文书档案管理制度

文书档案管理制度1.目的和适用范围本制度的目的是规范和管理企业内部的文书档案，确保文档的合法性、准确性、完整性和可审查性，提高工作效率，保护企业的合法权益。本制度适用于全部企业员工。2.定义及简介2.1文书档案文书档案是指企业内部产生的各种文件、函件、备忘录、报告、记录等书面资料的集合。2.2文书档案管理文书档案管理是指对企业内部产生的各类文书档案进行收集、整理、存储、利用和销毁的活动。3.文书档案的分类与编号3.1分类依据文书档案的用途、性质和紧要性，将文书档案分为公文、合同、会议记录、报告、备忘录等不同类别。3.2编号全部文书档案均需进行编号，编号规定如下：—公文类：采用年份—序号的格式，如2022—001；—合同类：采用合同编号，由合同双方商定；—会议记录类：采用会议日期及编号，如2022—01—01—001；—报告类：采用报告编码，编制部门自行订立；—备忘录类：采用备忘录编号，编制部门自行订立。4.文书档案的保管与借阅4.1保管责任4.1.1全部员工都有责任妥当保管本身负责的文书档案，确保其安全完整。4.1.2各部门负责人负责本部门的文书档案的保管和利用工作，并指定专人负责具体操作。4.2保管要求4.2.1文书档案应存放在指定的档案柜中，并依照文件分类进行整理，保持乾净有序。4.2.2档案柜需要定期进行清理和整理，保证存放空间充分。4.2.3部门需要订立文书档案存放计划，将不再需要的档案移交给档案室进行归档。4.3借阅申请4.3.1借阅者需填写借阅申请表，并注明借阅的文书档案名称、编号、借阅目的和借阅期限。4.3.2部门负责人需审核并签字同意借阅申请，然后将申请表发送给档案室。4.3.3档案室收到借阅申请后，核对信息无误后可以出库借阅。4.4文书档案借阅期限和归还4.4.1借阅期限分为短期借阅和长期借阅两种。短期借阅最长不超出一个月，长期借阅最长不超出六个月。4.4.2借阅期限届满前，借阅者需提前三天向档案室申请延期，经档案室同意后可以延长借阅期限。4.4.3借阅期限届满后，借阅者需定时将文书档案归还给档案室，并填写归还登记表。5.文书档案的销毁5.1销毁程序5.1.1销毁程序应符合相关法律法规的规定。5.1.2需要销毁的文书档案须经过文件审核、合规审核和档案管理部门审核，并依照销毁审批程序进行销毁。5.2销毁方式5.2.1对于涉密文件、紧要合同和历史文献等紧要档案，应采用机密审批程序，并采用机密方式进行销毁，如焚烧、碎纸机等。5.2.2对于非涉密文件和合同等一般档案，可以采用安全和环保的方式进行销毁，如使用专业的档案销毁机构进行销毁。6.文书档案的电子化管理6.1电子化管理要求6.1.1在满足安全要求的前提下，鼓舞将文书档案进行电子化存储和管理。6.1.2电子化管理应采取合法、规范的电子文档管理系统，确保电子档案的真实性、完整性和可审查性。6.2电子化存储和备份6.2.1电子化存储应采用备份和冗余技术，确保文书档案的安全性和可靠性。6.2.2电子档案的备份要定期进行，并存放在安全、稳定的地方，以备不时之需。7.责任和违规处理7.1责任7.1.1每位员工都有责任遵守并执行本制度，保护和管理好所负责的文书档案。7.1.2各部门负责人有责任监督和管理本部门的文书档案管理工作，并确保制度的执行。7.2违规处理7.2.1对于违反本制度的员工，将依据公司相关规定进行相应的纪律处分。7.2.2对于有意销毁、窜改、偷窃或泄密文书档案的情况，将追究法律责任。8.附则8.1本制度自发布之日起生效，相关事宜由公司档案管理部门负责解释和修改。8.2本制度的修改、增补或废止，须经公司档案管理部门审核并报公司主管领导批