医院综合档案高质量管理的思考

摘要：本文从新时代医院综合档案高质量管理的要求出发，探讨在管理方面存在的问题，例如收集保管存在短板、工作机制亟待创新、开发利用面临困境，要在多元参与、协调发展、创新引领、开放共享的原则上，推动医院档案管理在治理体系、资源建设、开发利用、安全建设上提质增效。关键词：医院；综合档案；高质量档案数据作为新型的生产要素，已成为医院高质量发展的基础性、战略性资源，快速融入医院管理的各个环节。当前，医院在推动档案转型升级上取得积极进展，数据使用日益深入。但是仍然存在体制不畅通、数据不达标的问题。面对新的形势，医院管理者要着眼于数字社会发展趋势，加快转变档案管理方式，推动档案工作高质量发展。1新时代医院综合档案高质量管理的必要性1.1时代所需是助力医院高质量发展的内在要求当前，新一代信息技术掀起了颠覆性的社会变化，为经济转型、社会治理开拓了新的空间。这些新的技术带来海量档案资源，开启档案管理质变时代。当前，医院档案管理进入新的发展阶段，档案管理由管理为导向逐步向需求和共享转变。档案资源已成为重要的知识资源和保障要素，服务内容更加丰富，服务方式更加多样，档案价值得到前所未有的发挥。在新技术的助推下，医院管理者需要转变思维方式，用数据化理念开展档案服务和管理，将静态的“死档案”变成动态的“活资源”，为医院高质量发展提供更加优质的服务和可靠的数据支持。1.2共建共享是实现数字社会快速发展的必然要求社会治理是国家治理的重要方面。医院档案是社会资源的一部分，在推动国家治理现代化方面发挥着重要作用。《“十四五”国家信息化规划》提出要构筑共建共治共享的数字社会治理体系，这为医院档案高质量管理指明了方向。档案数据化管理是实现共享共治的前提和基础，基于云计算、人工智能、区块链等新型技术，碎片化的档案资源有效支持多方主体的共同参与，实现大数据与社会治理的深度融合。对于医院管理者来说，要树立用档案数据说话、用档案数据决策、用档案数据管理和用档案数据创新的理念，通过对档案数据的挖掘来研判社会和群众的需求，从而实现医院决策的科学化和服务的精细化。1.3永续存储是发挥好医院档案史料价值的时代要求医院档案是经济社会发展的重要见证，从侧面反映了科技进步和医疗卫生事业的发展，具有原始性和记录性特征，也是理论研究的重要史料。过去，由于思维观念和技术的落后，档案安全性、完整性得不到有效保障，难以发挥档案的存凭作用。为保障档案的安全性、系统性和成套性，医院管理者需要加强档案前端控制和系统化建设，探索新技术环境下档案治理模式转型方式。借助安全多方计算、可验证计算等密码学技术，在不影响数据资源所有权的基础上，保障数据资源开发利用的安全性。2新时代医院综合档案高质量管理的现存问题2.1收集保管存在短板一是未实施“三合一”制度。医院综合档案不同于其他档案管理，范围广泛、专业性强，且数字档案增长量较高。相比于其他档案类型，医院综合档案“三合一”制度要求更高，需要科学划定“三合一”制度，重点做好病案、科研、照片、文书、录音、录像、网页信息等类型的文件材料归档范围和档案保管期限表的研究编制工作，推动档案资料覆盖面更广、内容更加丰富、结构更加优化、数据更加全面完整，为各项工作提供有力支撑和参考。二是管理制度较为单一。档案资源建设途径较为狭窄，随着公共突发事件的发生，部分有价值的档案散落民间，加之由于大量的医院档案属于过程性归档，档案规范化建设滞后，档案不齐全、不完整的现象较为突出，医院需要明确档案征集的适用范围和工作职责，加强档案资源的社会化征集，提升档案管理层次。2.2工作机制亟待创新一是管理机制不顺畅。