员工离职文件归档流程

员工离职文件归档流程合同编号：__________合同各方信息：甲方：（公司名称）地址：_________________________法定代表人：____________________联系电话：______________________乙方：（员工姓名）身份证号码：__________________联系电话：______________________鉴于甲方为一家合法成立并有效运营的公司，乙方为甲方之员工，甲乙双方本着平等自愿、诚实守信的原则，就乙方离职文件归档流程达成如下协议：一、离职文件归档范围1.乙方的工作证、工作服、工作邮箱账号、公司内部通讯录中的联系方式等；2.乙方的入职登记表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关文件；3.乙方的工资单、考勤记录、绩效评估报告、奖惩记录等；4.乙方在公司参加的培训、进修、学术交流等活动的相关资料；5.乙方在公司产生的知识产权、创作成果、技术秘密等相关的文件；6.其他与乙方在甲方工作期间有关的文件。二、离职文件归档流程1.乙方在提出离职申请后，应向甲方人力资源部门提交离职文件归档申请；2.甲方人力资源部门应在收到离职文件归档申请后的5个工作日内，完成对乙方离职文件的初步审核；3.甲方人力资源部门应在与乙方协商确定离职文件归档的具体时间后，安排乙方将离职文件交回公司；4.乙方应在约定的时间内，将全部离职文件交给甲方人力资源部门，并协助甲方完成文件归档工作；5.甲方人力资源部门应在收到离职文件后的10个工作日内，完成对离职文件的归档工作；6.甲方应保证归档文件的完整、真实、准确，不得泄露乙方的个人隐私信息；7.乙方应对提供的离职文件的真实性、完整性负责，并积极配合甲方的文件归档工作。三、保密及隐私保护1.甲方应对乙方提供的离职文件予以保密，不得向任何第三方披露；2.甲方不得将乙方的个人信息用于任何与离职文件归档无关的目的；3.乙方应对其在公司工作期间所接触到的商业秘密、技术秘密等予以保密，不得向任何第三方披露。四、违约责任1.若甲方未能按照本协议约定的时间完成离职文件的归档工作，应向乙方支付违约金，违约金的标准为人民币100元/天；2.若乙方未能按照本协议约定的时间将离职文件交给甲方，应向甲方支付违约金，违约金的标准为人民币100元/天；3.若甲方泄露乙方的个人隐私信息或用于与离职文件归档无关的目的，甲方应承担相应的法律责任；4.若乙方未按照本协议约定提供真实、完整的离职文件，乙方应承担相应的法律责任。五、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。如发生纠纷，双方应友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他约定1.本协议一式两份，甲乙双方各执一份；2.本协议自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效，至乙方离职文件归档工作完成之日终止。甲方（盖章）：______________________乙方（签名）：______________________签订日期：______________________一、附件列表：1.乙方的工作证、工作服、工作邮箱账号、公司内部通讯录中的联系方式等；2.乙方的入职登记表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关文件；3.乙方的工资单、考勤记录、绩效评估报告、奖惩记录等；4.乙方在公司参加的培训、进修、学术交流等活动的相关资料；5.乙方在公司产生的知识产权、创作成果、技术秘密等相关的文件；6.其他与乙方在甲方工作期间有关的文件。二、违约行为及认定：1.甲方未能按照本协议约定的时间完成离职文件的归档工作，构成违约；2.乙方未能按照本协议约定的时间将离职文件交给甲方，构成违约；3.甲方泄露乙方的个人隐私信息或用于与离职文件归档无关的目的，构成违约；4.乙方未按照本协议约定提供真实、完整的离职文件，构成违约。三、法律名词及解释：1.离职文件：指与乙方在甲方工作期间有关的各类文件；2.保密协议：指双方约定对特定信息予以保密的协议；3.竞业限制协议：指双方约定在特定条件下，乙方不得在与甲方业务相同或相似的领域从事竞争性工作的协议；4.商业秘密：指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息；5.技术秘密：指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：乙方离职文件不全或缺失；解决办法：双方协商补充遗漏的文件，或甲方根据现有文件进行归档。2.问题：甲方泄露乙方隐私信息；解决办法：甲方立即采取措施停止泄露行为，并向乙方道歉，如有必要，支付违约金。3.问题：乙方不配合归档工作；解决办法：甲方与乙方沟通，说明归档的重要性，争取乙方的配合；如乙方仍不配合，甲方可寻求法律途径解决。4.问题：归档文件的真实性、完整性存在争议；解决办法：双方共同确认归档文件的的真实性、完整性，如有必要，可请第三方专业