档案及社保管理制度

让政务服务更高效让天下百姓更幸福目录TOC\o"1-3"\h\u4666一、社保管理制度 37121（一）社保管理的目的 318071（二）适用范围 34055（三）社保释义 314035（四）参保原则 323385（五）参保项目 431815（六）社会保险费用管理 57464（七）社会保险关系管理 525081（八）各项保险费用待遇及措施 617887（九）各项保险费用报销说明 818706（十）住房公积金的办理规定 108438二、员工档案管理制度 1127200（一）目的 1131542（二）适用范围 118905（三）职责 1131199（四）归档范围 1113214（五）档案管理员的职责 114106（六）档案管理内容 1118873（七）档案管理相关规定 1411273（八）档案的销毁 168819（九）制定、修订、废除与颁布实施 17一、社保管理制度（一）公司员工社保管理的目的:建立合法的员工保险体系，并确保公司保险福利制度方案的有效实施，保障员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围:本制度适用于集团总部及下属各子公司员工的各类型保险的管理。（三）社保释义：社会保险是指劳动者由于年老、患病、失业、伤残、死亡、生育等原因，暂时中断劳动或者永久丧失劳动能力不能获得劳动报酬，本人及其供养的直系亲属失去生活收入时，国家通过立法，按规定提供物质帮助的一种制度。社会保险是国家立法强制实施，缴费的个人和单位都必须按照规定的费率缴费。为落实国家政策要求现公司对社会保险参保员工的规范如下:（四）参保原则1、与公司签订劳动合同，并确定为参保对象的员工，公司将在合同有效期内按规定缴纳五险(养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险)一金（住房公积金），入职日期为每自然月15日之前(包含15日)的将于当月增员保险，于15日之后入职的将于次月增员保险。2、公司员工与原单位仍保留劳动关系或由原单位代理或个人自行缴纳社会保险的，入职满一年的此类员工可凭本年的缴费发票根据国家有关社会保险的相关规定及公司规定的相关比例给予核销。(注:基于员工退休待遇计发及退休后领取的方便，对原已参保人员不强制要求将社会保险关系转入本公司)3、对与原单位解除劳动关系且已经参加社会保险的，补齐欠缴保费后可将社会保险关系转至公司进行续保。（五）参保项目养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险、(公积金)。1、社会保险缴费基数缴费基数=上年度社会平均工资*(60%~300%)。具体缴费基数由公司根据社保机构提供的上年度社会平均工资及相关规定确定。2、员工参保须知2.1公司将在员工签订劳动合同后为其办理社会保险参保手续。2.2员工社会保险由人力资源部社保负责人统一核算出缴费总额，并上报总经理批准后予以申报办理。2.3员工养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险、(公积金)按月缴纳。2.4员工因个人原因自愿放弃公司各项社会保险的，需提交书面形式的个人声明，人力资源部备案。2.5不与公司签订劳动合同的员工不能享受公司的各项社会保险福利。2.6当月在劳动合同有效期内参保员工未与公司解除或终止劳动合同者中途不予退保。社会保险缴费公司员工的社保费，包括企业承担和个人承担两部份，统一由员工所在公司支付。员工个人承担部份由公司社保管理责任人造表从员工应发工资中扣回冲抵公司代支付部份。（六）社会保险费用管理1、根据国家相关规定公司为员工代扣代缴各项社会保险费用。2、员工养老保险、医疗等保险个人缴纳部分将在员工工资按月扣除。3、公司将根据本年度社保机构的工作安排按社保机构规定时间缴纳各项社会保险费用。（七）社会保险关系管理1、员工的社会保险关系由公司人力资源部统一缴纳，统一管理。人力资源部是全公司社会保险管理的所属部门，主要负责全公司(公司总部员工社会保险的实际管理)社会保险的管理及管理制度、方法的制定，确定各类保险个人及单位的交纳办法，负责指导各地办事处、子公司员工社会保险帐户的管理。各类保险基金的预决算，负责上报各类保险的统计报表;各分、子公司社会保险关系统一由集团人力资源部为本公司管理。2、公司财务部负责各类保险的个人代扣，保险金代扣及社保相关的会计报表（八）各项保险费用待遇及措施:1、养老保险职工丧失劳动能力，但未达到退休条件，根据规定，退职后可按月发给本人标准工资一定比例(如40%)的生活费。2、医疗保险2.1给予一定时间的医疗期。实际工作年限10年以下及在本公司工龄5年以下的，医疗期为3个月;在本公司工龄5年以上的，为6个月。