DB37T 4574 2023 水利工程建设项目档案管理规范

37SpecificationforarchivesmanagementofwaterconservancyprojectI 3 3 9 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定1水利工程建设项目档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一DA/T62—2017录音录像档案数字化DA/T78—2019录音录像档案管理水利工程waterconservancyp2），项目电子档案digitalprojecta具有参考和利用价值并作为档案保存的建设项目电子文件（3.9）及相应的支持3项目档案管理卷descriptivefileoft档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案（3.14）管理情况的有关材料组成的专门案4.1建设单位全面负责项目档案管理工作，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。业务上4.2建设单位与参建单位应加强项目档案管理，在工4.3项目档案管理工作应与项目建设管理同步，纳入4.4建设单位及各参建单位应加强对项目档案管理工作的领导，纳入目标管理岗位责任制，实现从项4.5建设单位应遵循相关法律法规、规章制度和标准规范，建立起覆盖项目各类文件、档案的管理制5.1项目文件的形成5.1.1水利工程中形成的项目文件包括但不限于前期工作文件、征地补偿与移民安置文件、管理性文5.1.2项目前期文件、管理性文件应符合国家有关法律法规、相关行业的规定。5.1.3设计、施工、监理等工程技术文件应符合5.1.4文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编5.1.5需归档的项目文件应为原件，因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档案证明5.1.6卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注5.1.7打印的需归档文件，清晰度应符合设备标5.2竣工图的整编5.2.1.1工程竣工时应整编竣工图，竣工5.2.1.2不同的建筑物、构筑物宜分别整编竣工图。5.2.1.3竣工图应完整、准确、规范、修改到位，真实反映项目竣工的实际情况，图面整洁，文字和5.2.1.4项目法人负责组织或委托有资质的单位整编项目总平面图和综合管线竣工图。4施工及质检记录等涉及变更的全部文件进行汇总，经监5.2.2.2竣工图应依据工程技术规范，按单位工程、分部工程、专业编制，并配有竣工图编制说明和5.2.3.1用施工图整编竣工图时，应使用新图纸，白图和蓝图均可，但不应使用复印的白图和拼接图a)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变；重新整编的竣工图图幅、比例和文字大小及字体应与原施工图保5.2.4.3施工单位重新整编的竣工图，标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图5.2.5.1竣工图整编完成后，监理单位应对竣工图整编的完整、准确、系统和规范情况进行审核，并5.2.5.2竣工图章、竣工图审核章（见附录A）中的内容应填写齐全、清楚，由相关负责人签字。且5.2.6.2竣工图档号章盖在标题栏附近空白处，图纸5.2.6.3竣工图套数应满足项目法人、运行管理单位、有关部门或主管单位的需要，或按合同条款约5.3项目文件的收集5.3.1项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和5.3.2项目法人应按照附录B的要求5.3.3移民文件收集见《水利水电工程移民档案管理办法》中《水利水电工程移民档案归档范围与保55.3.4项目建设中应建立和实行项目文件“预立卷”制度。5.4项目文件的整理编目、装订等内容。项目文件应依据归档范围（见附录B）进行鉴定，确立其是否5.4.1.1组卷原则5.4.1.2组卷要求5.4.1.2.1卷内文件材料应准确反映工程建设与管理活动的真实内容。5.4.1.2.2卷内目录与归档文件关系清晰，各级类目5.4.1.2.4卷内文件为外文版的，宜采用中、外两种文字准确表达，有关文件的中文翻译件应由翻译5.4.1.3组卷方法5.4.1.3.1项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同文件按招标5.4.1.3.2施工技术文件按单位工程、分部工程或5.4.1.3.5监理（监造）文件按监理（监造）的合同标段、事由结合文种组卷。5.4.1.3.7生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。5.4.2.1案卷和卷内文件应排列有序，项目文件材料及各类专门文件材料，可先按不同阶段分别组成5.4.2.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收、调度运行等5.4.2.3科研类案卷按开题、方案论证、研究实验5.4.2.4设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备生产、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维65.4.2.5监理（监造）文件按依据性、工作性文件顺序排列。5.4.2.6卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。一般正文在前，附件在后；正本在前，5.4.2.7竣工图按专业、图号排列。5.4.3.1卷内文件页号编写5.4.3.1.1卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。5.4.3.1.2已有页号的文件可不再重新编写页号。