《ISO 41001-2018 设施管理- 管理体系 要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之7：“5 领导作用5.3 组织的岗位、职责和权限”（雷泽佳编制-2024）

《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之7：“5领导作用5.3组织的岗位、职责和权限”《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》5.3组织的岗位、职责和权限最高管理者应确保在组织内部分配并沟通相关岗位的职责和权限。最高管理者应分配职责和权限，以：a)确保设施管理体系符合本文件的要求；b)确保已制定设施管理体系的方针和目标，并与组织的战略方向相一致；c)向最高管理者报告设施管理体系的绩效；d)确保已建立设施管理过程，并与设施管理方针和目标相一致；e)制定和更新设施管理计划；f)确保管理体系、程序及任何正在使用的供应链充分支持设施管理目标的实现；g)确保设施管理体系的适宜性、稳健性、充分性和有效性；h)确保寻购战略支持设施管理体系；i)建立、评审、报告和更新设施管理体系。领导作用组织的岗位、职责和权限最高管理者应确保在组织内部分配并沟通相关岗位的职责和权限；最高管理者：指组织内负责指挥和控制设施管理体系的最高层级人员，他们负责制定组织的战略方向，确保设施管理体系与组织目标相一致，并为体系的实施提供必要的资源和支持。他们通常是组织的首席执行官（CEO）、总经理或其他高级管理人员，具有对设施管理体系进行全面领导、决策和资源分配的权力；组织的岗位：指在设施管理体系中，根据组织的业务需求和设施管理目标，明确界定并分配给特定个人或团队的一系列职责和功能的集合。相关岗位包括但不限于以下具有典型代表性的岗位：设施管理经理：负责全面规划和监督设施管理的各项活动，确保设施的有效运行和维护；设施维护工程师：专注于设施的日常维护和紧急维修，确保设施设备的正常运行；能源管理专员：负责设施的能源管理，包括能源监控、节能措施的实施和能源效率的提升；安全与环境管理专员：负责设施的安全管理和环境合规，包括安全规程的制定、安全培训的实施以及环境影响的监测和控制；空间规划专员：负责设施的空间规划和优化，以提高空间利用率和工作效率；采购与合同管理专员：负责设施管理相关设备和服务的采购，以及合同管理，确保供方提供的服务符合组织需求；项目管理专员：负责设施管理相关项目的规划、执行和监控，确保项目按时按质完成；质量与合规专员：负责确保设施管理活动符合组织的质量标准和相关法律法规要求；数据分析师：负责收集、分析和解读设施管理相关数据，为决策提供数据支持；客户服务专员：负责与设施使用者和相关方的沟通，解决他们在使用设施过程中遇到的问题和投诉。职责：指组织内各岗位所应承担的任务和责任。在设施管理体系中，每个岗位都有其特定的职责，这些职责与设施管理的目标、过程和活动密切相关。职责的明确划分有助于确保每个人都知道他们应该做什么，以及他们的工作如何影响整个设施管理体系的有效性；权限：权限指组织内各岗位在执行其职责时所拥有的权力和影响力。在设施管理体系中，每个岗位都被赋予了一定的权限，以确保他们能够有效地履行其职责。这些权限可能包括决策权、资源调配权、监督权等，具体取决于岗位的性质和级别；分配与沟通：指最高管理者在组织内部将设施管理体系的职责和权限分配给各个岗位，并通过有效的沟通机制确保每个岗位的人员都清楚自己的职责和权限。这包括制定岗位说明书、进行职责分配会议、提供培训和支持等措施，以确保每个人都能够理解并履行自己的职责；在组织内部分配并沟通相关岗位的职责和权限的核心目的：这些岗位及其相关职责和权限的分配，对于设施管理体系的有效运行至关重要；确保责任明确：每个岗位都清楚自己的职责范围，避免避免工作重叠或重复劳动、遗漏或混淆、工作推诿等现象；提高工作效率：员工能够迅速响应设施管理中的问题，并采取有效的措施加以解决；促进团队协作：明确的职责和权限有助于团队成员之间的沟通和协调，共同推动设施管理体系的发展；增强决策能力：适当的权限分配使岗位上的个人或团队能够自主决策，快速应对设施管理中的挑战；保障设施安全：明确的职责和权限有助于确保设施的安全合规运行，减少事故和损失的发生；提升组织绩效：通过明确职责和权限，最高管理者可以激励员工更好地履行自己的职责，进而提升整个组织的绩效。这包括提高设施的运行效率、降低维护成本、增强客户满意度等。最高管理者应分配职责和权限，以确保：设施管理体系符合ISO41001标准的要求；最高管理者分配职责和权限的最终目的是确保设施管理体系能够全面、有效地满足ISO41001标准的要求。这包括确保体系的设计、实施、运行、监视、测量、审核、管理评审以及持续改进等方面都符合标准的规定。