档案室管理制度（32篇）

档案室管理制度（32篇）

档案室管理制度（通用32篇）

档案室管理制度篇1

档案室管理规定

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、

图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,

光盘等材料。

2、归档要求

归档文件应原件（特别情况下可用复印件代替），要完整、准确、

系统、各种签证手续完备，字迹清晰。

3、归档时间：输完毕后，应立即归档。

4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

5、文件材料的归档，必须办理移交手续，由档案室填写一式二份

归档文件登记表，按登记表清点材料，移交双方签字后，各存一份，以

备查考。

二、保管制度

1、归档的文件材料，应保持文件材料之间的历史联系，进行科学

分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单

位的‘次序，自左向右，自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对，做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害

生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度，一般温度保持在14~24摄氏

度，相对湿度保持45~60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必须履行登记手续，借出的档案查阅后须

尽快归还。归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱、档

案破损或遗失现象，可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至

辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请一＞有关领导批准—＞档案室办理手续一＞使用档案一》

归还档案室

具体要求：

1、借阅、复印档案应先批准，再办理登记手续；

2、要爱护档案，：：不得丢失；

3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

4、借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出（除工作外），以

防丢失、泄密;

5、办理完毕，应立即归还，如有差错，应追究当事者责任；

6、调离本公司的员工，必须将所借档案材料还清后，方可办理调

离手续。

档案室管理制度篇2

1、基层档案室的基本功能

随着档案卷宗的不断增加，档案室基础条件的改善，为发挥档

案本身的作用提供了良好的基础。从实际情况来看，档案室应当具

有如下功能：

（一）资料收集。基层档案室要收集和整理本单位所有的归档

材料，因此需要档案人员具备全局意识，及时将所要收集的材料全

部按时归档，并进行整理，以确保所搜集材料的全面性和完整性，

避免相关材料的缺失。

（二）信息保存。对所保存的档案材料，基层档案室应该在归

类整理基础上，保证档案信息的时效性，对关乎本单位发展大局的

资料要进行重点保存和维护，以保证信息的完整和准确，为单位发

展创造条件。

（三）开发利用。基层档案的开发利用是一项长期艰苦的'工作。

要结合本单位工作实际，本着“以人为本”的理念，在做好基础工

作的前提下，努力挖掘本单位保存的档案的潜力，对已有的档案进

行开发，目的是要充分发挥出档案本身作用，为本单位的各项事业

发展服务。与此同时，对档案中信息加以充分利用，为领导决策提

供依据。

（四）档案编研。长期以来，基层档案室对自身所管理的档案

的编研在较低水平上徘徊。档案本身的作用没有得到有效发挥。档

案管理人员要不断提高自身的业务素质，重视档案编研工作。在档

案编研工作中，挖掘档案本身价值。为更好的利用档案的信息资源

创造良好条件。

2、基层档案室存在问题

基层档案室的水平建设直接关系到资源利用以及档案作用发挥,

基层档案室虽然长期存在但是多数基层单位档案室投入不足，管理

方式落后。档案人员素质不能适应档案信息化建设与发展。基层档

案室管理人员的素质与快速发展的高等职业技术教育不相适应，不

仅制约了档案信息化发展，同时成为制约基层档案管理水平提高的

重要因素。为提高基层档案管理、利用水平。

（一）档案意识不强，领导重视不够。很多基层档案室的工作

不能与其他工作同步发展有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案

可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性。

（二）档案室管理机制和设施不健全。各项管理制度落实不到

位，管理设施不健全分管领导不过问，导致基层档案室管理混乱。

（三）档案管理人员更换频繁，专业知识差。管理人员身兼众

职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，许多档案管

理人员没有长远工作的思想，档案知识贫乏管理水平跟不上。

3、基层档案室发展方向

基层档案长期是在一个较为封闭的系统内运作的，缺乏自身活

力，导致已有的资源、能量、以及自身发展都受到较大限制。要提

高基层档案室服务能力的实践探索，加强单位内部文档一体化管理,

与信息化建设发展同步，加强基层档案室的内部文档的一体化管理

工作，更新档案管理软件，同时将文件的接收、管理环节，以及分

类、鉴定、整理、归档、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等

全部文书管理与档案管理环节进行统一管理，并将在日常管理活动

中生成的数据、文件表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交

换、处理和管理，达到了电子档案目录、索引自动生成，并实现了

及时归档。

（一）增强档案意识。档案室要完善档案室管理制度，加强档

案室工作的领导。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程。建立

健全档案室管理制度，是做好档案是管理制度的重要保证。制定档

案保管期限表，归档范围，分类编目方法等规定。把分散在各科室

和各人手中文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一由档

案员管理和利用，做好档案借阅登记，利用效果登记等各种登记，

手续要齐全。

（二）更新服务观念。要改变“等人上门”的被动服务为主动

服务，及时为单位各部门提供宝贵的信息资料。创建一个单位档案

室齐抓共管的良好氛围，形成一个以档案室为基地，以档案员为纽

带，全员参与的档案管理机制。强化服务能力，是做好基层档案室

工作的动力。基层档案工作必须树立服务意识，明确服务是档案的

根本宗旨。档案工作就是要以服务为主线，一切档案的保管保护都

是为了利用服务。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大发展

空间。运用各种管理手段，不断提升档案管理人员的业务素质和业

务能力，打造出具有较高水平的人才队伍，为做好档案管理工作奠

定一个良好基础，通过培养一流的管理人员建立一流的文档信息资

源，才能得到一流的文档信息服务结果。同时，档案管理者需坚定

信念，始终明确目标，同？r要求档案管理者强化责任感，有甘于

奉献，吃苦耐劳的精神，默默无闻，兢兢业业，才能使基层档案管

理和利用工作有更大的发展空间。

档案室管理制度篇3

一、根据归档范围，应归档的文件资料一律归案存放。

二、学校设有档案专用库房、档案橱。

三、库房坚固，有铁窗栏、窗帘，能够防盗。

四、学校有档案工作分管校长、主任，由专职人员管理档案。

五、要求管理人员不得擅自提供、抄录、复制保密文件。

六、要求管理人员不该说的‘机密不说，不出卖保密文件。

七、不得擅自损坏、销毁、涂改保密档案。

八、如有泄密行为，依法律追究刑事责任。

档案室管理制度篇4

一、档案管理人员必须贯彻以防为主，防治结合的原则，做好

档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、

防虫、防鼠等措施。

二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检

查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行

一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外

来人员未经许可不得进入档案室。

三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能

进库上架

四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的

调节工作（标准温度为摄氏14&24。（2,相对湿度为45%&60%）。

五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保

证各项设施完整正常。

六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大

扫。

档案室管理制度篇5

一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档

工作。

二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。

三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设

施效能。档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导

批准，要注意关好门、窗、锁、灯。

四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。

五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档

案清单，并做好整理、分类、保管和统计工作。

六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符

合基础教育管理要求。

七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、

校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。

八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、

防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。

九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一

定时间内收回。

十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可

销毁相关档案。

档案室管理制度篇6

一、档案室是单位存放各类档案的保密重地，实行专人管理，

非档案室人员，未经允许不得进入。

二、档案室应落实三铁一器措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安

全牢固，监视器的正常运行。

三、要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放。柜

架摆放位置应与墙壁保持10厘米以上的距离，每行柜架间距不小于

60厘米（密集架除外）。

四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、

防高温、防霉等设备，并相应地做好八防工作。

五、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档

案无关的物品，对电源、线路、开关插头等要定期检查，发现有火

灾隐情应立即报告处理。

六、档案室内要做到现场整洁，档案柜排列科学，通道顺畅。

七、档案室要进行定期或不定期地安全检查，做到及时发现问

题，及时报告，及时处理。

八、档案室接收档案要双方当面清点核对，及时登记、编目。

日常管理应做到档案、帐薄、检索工具相符。借阅档案要严格办理

借阅和注销手续。因利用、整理、复印等原因拆卷的档案，使用后

应及时装订。

九、档案室应定期对各类档案进行清点，做好清点记录。档案

人员工作变动或出现重大事故应随时清点，并办理交接手续或写出

书面报告。

十、档案室在日常工作或检查中发现档案破损、褪色，应及时

修复或复印，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要写明

原因，保存依据。

十一、对档案室要把好档案出入关，出门要关掉电源、关好窗

户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门，决不能掉以轻心。

十二、要做好档案室的安全保密预防工作，学习新知识、新技

术，加强安全防范意识，强化安全管理。

档案室管理制度篇7

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁

等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案

资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工

作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题

及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制

度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人

批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，

注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得

私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，

用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节

轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、

学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须

出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按档案保密制度办理；查阅本职范

围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印

件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所

在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外