5.4.3.2案卷封面编制5.4.3.2.2案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、5.4.3.2.7档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成：——分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；5.4.3.3案卷脊背编制5.4.3.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式5.4.3.3.2案卷题名、保管期限、5.4.3.4卷内目录编制5.4.3.4.1卷内目录应排列在卷内文件首页5.4.3.4.2序号，应依次标注卷内文件排列顺序。5.4.3.4.3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。5.4.3.4.4责任者，应填写文件形成者或第一责任者。5.4.3.4.5文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。75.4.3.4.8备注，可根据实际填写需注明的情况。5.4.3.5卷内备考表编制5.4.3.5.2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要5.4.3.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。5.4.3.6案卷目录编制5.4.3.6.2序号，应填写登录案卷的流水顺序号。5.4.3.6.3档号、案卷题名、保管5.4.3.6.5备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。5.4.4.2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图C.7。档号填写方法同5.4.5.2卷盒规格和制成材料。a)卷盒外表面规格为：310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。5.4.5.3表格规格和制成材料。a)案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm。5.4.5.4表格字迹应清晰端正。5.5项目文件的归档5.5.1归档文件应真实反映工程建8——前期文件在工作（活动）结束后及时归档；——施工文件在项目合同验收后及时归档，建设周期长的项目可分阶段归档；——各专项验收和竣工验收文件在验收通过后及时归档；——开发类文件根据系统建设周期及阶段性5.5.4项目法人可根据实际需要，确定项目文件的归档份数，应满足以下要求：b)项目涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位只d)国家确定的重要江河、湖泊建设的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域内跨省级行政区域、涉及省际边界的大型水利工程，项目法人应负责向流域机构b)设计变更通知单、技术核定单、工程会议纪要等设计变更依据性文件应注记其原始编号和日c)在设计变更依据性文件中，应包含被修改图的图号等内容。d)应对工程设计变更依据性文件进行汇总，汇总表样式见附录D的要求。工程设计文件汇总表应有施工单位盖章、技术负责人签字5.6项目声像文件的采集与归档质量要求5.6.1.1建设、施工、监理单位应指定5.6.1.2各单位应提供能够反映项目建设全过5.6.1.3重要活动及事件、原始地形地貌、建设过重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故5.6.1.4声像文件应与工程建设进度同步形成，真实反映施工现场安5.6.2.1照片应图像清晰，同一拍摄对象应能提供不同角度、景别、阶段的照片。照片的归档质量应——归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容——归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式；——照片应附相应文字说明，内容包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要95.6.2.2录音电子文件归档格式为WAV、M——录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AV——录像档案依据DA/T78—2019开展著录，载体封面内容至少应包括项目名称、建设单位、拍5.6.2.4归档的录音带、录像带、光盘应材质良好，不应有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、损6.1.1项目法人应结合有关规定、水利行业特点和项目实际来制定项目档案分类方案。档案分类方案6.1.2档案管理机构应编制项目档案案卷目录，并按照DA/T12的规定建立项目档案管理卷。项目法人档案管理部门应按照附录B的要求对档案进行价值鉴定，确定其保管期限，同一卷内有不6.3.1档案管理机构应依据项目档案分类方案对全部项目档案进行统一汇总整理和排列上架。上架应避免排放过挤增加案卷摩擦或排放太松影响库位有效利用。6.4.1项目档案在坚持成套性、系统性的前提下，由项目建设单位根据项目资产权属、业务需要和相6.4.2档案管理机构应为项目档案的安全保管提供必要的设施设备，确保档案安全。建立项目档案接6.4.3建设单位应配备电子档案管理技术设备，并建立电子计算机系统的定期维护保养以及更新升级6.4.4各种载体的档案检查采用全检或抽检的方式，宜每年检查一次，发现问题及时处置。