办公场所使用与维护管理制度

办公场所使用与维护管理制度TOC\o"1-2"\h\u27043第一章办公场所使用规定 1128901.1办公场所的分配与使用 1222241.2办公场所的使用时间 2259351.3办公场所的使用权限 27966第二章办公设备与设施管理 2304632.1办公设备的配备与登记 2327402.2办公设施的维护与保养 246842.3办公设备与设施的报废处理 230652第三章办公环境维护 3178283.1办公区域的清洁与卫生 393903.2办公环境的安全与秩序 389563.3办公区域的节能管理 313504第四章会议室使用管理 3318964.1会议室的预订与安排 310494.2会议室设备的使用与维护 333754.3会议室使用的注意事项 37440第五章办公场所装修与改造 436365.1装修与改造的申请与审批 4127675.2装修与改造的实施与监督 454435.3装修与改造后的验收 49435第六章办公场所安全管理 466526.1安全制度与应急预案 469926.2安全设施的配备与检查 4204476.3人员安全培训与管理 414462第七章办公场所租赁管理 571437.1租赁合同的签订与执行 5187677.2租赁费用的支付与管理 5276217.3租赁期满的处理 511945第八章监督与检查 597228.1日常监督检查机制 59258.2违规行为的处理 5226898.3定期评估与改进 5第一章办公场所使用规定1.1办公场所的分配与使用办公场所的分配应根据各部门的工作需求和人员数量进行合理规划。新入职员工的办公位置由人力资源部门根据实际情况安排。各部门不得擅自占用或调换办公场所。使用办公场所时，应保持环境整洁，不得随意张贴、涂写。办公家具和设备应按照规定摆放，不得私自挪动。离职人员应在办理离职手续后及时清理个人物品，腾出办公位置。1.2办公场所的使用时间正常工作日内，办公场所的使用时间为上午8:00至下午6:00。如有特殊情况需要延长使用时间，应提前向管理部门申请并获得批准。在非工作时间内，员工应关闭个人电脑、打印机等设备，节约能源。周末和法定节假日，除特殊情况并经批准外，办公场所不对外开放。1.3办公场所的使用权限员工有权在自己的办公区域内进行正常的工作活动。未经授权，不得进入其他部门的办公区域。外来人员进入办公场所需在前台登记，并由相关人员陪同。重要区域如财务室、档案室等，需凭特定权限进入。员工不得将办公场所的钥匙转借他人，如有遗失应及时报告并更换门锁。第二章办公设备与设施管理2.1办公设备的配备与登记根据各部门的工作需求，公司统一配备办公设备，包括电脑、打印机、复印机等。新设备购入后，由资产管理部门进行登记，建立设备台账。各部门领取设备时，需填写设备领用表，并由部门负责人签字确认。设备的型号、配置、购买日期等信息应详细记录在台账中，以便进行管理和维护。2.2办公设施的维护与保养办公设施包括桌椅、空调、照明等，应定期进行维护和保养。资产管理部门负责制定维护计划，安排专业人员进行检查和维修。每月对空调进行一次清洁和滤网更换，保证空调的正常运行。每季度对桌椅进行一次检查，发觉损坏及时修理或更换。照明设备应定期检查，保证亮度足够且无安全隐患。2.3办公设备与设施的报废处理当办公设备与设施达到使用年限或因损坏无法修复时，应进行报废处理。由使用部门提出报废申请，资产管理部门进行鉴定。经鉴定符合报废条件的设备与设施，填写报废清单，报领导审批。审批通过后，对报废设备进行清理和处置，同时在设备台账中进行注销。报废设备的残值应按照公司规定进行处理。第三章办公环境维护3.1办公区域的清洁与卫生办公区域的清洁工作由专人负责，每天定时进行清扫。地面应保持干净，无杂物、灰尘和污渍。垃圾桶应及时清理，避免垃圾溢出。办公桌面应整洁，文件、文具等物品摆放整齐。窗户应定期擦拭，保持明亮干净。卫生间应保持清洁，无异味，定期进行消毒处理。3.2办公环境的安全与秩序办公场所内应设置明显的安全标识，如紧急出口、消防器材等。员工应熟悉安全通道的位置和逃生方法。严禁在办公区域内吸烟、使用明火或乱扔垃圾。重要文件和贵重物品应妥善保管，避免丢失或被盗。