借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办

理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人

员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律

责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权

公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，

改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供

所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人

与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、

集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点

鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁

定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见,

经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴

定人员）；销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字；清

册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使月方法；做好消

防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

档案室管理制度篇8

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密

性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部

的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管

理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做

好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督

和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等

活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个

人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归

档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；

以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；

属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的,

由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管

理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部

保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况

只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移

交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外

的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存

档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全

条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目

录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存

放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求,

掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年

终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司

领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保

存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可

办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员

未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在

办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保

管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期

由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷

号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复

印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，

追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主

管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经

理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一

次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从—年十月一日起执行。

档案室管理制度篇9

一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档

工作。

二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。

三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施

效能。档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准,

要注意关好门、窗、锁、灯。

四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。

五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续,填写移交档案

清单，并做好整

理、分类、保管和统计工作。

六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合

基础教育管理要求。

七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、

校对,做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。

八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、

防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。

九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定

时间内收回。

十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销

毁相关档案。档案管理员岗位职责

1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档

案机关和学校领导的业务指导。

档案室管理制度篇10

一、档案保管制度

1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等

有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

2、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资

料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好库房温湿度的监控与登记工作。

7、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及

时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制

度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人

批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，

注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得

私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，

用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节

轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、

学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须

出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本

职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以

复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所

在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外

借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办

理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人

员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律

责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权

公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，

改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供

所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人

与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、

集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点

鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁

定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见,

经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴

定人员）；销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字；清

册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防

器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

档案室管理制度篇11

1目的

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的

管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环

节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系

运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全

管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等

子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件

的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于

公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

3.1各过程管理部门职责：

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编

制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做

好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系

文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法

律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下

发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

a.方针、目标和指标；

b.实现方针、目标和指标的策划；

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录

相关的资料包括但不限于：

a.各类分析/评价/统计数据（如osha统计分析数据）;

b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资

料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、hse预评价报告、设计方

案和图纸、hse专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指

南;

