科研机构会议室使用规定

科研机构会议室使用规定合同编号：__________甲方：__________（科研机构名称）地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________（使用方名称）地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲方拥有科研机构会议室的使用权，为了规范会议室的使用和管理，保障科研工作的顺利进行，甲乙双方经协商一致，就会议室的使用事宜达成如下协议：一、使用范围及目的1.1甲方同意乙方在甲方会议室进行科研相关的学术交流、研讨会、报告等活动。1.2乙方使用会议室的目的必须符合甲方的科研发展方向，不得从事与科研无关的活动。二、使用时间及预约2.1乙方如需使用会议室，应提前至少七个工作日向甲方提出书面申请，并注明使用日期、时间、人数及活动内容。2.2甲方应在收到申请后的三个工作日内回复乙方，确认会议室的使用时间，如有特殊情况导致无法安排，甲方应通知乙方并协商其他时间。三、使用费用3.1乙方使用会议室免收场地费，但需承担会议期间的清洁、卫生等费用。3.2如乙方需要安排会场布置、设备租赁等额外服务，相关费用由乙方承担。四、使用规范4.1乙方应遵守甲方的规章制度，爱护会议室设施，如有损坏，乙方应按市价赔偿。4.2乙方使用会议室时，不得私自调整会议室内的设备设施，如有需要，应提前向甲方提出申请。4.3乙方使用会议室期间，应保持会议室的安静，不得影响甲方其他科研工作的进行。五、安全及保密5.1乙方使用会议室时，应严格遵守消防安全规定，不得在会议室内吸烟、使用明火。5.2乙方应确保会议内容的保密性，不得泄露甲方未公开的科研信息。六、违约责任6.1如乙方未按照约定使用会议室，甲方有权终止合同，并要求乙方支付违约金。6.2如甲方未按照约定提供会议室，乙方有权要求甲方支付违约金。七、争议解决7.1双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，自合同生效之日起计算。8.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________甲方代表（签名）：__________乙方代表（签名）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方科研机构会议室使用管理规定2.乙方科研活动申请表格3.会议室设施设备清单4.消防安全管理制度5.保密协议6.甲方科研机构资质证明文件7.乙方科研活动预算报告二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间提供会议室，或提供会议室不符合约定条件的，构成违约。2.乙方未按照约定目的使用会议室，或违反甲方规章制度，造成会议室设施损坏的，构成违约。3.乙方未按照约定时间预约会议室，或未按要求提供活动信息的，构成违约。4.双方未按照约定解决争议，或单方面终止合同的，构成违约。三、法律名词及解释：1.甲方：指科研机构，具有会议室的所有权和使用权。2.乙方：指使用会议室的一方，可以是科研团队、外部机构等。3.会议室：指甲方提供的用于科研学术交流的场所。4.科研活动：指与科研工作相关的学术交流、研讨会、报告等。5.违约金：指违约方按照约定向守约方支付的赔偿金。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.会议室安排冲突：提前沟通协商，调整会议室或时间。2.设施设备损坏：及时报告甲方，照价赔偿，甲方协助维修。3.会议内容泄露：加强保密意识，签订保密协议，违规者承担责任。4.消防安全问题：遵守消防安全规定，定期进行安全检查，配备消防器