医院档案形成主体众多，科室档案管理的条块化导致档案高校管理的困境。比如信息共享层面，随着数字时代的到来，产生了大量数字资源，普遍存在“不愿”“不敢”和“不会”共享开放的问题，制约共享共建受限的因素逐步显现。二是传统观念转型不够。传统档案管理思维仍占主流，档案人员具备数字化的工具主义，但缺乏思维理性。比如在数字化的转变中，许多档案工作人员因为对数字化不了解，不清楚数字化对工作带来的好处，因而接受起来比较困难，不愿改变自己的工作方式。三是档案资源的质量问题。数字化标准机制建设不够完善清晰，国家标准、行业标准、地方标准衔接不够明确，无法满足档案信息资源标准化体系建设要求，不利于档案价值的开发和利用。2.3开发利用面临困境一是档案解密审核机制亟待强化和完善。档案开放审核相关工作制度不健全，档案解密、开放审核和信息公开等制度衔接不够紧密，具有重要经验和科研价值的档案资料难以进行有效开发。对于临床研究具有参考价值的病案档案，受学科限制和档案涉密分级的影响，存量档案和增量档案降解密和开放审核力度不够，造成未能用于医学研究，价值尚未充分发挥。二是档案利用体系不够优化。医院档案文化基因开发不够充分，对于历史文化、医生职业精神、医院品格的阐释不够。开发利用方式陈旧，难以满足新媒体视域下信息传播的要求。3新时代医院综合档案高质量管理的基本原则3.1多元参与《“十四五”全国档案事业发展规划》提出推动档案治理体系和治理能力现代化建设要求，医院综合档案涉及领域广，与人民群众健康、医院管理密切相关，档案管理工作要构建多元协同的组织体系，建立覆盖档案室、科室、群众的治理网络，积极引导各部门人员参与档案治理，通过细化工作流程、明确岗位职责，充分共享档案资源的价值。3.2协调发展医院档案管理与开发利用涉及资源建设、数字化管理、数据库建设、档案策展等多环节，需要推动业务建设与治理协同。档案管理协同发展也是医院现代化治理的内在要求，医院管理全流程都需要畅通、准确的信息，要依托多元主体协同互动，搭建更加科学的医院管理决策机制。同时，高质量的档案管理应强化档案各环节的协调衔接，比如推进医院文化建设方面，就需要档案室、党建、纪检等部门协调配合。3.3创新引领高质量管理要完整、准确、全面贯彻新发展理念，准确把握档案收集与开发利用的辩证关系，以技术创新、治理体系创新、体制机制创新推进档案管理体制增效。在技术运用上，加强新技术应用，比如人工智能实现了海量数据的快速分析，为医院科研和高校服务提供有力保障。在管理模式上，在数据化管理的基础上，推动档案数据归档速率提升，发挥好数据多跑路的优势。3.4开放共享医院档案是对科技和文化软实力的文献固化，需要秉持共同参与、共同享有的开放原则，搭建好共享利用平台，向社会、公众释放共享“红利”。档案高质量管理绝不仅限于“某一环节”，而是整体性、体系化的重塑，这一理念需要贯穿档案管理始终，在实践活动中不断优化共享制度框架，保障档案转型的顺利进行。4新时代医院综合档案高质量管理的瓶颈突破4.1构建职能优化的档案治理结构能不能实现治理现代化的总体目标，关键在于能不能构建一套结构完整、运行流畅、配合有效的治理体系，实现医院档案治理现代化，需要档案行政体系整体结构，疏通档案体系运行制度梗阻。4.1.1盘活治理要素。充分调动各方面要素，优化自上而下的档案管理主体职责和义务，比如，综合档案管理室要加强指导、服务、督导职能，对档案工作出现的新问题、新情况进行及时的处理。为了提升整个治理体系的效能，要充分地赋予不同要素以自主权，使其能够充分回应工作与公众的需要。4.1.2提升治理的现代化。