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文档简介

处理收到的邮件（一）主讲人：方明星职称：副教授1实训目标通过本实训掌握处理收到邮件的程序和方法。2实训背景

宏达公司是一家大公司，每天都会有大量的文件、邮件需要处理。王晨是这家公司总经理的秘书，她每天都要帮助上司整理和处理很多的文件和邮件，略为粗心就会产生疏漏，因此她上班前，要对自己工作中例行处理的问题和可能遇到的问题做一个简单的记录，并在工作结束后进行整理。这天一上班，前台就给她送来了一大摞邮件，她马上开始处理。3实训内容按照实际要求演练处理邮件的过程。处理收到邮件主要有以下几个步骤：4相关知识（一）签收邮件（二）初步分拣传达室或收发室收到邮件，再送到秘书办公室。（1)收领邮件邮件送到单位信箱，由秘书开启，取出邮件带回办公室。（2)取回邮件由专人送达需要签收的邮件，如特快专递等。（3)专人送达现代秘书到达办公室的第一件事应是检查计算机里的电子邮箱和传真机等设备。（4)电子邮件（一）签收邮件（二）初步分拣（1）按照收件人分拣。只适合于人数较少的公司或部门。（2）按照收件部门分拣。按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本单位没有设置，则把它归入与此相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入本公司的“培训中心”。（二）初步分拣（3)按照收件的重要性分拣。秘书可以在两个方面判断出邮件的重要性：一是来信人的姓名或重要来信单位的名称；二是信封上出现的挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件和带回执邮件等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。电报、特快专递、航空信等急件；政府部门或上级公司文件；业务往来公函；写明领导亲启的信函；各个单位可以根据自己的情况设置重要性汇票、汇款单；包裹、印刷

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