g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全

操作卡、异常工况处置卡）

h.设施的设计、运行技术资料；

i.供应商和承包商档案；

j.作业许可证等；

k.其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必

须向过程负责人提出申请。

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人

4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人

编写。

4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管

理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；

4.4进行编写

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式

基本内容：

a.目的：明确编制本文件要达到的目的

b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理

范围

c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件

g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录

h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图

4.4.2文件的编号按如下要求：

记录编号

文件层别号

文件类别（aq）

公司代号jp

其中：序号为阿拉伯数字，如：01,02,03等；

文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司

级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字

母组合标识，如生产部用qg标识。

例子：

文件编号：jp-aq-0201《法律法规标准规范管理程序》

表格编号：编号jpl-aq-0201/01（适用法律法规标准和其他要

求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。

所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随

之更新。

4.5评审和审批

4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制入栏中签字,

交部门主管审核同意，再送交

相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并

由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏

签字；如果不同意将文件运回文件编写人（或部门），待修改完毕后再

批准。

4.5.3文件审批权限。

a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理

评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责

由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件（程序、规定、

制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管

审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制

4.6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清

单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接

收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将

书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同

时，文件与文件清单保持一致。

4.7使用控制

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件

始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部

门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清

晰、易于识别和检索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原

件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案

后。同时更新《文件控制清单》，

生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系

受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止

作废文件非预期使用Q

4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法

律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行

评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进

行审批。

4.9安全记录管理

4.9.1建立记录清单

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名

称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

4.9.2安全记录的使用

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚,

不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

4.9.3收集

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或

交档案室存档。

4.9.4储存、保护

4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记

录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应

留有备份。

4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、

防磁等，同时还要做好标识。

4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

4.9.5处置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期

满后进行处置，包括销毁或归档。

档案室管理制度篇12

行政事业单位正处于深化改革、管理转型的关键时期，对干部

的综合素质和能力提出了更高的要求，行政事业单位领导干部的教

育培训在事业单位改革与发展中作为一项全局性、战略性的重要工

作，具有不可替代的地位和作用。应广大学员要求，中国人力资源

开发研究会培训中心和北京中建启航教育咨询有限公司定于20_年

9月、10月分别在长春市、成都市举办“机关事业单位内部绩效工

资分配与绩效考核、特殊薪酬激励政策及方案设计暨岗位设置专题

研修班”。培训旨在通过系统的理论学习，针对性的课堂讨论，提

升干部的职业素养、知识水平和管理能力，切实加强行政事业单位

人事管理工作。培训班由北京中建启航教育咨询有限公司承办，现

将有关事宜通知如下：

一、培训内容

（一）机关事业单位人事档案管理制度的改革措施1.中共中央办

公厅《干部人事档案工作条例》政策宣贯解读2.人事档案的归档要

求、调转及手续、信息化建设3.人事档案管理内容及审核要求、人

事档案材料的收集归档范围的规定和分类方案4.干部人事档案人事

档案管理存在的问题与对策、流动人员档案管理方法

（二）行政事业单位内部绩效工资分配与绩效考核1.行政事业单

位实施绩效工资难点及对策2.行政事业单位基础性与奖励性绩效工

资方案的设计技巧3.行政事业单位绩效考核组织实施方法与步骤4.