为了实现这一目标，最高管理者需要确保以下几点：全面准确理解ISO41001标准的要求：ISO41001旨在为组织提供一个框架，以确保其设施管理的有效性、效率和持续改进。该标准涵盖了设施管理的各个方面，包括策划、支持、运行、绩效评价和改进。为了确保设施管理体系符合ISO41001标准的要求，最高管理者首先需要全面、准确地理解这些要求。识别和确定ISO41001标准所要求的过程：ISO41001标准中详细列出了建立、实施、保持和持续改进设施管理体系所需的一系列过程。最高管理者需要识别并确定这些过程，以确保设施管理体系的全面覆盖和有效实施。这些过程包括但不限于：设施管理策划：确定设施管理目标、策略和计划；支持过程：包括资源管理、人员能力和意识提升、沟通等；设施管理运行：涉及设施的日常维护、修理、更新、改造等活动；绩效评价：通过监视、测量、分析和评价设施管理体系的绩效，确保其有效性；持续改进：基于绩效评价的结果，识别改进机会并采取相应措施。对每个过程指定“过程负责人”：为了确保每个过程得到有效执行和监视，最高管理者应为每个关键过程指定一个“过程负责人”。这些负责人将负责确保该过程的顺利实施，包括资源调配、进度跟踪、问题解决等。通过指定过程负责人，可以明确责任，提高工作效率，并确保设施管理体系的各个部分都得到有效管理；建立制定设施管理体系过程职能与职责分配表：为了进一步明确各岗位的职责和权限，最高管理者应组织制定设施管理体系过程职能与职责分配表。该表格应详细列出每个过程的名称、负责人、参与人员及其具体职责。这样不仅可以确保每个人都清楚自己的角色和责任，还可以促进团队之间的协作和沟通。指定专门部门或专人负责设施管理体系相关工作：除了为每个过程指定负责人外，最高管理者还应考虑指定一个专门部门或专人负责设施管理体系的整体运行和协调工作。这个部门或人员将负责设施管理体系的日常管理、监督和改进工作，确保设施管理体系的有效运行和持续改进。制定设施管理体系的方针和目标，并与组织的战略方向相一致；制定设施管理体系的方针和目标方面的职责与权限分配明确职责：最高管理者应指定具体的部门或个人（如设施管理部门或设施管理负责人）负责制定设施管理体系的方针和目标。被指定的部门或个人应具备相应的专业知识和经验，以确保方针和目标的科学性和实用性；赋予权限：最高管理者应赋予被指定部门或个人足够的权限，以便他们能够调动必要的资源、协调相关部门和人员，顺利开展方针和目标的制定工作；监督与支持：最高管理者应监督方针和目标制定工作的进展，并提供必要的支持和指导，确保工作按计划顺利进行。制定设施管理体系的方针和目标方面的职责与权限分配操作提示识别制定设施管理体系的方针和目标要做的工作；理解组织战略方向；分析组织愿景与使命：明确组织的长远发展目标、核心价值观和业务领域；评估当前设施管理现状：了解现有设施管理体系的运行状况、存在的问题和潜在改进空间。制定设施管理体系方针；明确设施管理原则：确立设施管理的核心原则，如可持续性、安全性、效率等；设定总体方向：为设施管理体系设定一个明确的总体发展方向，确保与组织战略方向一致。确定设施管理目标；量化具体指标：将设施管理方针转化为可量化的具体目标，如设施维护成本降低比例、设施运行效率提升百分比等；设定时间框架：为每个目标设定明确的时间框架，以便跟踪进度和评估成效。确保方针和目标的适用性；考虑内外部因素：分析可能影响方针和目标实现的内外部因素，如法律法规变化、市场需求波动等；评估资源需求：评估实现方针和目标所需的资源，包括人力、物力和财力等。沟通与实施。内部沟通：确保设施管理体系的方针和目标在组织内部得到广泛传播和深入理解；制定实施计划：根据方针和目标制定详细的实施计划，明确责任分工和时间节点。针对这些要做的工作，分配至对应部门（或岗位）。战略管理部门或高层管理团队；职责：负责理解组织战略方向，确保设施管理体系的方针和目标与组织战略相一致；权限：有权决策和调整设施管理体系的总体方向和目标。设施管理部门；职责：负责评估当前设施管理现状，制定具体的设施管理方针和目标，以及实施计划；权限：有权组织和协调设施管理体系的建设和运行，监控目标实现情况。人力资源部门；职责：协助设施管理部门进行内部沟通，确保设施管理体系的方针和目标得到广泛传播；权限：负责相关人员的培训和能力提升，支持设施管理体系的实施。财务部门；职责：评估实现设施管理体系方针和目标所需的资源需求，提供财务支持；权限：有权审批与设施管理体系相关的预算和费用支出。其他相关部门（如安全、环保、采购等部门）。职责：根据设施管理体系的方针和目标，参与制定和实施相关的政策和措施；权限：在各自职责范围内，支持和配合设施管理体系的建设和运行。确保设施管理体系的方针和目标与组织的战略方向相一致方面的职责与权限分配战略导向：最高管理者应首先明确组织的战略方向和目标，确保设施管理体系的方针和目标与之紧密相连。