会议费用分担协议书

会议费用分担协议书合同目录第一章总则1.1定义与解释1.2适用法律1.3合同的生效与终止第二章会议基本信息2.1会议主题2.2会议时间2.3会议地点2.4参会人员第三章费用分担原则3.1费用构成3.2分担比例3.3费用支付方式第四章费用预估与预算4.1费用预估4.2预算制定与审批第五章费用报销与审批流程5.1费用报销范围5.2报销流程5.3审批权限与时间第六章费用结算6.1结算时间与方式6.2结算金额与支付对象6.3结算争议解决第七章会议设备与场地租赁7.1设备租赁7.2场地租赁第八章住宿与交通安排8.1住宿安排8.2交通安排第九章特殊事项处理9.1突发事件处理9.2额外费用的承担第十章违约责任10.1违约情形10.2违约责任承担第十一章争议解决11.1争议解决方式11.2争议解决机构第十二章保密条款12.1保密内容12.2保密期限12.3泄密责任第十三章附则13.1合同的修订与补充13.2合同的解除与终止13.3合同的生效日期第十四章签约主体信息14.1甲方信息14.2乙方信息14.3丙方信息（如有）合同编号：会议费用分担协议书第一章总则1.1定义与解释1.1.1本协议是指由甲、乙、丙各方为举办会议，就费用分担、预估、报销、结算等事项达成的书面协议。1.1.2会议费用包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、住宿费、交通费、餐饮费、材料费等。1.2适用法律1.2.1本协议的订立、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律。1.3合同的生效与终止1.3.1本协议自各方签字或盖章之日起生效。1.3.2在会议结束后，本协议自动终止。第二章会议基本信息2.1会议主题2.1.1会议主题由甲方确定，并应提前通知乙方和丙方。2.2会议时间2.2.1会议具体日期和时间由甲方确定，并应提前通知乙方和丙方。2.3会议地点2.3.1会议地点由甲方确定，并应提前通知乙方和丙方。2.4参会人员2.4.1参会人员包括但不限于甲方、乙方、丙方的员工、特邀嘉宾和专家。第三章费用分担原则3.1费用构成3.1.1会议费用按照甲、乙、丙各方分担的比例进行分摊。3.2分担比例3.2.1甲、乙、丙三方的费用分担比例由各方协商确定，并在本协议中明确。3.3费用支付方式3.3.1各方按照分担比例支付各自应承担的费用。第四章费用预估与预算4.1费用预估4.1.1甲方应根据会议的规模、内容和预期规模，编制会议费用预估报告。4.2预算制定与审批4.2.1甲方应将会议费用预估报告提交给乙、丙方审议。4.2.2乙、丙方应在收到会议费用预估报告后10个工作日内提出修改意见或批准。第五章费用报销与审批流程5.1费用报销范围5.1.1会议相关的合理费用均可报销，具体报销范围由甲方确定。5.2报销流程5.2.1费用报销应提交费用报销单、费用明细单、发票等原始凭证。5.2.2费用报销单应由甲方审批。5.3审批权限与时间5.3.1费用报销单的审批权限由甲方确定。5.3.2费用报销单应在发生费用的次月底前提交给甲方审批。第六章费用结算6.1结算时间与方式6.1.1会议结束后，甲方应编制会议费用结算报告。6.1.2结算方式由各方协商确定。6.2结算金额与支付对象6.2.1结算金额为各方实际分担的会议费用。6.2.2支付对象为应分担费用的各方。6.3结算争议解决6.3.1结算过程中发生争议的，各方应友好协商解决。6.3.2若协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第八章住宿与交通安排8.1住宿安排8.1.1甲方负责为参会人员安排住宿，住宿地点应尽量满足参会人员的需要。8.1.2住宿费用按照甲、乙、丙各方分担的比例进行分摊。8.2交通安排8.2.1甲方负责为参会人员安排交通工具，交通方式应尽量满足参会人员的需要。8.2.2交通费用按照甲、乙、丙各方分担的比例进行分摊。第九章特殊事项处理9.1突发事件处理9.1.1如遇突发事件，甲方应及时通知乙、丙方，并采取适当措施。9.1.2因处理突发事件产生的费用，按照甲、乙、丙各方分担的比例进行分摊。9.2额外费用的承担9.2.1如因特殊情况产生额外费用，各方应协商确定承担方式。第十章违约责任10.1违约情形10.1.1各方未按照约定分担费用的，应承担违约责任。10.1.2各方未按照约定履行合同义务的，应承担违约责任。10.2违约责任承担10.2.1违约方应向守约方支付违约金，违约金金额为违约金额的10%。10.2.2违约方应赔偿因此给对方造成的损失。第十一章争议解决11.1争议解决方式11.1.1双方发生争议的，应通过友好协商解决。11.1.2如果协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。11.2争议解决机构11.2.1如选择诉讼解决，合同签订地人民法院为管辖法院。第十二章保密条款12.1保密内容12.1.1各方应对会议的内容、费用分担等事项予以保密。12.1.2保密内容的具体范围由各方协商确定。12.2保密期限12.2.1保密期限为会议结束后5年。12.3泄密责任12.3.1如发生泄密事件，泄密方应承担相应的法律责任。第十三章附则13.1合同的修订与补充13.1.1本协议的修订和补充应采用书面形式，经各方签字盖章后生效。13.2合同的解除与终止13.2.1在会议结束后，本协议自动终止。13.3合同的生效日期13.3.1本协议自各方签字盖章之日起生效。