一般职工绩效指标客观量化设计及案例5.职能部门和业务部门绩效

指标客观量化设计及案例6.部门和岗位工作量平衡方法及案例分析

7.一般职工绩效考评组织实施难点与对策8.绩效考评结果评价方法

9.绩效考评结果反馈面谈艺术10.行政事业单位绩效工资操作方案

设计实操11.行政事业单位绩效考核方案设计技术

（三）行政事业单位特殊薪酬激励政策及方案设计1.行政事业单

位收入分配改革走向及特殊激励政策2.行政事业单位年薪制工资分

配方案设计3.行政事业单位协议工资分配方案设计4.行政事业单位

项目工资分配方案设计5.行政事业单位科技成果转化提成分配方案

设计6.行政事业单位特设岗、创新岗及流动岗薪酬方案设计7.兼职

兼薪离岗创业特殊薪酬激励规定与管理8.行政事业单位实施特殊薪

酬激励政策的配套管理

（四）事业单位岗位设置与管理方案设计1.事业单位岗位设置管

理系列文件解读2.事业单位管理岗位等级设置、专业技术岗位等级

设置、工勤技能岗位等级设置、特设岗位设置3.事业单位的不同类

别岗位的结构比例4.事业单位的岗位设置方法与动态调整5.事业单

位岗位设置中存在的特殊问题（如最高等级设置、双肩挑、一级岗位

设置等）及解决方案6.岗位设置与绩效量化考核、绩效工资分配相

互衔接的操作方法7.事业单位岗位设置与管理的案例分析

（五）行政事业单位相关法律法规与风险防范1.《事业单位人事

管理条例》解读2.行政事业单位机构设置和编制管理相关法律法规

与风险防范3.行政事业单位岗位设置相关法律法规与风险防范4.行

政事业单位干部选拔与全员聘用相关法律法规与风险防范5.行政事

业单位用工选择相关法律法规与风险防范6.行政事业单位绩效考核

相关法律法规与风险防范7.行政事业单位工资福利相关法律法规与

风险防范8.行政事业单位劳动保护相关法律法规与风险防范9.行政

事业单位劳动关系相关法律法规与风险防范

二、主讲专家届时拟邀请相关政策部门专家授课；结合典型案例

和实例分析、经验交流等方式进行；培训结束后，统一颁发中国人力

资源开发研究会培训中心“机关事业单位内部绩效工资分配与绩效

考核、特殊薪酬激励政策及方案设计暨岗位设置专题研修班”结业

证书。

三、培训对象各级行政事业单位主管领导及相关部门负责人、

各教育、科技、卫生、文化体育、新闻广电、住建、交通、财政、

国土、税务、司法、编办、城管、规划、房产、公安、水利、环保、

市场监督管理、粮食、农牧业、林业、水利等行政事业单位领导、

科研院所、行业协（学）会等相关事业单位的负责人及相关人员。

四、培训费用培训费2800元/人。（含专家费、场地费、资料费、

午餐费等）住宿统一安排，费用自理。

五、培训时间及地点20_年09月190-23日长春市20_年10

月23日-27日成都市

档案室管理制度篇13

一、设置专门的档案室，安装防盗设备、配备灭火器材，标示

严禁烟火标志。

二、配置合格的档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进

入档案室。

三、建立健全档案登记、传阅、归档、借阅等制度，防止档案

丢失、泄密。

四、档案要由政治上可靠的专人保管；档案管理人员要自觉遵

守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。

五、报废的、过期的'档案材料及档案工作中形成的不需进档的

草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁,

确保保密安全。

六、采取有效措施，防止档案人为的、自然的损坏。

档案室管理制度篇14

一、本单位档案权限于本单位及本系统工作人员利用，凡查借

阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表,

并将利用结果及时向档案室反应，任何人不得例外。

二、外单位来查阅档案的人员，必须持有单位介绍信，检验查

阅人员的身份和问清查阅的目的'、范围、经分管领导批准前方可查

阅。

三、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查阅，并保持安静、

卫生、不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

五、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借阅手

续，最多不得超过7天，借用份数每人每天不得超过3份。

六、借阅者应维护档案的完整与平安，不得在档案上乱写乱画,

不得转借和影英复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

七、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查、

并做好归还记录。借阅档案未还人员假设要长期离岗必须在离岗前,

将所借档案全部归还，以利保管和利用。

八、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案,

材料，以利平安保密等工作。

九、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或拒不归还者。

档案室管理制度篇15

1、档案室是学校资料库，属机密部位，由办公室主任负责管理。

2、非工作人员未经找准，不得随便进入室内。

3、各类资料进入档案室，严格执行登记制度、借还制度,机密资

料严防丢失、严防泄密事件的‘发生。

4、档案室随时保持通风，做好防潮、防霉、防虫蛀工作。

5、严禁在室内抽烟。