在制定方针和目标时，应充分考虑组织的长期发展规划、市场竞争环境、客户需求等因素。跨部门协作：设施管理体系涉及多个部门和职能领域，因此最高管理者应促进跨部门协作，确保设施管理部门在制定方针和目标时能够充分听取其他部门的意见和建议。这有助于确保方针和目标更加全面、更具可操作性，并与组织的整体战略保持一致。定期评审与调整：最高管理者应建立定期评审机制，对设施管理体系的方针和目标进行评审和调整。通过定期评审，可以及时发现方针和目标与组织战略方向之间的偏差，并采取相应措施进行纠正，以确保两者始终保持一致。确保设施管理体系的方针和目标与组织的战略方向相一致方面的职责与权限分配操作提示识别相关核心工作：为确保设施管理体系的方针和目标与组织的战略方向相一致，需要开展以下核心工作：战略分析：深入理解组织的整体战略，明确其方向、目标和核心价值观；方针制定：基于战略分析，制定设施管理体系的方针，确保其与组织战略紧密相连；目标设定：根据方针，设定具体、可衡量、可达成、相关性强、时限明确的设施管理目标。一致性审查：定期审查方针和目标，确保其始终与组织的战略方向保持一致。分配职责：为确保上述工作的有效执行，最高管理者应合理分配职责：战略分析：职责：由高层管理团队或战略规划部门负责。权限：提供必要的资源和支持，确保战略分析的准确性和深度。方针制定：职责：设施管理部门或相关负责人，在高层管理团队的指导下进行。权限：确保设施管理方针的制定能够充分考虑组织战略，并得到高层管理团队的批准。目标设定：职责：设施管理部门，结合实际情况和战略要求设定目标。权限：确保目标设定过程科学、合理，并得到相关部门的支持和配合。一致性审查：职责：设施管理部门和高层管理团队共同负责。权限：定期对方针和目标进行审查，及时调整以确保与组织战略的一致性。设定权限：在分配职责的同时，最高管理者还应明确相应的权限，以确保工作的顺利进行：决策权：确保设施管理部门在方针制定和目标设定过程中有足够的决策权，同时高层管理团队保留对方针和目标的最终审批权；资源调配权：设施管理部门应有权调配必要的资源（如人力、物力、财力）以支持方针和目标的实现；协调权：确保设施管理部门在与其他部门协作时，有足够的协调权，以解决可能出现的冲突和问题；监督权：高层管理团队应保留对方针和目标执行情况的监督权，以确保其得到有效执行并与组织战略保持一致。向最高管理者报告设施管理体系的绩效；报告目的：通过定期报告，使最高管理者能够全面了解设施管理体系的绩效，及时发现问题并采取相应措施，确保体系的持续改进和有效运行；明确报告责任主体：最高管理者应指定一个或多个关键岗位或部门，作为负责收集和整理设施管理体系绩效数据的责任主体。这些主体应具备足够的专业知识和能力，以确保绩效数据的准确性和完整性；界定报告内容：包括设施管理体系的运行情况、目标达成情况、绩效数据(如设施的运行效率、维护成本、能耗情况、客户满意度等)、存在的问题、改进的机会以及未来规划等；确立报告流程和机制：最高管理者应建立一套清晰、高效的报告流程和机制，确保绩效数据能够及时、准确地传递至最高管理者。这包括确定报告提交的路径、时间节点和审核流程等；提供必要的支持和资源：最高管理者应为报告责任主体提供必要的支持和资源，如培训、技术支持、资金等，以确保他们能够顺利履行报告职责。建立设施管理过程并与设施管理方针和目标相一致；建立设施管理过程涉及的具体活动：建立设施管理过程是一个系统性的工作，它涵盖了从设施规划、设计、建设到运营、维护和报废的全生命周期。具体来说，这些活动包括但不限于：设施规划：根据组织的需求和战略，制定设施的整体规划，包括选址、布局、规模等；设施设计：依据规划，进行详细的设计工作，确保设施的功能性、安全性和经济性；设施建设：按照设计图纸，进行设施的施工和建造，确保工程质量和进度；设施运营：设施投入使用后，进行日常的运营和维护，确保设施的正常运行和延长使用寿命；设施维护：定期对设施进行检查、维修和保养，预防设施故障和损坏；设施报废：当设施达到使用寿命或无法满足需求时，进行报废处理，确保安全和环保。分配设施管理过程涉及的具体活动所对应的职责和权限；识别关键活动：首先，需要识别出设施管理过程中的关键活动，这些活动对设施的性能和安全性有重要影响；确定职责和权限：针对每个关键活动，明确谁负责执行、谁负责监督、谁负责决策等，确保每个活动都有明确的责任人。确保建立的设施管理过程与设施管理方针和目标相一致的活动及职责权限分配。制定设施管理方针和目标：首先，需要明确设施管理的整体方针和目标，这些方针和目标应与组织的战略和需求相一致；评估现有过程：对现有设施管理过程进行评估，识别出与方针和目标不一致的地方；制定改进计划：针对评估结果，制定改进计划，明确需要调整的活动和期望达到的效果；分配改进任务的职责和权限：将改进计划中的任务分配给相关部门和人员，明确他们的职责和权限，确保改进计划的顺利实施。