棉纺织企业程序文件文件控制程序资料

棉纺织企业程叙文件文

件控制程序资料

文稿归稿存档编号：［KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

鹤山市美业棉纺织企业有限公司

文件名称：文件控制程序

文件编号：MY2-001

版本号：A

编制：审批：

日期：2004/7/1日期：2004/7/5

修订记录

页号页版修改内容批准人修改日期

1目的

有效控制与公司质量管理体系有关的文件，确保文件各使用处所使

用的文件为最新或者有效版本。

2范围

合用于本公司与质量体系有关的文件的控制。

3职责

3.1各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

旻负责组织质量手册的编写以及程议文件和三图:文件的审

JkLo

3.3思，工理贝3（J贝里手册的审批。

3.4办公室又1空员负责文件分发回收管埋，负责贞量体系文产:止本的保

管。

理者代y

3.5管:岂伤责组织对现有体系文件的岸期1平审C

36各部门专（兼）密料员负责本部门与质岸有二上的文件的堪收管

理。

4工作Ig容

4.1文，牛分类力（保管

司质，

4.1.1Nt体系文件结构和类别如下：

一级土件.屈量手册。

U1-..一一•爹辆C乂Vr什11••科4王的立乂价）1。

C.二级乂件：作业指导书、操作规程、检验规也、管理制度

*---------------------

d.四级文件:表格、报告和质量记录等。

e.外来文件:标准、上级文件、法律法规等。

4.1.2质量管理体系文件“受控正本”由办公室文控员保存。

4.1.3质量管理体系文件“受控副本”由各相关部门自行保存、使用。

4.1.4公司的管理性文件，如各种行政管理制度、外来的管理性文件由办

公室保存。与质量管理体系有关的政策、法规等文件由办公室文控

员保存。

4.2文件的编号与编写格式按《文件的编号与编写格式规定》执行。

4.3文姓的编WK宙批

山俎到卅港区前他县在言

11牛T号Xr/i附MrfFfrUR4JUu

于旦工r4d衿评钙•件妒乍n4KH43：甲+卬）住m2去

4.J.1)页里十工zi里于比惟1口及，巾O

4.3.2星叙文4卜和二级文件由各职能部11编与，空管理者代点E审批后发

布。

4.4文牛的受中W情况

立牛分为“方坤”和“北方坤”两大举chl与话量体率i目行索切相

［牛皮为总法特十件对“寻棒十佳正太”由斗在文件每

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贝背叨川应红13受捏又件止本L|J草开保存。对7-4-所Fil有lip的E本l子7E王寸期或者母

贝正面舌当位i金加盖"色”受控文件副‘本"印章井注明发文r5■进行控

制。未:川盖Y个控”印章的文稿只作为参阅资料)

4.5文牛发放上，回收

4.5.1文件发放前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由

办公室文控员二真写《文件分发表》进行管理。使用部门在

《文件分发表》上签收。

4.5.2为辨别文件最新版本状况，以防止过时或者失效文件被误

用，办公室文控员应按文件类别建立《文件总览表》，并

在制定、变更文件时，更新为最新内容。

4.5.3当义件修订、变更或者作废时，由办公室义控员在《义件分发表》上

签收过时无效的文件。

4.6文，牛补好H彳请

书部门」8文件因破梅,迷失或者甘:仲腾国需变申请补“名时必行+直

71-料办t匕」主品“以於：TE土&+4-LL'妊*-h小中安博A;十户I、I下+fn

口《乂HTH-®r-ff，自当寸比At,乂刃,公至乂箕DM致以F现

定办理丈件补2Co

.6.1W

Z坏卜发中请的原因为破损时，办公;S文控员接到甲请单

后,必须在回收破损文件后补发新3匚件，发文号不变。

262工锌卜会申请的原因为遗失时.办公，M寸冲吊搭至1申请单后

在父注坪小、注R日盾峪■土R止加如J分新十件并

1JLHrT-LL.rJi-t'/J力CJPxAKQI1z!MJ州乂口十

［、

、勒的反又号0

4.7文，牛的保彳卜件废匕销毁

4.7.1可质量f乎理体系有关的文件都必须分类存:度在清洁、是风、干燥、

安全的'量内。

472各部门：!二件应指定专人保管.办公室文控员每季度对名，部门十件保

巴Int/LA11J

4.7.3任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和

检索。

4.7.4任何人不得将受控文件私自外借或者复印。

4.7.5所有失效或者作废文件由办公室文控员及时从所有发放或者使用场所收

回。确保防止作废文件的误用。

4.7.6过时文件若因特殊原因，如法律规定或者供以后参考用而需加以保留

时，应由办公室义控员盖上“作废留用”章后留存。并至少保存到

下次文件更改时。

4.7.7寸时文彳t若不需加以保存时，由办公室文空员统一问水\即珞销毁

房者盖''作废”章后予以处拜

4.UQ乂1rtrJSiE

Z.8.12i发行的文件有内容变更需求时，1口提议人填与《文件变

申请单》，提出变更理由、文件J1次编号、建议变更内

_____及变更方式，由原审批部门审批3和字后，转办公室文控

Q9丁。•件加申■幅南刃占R文件内宓的一,2一1、1下时,tn

土谷息4hi.两市小；吉f¥idh为《应；

•3E又徨贝段又十箕史中1目毕•内谷修1J/CT,更以贝版弓，将

的变更贝反彳丁并收回无效贝，在］R《乂件分发表》上记

泉，并在修改贝H」注明修订H期和才匕准人。

4.8.3文件经4t一次或者几次变更后，变更幅度大文件内容邱1二分之一■以卜

寸，或』

Bf管理者代表认为有必弟改版时，立进行换版八原版本十件作

废，换发新版本。换新版本时，应更改版本号，而页版号则从

“01”开始。

4.9文件的借阅、复印

借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复印

申请单》。经管理者代表审批后向办公室文控员借阅、复印。并在《文

件借阅、复印记录》上登记。复印的受控文件按非受控文件处理。

4.10外来义件的控制

4.10.1收到外来文件的部门，应识别其合用性，并控制分发以确保其有

效C

4109品管普冬责平年相芈的国际国家行］，标准的最新板木交办

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至乂世贝班乐写9zJllini乂箕又1十印早，力反物和天印1J

使用，并把旧标准收回。

4.10.3各部|二要把上述标满及其他与质量管理但:系有关的外长文件填入

《文件总、览表》，并报办公室备案。

当外,

4in4十件需磐转搏成内部十件时应按（十件编号与，而与格式加

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工工用上安妥心

4.11餐4-37I由肯理看代农组织疝现仃的放量7『理体系又件吐仃Ab期叶

申U各部［结自平时使用情况进行适时评申U必要时按1.«进仃更

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4.12无・承载媒体不是纸张的文件的捽制，也应参