6、定期检查电线、灭火器，发现隐患及时处理和报告，防止出现

事故。

7、随时检查门窗是否完好，保管人员离开时必须关窗锁门，节假

日加强看护，确保防盗安全。

档案室管理制度篇16

1、档案室是机要重地，非档案管理人员严禁入内。

2、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、

防光、防尘等措施，并经常检查各项措施是否有效。

3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号，分别上架入

柜，柜架排列科学、合理。

4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。

5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。

6、库房内置放温、湿度检测设置，定期检查、记录、分析，库

内温度应经常保持在14&24摄氏度，相对湿度保持在45%-60虬

7、档案管理人员定期检查档案保管情况，做好记录，发现破损

和字迹模糊及时修补、复制。

8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。

档案室管理制度篇17

一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪

律，明确保密职责，维护档案的平安与完整。

二、保密文件材料，档案的密级划分，变更和解密，必须按照

国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥为保管，绝

密档案要单独保管。

三、档案库房设施符合八防的要求，要安装铁门（防盗门）铁

窗，凡遇重大节假日应提前对库房的平安保密设施进行检查，发现

问题及时处理。

四、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该

看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

五、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销

毁属于国家秘密的,文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密

的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

六、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审

批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得

向别人透露秘密文件的内容。

七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开

会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，

须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

八、不准向家属、子女、亲友及其他不应该知悉者谈论国家秘

密。九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作、发现

问题，及时报告。

十、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要

及时报告，并视其情节依法追究责任。

档案室管理制度篇18

一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档

工作。

二、档案室除档案管理员外,他人不得擅自入内。

三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施

效能。档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准,

要注意关好门、窗、锁、灯。

四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。

五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续,填写移交档案

清单，并做好整

理、分类、保管和统计工作。

六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合

基础教育管理要求。

七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、

校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。

八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、

防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。

九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定

时间内收回。

十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销

毁相关档案。档案管理员岗位职责

档案室管理制度篇19

一，认真贯彻《中华人民共和国档案法》，以及其它有关档案工

作的规定.二，各种档案须科学管理，存放有序，查找方便.