制定和更新设施管理计划；识别制定和更新设施管理计划需要开展的活动；需求分析与评估：分析组织的设施需求，包括当前设施的使用状况、未来扩展计划、法规遵从性要求等。评估现有设施的性能、效率和可持续性，识别改进区域；目标设定：根据需求分析和评估结果，设定设施管理的具体目标，这些目标应与组织的总体战略和资产管理方针相一致；策略与计划制定：制定实现设施管理目标的策略和计划，包括设施的日常维护、预防性维护、改造升级、资产处置等；风险与机遇管理：识别设施管理过程中可能遇到的风险和机遇，如设施故障、技术更新、法规变化等。制定应对风险和抓住机遇的措施，确保设施管理的顺利进行；资源分配：根据设施管理计划，分配必要的人力、物力、财力等资源，确保计划的实施；沟通与协作：与内部相关部门和外部合作伙伴进行沟通，确保他们了解设施管理计划的内容和要求；监视与评审：监视设施管理计划的实施进度和效果，及时发现并解决问题。定期评审设施管理计划的有效性，根据需要进行调整和优化。分配制定和更新设施管理计划的职责和权限。需求分析与评估；职责分配：设施管理部门或专业团队负责进行需求分析和评估；权限设置：他们有权访问组织内部和外部的相关数据和信息，以便进行准确的分析和评估。目标设定；职责分配：高级管理层或设施管理部门负责人负责设定设施管理目标；权限设置：他们有权根据组织的总体战略和资产管理方针，制定具体的设施管理目标。策略与计划制定；职责分配：设施管理部门或跨部门团队负责制定策略和计划；权限设置：他们有权协调各部门资源，确保计划的可行性和有效性。风险与机遇管理；职责分配：风险管理团队或设施管理部门负责识别和管理风险与机遇；权限设置：他们有权采取必要的措施来应对风险和抓住机遇，确保设施管理的顺利进行。资源分配；职责分配：财务部门或资源管理部门负责资源分配；权限设置：他们有权根据设施管理计划的需求，分配必要的人力、物力、财力等资源。沟通与协作；职责分配：设施管理部门或公关部门负责沟通与协作工作；权限设置：他们有权与内部相关部门和外部合作伙伴进行沟通，建立协作机制。监控与评审。职责分配：设施管理部门或质量管理团队负责监视与评审工作；权限设置：他们有权定期检查设施管理计划的实施情况，并根据需要进行调整和优化设施管理体系、程序及任何正在使用的供应链充分支持设施管理目标的实现；设施管理体系的支持；定义：设施管理体系指组织建立设施管理方针和设施管理目标以及实现这些目标的过程的相互关联或相互作用的一组要素；要求：最高管理者应确保设施管理体系得到充分的支持和资源，以有效支持设施管理目标的实现。这包括确保体系文件（如政策、程序、作业指导书等）的完善性、适宜性和有效性。程序的支持；定义：程序是为完成特定任务或活动而制定的一系列步骤或方法。在设施管理体系中，程序通常用于规范各项设施管理活动；要求：最高管理者应确保所有与设施管理相关的程序都得到有效执行，并且这些程序能够充分支持设施管理目标的实现。这包括定期审查、更新和优化程序，以确保其与当前需求和最佳实践保持一致。供应链的支持。定义：供应链指从原材料采购到最终产品交付给客户的整个过程中涉及的所有组织、活动和资源。在设施管理中，供应链可能包括设备供方、服务提供商等；要求：最高管理者应确保供应链的每个环节都能充分支持设施管理目标的实现。这包括选择可靠的供方、建立有效的合作关系、监控供应链绩效等。同时，还应考虑供应链中的风险和机遇，并采取相应的措施进行管理和应对。需开展的活动和职责与权限分配。设施管理体系的建立与优化：最高管理者负责总体策划和决策；设施管理部门负责具体实施和监控；程序制定与执行：设施管理部门负责制定程序；各执行部门负责按程序操作；质量管理部门负责监督程序执行；供应链管理与协调：采购部门负责供方选择和管理；设施管理部门负责与供方沟通协作；设施管理目标的实现与监控：设施管理部门负责设定和分解目标；各执行部门负责具体实现；最高管理者负责总体监视和评价；资源配置与支持：财务部门负责预算编制和资金管理；人力资源部门负责人员配置和培训；设施管理部门负责提出资源需求。设施管理体系的适宜性、稳健性、充分性和有效性；设施管理体系的适宜性、稳健性、充分性和有效性的涵义；确保设施管理体系的适宜性：指设施管理体系与组织的目标、规模、业务活动以及外部环境等因素的匹配程度。最高管理者应通过合理的职责和权限分配，确保设施管理体系能够适应组织的特点和需求，从而发挥其最大效用；确保设施管理体系的稳健性：指设施管理体系在面对内部或外部变化时，能够保持稳定运行并有效应对风险的能力。最高管理者应确保各岗位在履行职责时，能够充分考虑潜在的风险和变化，并制定相应的预防和应对措施，以维护体系的稳健性；确保设施管理体系的充分性：指设施管理体系在覆盖组织的所有设施管理活动方面是否足够全面。