实际工作年限10年以上及在本公司工龄5年以下的，医疗期为6个月;在本公司工龄5年以上10年以下的，为9个月:在本公司工龄10年以上15年以下的，为12个月:在本公司工龄15年以上20年以下的，18个月;在本公司工龄20年以上的，为24个月。 2.2在医疗期，其医疗待遇为不低于所在市最低工资标准的80%。2.3医疗期满后，因不能胜任工作而被解除劳动合同的，由公司发给不低于6个月工资的医疗补助费;同时按本公司工龄，每满1年增加相当于1个月工资的经济补偿金。另外，患重病的，增加不低于医疗补助费50%的金额；患绝症的增加不低于医疗补助费100%的金额。3、生育保险根据国家有关规定，公司对女职工实行特殊劳动保护。3.1女职工在怀孕期、产期、哺乳期，享有基本工资，不得解除劳动合同，允许在劳动时间内进行产前检查。3.2若男方参保，女方无工作或无生育保险的，男方亦可提供相关资料进行费用报销。(报销需提供的资料及男方报销比例以社保机构相关规定为准)。3.3女职工产假为90天。其中，产前休假15天，难产增加休假15天。合法产假内由企业代交各项社保费用，其中员工缴费部分，由公司代扣代缴在产假工资中扣除。产假逾期不上班者，自动转换为事假。各项社保费用全额自理。4、工伤保险4.1职工因工负伤，医疗费用和住院膳食费用全部由公司承担，医疗时间至医疗终止时止。医疗期间原标准工资照发，直至医疗结束时止。4.2职工患职业病，凡被确诊的，享受国家有关规定的工伤保险待遇或职业病待遇。4.3职工因工致残，经劳动鉴定委员会确认的，按伤残等级发给证书并享受相应待遇4.3.1完全丧失劳动能力的，按规定实行退休。4.3.2部分丧失劳动能力的，公司安排力所能及的工作:因变岗降低了工资，应发给因工伤残补助费。4.4职工因工死亡，公司发给相当于本公司3个月平均工资的丧葬费。另每月支付其供养直系亲属抚恤费:供养1人，为死者本人工资的25%；供养2人，为死者本人工资的40%供养3人及以上者，为死者本人工资的50%，直到受供养者失去受供养条件为止。5、失业保险失业保险领取或失去资格的情形。5.1领取资格情形:5.1.1公司依法破产后;5.1.2员工在公司整顿期被精简;5.1.3公司被撤销解散后;5.1.4员工被辞退、除名或开除。5.2失去资格情形:5.2.1领取期限届满;5.2.2参军或出国定居;5.2.3重新就业;5.2.4无正当理由，两次拒绝接受就业机构介绍的工作5.2.5在领取期间被劳教或被判刑。（九）各项保险费用报销说明:1、医疗费用报销程序:1.1住院后必须派人提前携带住院手续通知社保局办理登记手续，社保局将会定期核查住院时间等，社保局才可报销相关费用。1.2社保局要求医疗保险报销费用所需资料如下:医院诊断证明、住院手续、出院手续、相关费用发票、医疗卡、身份证、单位出具的身份证明。1.3当年费用当年报销。1.4其它报销程序到社保局五险大厅咨询办理。2、生育保险费用报销注意事项:2.1生育保险报销费用所需资料:户口本、准生证、出生证明、出院手续、相关费用发票，单位出具的证明，当年费用务必当年报销，社保卡复印件。2.2在孕妇生产前提前在社保局办理备案登记手续2.3详细报销程序到社保局五险大厅按程序办理。3、工伤保险费用报销注意事项:3.1员工发生工伤事故后，在24小时以内厂部必须及时上报人力资源部社保管理人员。3.2由公司工伤保险负责人必须最晚在48小时内通知社保局备案登记，同时人力资源部在第一时间记录或拍摄事故现场证据。3.3工伤保险报销费用所需资料:身份证、医院诊断书、相关费用发票单位出具证明。3.4详细报销程序到社保局咨询办理。4、失业保险费用报销注意事项:4.1领取失业保险手续:4.1.1用人单位与职工终止或解除劳动关系后，应及时办理停保手续，并应在终止或解除劳动关系7日内将终止或解除劳动关系告知社保中心，社保中心会打出一个该员工历年缴费清单，人力资源部将此转给本人，其他由本人去其相关档案机构或是户口所在地办理。4.1.2失业人员应在终止或解除劳动关系之日起60日内携带本人身份证、暂住证(原件)、1寸2张照片到受理其原用人单位资料的失业保险经办机构办理失业保险金申领登记，同时填写《失业保险金申领登记表》。经办机构受理登记复核后，应及时发放《失业保险金领取卡》。(超出规定时间的，视作重新就业)。4.1.3失业状态确认手续限本人办理，他人不得代办。连续两个月不办理失业状态确认手续的，视作重新就业;失业保险金限本人领取。（十）住房公积金的办理规定公司按政府有关规定，为员工办理住房公积金有关手续，具体缴费比例由当地政府文件规定。员工档案管理制度（一）目的为保证公司员工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特制定本管理办法。