人力资源档案移交规定

人力资源档案移交规定合同编号：__________甲方（转让方）：【全称】地址：【详细地址】联系电话：【联系电话】联系人：【联系人姓名】乙方（接收方）：【全称】地址：【详细地址】联系电话：【联系电话】联系人：【联系人姓名】第一条档案范围1.1本合同所述人力资源档案包括但不限于：员工个人信息档案、劳动合同、工资福利记录、职务变动记录、奖惩记录、培训记录、离职记录等。1.2甲方应确保移交的档案内容真实、完整、有效，对于档案中存在的遗漏、错误等问题，甲方应负责补充和修正。第二条档案移交时间2.1双方确定档案移交时间为【具体日期】，如遇特殊情况，双方可协商调整移交时间。2.2甲方应在移交日前将档案整理、归档，并做好档案的分类、编号、装订等准备工作。2.3乙方应在接收档案后，对档案进行审核，以确保档案的完整性和准确性。第三条档案移交方式3.1甲方应以纸质形式向乙方移交档案，并确保档案的整洁、完整、有序。3.2双方应共同参与档案移交工作，甲方负责提供档案，乙方负责接收并签字确认。3.3档案移交过程中，双方应对档案的完整性、准确性进行核实，并共同签署《人力资源档案移交确认书》。第四条档案保管及保密4.1乙方应妥善保管接收的档案，确保档案不受损坏、丢失、泄露等风险。4.2乙方应对档案中的个人信息保密，不得泄露给无关第三方，否则应承担相应的法律责任。4.3双方应对在档案移交过程中获知的对方商业秘密、技术秘密等保密信息予以保密，未经对方同意，不得向无关第三方泄露。第五条档案使用及维护5.1乙方应按照相关法律法规和甲方的人力资源管理制度使用档案，不得擅自泄露、篡改、销毁档案。5.2乙方在档案使用过程中，如发现档案存在问题，应及时与甲方沟通，共同协商解决。5.3双方应定期对档案进行审查、更新，确保档案的准确性和有效性。第六条违约责任6.1甲方未按照约定时间、方式移交档案，或移交的档案存在严重问题，导致乙方无法正常使用档案的，乙方有权要求甲方承担违约责任。6.2乙方未按照约定方式保管、使用档案，导致档案损坏、丢失、泄露等问题的，乙方应承担相应的法律责任。6.3双方违反保密义务，泄露对方商业秘密、技术秘密等保密信息的，应承担相应的法律责任。第七条争议解决7.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第八条其他约定8.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为【有效期限】，除非一方提前终止本合同，否则合同期满后自动续约【续约期限】。8.3本合同未尽事宜，双方可另行协商补充。甲方（转让方）：【全称】乙方（接收方）：【全称】签订日期：【年】年【月】月【日】日一、附件列表：1.人力资源档案移交确认书2.员工个人信息档案3.劳动合同4.工资福利记录5.职务变动记录6.奖惩记录7.培训记录8.离职记录二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间、方式移交档案，或移交的档案存在严重问题，导致乙方无法正常使用档案。2.乙方未按照约定方式保管、使用档案，导致档案损坏、丢失、泄露等问题。3.双方违反保密义务，泄露对方商业秘密、技术秘密等保密信息。三、法律名词及解释：1.人力资源档案：包括员工个人信息档案、劳动合同、工资福利记录、职务变动记录、奖惩记录、培训记录、离职记录等。2.保密义务：指双方在合同履行过程中，对获得的对方商业秘密、技术秘密等信息予以保密，不得泄露给无关第三方。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案移交时间延迟：如遇特殊情况导致档案移交时间延迟，双方应协商调整移交时间，并提前通知对方。2.档案不完整或存在问题：双方共同审核档案，发现问题及时沟通，甲方负责补充和修正档案。3.档案保管及保密问题：乙方应加强档案保管措施，确保档案安全，同时双方共同签署保密协议，确保信息不被泄露。五、所有应用场景：1.企业间人力资源管理交接，如合并、收购、分立等情形。2.企业内部人力资