善于运用科学技术发展成果，提升档案治理现代化水平，将大数据、互联网、人工智能等新技术理念和手段整合到档案运行过程，推动科学技术手段与治理体系深度融合，提升管理流程的技术化、便捷化水平。4.1.3优化组织关系。要构建畅通有序的医院档案治理体系，在一定程度上打破职责同构、科学定责确权、消除部门本位主义，落实不同事务的归口管理，通过多元主体的协同合作实现档案治理有力度、有精度、有温度的善治局面。4.2构建现代化的档案资源体系4.2.1加强归档流程规范化。对档案归档范围进行动态管理，重点在病案、科研、基建、应急事件等方面细化归集范围和载体，对新媒体、图片、音视频等形式都纳入归档制度。4.2.2提升电子档案管理水平。更新OA系统、档案管理系统，加快诊疗系统档案移交、接受和审核，提高电子档案规范化水平。在档案整理中，“移交时间”和“移交日期”实际为同一含义，在各类档案中叫法不同、数据类型不同。“项目名称”“案卷题名”“归档责任人”等字段存在著录全称与著录简称不一致的情况。这些档案系统中信息的不规范填写对数字档案资源建设造成影响，加大了档案人员在后续整理组卷和编研利用时的判别难度。4.2.3构建完善的档案征集体系。结合医院中心工作，扎实有效地开展档案征集工作，深入挖掘、抢救和保护散存于社会具有保存价值的档案资料，丰富馆藏资源，为发挥档案“存史、资政、育人”的重要作用提供基础。比如，医院在突发公共卫生事件的治理中，可面向机关、社会团体、企事业单位和其他组织征集各种文字资料、照片、音视频等档案资料。4.3构建精准高效的档案利用体系4.3.1聚焦病案档案利用，优化利用流程。健全服务制度，优化办事流程，聚焦高质量服务人民群众的标准，加强档案服务窗口规范化、制度化、高质化建设。积极推行一站式办理、一个窗口对外，健全落实首问负责制、一次性告知制、限时办结制等，打通群众查档需求的“最后一公里”。聚焦群众“急难愁盼”等问题，积极开展医疗卫生系统远程查档利用服务，深入推进档案资源共建共享，诸如有的医联体间建立“医疗共享”微信平台，实践就诊医院资源的共享查看，方便了群众就医需求。4.3.2加强“线上”服务提质增效。坚持以利用者需求为中心，多途径畅通查阅渠道，除到窗口查阅档案资料，还可提供“自助”查档、预约查档服务，对具备线上办理条件的查档需求，通过电话、网络等方式提供远程咨询、帮办等，打造优质温馨高水平的服务。武汉市第三医院开发互联网医院服务平台，实现了覆盖诊前、诊中、诊后档案全周期健康管理，让“患者一部手机全程就医，医生一部手机全时接诊”。医院在专科联盟和医联体成员单位间实现患者档案信息互联互通，也将优质医疗资源更好地送到百姓家门口。4.3.3加强档案资源的资政能力和文化阐释。围绕医院改革发展重点工作，深挖档案资源，提供资政参考，为医院决策提供精准参考。要着力加强精神文明建设和文化服务能力，创新资源挖掘运用，通过打造院史馆、文化长廊、展览展示等阵地，有力发挥档案推动文化建设上的基石作用。4.4构建安全可靠的档案防护体系4.4.1压紧压实责任。按照“谁主管、谁负责，谁实施、谁担责”的原则，严格落实档案安全工作责任制，结合岗位档案安全工作现状，认真梳理查找风险隐患点，开展大排查大整治，对发现的问题逐一解决，对存在的隐患逐一消除，坚决杜绝档案安全事故。4.4.2加强新技术应用。人工智能、大数据技术在提升档案实体安全和信息安全方面具有重要作用，医院管理者需要树立开放思维，在档案库房、信息交换、信息平台安全建设等方面引入智能化设备，提升安全防腐层级。4.4.3严格落实规章制度。要突出重点部位治理，对档案库房、设备机房、档案数据库、档案信息系统以及涉密载体、设备、网络等重点部位，严格落实