最高管理者应确保职责和权限的分配能够覆盖到设施管理的各个方面，包括设施规划、设计、建设、运营、维护、改造和报废等全生命周期活动；确保设施管理体系的有效性：指设施管理体系在实现组织设施管理目标方面的实际成效。最高管理者应通过定期的监督和评估，确保各岗位在履行职责时能够按照体系要求执行，并取得预期的效果。同时，最高管理者还应鼓励持续改进，不断提升设施管理体系的有效性。为确保设施管理体系的适宜性、稳健性、充分性和有效性需开展的活动；确保设施管理体系的适宜性需开展的活动；识别组织的需求和目标：确保设施管理体系与组织的目标、战略和业务需求相匹配；评估内外部环境：了解并评估可能影响设施管理体系的内外部因素，如法规变化、技术进步、客户需求等。确保设施管理体系的稳健性需开展的活动；风险管理：建立并维护有效的风险管理机制，识别、评估和控制可能影响设施管理活动的风险；应急准备和响应：制定应急计划，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地应对，减少损失。确保设施管理体系的充分性需开展的活动；资源提供：确保设施管理体系获得必要的资源，包括人力、物力、财力和技术支持；过程控制：对设施管理过程中的关键活动进行有效控制，确保它们按照既定的程序和标准执行。确保设施管理体系的有效性需开展的活动；绩效监视和测量：定期对设施管理体系的绩效进行监视和测量，评估其是否达到预期目标；持续改进：根据绩效监视和测量的结果，识别改进机会，采取措施不断提升设施管理体系的有效性。分配设施管理体系的适宜性、稳健性、充分性和有效性涉及的职责和权限明确责任主体；最高管理者：负责总体策划、决策和监督，确保设施管理体系与组织战略一致；设施管理部门：负责设施管理体系的日常运行和管理，包括制定和执行相关程序、标准等；其他部门：如人力资源、财务、技术等部门，根据需要在设施管理体系中提供支持。分配具体职责；识别组织需求和目标：由最高管理者或战略管理部门负责，设施管理部门参与；评估内外部环境：由设施管理部门牵头，联合市场、法务等部门共同完成；风险管理：由设施管理部门或专门的风险管理部门负责，相关部门配合；应急准备和响应：由设施管理部门或安全管理部门负责，确保各部门了解并遵守应急计划；资源提供：由最高管理者或财务部门负责，确保设施管理体系获得必要的资源；过程控制：由设施管理部门负责，对关键过程进行控制和监督；绩效监视和测量：由设施管理部门或专门的绩效管理部门负责，定期收集和分析数据；持续改进：由最高管理者推动，设施管理部门具体执行，鼓励全员参与。明确权限范围；决策权：最高管理者拥有最终决策权，对设施管理体系的重大事项进行审批；执行权：设施管理部门负责日常管理和执行工作，确保设施管理体系的有效运行；监督权：内部审计或质量管理部门负责对设施管理体系进行监督和审核，确保其符合标准要求。寻购战略支持设施管理体系；寻购战略：指组织在采购资产或服务时采取的策略和方法。这不仅包括选择供方和签订合同，还涉及确保所采购的资产或服务能够符合组织的资产管理方针和目标；支持设施管理体系：寻购战略应与组织的设施管理体系相协调，确保采购的资产或服务能够融入并强化该体系；确保寻购战略支持设施管理体系相应的职责和权限分配；寻购战略的制定：最高管理者或指定的高级管理人员负责总体战略的制定和审批。供应链评估与选择：采购部门负责供方的初步筛选和评估，设施管理部门参与评估并提供专业意见。合同条款与条件的设定：法律部门或合同管理部门负责合同条款的起草和审核，设施管理部门提供技术要求。供方绩效监视：采购部门负责日常绩效监视，设施管理部门参与定期评估并提供反馈。持续改进：设施管理部门牵头，联合采购部门和其他相关部门共同推动供应链管理的持续改进。建立、评审、报告和更新设施管理体系。建立设施管理体系：最高管理者应确保有专门的人员或团队负责设施管理体系的初步建立工作。这包括制定体系框架、编写相关文件、明确管理流程和制度等；评审设施管理体系：设施管理体系建立后，需要定期进行评审，以评估其有效性、适应性和持续改进的潜力。最高管理者应确保这一评审工作得到有效执行，并及时获取评审结果，以便做出相应调整；报告设施管理体系：组织需要向内部管理层、相关利益方以及外部监管机构报告设施管理体系的运行情况、绩效成果及存在的问题。最高管理者应确保这一报告机制的顺畅运行，确保信息的准确性和及时性；更新设施管理体系：随着组织内外部环境的变化以及设施管理理论和实践的发展，设施管理体系需要不断更新和完善。最高管理者应确保这一更新工作得到及时推进，以适应新的管理要求和挑战。建立、评审、报告和更新设施管理体系对应的职责和权限分配。建立设施管理体系；最高管理者：负责制定设施管理体系的方针和目标，确保其与组织战略一致；设施管理部门：负责具体制定设施管理体系的程序、作业指导书等成文信息，并确定管理体系的范围和组织结构；各部门负责人：参与设施管理体系的建立，确保本部门的设施管理活动符合管理体系要求。