聘数据的利用率由26%提升至94.52%，政策文件数据的利用率由41.3%提升至92.39%，财务规章数据的利用率由21.7%提升至90%，管理办法的利用率由20.93%提升至91.86%，最后达到文书档案数据资源的利用率由33%提升至91.87%。各项文书档案数据资源的利用率均达到90%以上，最终实现本次QC课题设定目标，使公司文书数据资源得到充分整合及提供利用。9.1活动效果分析小组在本次QC活动中，取得了如下成果：1.实现目标值—实现了公司文书档案数据资源利用率的多项突破图9-1活动实施后文书档案数据资源利用率与目标值比对图（制图人：李敏时间：2022年10月）2.无形成果本次QC活动目标达成，不仅取得了宝贵的有形成果而且取得了无形成果：十、巩固措施在本次QC活动结束后，小组将通过以下方式对