（二）适用范围本制度适用于集团全体员工（三）职责人资本部负责本管理方法制定、修改、废止、解释等工作。（四）归档范围员工入职档案、专项培训档案、离职档案、绩效管理档案、异动档案以及与员工个人有关的具有参考价值的文件资料。（五）档案管理员的职责由人资本部专人负责保管员工档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证集团与各个子公司的原始资料及单据安全完整、安全保密和使用方便。（六）档案管理内容1、员工入职档案:1.1应聘人员面试登记表或个人简历; 1.2离职证明(注:如无离职证明材料且能力突出者可签订无离职证明承诺函。);1.3身份证复印件; 1.4最高学历证书复印件: 1.5学位证复印件; 1.6从业证书复印件;1.7个人体检报告; 1.8廉洁与诚信承诺书; 1.9劳动合同(注:实习生可签订实习协议。); 1.10入职须知回执; 1.11招商银行卡号或复印件:建设银行卡号或复印件 1.12社保及公积金账号(注:如因员工在本公司以外的地方或已在其他公司缴纳或因员工个人原因导致社保或公积金无法正常缴纳者，须提供已缴纳证明或确认书。);1.13责任状(注:所有营销人员试用期须签订责任状)。(注:根据员工入职管理制定修订员工入职档案内容。)以上1、2、3、4、7、8、9、10为入职当天必须要收集齐全且不可缺少的入职资料。2、培训档案2.1培训合同、协议;2.2培训相关资料及获取证书原件:2.3培训日志或总结报告:2.4外派培训审批表;2.5员工外派培训合同;2.6外出培训反馈表(或证书原件)。(注:根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容。)3、绩效管理档案将员工绩效考核相关的档案资料按月规整(注:根据公司绩效管理内容修订员工绩效管理档案内容。)4、员工异动档案4.1转正申请表;4.2延长试用期申请及审批记录;4.3晋升评估表;4.4任免文件;4.5内部调动审批流程表;4.6奖惩文件;4.7薪资调整记录;5、员工离职档案5.1辞职信;5.2员工离职审批表:5.3员工辞退审批表;5.4离职工作交接单;5.5劳动合同解除协议:6、其他资料档案决定、委托书、其他合同、协议或通知等与员工个人有关的具有参考价值的文件资料。（七）档案管理相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。1.2员工入职前，人力资源部应对员工档室的直实性，有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。1.3新录用的员工应及时建立档案、造册登记，并更新员工信息表1.4人员档案按入司时间分类存档，按在职人员，离职人员进行整理，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号，人事档案原则上是永久保存。1.5当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动、身份证信息变动、技术职称变动、婚姻状态变动等),应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。1.6调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报道一个月内立档，对调入或新建立的档案都应造册登记。1.7对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整性;立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备，材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。1.8离职员工档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止)。1.9人力资源部档案管理人员应根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。1.10档案应分类编号后存放，档案编号应和员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录以方便查找。1.11要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的规范化和科学化。2、档案的查阅2.1如因公须查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》(见附表一)，经人力资源部负