评审设施管理体系；最高管理者：主持或指定人员主持设施管理体系的评审工作；设施管理部门：负责收集评审所需的资料和数据，准备评审报告；各部门负责人：参与评审，提供本部门设施管理活动的运行情况和改进建议。报告设施管理体系；设施管理部门：负责编制设施管理体系的运行报告，包括绩效数据和改进措施的实施情况；最高管理者：审核并批准设施管理体系的运行报告，确保其准确性和完整性；相关部门：负责向本部门内部通报设施管理体系的运行情况，并传达最高管理者的要求和期望。更新设施管理体系。最高管理者：批准设施管理体系的更新计划，确保其与组织战略和法律法规要求一致；设施管理部门：负责具体组织设施管理体系的更新工作，包括修订程序、作业指导书等成文信息；各部门负责人：参与设施管理体系的更新过程，确保本部门的设施管理活动适应新的管理体系要求。在分配相关岗位时，应涉及以下方面：简要介绍哪些岗位与设施管理体系的治理相关，其可能包括完全致力于体系的岗位或仅部分参与体系的岗位；岗位与设施管理体系的治理相关性：在分配岗位时，首先需要明确哪些岗位与设施管理体系的治理直接相关。这些岗位可能涵盖从高层管理者到基层操作人员的各个层级，具体包括但不限于：高层管理者：如设施管理总监、部门经理等，他们负责制定设施管理战略、目标和政策，对体系的整体运行负有最终责任；中层管理者：如设施经理、项目经理等，他们负责具体执行高层管理者的决策，监督设施的日常运营和维护，确保体系要求得到落实；基层操作人员：如维修工、保洁员、安保人员等，他们直接参与设施的日常管理和维护，是体系运行的基础。完全致力于设施管理体系的岗位；设施管理负责人：作为设施管理体系的最高管理者，负责全面领导、策划和监督设施管理体系的运行，确保其符合ISO41001标准的要求，并推动持续改进。设施管理主管/经理：直接负责设施管理的日常运营，包括资源分配、任务协调、绩效评估等，确保各项设施管理活动高效、有序进行。合规性主管：专门负责监督设施管理体系的合规性，包括法律法规的遵守、内部政策的执行等，确保组织避免因违规而带来的风险。部分参与设施管理体系的岗位；高级管理层成员：虽然他们可能不直接参与设施管理的日常运营，但作为组织的决策者，他们对设施管理体系的战略方向和资源配置有重要影响；财务部门相关人员：在设施管理体系中，财务部门负责提供资金支持、评估设施管理活动的经济效益等，因此与设施管理体系紧密相关；人力资源部门相关人员：负责设施管理相关人员的招聘、培训、绩效评估等，对提升设施管理团队的能力和素质具有重要作用；以阐述体系相关岗位说明的方式来保持清晰度和一致性；阐述体系相关岗位说明：目的：岗位说明是组织内部对特定岗位职责、权限、资格要求以及工作内容的详细描述。在资产管理体系中，通过阐述这些岗位说明，可以确保每个岗位的人员都清楚自己的职责所在，以及如何与其他岗位协同工作；内容：岗位说明应包含但不限于岗位名称、直接上级、下属岗位、岗位目的、主要工作内容、任职资格、权责范围等关键信息。这些信息应当具体、明确，避免模糊和歧义。保持清晰度和一致性。清晰度：岗位说明的清晰度对于员工理解和执行其职责至关重要。清晰的岗位说明能够使员工迅速了解自己的工作要求和期望结果，从而减少误解和沟通障碍；一致性：在设施管理体系中，不同岗位之间的工作是相互关联和影响的。因此，保持岗位说明的一致性对于确保整个体系的顺畅运行具有重要意义。这包括岗位职责的界定、工作流程的衔接、信息交流的渠道等方面的一致性。实现方式：为了保持清晰度和一致性，组织可以采取多种措施，如制定统一的岗位说明模板、定期组织岗位说明的评审和更新、加强内部沟通和培训等。这些措施有助于确保岗位说明的准确性和时效性，以适应组织内外部环境的变化。分配关于设施管理体系特定要素符合性的职责；特定要素：设施管理体系包含多个特定要素，这些要素共同构成了体系的核心框架。每个要素都有其特定的要求和标准，需要岗位人员负责确保其得到有效执行。这些要素可能包括但不限于：设施规划与设计：涉及设施的初步规划、设计以及后续的改造和优化；设施运营与维护：涵盖设施的日常运营、维护以及紧急情况下的应对措施；设施安全与风险管理：确保设施的安全性，识别并管理潜在的风险；设施性能评估与改进：对设施的性能进行定期评估，并根据评估结果提出改进措施。符合性：符合性指岗位人员所负责的设施管理体系要素应满足ISO41001标准的要求。这要求岗位人员不仅要熟悉标准的内容，还要能够将其应用到实际工作中，确保体系的有效运行；分配特定要素符合性职责：在分配职责时，组织应根据每个岗位的特点和人员的能力，明确其在确保设施管理体系特定要素符合性方面的具体责任。在分配特定要素符合性职责时，应考虑以下因素：岗位性质与职责：根据岗位的性质和职责范围，确定其在设施管理体系中的特定要素；员工能力与经验：分配职责时应考虑员工的能力和经验，确保他们有能力胜任所分配的职责。