6.4.5档案管理人员应严格遵守国家保密法规，防止档案丢失、泄密等事故的发6.4.6项目档案保管单位应根据保密档案的信息清除和介质销毁应当按照保密相关要6.5.1档案利用可采用在线或线下阅览服务、外借服务、制发复制件、咨询、出具档案证明、档案陈6.5.2各单位应建立项目档案利用制度，6.5.3档案管理机构应根据项目建设和运行管理的需要编制必要的编研材料，如专题文件汇编、项目7.2.1项目档案验收应根据本文件、DA/T28、行业主管部门颁发的——项目主体工程、辅助工程和公用设施，已按照设计要求完成，具备竣工验收条件，能满足运——完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；——基本完成了项目档案的分类、组卷、编7.2.3项目档案正式验收前，项目法人应组织设计、施工、监理，实施档案服务外包的还应组织外包7.2.4项目档案正式验收前，监理单位应组织对所监理项目档案整理情况进行审核，并形成专项审核7.3.4.1档案主管部门自受理之日起，在规定时间内出具水利工程档案验收7.3.4.2项目档案专项验收不合格的，建设单位应按要求整改、补充，重新提请水利工程档案专项验7.4.1.1检查建设项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、机电设备文件、全线测量及竣工测量文7.4.1.2项目文件（含竣工图）更改、签字、盖章手7.4.2.1项目档案内容应真实、没有涂7.4.2.2竣工图绘制方法、图示及规格等符合专业技术要求，图面整洁，真实反映工程竣工时的实际7.4.2.4项目声像档案拍摄内容真实、准确、清晰，符合声像文件归档质量7.4.3.1项目档案分类科学，各级类7.4.3.2组卷合理，遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统7.4.3.3卷内文件排列有序。相同内容或关系密切的文件，按重要程度或时间、项目划分、工程部位7.4.4.2规范制定了文件材料的归档范围和保管期限表、项目档案管理的相关制7.4.4.3案卷封面、案卷目录、卷内目7.4.5.1案卷的卷盒、卷夹等装具牢固、美观，符合相关标准7.4.5.2电子文件及载体的安全检测符合相关7.4.5.3应有专门存放档案的库房，库房应满足防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防鼠、防项目档案的移交应填写《水利工程建设项目档案移交接收单》，格式见附录E的要求，交接双方应认真核对目录与实物，清点无误后由双方经办人、负责人签字9项目电子文件与电子档案管理9.1—般要求9.1.1建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳9.1.2建设单位应明确机构，具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位9.1.4项目电子文件形成部门负责电子文件的收集、整理、检测、归档等工作，利于信息共享和长期保存；项目电子文件归档保存的格式，应当符9.1.5采用电子签名等技术手段时，应符合国家9.2.1各参建单位应对项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据性文件材料、过程稿进行9.2.2项目电子文件形成时的数据格式不能为项目档案信息管理系统读取时，应转换为项目档案信息管理系统可读取的数据格式，原格式与转换后格式同时存放9.2.3项目电子文件在办理完毕后，应按照归档要求实时收集；项目电子文件整理时，应按照项目电子档案分类体系，组成文件信息包，包含项目电子文件及过9.3.1项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测，电子档案与纸质档9.3.2电子文件归档包括在线归档和离线归档两种方式，可根据实际情况选择其中一种或两种方式进9.3.3存储电子文件的介质或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密9.3.4项目电子文件归档时应由项目档案管理机构进行检验，检验合格后填写相关移交用表，办理交9.4项目档案数字化9.4.1数字化范围根据实际情况，可包含但不限于以下内容：项目立项、勘察设计、征地移民、合同9.4.2委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应当与数字化加工单位签订保密协议，明确9.4.3数字化文件要求如下：——纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度小于0.1°;——方向不正确的图像，应旋转还原。9.5项目电子档案管理9.5.3项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应当异地异质备份。9.5.4在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，档案管理机构应将项目电子档案迁移到新的9.5.5项目电子档案载体应按照国家和相关行业有关磁性载体、光盘载体等保管和保护的要求进行管9.6档案信息化系统9.6.1各单位应建立或使用档案信息管理系统，通过档案信息管理系统对电子文件及其元数据进行管9.7档案信息安全9.7.1各单位应从组织与制度、技术手段、管理手段上采取措施，保障9.7.2各单位应采取下列措施，从组织、制度和管理上保障信息安全：——建立、健全计算机系统运行与安全保密管理制度，有应对突发事件的预案，对关键岗位和人——计算机机房应有出入管理制度，非机房管理人员10.1.3档案库房面积应满足档案工10.1.4档案库应集中布置、自成一区。除更衣室外，10.1.7库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿），(资料性)竣工图章、竣工图审核章式样竣工图章式样见图A.1。图A.1竣工图章式样竣工图审核章式样见图A.2。竣工图审核章竣工图审核章专业监理工程师。审核日期监理单位。图A.2竣工图审核章式样1件项目审批、核准、备案申请报告及批复、补充件2市场调研、技术经济论证采购活动记录、谈判345合同中间结算审核及批准文件，财务计划及执行、年度计划及组织法律法规、标准规范、制度程序宣贯培训6施工勘察报告、岩土试验报告、地基验槽记录、工各类工程施工记录及测试，交工验收记录（包括