第5章电子表格-大学计算机基础( 第二版) 铁道出版社(余益)

第5章电子表格-一大学计算机基础（第二版）铁

道出版社（余益）

大学计算机基础

第5章

电子表格

教学目标

通过学习本章内容，了解电子表格软件的基本知识，掌握使用Excel进行数据处理和分

析的方法，掌握利用图表表示和分析数据的方法。

教学重点和难点

?Excel的主要功能

?Excel的基本操作

?数据处理和分析？数据的图表化

5.1

电子表格的基本知识

5.2

工作表的基本操作

5.3

数据图表化

5.4

数据管理和分析

5.1电子表格的基本知识

?Excel是Windows环境中应用较普遍的电子表格软件之一。？Excel2010是

MicrosoftOffice2010系列办公软件中的一个组件，易学好用。？当输入数据和公式

后，Excel就会自动计算；当修改某些数据后，计算结果也会自动更新：运用Excel内置

的函数和分析工具，可以满足很多数据统计与分析的需求。？利用Excel可进行数据的

查找、筛选、排序等操作？还可根据有关的数据形象直观地制作出数据图表。

5.1.1Excel2010的主要功能（1）02

数据计算利用Excel中的函数或输入的公式可以对输入的数据进行许多复杂的运算，

并得出结果。

01

02

快速输入数据对于有一定规律的数据，例如，“2009年、2010年……”、"星期

一、星期二……”等，Excel可以快速输入。

03

数据管理在Excel中可以很容易地实现数据的排序、筛选和分类汇总等操作，并能进

行数据的分析和预测。

5.1.1Excel2010的主要功能（2）0205

数据交换Excel可以与MicrosoftOffice的其他组件，如Word、PowerPoint和Access

等应用程序动态交换数据，还可与其他数据库管理系统如FoxPro和Oracle等共享数

据。

04

创建图表Excel可以将数据以图表的形式表示，直观地显示数据及其相互关系。如用

Excel绘制的07年至12年全国高校计划招生数图表，直观地展现了高校招生数增长

情况。

5.1.2Excel2010中部分新增和改进功能

Excel2010较之前版本增加了一些新功能，改进了一些原有功能，简化了访问功能的方

式，软件的界面更便于操作，各种命令与功能不仅得到了扩展，还最大限度地为用户的

操作提供了简捷、有效的途经。

新增和改进功能（1）

02

迷你图（在一个单元格中创建数据图表）迷你图是Excel2010提供的一个新功能，它

是Excel2010工作表的单元格中的一个微型图表，它以可视化方式汇总趋势和数据，

直观地表示数据。

01

02

工作簿管理工具Excel2010提供了可帮助用户管理、保护和共享文件的工具。

03

改进的筛选功能在工作表、数据透视表和数据透视图中筛选数据时，使用Excel2010

新增的筛选搜索器的搜索框，可以在大型的工作表中快速找到所需的内容。

新增和改进功能（2）

通过连接、共享和

合作完成更多的工作通过电子表格ExcelWeb应用程序进行共同创作，可以与处于其他

位置的其他用户同时编辑同一个电子表格，也可查看与自己同时处理某一个电子表格的

用户。

0205

04

02

切片器切片器是Excel2010新增的功能，它提供了种可视性极强的筛选方法来筛选

数据透视表中的数据。一旦插入切片器，即可快速对数据进行分段和筛选。

06

为数据演示添加更多的高级细节使用Excel2010中的条件格式功能，可对样式和图标

进行更多的控制，改善了数据条并可通过几次单击突出显示特定项目。

5.1.3认识Excel的工作环境

名称框

?显示当前活动单元格的地址。图5-2中

显示的当前单元格地址是H5。用户也可

以在名称框中输入单元格地址后按

<Enter>键，光标就可以快速定位到对应

的单元格。光标定位到编辑栏并输入数据后，名称

框和编辑栏之间会出现和它们的用法将在后文介绍。等按钮,

编辑栏按钮

用户可以通过编辑栏向当前活动单元格中输入内容，如文字、数据和公式等，图5-2中

显示了当前活动单元格H5中的内容是540,还可以在编辑栏中对己输入的内容进行编辑

或修改。

工作簿

?工作簿是Excel中用来存储并处理数据的文件。一个工作簿就是一个Excel文件，其

默认的扩展名为.xlsx。?启动Excel时系统将自动创建一个新的工作簿

工作表

?启动Excel时系统将自动创建-•个新的工作簿。？每一个新建工作簿默认包含3个工

作表（用户可以自行设置默认工作表个数），分别为Sheetl、Sheet2和Sheet3。?每

个工作表由1048576行和16348列组成，其中行号用1〜1048576进行标识，而列

号则用英文字母A〜Z、AA〜AZ、AAA〜AAZ、…、XFD命名。？用户可根据需要增加或删

除工作表，一个工作簿最多可以包含255张工作表。

工作表标签

?工作表标签显示了每个表的名称，如Sheetl,?标签为白底色的表示当前工作表，单击

某个表的标签，就可以“激活”这个工作表，使它成为当前工作表。？左下方的按钮

是标签滚动按钮。

单元格

?工作表中列与行相交处的方格就称为“单元格”，输入的数据保存在单元格中。

单元格地址

?单元格地址由列号和行号构成，先列后行，例如，E5表示E列第5行的单元格。

活动单元格

?当前正在使用的单元格。

工作表

单元格

工作簿.xlsx

一个Excel2010的文件

单元格、工作表和工作簿的关系

1.启动Excel,将自动创建一个名为“工作簿1”的新工作簿。

5.1.4工作簿的创建和保存

3.启动Excel后直接按组合键<Ctrl+N>,也可建立一个新的Excel工作簿。

2.若在已打开Excel窗口的情况

下需要创建新的工作簿时，可以选择“文件”一“新建”命令，在“可用模板”