办公区域内不得大声喧哗，影响他人工作。3.3办公区域的节能管理员工应养成节能意识，离开办公室时应关闭灯光、空调、电脑等设备。合理设置空调温度，夏季不低于26℃，冬季不高于20℃。鼓励员工使用双面打印，减少纸张浪费。加强对水电设备的管理，定期检查维修，避免跑冒滴漏现象。第四章会议室使用管理4.1会议室的预订与安排会议室的预订需提前进行，可通过公司内部的预订系统或向行政部门提出申请。预订时应注明会议时间、参会人数、所需设备等信息。行政部门根据预订情况进行合理安排，并及时反馈给预订人。如遇会议时间冲突，应按照先申请先使用的原则进行协调。4.2会议室设备的使用与维护会议室内的设备包括投影仪、音响、麦克风等，使用前应进行检查，保证设备正常运行。使用人员应熟悉设备的操作方法，如遇问题可向技术人员咨询。会议结束后，应及时关闭设备电源，整理好设备和线缆。行政部门定期对会议室设备进行维护和保养，保证设备的完好性。4.3会议室使用的注意事项使用会议室时，应保持室内环境整洁，不得在会议室内张贴、涂写。爱护会议室内的设备和家具，如有损坏应照价赔偿。会议期间，应保持安静，不得大声喧哗或影响他人。严禁在会议室内吸烟、进食或乱扔垃圾。使用完毕后，应及时清理个人物品，关闭门窗。第五章办公场所装修与改造5.1装修与改造的申请与审批如因工作需要对办公场所进行装修或改造，应由使用部门提出申请，填写装修改造申请表。申请表应包括装修改造的内容、预算、时间安排等信息。提交给相关部门进行审批，审批通过后方可进行施工。5.2装修与改造的实施与监督装修与改造工程应由具有相应资质的施工单位进行施工。施工过程中，应严格按照设计方案和施工规范进行操作，保证工程质量。资产管理部门和使用部门应共同对施工过程进行监督，发觉问题及时要求施工单位整改。施工单位应遵守公司的各项管理规定，做好安全防护措施，避免对办公环境和人员造成影响。5.3装修与改造后的验收装修与改造工程完成后，由资产管理部门组织相关人员进行验收。验收内容包括工程质量、设备安装、环保达标等方面。如验收不合格，应要求施工单位限期整改，直至验收合格。验收合格后，应及时办理竣工结算手续，并将相关资料归档保存。第六章办公场所安全管理6.1安全制度与应急预案公司应制定完善的安全制度，包括消防安全、电气安全、防盗安全等方面的规定。同时应制定相应的应急预案，如火灾应急预案、地震应急预案等。安全制度和应急预案应定期进行修订和完善，保证其有效性。6.2安全设施的配备与检查办公场所内应配备必要的安全设施，如灭火器、消火栓、烟雾报警器等。安全设施应定期进行检查和维护，保证其正常运行。消防通道和安全出口应保持畅通无阻，疏散指示标志应清晰可见。电气设备应符合安全标准，定期进行检测和维护。6.3人员安全培训与管理公司应定期组织员工进行安全培训，提高员工的安全意识和应急处理能力。培训内容包括安全制度、应急预案、消防知识、安全操作技能等方面。新员工入职时，应进行安全教育培训。对特殊岗位的员工，应进行专门的安全培训和考核，持证上岗。第七章办公场所租赁管理7.1租赁合同的签订与执行公司租赁办公场所时，应与出租方签订租赁合同。合同中应明确租赁面积、租金、租赁期限、付款方式、维修责任等条款。租赁合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。如发生争议，应通过协商或法律途径解决。7.2租赁费用的支付与管理租赁费用应按照合同约定的时间和方式进行支付。财务部门应建立租赁费用台账，对支付情况进行记录和管理。如发觉租赁费用异常，应及时进行调查和处理。同时应定期对租赁费用进行核算和分析，保证费用的合理性和准确性。7.3租赁期满的处理租赁期满前，公司应根据实际情况决定是否续租。如决定续租，应提前与出租方协商并签订续租合同。如不再续租，应按照合同约定的时间和方式办理退租手续，清理租赁场所，归还租赁设备。第八章监督与检查8.1日常监督检查机制建立日常监督检查机制，由行政部门负责对办公场所的使用与维护情况进行定期检查。检查内容包括办公场所的卫生、安全、设备设施的运行情况等。对检查中发觉的问题，应及时通知相关部门进行整改，并跟踪整改情况。8.2违规行为的处理对违反办公场所使用与维护管理制度