公司文件及档案管理制度

公司文件及档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件及档案的管理，保护机关档案资料的完整性与安全性，提高文件管理的效率和便捷性，订立本制度。本制度适用于全体公司员工，包含公司内外的纸质文件、电子文件和其他相关档案的管理与归档。第二条公司文件及档案应当依照国家相关法律法规的规定进行管理，并遵守公司内部的规章制度。第二章文件管理第三条公司文件包含但不限于经营、财务、人事、行政等方面的文件。全部文件均需经过登记和编号，并依据发文、收文、传阅等不同情况分类管理。第四条文件的起草应当准确、明确，符合汇报流程，经过多方批阅和签字后方可生效。涉及紧要事项的文件，须经主管领导审批之后才略发放和使用。第五条文件的传阅应依照相关流程进行，需确保传阅对象明确和必需性合理，并在传阅单上做好记录。对于时间敏感的文件传阅，应当尽量使用电子传阅方式，提高传阅效率。第六条文件归档应依照文件的性质、种类和保管期限进行分类，并订立相应的文件归档计划。归档文件应当妥当保管，严禁私自损毁、窜改或销毁档案文件。第七条文件的保管期限应依据国家有关规定和公司的实际情况进行订立，到期后应进行销毁或转移存档。已定期销毁的文件应有销毁记录，并保存肯定时间。第八条文件的检索应当依照规定的流程和方式进行，并在检索记录中记录有关情况，以便查询和审查。检索后的文件应及时放回原处，保持档案的完整性和准确性。第九条文件的保密工作是公司工作的紧要内容，各部门和员工须严守保密责任，不得将涉密文件外传或对外泄露相关信息。涉密文件的存储和传输应符合相关保密管理规定。第三章档案管理第十条公司各类型的档案应依照肯定的分类和编号规定进行管理，并订立档案管理计划，明确档案的归属部门和责任人。第十一条档案的收集应当及时、准确，对于涉及公司利益、法律合规等紧要档案，应进行备份和储存，以确保档案的完整性和安全性。第十二条公司档案的保管应当依照规定的场合进行，保证档案安全、无毁损，并负责做好防火、防水等安全措施。档案室的进出应进行登记，严禁未经许可私自带出档案。第十三条档案的借阅应符合规定的程序和要求，借阅档案须填写借阅单，并在借阅期满后及时归还。借阅者须对借阅档案负责，严禁私自处理和影响档案的完整性。第十四条档案的鉴定、呈现、复制和销毁等操作，应当严格依照公司的规定进行，遵从相关法律法规和规章制度。紧要档案的销毁必需经过合法程序，并填写销毁记录。第十五条公司档案的转入和移交应当有相应的程序和准备工作，接收部门应进行验收和整理，确保档案的准确性和可用性。第十六条档案管理工作应定期进行检查和评估，发现问题及时矫正，并做好相应的整改和改进工作。对表现突出的档案管理工作，应予以适当的嘉奖和荣誉。第四章审计与监督第十七条公司应当设立相应的文件与档案管理部门，负责文件与档案管理工作，并指定专人负责具体事务的执行和监督。第十八条公司内部应建立健全的文件与档案内部掌控机制，确保文件与档案管理工作的规范性和有效性，及时发现和矫正工作中的问题。第十九条公司应定期组织对文件与档案管理工作进行审计，对文件与档案管理工作的情况和效果进行评估，并及时发布评估结果。第二十条公司内部员工应乐观搭配文件与档案管理部门的工作，如实供应相关资料和帮助开展文件与档案管理的工作。第二十一条对于违反文件与档案管理制度的行为，公司将视情节轻重进行相应处理，追究相关人员的责任，并予以纪律处分。第五章附则第二十二条本制度自发布之日起执行，如有新增或修改，应及时进行相应调整，并及时通知相关人员。第二十三条本制度的解释权归公司全部，并由公司文件与档案管理部门负责解释和修订。第二十四条本制度自发布之日起废止我公司过去的相关管理规定和制度。附：相关定义说明

1.文件：指公司内部产生的各类纸质或电子的书面料子，包含文件、信函、报告、便条等。

2.档案：指公司归档并长期保管的各类型文件，包含经营、财务、人事、项目等档案。

3.保密文件：指公司涉及商业机密、个人隐私、内部资料等需要严格保密的文件。

4.归档：指将文件存放到特地的档案室中，依照肯定的次序和分类进