第十四章签约主体信息14.1甲方信息14.1.1名称：__________14.1.2地址：__________14.1.3联系人：__________14.1.4联系电话：__________14.2乙方信息14.2.1名称：__________14.2.2地址：__________14.2.3联系人：__________14.2.4联系电话：__________14.3丙方信息（如有）14.3.1名称：__________14.3.2地址：__________14.3.3联系人：__________14.3.4联系电话：__________甲方签字：_______________________日期：____年__月__日乙方签字：_______________________日期：____年__月__日丙方签字：_______________________日期：____年__月__日多方为主导时的，附件条款及说明当甲方为主导时，增加的多项条款及说明：附加条款一：会议议程安排1.甲方应负责制定会议议程，并在会议开始前至少14天提供给乙、丙方审核。2.乙、丙方应在收到会议议程后7天内提出修改意见或批准。3.会议议程的最终确定应由甲方负责，并应提前通知乙、丙方。附加条款二：演讲嘉宾邀请1.甲方应负责邀请演讲嘉宾，并应提前至少30天通知乙、丙方。2.乙、丙方有权对甲方邀请的演讲嘉宾提出异议，并提出替代建议。3.甲方应对乙、丙方的异议和替代建议进行考虑，并与乙、丙方协商确定最终的演讲嘉宾名单。附加条款三：技术支持和设备租赁1.甲方应负责提供会议所需的技术支持和设备租赁服务。2.甲方应提前至少14天向乙、丙方提供技术支持和设备租赁的详细方案，并征得乙、丙方的同意。3.乙、丙方有权对甲方提供的技术支持和设备租赁方案提出修改意见，并要求甲方进行调整。当乙方为主导时，增加的多项条款及说明：附加条款一：会议主题和目标1.乙方应负责确定会议的主题和目标，并在合同签订前提供给甲方和丙方审查。2.甲方和丙方应在收到会议主题和目标后7天内提出修改意见或批准。3.会议主题和目标的最终确定应由乙方负责，并应提前通知甲方和丙方。附加条款二：参会人员邀请1.乙方应负责邀请参会人员，并应提前至少30天通知甲方和丙方。2.甲方和丙方有权对乙方邀请的参会人员提出异议，并提出替代建议。3.乙方应对甲方和丙方的异议和替代建议进行考虑，并与甲方和丙方协商确定最终的参会人员名单。附加条款三：会议宣传和报道1.乙方应负责会议的宣传和报道工作，包括制作宣传材料、发布新闻稿等。2.乙方应提前至少14天向甲方和丙方提供宣传和报道的详细计划，并征得甲方和丙方的同意。3.甲方和丙方有权对乙方提供的宣传和报道计划提出修改意见，并要求乙方进行调整。当有第三方中介时，增加的多项条款及说明：附加条款一：中介机构的选择和职责1.甲方、乙方和丙方应共同协商选择合适的第三方中介机构。2.中介机构应具备相关资质和经验，并应提前至少14天向甲方、乙方和丙方提供服务方案。3.甲方、乙方和丙方应对中介机构的服务方案进行审查，并提出修改意见或批准。附加条款二：中介费用分摊1.中介费用应按照甲方、乙方和丙方的分担比例进行分摊。2.中介费用的具体金额和分摊比例应由甲方、乙方和丙方协商确定，并在合同中明确。3.中介费用的支付和结算应按照甲方、乙方和丙方协商确定的方式和时间进行。附加条款三：中介服务的监督和评估1.甲方、乙方和丙方应共同对中介机构的服务进行监督和评估。2.甲方、乙方和丙方有权对中介机构的服务提出改进建议，并要求中介机构及时进行调整。3.中介机构应积极配合甲方、乙方和丙方的监督和评估，并确保服务质量符合甲方、乙方和丙方的要求。附件及其他补充说明一、附件列表：1.会议议程安排2.演讲嘉宾邀请3.技术支持和设备租赁方案4.会议宣传和报道计划5.中介机构服务方案6.中介费用分摊协议7.中介服务监督和评估机制二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定提供会议议程，导致会议无法按计划进行。2.甲方未按照约定邀请演讲嘉宾，导致会议内容不完整。3.甲方未按照约定提供技术支持和设备租赁服务，导致会议无法顺利进行。4.甲方未按照约定进行会议宣传和报道，导致会议影响力不足。5.乙方未按照约定确定会议主题和目标，导致会议目的不明确。6.乙方未按照约定邀请参会人员，导致会议参与度不高。7.乙方未按照约定提供宣传和报道计划，导致会议信息传播不及时。8.中介机构未按照约定提供服务，导致会议组织和执行不顺利。9.中介机构未按照约定分配中介费用，导致费用分摊不公平。10.任何一方未按照约定履行合同义务，导致合同无法履行或目的无法实现。三、法律名词及解释：1.合同：双方或多方为达到特定目的，明确相互权利义务而达成的书面协议。2.甲方：指合同中承担特定义务的一方。3.乙方：指合同中享有特定权利的一方。4.丙方：指合同中参与的一方，但不负有特定义务或享有特定权利。6.违约金：指违约方支付给守约方的一种经济赔偿。7.争议解决：指双方在合同执行过程中发生的纠纷通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式进行解决。8.仲裁：指由仲裁机构对合同争议进行审理并作出具有法律约束力的裁决。9.诉讼：指合同争议通过法院审理并作出判决的过程。10.保密：指合同双方对合同内容、商业秘密等信息进行保密，不得泄露给第三方。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.会议议程安排冲突：提前沟通和协调，调整议程安排。2.演讲嘉宾无法出席：及时寻找替代人选，或调整会议时间。3.技术支