会议中心管理制度模版

会议中心管理制度模版第一章总则

第一条目的与依据：为确保会议的高效、有序进行，提高决策效能，根据公司相关制度及管理要求，特制定本会议中心管理制度模版。

第二条适用范围：本制度适用于公司内部所有层级会议的管理工作，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

第三条会议原则：

-会议应坚持精简、高效、务实、民主的原则；

-会议议题应具有针对性、决策性和实践性；

-鼓励采用信息技术手段，实行线上线下相结合的会议方式。

第四条责任分配：

-会议的组织、召集、主持、记录等职责，根据会议类型和级别，由相应的管理部门或人员负责；

-各级管理人员应确保会议管理制度在本级别的有效执行。

第五条保密规定：

-会议内容涉及公司机密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定；

-会议纪要等文件应根据保密级别进行合理分发和保管。

第六条会议纪律：

-参会人员应准时出席，遵守会议议程，不得无故缺席、迟到或早退；

-会议期间，手机等通讯工具应调至静音或振动状态，不得在会场内接打电话或进行其他与会议无关的活动。

第七条制度修订：

-本制度可根据公司发展需要和实际运行情况进行适时修订；

-修订后的制度经审批通过后，自公布之日起生效。

第二章会议流程

第八条会议分类：

-按照会议的性质和内容，会议分为决策性会议、协调性会议、报告性会议和专题性会议；

-根据会议的层级和范围，会议分为公司级会议、部门级会议和项目组会议。

第九条会议筹备：

-会议组织者应根据会议目的和议题，提前制定会议议程，明确会议开始和结束时间，以及各议题的讨论时长；

-会议组织者需在会议前至少三天通知参会人员，并附上会议议程、相关资料和背景信息；

-会议组织者应根据需要安排会场布局、设备检查、资料准备等相关工作。

第十条会议通知：

-会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等关键信息；

-对于重要会议，会议通知应通过书面形式发送，并要求接收人确认。

第十一条会议召开：

-会议主持人应严格按照议程进行，确保每个议题得到充分讨论；

-会议主持人应引导讨论，控制会议节奏，避免跑题和无效发言；

-参会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，保持良好的会议风气。

第十二条会议记录：

-会议记录人员应记录会议的关键内容，包括主要观点、决策结果和待办事项；

-会议记录应客观、真实、完整，避免个人主观判断；

-会议结束后，会议记录应在48小时内整理完毕，并发送给参会人员确认。

第十三条决策执行：

-会议决策结果应及时传达至相关部门和人员，明确责任人和完成时限；

-责任部门应根据会议决策，制定详细的执行计划，并定期汇报执行进度；

-会议组织者应对决策执行情况进行跟踪、督促和评估。

第十四条会议反馈：

-参会人员应对会议效果、组织安排等方面提出意见和建议；

-会议组织者应收集反馈信息，并在后续会议中进行改进和优化。

第十五条紧急会议：

-对于突发事件或紧急情况，可临时召开紧急会议；

-紧急会议的召开和通知应遵循快速、高效的原则，确保相关信息迅速传达至相关人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十六条会议纪要的整理与发布：

-会议纪要应由指定的记录人员负责整理，确保内容准确无误；

-会议纪要应包括会议基本信息、讨论要点、决策结果、责任分配及后续行动计划；

-整理完毕的会议纪要应在48小时内通过公司内部通讯系统或电子邮件形式发送给所有参会人员及相关部门。

第十七条会议纪要的确认与反馈：

-参会人员应在收到会议纪要后24小时内进行确认，并提出意见或建议；

-对于会议纪要中的决策和任务分配，责任人员应明确表示认可并承诺按时完成；

-会议纪要的最终版本应在收集反馈后及时更新，并由会议组织者再次确认和发布。

第十八条任务跟踪与执行监督：

-会议纪要中明确的任务和行动计划应由责任人员负责具体执行；

-责任部门或个人应定期更新任务进度，会议组织者应对执行情况进行监督；

-对于重要或紧急的任务，会议组织者应设置明确的跟进时间点，并进行定期检查。

第十九条问题反馈与协调解决：

-在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任人员应及时反馈，并寻求协调解决；

-会议组织者应协调相关部门和资源，帮助解决问题，确保会议决策的有效实施；

-对于重大问题的解决情况，应及时向高层管理人员汇报。

第二十条结果评估与汇报：

-会议决策执行完毕后，责任人员应提交执行结果报告；

-会议组织者应对执行结果进行评估，并向决策层汇报；

-对于执行不力的情况，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中跟进。

第二十一条档案管理与查阅：

-会议纪要和相关执行文件应作为公司档案进行管理；

-会议纪要应按照公司规定的保存期限进行归档，并设置合理的查阅权限；

-需要查阅会议纪要的员工应按照公司规定的流程进行申请和审批。

第四章会议室管理规定

第二十二条会议室预订：

-会议室预订采用先到先得的原则，通过公司内部预订系统进行；

-预订者需在会议前至少一天提交会议室申请，并注明会议主题、参会人数、日期和时间等信息；

-预订者应在会议结束后及时释放会议室资源，以便其他人员使用。

第二十三条会议室配置与维护：

-会议室应根据会议类型和规模配置相应的硬件设备，如投影仪、音响系统、白板等；

-会议室应保持整洁，设备完好，定期进行维护和检查；

-会议室内的设备使用方法应明确标识，预订者应在会议前熟悉设备操作。

第二十四条会议室使用规范：

-使用会议室时，应遵守会议室管理规定，保持安静，不在室内吸烟、进食；

-会议结束后，使用者应清理会议室内外，确保设备归位，关闭电源，妥善处理垃圾；

-严禁私自将会议室转借他人使用，确需转借时，应提前向管理部门申请。

第二十五条会议室安全与保密：

-会议室应设置适当的安全措施，如门禁系统、监控设备等；

-参会人员应妥善保管个人物品，贵重物品应随身携带；

-会议涉及敏感内容时，应确保会议室的保密性，防止信息泄露。

第二十六条会议室资源调配：

-管理部门应定期评估会议室使用情况，合理调配资源，优化使用效率；

-在会议室资源紧张时，管理部门可根据实际情况调整预订规则，确保关键会议的顺利进行；

-对于大型会议或特殊活动，管理部门应提前规划，确保会议室及相关设施满足需求。

第二十七条违规处理：

-对于违反会议室管理规定的个人或部门，管理部门有权进行提醒、警告甚至取消预订资格；

-造成的设备损坏或遗失，使用者应承担相应责任；

-恶意破坏会议室设施或严重违反规定者，将按照公司规定给予相应处罚。

第五章附则