分配关于启动措施、提出变更或对体系要素的输出进行响应的权限。分配关于启动措施的进行响应的权限启动措施定义：指在设施管理体系建立初期或体系运行过程中，为推动体系有效运行而采取的一系列行动或决策。这些措施可能涉及新流程的实施、新标准的引入、新政策的制定等。权限分配：组织应明确哪些岗位或人员具有启动这些措施的权限。这通常包括高级管理层、设施管理部门负责人或特定领域的专家。他们应能够根据组织需求和体系发展，及时启动必要的措施，以确保体系的适应性和有效性。分配关于提出变更进行响应的权限提出变更的定义：指识别设施管理体系变更需求，并正式向相关部门或人员提出变更建议的过程；权限分配：组织应明确哪些岗位或人员有权提出变更。这通常涉及对体系有深入了解、能够识别潜在改进机会的人员。他们应能够根据实际情况，及时提出合理的变更建议，以推动体系的持续优化。分配关于对设施管理体系要素的输出进行响应的权限设施管理体系要素的输出和进行响应的定义：指设施管理体系中各个要素产生的结果或影响。对体系要素的输出进行响应指根据这些结果或影响，采取相应的行动或措施，以确保体系的有效性和持续改进；权限分配：组织应明确哪些岗位或人员具有对体系要素输出进行响应的权限。这通常包括负责监视和评价体系运行效果的岗位，如内部审核员、质量管理人员等。他们应能够及时发现体系运行中的问题或不足，并采取有效的响应措施，以维护体系的稳定性和有效性。对于职责的分配，宜注意以下方面：明确定义各个岗位的职责；核心要求：每个岗位的职责必须被清晰、准确地定义。明确的职责定义有助于避免工作重叠、责任不清等问题，从而提高工作效率和团队协作能力；实施建议。对组织内的所有岗位进行全面梳理，确保每个岗位都有明确的职责描述。职责描述应具体、可衡量，便于员工理解和执行。定期评审和更新岗位职责，以适应组织发展和外部环境的变化。确保体系任一特定部分的符合性，有且只有一个岗位负责；“特定部分”：指设施管理体系中的各个组成部分，如设施规划、设计、建造、运营、维护等各个阶段，或是设施管理中的安全、环境、能源等各个方面；核心要求：对于设施管理体系中的任何一个特定部分，应确保只有一个岗位对其符合性负责。这一原则确保每项工作都有明确的责任人，避免多个岗位对同一部分工作负责导致的责任不清、工作冲突或重复劳动。实施建议。对设施管理体系进行全面梳理，明确各个部分的职责边界；为每个特定部分指定一个明确的负责岗位，并在相关文件中明确记录；定期对职责分配进行审查和更新，以适应体系变化和发展的需求。设立一个总体负责的岗位，用于监督整个体系的绩效和符合性。核心要求：应设立一个总体负责的岗位。对于设施管理体系中设立的总体负责岗位，其通常的名称可能包括但不限于以下几种：设施管理总监（或分管领导）：这个职位通常负责全面监督设施管理体系的运营，确保绩效和符合性达到既定标准；设施管理经理：作为管理体系的日常运营负责人，设施管理经理负责监督体系的执行情况，确保各项活动和流程的有效运作；首席设施官：在一些大型组织中，特别是那些高度依赖设施管理的企业，可能会设立首席设施官这一高级职位，以负责整个设施管理体系的战略规划和监督；资产管理主任：如果设施管理体系与资产管理紧密相关，可能会由资产管理主任来总体负责，确保设施资产的有效管理和体系的绩效；运营总监：在设施管理作为组织运营一部分的情况下，运营总监可能会负责监督设施管理体系的绩效和符合性，确保其与组织整体运营目标一致。岗位职责：该岗位的主要职责是监督整个设施管理体系的绩效和符合性，重要性：设立总体负责岗位是确保设施管理体系持续有效运行的关键。通过该岗位的监督，可以及时发现并解决体系运行中的问题，推动体系的持续改进。实施建议：明确总体负责岗位的具体职责和权限，确保其能够独立、客观地履行监督职责；定期对总体负责岗位进行培训和考核，提高其专业素养和监督能力；建立健全的监督机制，确保总体负责岗位能够及时、准确地获取体系运行的相关信息，并进行有效监督。对设施管理体系负有总体责任的人员应履行的职责。对设施管理体系负有总体责任的人员应：确保体系为需求组织的战略目标服务，而不仅仅是为了满足体系自身的符合性要求；核心职责：对设施管理体系负有总体责任的人员，其首要任务是确保该体系能够紧密围绕并服务于组织的战略目标：超越合规性：体系的存在不仅仅是为了满足外部的符合性要求或标准，如ISO认证等。虽然符合性是重要的，但它不应是体系存在的唯一目的：战略对齐：设施管理体系应与组织的长期战略目标和短期业务需求保持高度一致。这意味着体系的设计、实施和改进都应考虑如何最有效地支持组织的整体战略：价值创造：通过确保体系与战略目标的对齐，设施管理体系能够为组织创造更大的价值，包括提高运营效率、降低成本、增强客户满意度等。