中，如选择“空白工作簿”后单击“创建”按钮，即可创建名为“工作簿2”的新工

作簿。

5.1.5工作簿的加密

?为了保护工作簿中的数据，可以为工作簿设置密码。？选择“文件”一“另存为”命

令，在弹出的“另存为”对话框中，选择“工具”一“常规选项”命令，弹出“常规选

项”对话框，在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入密码，单击“确

认”按钮，？在打开的“确认密码”对话框中再次输入密码，单击“确认”按钮，再次

输入修改权限密码即可完成加密设置

5.2工作表的基本操作

?包括数据输入、工作表的美化、数据计算、数据编辑和工作表的编辑等。？必须遵守

“先选定，后操作”的原则。

5.2.1数据输入（

直接输入

课本中的归纳不妥，分为三种方法为好）

利用自动填充功能输入有规律的数据

外部导入

直接输入数据

选中单元格后直接输入数据或在编辑栏中输入数据是常用的方法。

利用自动填充功能输入有规律的数据

有规律的数据，如等比、等差和系统预定义序列，如星期一、星期二……星期日。

(1)输入相同的数据可用填充柄复制相同的数据

填充柄

（2）输入有规律的数据

?若要输入一系列连续数据，如渐进数字，可先在第一个单元格中输入起始值，然后在

下一个单元格中输入第2个值，建立一个模式，然后选择这两个单元格，再拖动填充柄

涵盖要填充的整个范围。可以看出，Excel的自动填充功能可以根据初始值的规律决定

填充值。？若要输入星期一、星期二、……、星期日等系统预定义序列中的序列，可以

在单元格中输入自定义序列中的一个数据如星期一，再通过拖动填充柄的方法进行填

充，到达目标位置后，释放鼠标即可完成系统预定义序列的填充。

(3)使用“填充”命令填充

【实战5-1)用自动填充功能输入等差序列5、9、13、17。

在任一个单元格中输入5后，选择功能区“开始”一“编辑”一“填充”一“系列”命

令，弹出“序列”对话框，按图5-5所示进行设置，系统会在值为5的单元格下方的3

个单元格中自动填充9、13和17。

(4)添加自定义序列

?系统只提供了若干个预定义序列，如不够，可自行添加新序列，？方法为：选择“文

件”一“选项”命令，弹出"Excel选项”对话框，选择左侧列表框中的“高级”选项,

单击右侧下方的“编辑自定义列表”按钮，弹出“自定义序列”对话框，在“输入序

列”文木框中输入自定义的序列项，在每项的末尾按〈Enter〉键进行

分隔，然后单击“添加”按钮，？新定义的填充序列出现在“自定义序列”列表框

中。？单击“确定”按钮，返回Excel窗口。新序列的使用方法和系统提供的预定义序

列相同。

从外部导入数据

?选择“数据”一“获取外部数据”一“自Access”（或“自网站”、“自文本”、

“自其他来源”）命令，？可将外部数据直接导入到工作表中。

设置数据输入条件

?在默认情况下，用户可以在单元格中输入任何数据。

?在实际操作中，用户经常需要给一些单元格或单元格区域指定有效数据范围。

?可以通过对数据有效性进行设置，指定数据有效范围，在一定程度上避免输入数据的

错误。【实战5-2］对“数据有效性”进行设置，当输入的成绩为负数时，禁止输入。

参见P145

5.2.2单元格的基本操作（1）

?在Excel中执行任何操作前，必须先选取拟操作的对象，即遵守“先选定，后操作”的

原贝上？选取不同区域单元格的方法如表5-2所示。

表5-2选取不同区域单元格的方法（本表备用）

选取范围选择单元格操作方法单击要选取的单元格，它就成为活动单元格

