外出招待与礼品管理制度

外出接待与礼品管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业的外出接待和礼品管理，提高企业形象，加强员工的职业规范和责任意识，减少不必需的开支，特订立本制度。本制度依据《中华人民共和国企业管理条例》等相关法律法规，以及企业内部规章制度为基础，具有合法性、实施性和可操作性。第二条适用范围本制度适用于企业内部各级管理人员、员工、外部合作伙伴等相关人员。第三条定义外出接待：指企业人员因公出差、接待客户等需要在外地用餐、留宿、交通等形式进行的接待活动；礼品：指企业为了加强合作关系、表达感谢、庆祝节日等目的而赠送的物品。第二章外出接待管理第四条审批程序全部外出接待需提前提出申请，并通过上级主管部门审批。外出接待申请应包含接待目的、时间、地方、接待对象、费用预算及开支来源等认真信息。上级主管部门依据实际情况和预算限制，审批决议是否批准申请。外出接待申请应提前至少3个工作日提交审批。第五条费用限制外出接待费用应符合企业预算布置，并以节省为原则。外出接待费用包含但不限于用餐费、留宿费、交通费等，费用标准参照企业财务制度执行。接待对象的职务、级别等因素应依据实际情况合理掌控开支。第六条接待对象选择接待对象应为与企业具有业务合作关系、客户关系等相关人员。接待对象的选择应综合考虑其业务价值、影响力、紧要性等因素，并遵守企业关于差旅费用管理的规定。第七条接待礼仪与规范外出接待期间，接待人员应遵守饮食礼仪，注意仪态端庄，不得过度饮酒和过分奢华。接待人员应自动关怀对方需求，为其供应详细的服务，体现企业的专业本领和素养。接待人员应保护企业机密信息，不得随便泄露或讨论敏感话题。第八条外出接待记录与报销外出接待人员应认真记录各项接待费用，并收集相关票据和发票作为报销凭证。外出接待费用报销应依照企业财务制度的规定进行，报销申请应提交相关资料，并经专人核实后进行审批。第三章礼品管理第九条礼品采购与管理礼品采购应依据实际需求和预算布置进行，采购程序应符合企业采购管理规定。礼品采购应经过上级主管部门审批，审批内容包含采购目的、预算、供应商选择等。供应商应具备合法资质，供应合格的产品，并依照合同商定的时间、数量供应。礼品管理人员应建立礼品库存管理制度，确保礼品存放、使用、发放的安全性和规范性。第十条礼品赠送原则礼品赠送应遵从合法、公正、透亮、公平的原则，不得违反相关法律法规，不得涉及商业贿赂、贪污等行为。礼品赠送应注意礼品的应用性、合理性和合适性，避开过分奢华和悖离商业道德的行为。第十一条礼品记录与报告礼品管理人员应建立礼品赠送记录制度，认真记录每一笔礼品的接受方、赠送时间、赠送原因等相关信息。礼品赠送记录应定期报告给上级主管部门，并依照法律法规要求及时上报相关部门。第十二条违规处理与监督发现礼品管理中存在违法违规行为的，应立刻停止相应处理，并及时上报相关部门。对于违反礼品管理制度的责任人，应依据《企业管理条例》等相关法律法规进行相应的纪律处分。第四章附则第十三条本制度的解释权和修订本制度的解释权归企业管理负责人全部。对本制度的修订和增补，应遵从合规性、可操作性的原则，并经上级主管部门批准后方可实施。本制度自发布之日起生效。第十四条其他本制度未尽事宜或有关条款的解释，可依据实际情况并遵从相关法律法规进行增补解释和处理。本制度中涉及的具体操作细节和相关表格，可依据需要编制相关文件或者表格进行具体实施。企业全体员工应严格遵