将各个过程落实到位，以确保体系符合ISO41001标准和相关标准的要求；核心职责：对体系负有总体责任的人员需要确保所有过程都被有效执行，以达到预期的结果；符合标准要求：设施管理体系不仅要遵循ISO41001的具体规定，还要考虑到其他相关标准（如行业标准、国家法规等）的要求。这要求负责人对标准有深入的理解，并能够将其应用到实际的管理过程中；过程管理：将各个过程落实到位，涉及到对设施管理全过程的细致规划和监控。这包括设施的规划、设计、建设、运营、维护以及报废等各个阶段。每个阶段都需要有明确的目标、责任人和执行标准，以确保整个体系的顺畅运行。安排对设施管理体系和符合性的例行定期评审；例行定期评审的目的；确保有效性：通过定期评审，可以检查设施管理体系是否按照既定的要求运行，确保其有效性和高效性；发现不足：及时发现体系运行中存在的问题和不足之处，以便及时采取措施进行纠正和改进；持续改进：基于评审结果，对设施管理体系进行必要的调整和优化，推动其持续改进。评审安排；频次：例行定期评审应定期进行，具体的频次应根据组织的规模、复杂程度以及设施管理活动的特点来确定。一般来说，建议至少每年进行一次全面的评审；方式：评审可以采用多种方式进行，如内部审核、管理评审、自我评估等。无论采用何种方式，都应确保评审的全面性、客观性和有效性；参与人员：评审应由对设施管理体系负有总体责任的人员组织，并邀请相关部门和岗位的代表参与。必要时，还可以邀请外部专家或顾问提供独立意见；记录与报告：评审过程中应做好详细的记录，包括评审时间、地点、参与人员、评审内容、发现的问题及改进措施等。评审结束后，应编制评审报告，对评审结果进行总结和分析，并提出改进建议。评审后的行动。整改措施：针对评审中发现的问题和不足，应制定具体的整改措施，并明确责任人和完成时间；跟踪验证：对整改措施的实施情况进行跟踪验证，确保问题得到有效解决。确保提供适当的信息，以便确认体系过程得到了正确记录，并与组织的设施管理方针和相应目标保持一致；确保提供适当的信息目的：此条款的目的是确保设施管理体系中的关键信息得到及时、准确和充分的提供，以便相关人员能够了解体系的运行状况，做出基于事实的决策，并采取必要的行动；关键信息：包括但不限于体系过程的记录、设施管理绩效数据、风险评估结果、改进措施的执行情况等；适当性：提供的信息应具有相关性、准确性、完整性和时效性，以满足不同层级和职能的人员对信息的不同需求。确认设施管理体系过程得到了正确记录体系过程：设施管理体系包括多个相互关联的过程，如设施规划、设计、建设、运营、维护和报废等；正确记录：这些过程需要被正确、完整地记录下来，以便追溯、分析和改进。记录应包括过程的输入、输出、执行者、执行时间、执行结果等关键要素；目的：确保体系过程得到正确记录的目的在于提供体系运行的证据，证明体系符合ISO41001的要求，并为持续改进提供依据。与组织的设施管理方针和相应目标保持一致。设施管理方针：是组织关于设施管理的总体意图和方向，它应体现组织的核心价值观、使命和愿景，并为设施管理体系的建立和运行提供指导；相应目标：是设施管理方针的具体化，应具有可衡量性、可达成性、相关性和时限性。这些目标应与设施管理体系的各个过程相关联，并体现持续改进的要求；一致性：提供的信息应确保体系过程与设施管理方针和相应目标保持一致，即体系过程应有助于实现设施管理方针和相应目标，且记录应反映这一过程。评审和批准向组织最高管理者报告设施管理体系绩效的适当程序；评审程序；负有总体责任的人员需要评审现有的报告程序，确保其能够准确、全面地反映设施管理体系的绩效；评审过程应包括程序的适用性、有效性以及是否符合组织的需求和目标。批准程序；在评审的基础上，负有总体责任的人员需要批准那些被认定为适当且有效的报告程序；批准的程序应成为组织内部报告设施管理体系绩效的标准流程。报告内容；报告应包含设施管理体系的关键绩效指标，如设施的运行效率、维护成本、安全记录等；报告还应分析绩效数据，指出存在的问题和潜在的改进机会。报告频率与方式。报告的频率应根据组织的具体需求和设施管理体系的特点来确定，可能是定期的（如每月、每季度）或不定期的（如发生重大事件时）；报告的方式可以是书面的、电子的或口头的，取决于组织的沟通习惯和最高管理者的偏好。。确保报告中包括任何职责和权限方面的变化；职责与权限的变化；职责变化：这可能包括新增职责、撤销职责或重新分配职责。例如，某个团队可能因为业务的扩张而承担了新的设施管理任务，或者某个职位的职责因为业务优化而被重新划分。权限变化：权限的变化可能涉及决策权、资源使用权或信息访问权等。例如，某个团队可能因为承担了新的职责而被赋予了相应的决策权，或者某个职位因为业务调整而被限制了某些权限。报告的重要性；沟通机制：报告是组织内部沟通的重要工具，它能够确保信息在各级别、各部门之间得到有效传递。透明度与可追溯性：通过报告记录职责