将鼠标指针放到要选取的起始单元格上，按住鼠标选择多个连续的单元格（单元左键拖

动到要选取的区域右下角的最后一个单元格，格区域）然后释放鼠标左键选择一列选

择一行选择连续的多行或多列单击想要选取的列号击想要选取的行号在要选取的起始

行（列）号上按住鼠标左键拖动到要选取的最后的行（列），然后释放鼠标左键

选择多个不连续的单元格或单选择第一个单元格或区域，按住＜Ctrl＞键不放，再选元格

区域择其他单元格或区域，最后释放〈Ctrl）键和鼠标左键选择整个工作表单击工作表

左上角的行号与列号相交处的全选按钮

5.2.2单元格的基本操作（2）

1.选定工作区域

2.插入单元格

3.插入行或列

4.合并和拆分单元格

5.改变行高和列宽

5.2.3美化工作表

?可使用套用表格格式、应用单元格样式、设置单元格格式、使用条件格式、改变工作表

的行高和列宽等？来美化工作表的外观。

5.2工作表的基本操作

?包括数据输入、工作表的美化、数据计算、数据编辑和工作表的编辑等。？必须遵守

“先选定，后操作”的原则。

套用表格格式

?Excel提供了多种现成的表格样式，有浅色、中等深浅与深色3种类型共60种表格格

式供选择。？使用方法为：选定需要套用格式的单元格区域，选择功能区“开

始”一“样式”一“套用表格格式”命令，在下拉列表中单击选择一个适合的格式。

单元格样式

?Excel提供的单元格样式已经设置好字体

格

式、边框样式及填充颜色等。

?使用方法为：选中准备应用单元格样式的

单元格区域，选择功能区“开始”一“样

式”一“单元格样式”命令，在打开的单元

格样式列表中单击选择合适的样式。

设置单元格格式

?设置单元格字体格式的方法为：？选定要设置字体格式的单元格或单元格区域，选择功

能区“开始”一“字体”右下角的“对话框启动器”按钮，？弹出”设置单元格格式”

对话框可进行各种设置，如图5T0所示。

“单元格格式”对话框中选项卡的作用

数字设置单元格中数据的类型，如文本型、货币型和数值型等

对齐

设置单元格中数据的对齐方式、文字的排列方式和合并单元格等

字体设置单元格中数据的字体、字形、字号、特殊效果和颜色等

边框填充

设置单元格或单元格区域的边框，包括外边框和内部边框等设置单元格或单元格区域的

底纹颜色和图案

保护锁定单元格中的数据和隐藏单元格中的公式

设置单元格的条件格式（1）

?利用Excel的条件格式功能，以特定格式（如不同颜色）突出显示表格中满足条件的

数据。？“条件格式”使用方法为：选中需要设置条件格式的单元格或单元格区域，选

择功能区“开始”一“样式”一“条件格式”命令，再选择相应的选项。？“条件格

式”命令主要包括下列条件格式选项。

设置单元格的条件格式(2)

02

突出显示单元格规则主要适用于查找单元格区域中的特定单元格，是通过如大于、d

于……等比较运算来设置特定条件的单元格格式。

项目选取规则根据指定的截止值查找单元格区域中的最高值或最低值，或者查找高

于、低于平均值或标准偏差的值。

01

03

02

数据条可以帮助用户查看某个单元格相对于其他单元格的值，数据条的长度代表单元

格中值的大小，值越大数据条就越长。

设置单元格的条件格式(3)0205

色阶色阶作为一种直观的指示，可以帮助用户了解数据的分布与变化情况，分为双色

刻度和三色刻度。

04

图标集图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为3〜5个类别。

设置单元格的条件格式(4)