三，严格保密制度做好档案安全保密工作.

四，做好防火，防水，防潮，防盗，防有害生物，防尘，防光，防高温

等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无

虫蛀，无差错.

五，借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要

爱护档案原件，用后及时归还.

六，外单位借阅利用档案，须持单位介绍信，注明利用目的，经学

校领导同意，才能借阅.

档案的收集

要按照国家，政府及教育行政部门的有着规定，把学校，各部门和

师生每个人手中分散的有关教育，教学，科研，人事，行政，财务，经营

等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学校档案室.任何部

门和个人都不得私自保存，占有，销毁和带走应归档的材料.

1,依法按章

档案的收集必须依法按章实施.要求学校的全体师生员工都要明

了档案惧和管理目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档

案意识，明确工作性档案资料与个人的学术，科技等具有知识产权的

资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行

收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料

占为已有而拒不归档.

2,完善机制

档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围，对象，时限等有

明确的要求,建立必要的工作制度和考核制度.

3,建立网络

由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收

集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点，

每个节点都要有具体的责任人.

档案的整理

档案的整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进

行基本的分类的，，组合和编目，使其系统化，科学化.有利于档案的保

管和使用.

1,规范分类

由于以校为本自主发展的步伐加快，教育教学改革的不断发展，

改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此，在

改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发

展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档

案管理部门联系，争取指导，服从整体调控,不各行其是.

2,保持结构完整性

学校档案的整理，要按照教育，教学，科研，人事，行政，财务和经

营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性.

3,保持整体系统性

学校档案的整理，还要按照学校档案的来源，时间，内容和性质等

条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性.

档案的立卷

1,为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方

便归档前的查

找利用，学校应按照上级要求，推行预立卷制度.

2,学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时

收集，积累，并定期进行整理.

3,学校档案室要随时了解，检查，指导兼职档案员做好预立卷工

作.

4,组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联

系，便利于查考和利用.

5,组卷的技术要求：

1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时,

可分别组成若干卷，每卷不超过200页.

2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；打印在前，定

稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列.

3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角.

4）填写卷内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位，责任者,

时间.

5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行

修补.

6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现作

者，问题，文种三要素.

7）档案盒封面和卷盒按有关规定要求.

档案的保管

1,必要的硬件保障

为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行

档案库房要保证通风，干燥，配备必要的防潮，防霉，防蛀，防火

（消防），调温和通风等设施，要有防盗设施.

2,完善的软件建设

建立档案管理的常规工作制度.如收集，整理，分类，立卷，借阅，

鉴定，剔除，销毁等制度.建立相应的工作资料.

3,认真做好归档验收工作.档案室应对整理组卷完毕垢档案进行

入库前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档.

4,按规定做好分类编号工作.

5,按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括：顺序号,

档号，题名，日期，页数，保管期限等.实行计算机辅助档案管理的，应

将目录输入计算机,建立信息库，实现检索，统计的机上操作.

6,按照档案顺序号，依次排列上架.

7,要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补

救措施，并报告分管领导，确保档案安全.

8,要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表，

对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经学校领导批准,销

毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字.

9,认真做好统计工作.建立档案的收进，移出，利用，销毁等统计

台帐,及时报送统计报表.

10,及时做好档案的补充工作.归档的文件材料如有遗漏，学校应

及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷,

排在对应年度案卷目录的最末位.

