人事档案管理办法

人事档案管理办法第一章基本原则第一条为提升档案管理效率，有效保护和利用档案资源，更好地服务于公司各项业务，依据国家档案局发布的《干部档案工作条例》，特制定本办法。第二条人事档案管理是企业组织人事工作和档案工作的重要组成部分，旨在贯彻党的干部政策，选拔和使用人才，全面了解和正确评价干部。第三条人事档案是企业人事管理部门根据党的政策，记录个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理和开发的重要依据，应由公司人力资源部集中统一管理。第四条在人事档案管理过程中，必须严格遵守党和国家关于档案保密的法律法规，确保档案的完整性和安全性。第二章体制、任务和人事档案干部第五条人事档案作为企业档案的一部分，由人力资源部统一管理，并接受公司党委和上级业务部门的指导和监督。第六条人事档案室的主要任务是贯彻执行党和国家的人事档案工作方针政策，制定企业人事档案管理制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递和提供利用公司各级员工的人事档案。第七条人事档案工作人员需认真学习马克思主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，具备正派作风和强烈责任感，不断钻研业务，提升政治和业务素质，做好本职工作。第三章人事档案材料的收集范围与归档要求第八条为全面反映个人情况，人事档案室需定期从相关部门收集员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等文件材料，充实档案内容。具体收集范围详见附件。第九条公司各级党委（总支）、厂、处室（科室）应建立主动送交人事档案材料的工作制度，由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集归档材料。归档材料需经相关部门审查签章后送交人事档案室。员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离职前全部移交档案馆。第十条收集的人事档案材料必须经过严格鉴别，确保真实准确、完整齐全、文字清晰、对象明确、手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。第十一条不属于档案范围的材料不得擅自归档，经鉴别后可分别情况处理。销毁材料必须详细登记，并报请人力资源部负责人审查批准，由专人负责监销。第十二条人事档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。第四章人事档案的管理和利用第十三条人事档案室对收集的材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。第十四条人事档案室应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，确保档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。第十五条根据安全保密、便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应坚固，具备八防等安全设施和措施，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁、整齐和适宜的温湿度。第十六条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。第五章档案的转递第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不得邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源部负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动、干部职务变动而及时调整，公司人力资源部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源部应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源部转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。第二十五条公司各