建设单位工程资料归档规章制度

建设单位工程资料归档规章制度第一章总则为规范建设单位工程资料的收集、整理、归档、保管与利用，确保工程资料的安全性、完整性和有效性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本规章制度。工程资料是工程建设全过程的重要记录，涉及设计、施工、验收、运营等各个环节，是工程管理和决策的重要依据。第二章适用范围本制度适用于本单位所有工程项目的资料归档管理，涵盖工程项目的各类文件、图纸、合同、报告、会议记录及其他相关材料。所有参与工程项目的部门和人员均应遵循本制度。第三章工程资料的分类与内容工程资料按照内容和性质分为以下几类：1.设计资料：包括设计合同、设计变更通知、设计图纸、设计说明及相关技术文件。2.施工资料：包括施工合同、施工进度计划、施工日志、施工图纸、施工质量检查记录、材料进场证明等。3.验收资料：包括验收申请、验收报告、缺陷整改记录、验收合格证明等。4.运营资料：包括运营维护记录、使用说明书、保修资料及相关技术支持文件。5.其他资料：包括项目管理会议记录、重要通知、决策文件及其他与工程相关的文书。第四章工程资料的收集与整理1.资料收集：各项目部门应在工程建设过程中及时收集相关资料，确保资料的完整性与准确性。2.资料整理：资料收集后需进行分类整理，按照前述分类进行归档，确保资料的逻辑性和可追溯性。3.资料审核：整理后的资料应由项目负责人进行审核，确保所有资料的真实性和合规性。审核不合格的资料需进行修正，直至符合要求。第五章工程资料的归档1.归档时间：所有工程资料应在工程竣工后30日内完成归档，特殊情况需报项目经理批准。2.归档方式：资料归档应采用纸质和电子双重形式，纸质资料需按类别装订后存入档案柜，电子资料需备份至专用服务器。3.归档标识：每份归档资料应注明项目名称、资料类别、归档日期及负责人员等基本信息，以便于日后查找。第六章工程资料的保管1.保管责任：各项目部门应指定专人负责工程资料的保管，确保资料存放环境符合安全、防潮、防火等要求。2.档案管理：所有归档资料应集中存放于专用档案室，未经授权，任何人员不得随意出入。3.定期检查：档案管理员应定期对档案进行检查，确保资料的完整性与安全，发现问题及时处理。第七章工程资料的查阅与借用1.查阅申请：任何人员如需查阅工程资料，应提前向资料管理部门提出申请，并说明查阅目的。2.借用规定：工程资料原则上不外借，特殊情况需经项目经理审批。借用人员应填写借用登记表，并承诺按期归还。3.查阅流程：查阅资料时应遵循保密原则，严禁对资料进行涂改、拆换或损毁。第八章工程资料的转递1.转递原则：资料转递应遵循“谁转递谁负责”的原则，确保资料在转递过程中的安全性与完整性。2.转递方式：资料转递应采用密封方式，并附上转递单，注明转递内容、接收人及转递时间。3.转递记录：转递人和接收人均需在转递单上签字确认，确保资料的交接可追溯。第九章监督与评估机制1.监督职责：单位内部应成立档案管理监督小组，负责对工程资料归档工作的监督和检查，确保制度的有效落实。2.定期评估：每年应对工程资料管理工作进行评估，总结经验，发现问题，提出改进建议。3.反馈机制：各部门可针对资料管理提出反馈意见，监督小组应定期收集并进行分析，促进制度的完善。第十章附则1.解释权限：本制度的解释权归档案管理部门，任何对制度的疑问或争议应向该部门咨询。2.适用条件：本制度适用于所有在建及已竣工工程项目的资料管理。3.生效日期：本制度自发布之日起生效，原有相关规定同时废止。4.修订流程：如需修订本制度，应由档案管理部门提出修订