官地坪镇中学

档案室管理制度篇20

一、村档案工作是村管理工作的重要组成部分。建立健全村种

类档案，目的主要在于为村领导和上级有关领导部门分析、总结、

部署及调度村工作和对村工作做出决策，提供准确、可靠的依据。

村要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯

彻实施档案法，抓好村的档案建设。

二、村建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书

档案、会计档案、基建档案、荣誉档案、学籍档案、村民档案、特

殊载体等。

三、档案室要制定档案文件资料收集细目，档案员要按照这一

细目全面及时地搜集各类档案资料，并定期征集归档、建档。

四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规查制度，包括归

档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档

案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使村档案管理工

作走上规范化、制度化、科学化。

五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要按照国家档案部

门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立

卷质量和保管期限。

六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉村各方面的

工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

七、档案员要按时向上级主管部门呈报各类报告，做好各类档

案检查准备工作。

八、村内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅,

并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。村外人员来校查

阅档案，必须持有单位介绍信，经村主要负责人批准后方可查阅档

案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须

经档案室人员仔细核对签署意见。

九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信

息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，

保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、

防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中

的机密

档案室管理制度篇21

档案员岗位职责

一、档案室工作人员归口办公室管理，须遵守作息时间，按时上

下班。

二、档案室内严禁吸烟或燃烧废纸。

三、严禁在档案室内外存放易燃易爆物品。

四、经常检查档案室的照明等用电设备，发现问题及时报告处理。

五、经常检查门、窗和门锁，以确保档案室安全。

六、保持档案室的清洁卫生，装具案卷等排列整齐。

七、档案室内必须做到：防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、

防强光、防高温、防有害气体。

八、对防火设备要经常检查，做到有备无患。

九、严格遵守保密制度，做好档案安全保密工作。

十、健全档案管理制度。

档案借阅制度

一、档案室管理的’档案，主要提供上级主管部门和本局相关人

员使用，科、室、校、人员借阅档案时必须办理登记手续方可借阅。

二、机密档案借阅，需经主管领导批准，就地查阅，不得带出档案

室。

三、借阅档案资料人员负责保管、保密、爱护所借档案，不得拆

卷涂改、叠页和勾画、污损档案整洁，发现遗失及时报告，并追查处

理。

四、未经批准的档案，不得随意抄录，拍照原文。

五、所借阅的档案，不得任意转借他人，如需要转时，必须到档案

室办理手续。

六、借阅人员所还回的档案，档案管理员必须检查是否齐全。

七、档案资料借阅最长时间不得超过一个月，如要延长，可按规

定办理手续。

八、负责借阅人员如有调动工作时，在离职前必须将所有案卷归

还档案室。

档案室管理制度篇22

1、档案室是保管学校档案的机要重地，必须严格执行档案室技

术保护管理办法，认真做好保密和防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、

防光、防尘等保护工作。

2、非档案管理人员未经允许不得进入。

3、档案室内应配备空调设备、去湿设备和灭火器材，并有专人

定期检查其效果。

4、档案室内严禁存放与保护档案无关的各种闲杂物品以及易燃

物品，室内严禁吸烟，不许使用电热器。

5、档案室门窗必须保持坚固，出入应随手关门，以确保安全。

6、调阅或出借档案，应严格执行本校制订的档案查（借）阅制

度。

7、适时做好档案室的通风、除湿工作，并经常打扫，保持清洁

卫生。

8、对档案室的各类档案进行科学分类，排列编号、上架、入框,

框架要符合标准。

9、定期检查档案保管情况，发现破损或字迹变化及时修补复制。

10、对档案室的档案，每年进行一次检查核对，并做好记录，

发现可疑情况应迅速追查。

11、档案管理人员，临时或下班离开档案室，应关好门窗，关

掉电灯。

档案室管理制度篇23

一、档案保管制度

1、档案实行专人管理。严格保管档案室门、柜钥匙，不得带至

办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案室门、柜。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向

外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期

结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案柜进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，

并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案安全，每个橱柜必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

二、档案保密制度

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档

案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将文件和档案带回

家中和公共场所查阅。

三、档案管理员的主要任务

1、负责学校文书、教学、教育、后勤等材料的收集、整理、保

存、统计、利用工作。

文书档案:是指上级文件及学校在实际工作中形成的文件材料。

教学档案:是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材

料。

教育档案:是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。

后勤档案：是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。

2、凡学校工作中形戌的具有保存价值的文件材料，均由各部门

进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

3、学校综合档案的归档时间：文书、档案材料每年四月份进行

立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案在

工作结束后立卷归档。

4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发

文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有

综合、旁证、个人交待和处理结果。

5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；

批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写

张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅

笔