【实战5-3】将“学生信息.xlsx”工作簿“新生”工作表中，“高考分数”列的数据值

在前3位的单元格用浅红色填充。见P149

格式复制和删除

5.2.4数据计算

?如果在工作表中只是输入一些数值和文本，Word表格完全可以代替它。？Excel的强

大功能体现在计算上。？Excel的计算功能是利用公式实现的，通过单元格中的

公式，不仅可以对表中的数据进行求和、求平均、汇

总等数值运算，还可以进行比较运算和文字连接运算

等更复杂的运算。？当参与运算的数据发生变化时，用公式计算的结果也会自动更新,

这是手工计算无法比拟的。

5.2工作表的基本操作

?包括数据输入、工作表的美化、数据计算、数据编辑和工作表的编辑等。？必须遵守

“先选定，后操作”的原则。

公式

?Excel中的公式是以等号“=”开头，后面跟着由操作数和运算符组成的表达式。操作

数可以是常量、单元格引用、函数等。？公式中只能使用圆括号，运算时先计算括号内

的公式。

有多层括号时，里层括号优先于外层括号。

?公式中的符号如“=”号、"+”号等必须使用半角英文符号。

（1）运算符

公式中常使用算术运算符、比较运算符和引用运算符，它们的表示和含义等如下表所

示。

所属类型运算符+、-、*、/算术运算符乘嘉二%乘方运算、百分比运算3-2

（=3X3）、50%运算符含义力口、减、乘、除应用示例

Al+Bl、Al-Bl,A1*B1、A1/B1

=、＞、＞=比较运算符＜、＜=、＜＞

等于、大于、大于或等于

A1=B1、Al＞BhA1＞=B1

小于、小于或等于、不等于

AKBKA1＜=B1,A1OB1A1:C5（表示引用Al〜C5包含15个单元格的连续区域）

：（冒号）引用运算符

区域引用

,（逗号）

联合引用多个单元格

A1.C5（表示引用A1和C5两个单元格）

【实战5-4】用公式计算”学生信息.xlsx”工作簿的Sheet2工作表中每个学生的成绩

总分。计算公式总分=数学+英语+计算机。？下面是有关公式的一些例子：？

=(A3+A4)*C5：表示单元格A3与A4的值之和乘以单元格C5的值。？=T5>9：表示条

件，若T5单元格中的值大于9,则该公式取值为“真”，否则取值为“假”。

函数的使用

?Excel函数是一种预先定义的公式。函数根据参数值进行运算，返回结果值。?Excel

提供了多种函数，并进行了分类。主要的函数类别有：财务函数、日期与时间函数、数

学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑和信息函数

等。？还有一类特殊的函数——用户自定义函数。

?调用函数的语法形式为：？函数名称（参数1,参数2,…）？其中：？函数名称：代表函

数的含义，如求和函数SUM。？括号：把参数括起的符号，不能省略。？参数：可以是数

字、单元格引用或单元格区域引用等，各参数之间必须用逗号分隔。

(1)函数的输入

函数的输入可通过两种方法实现，一个是直接输入法，另…个是粘贴函数法。【实战5-

5］用粘贴函数法求“学生信息.xlsx”工作簿的“新生”工作表中学生“高考分数”列

的平均分。选中需要输入公式的单元格H17,单击编辑栏前的

“插入函数”按钮，弹出“插入函数”

对话框，之后

的操作步骤如P151图5-15所示。

(2)部分常用函数

假设Cl、C2和C3单元格的值分别为2、4、6,用Cl、C2和C3的值作为函数参数，不同

函数所得出的结果如下表所示。

函数名称求和函数SUM格式功能示例

SUM(参数1,参数2,?)求和

SUM(C1:C3)结果为12AVERAGE(C1:C3)结果为4MAX(C1:C3)结果为6MIN(C1:C3)结果

为2COUNT(C1:C3)结果为3

求平均值函数AVERAGEAVERAGE(参数1,参数求平均值,2?)求最大值函数MAX求

最小值函数MIN统计函数COUNTMAX(参数1,参数2,?)求最大值MIN(参数1,参数2,?)

求最小值Count(参数1,参数统计参数个数2,?)

逻辑函数IF

IF(条件，结果1,结果条件成立时，得到结IF(C2>C3,1,0)结果2)果1,否则得到结

果2为0

?

999999

逻辑函数IF

格式：IF(logical_test,valuel,value2)成立“优秀”If条件不成立“不合

格”IF(J4>=60,“优秀“，”不合格“)如果要根据某一条件的真或假来决定使用某个

值，则可使

logical_test

用IF函数。

【实战5-6】使用IF函数自动填写是否被实验班录取。当“学生信息.xlsx”工作簿中的

“新生”

工作表中的“高考分数”高于610分时，在对

应的“实验班”一列自动填入“录取”，否则不填写任何内容。见P152

函数

COUNTIF(range,criteria)

?Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域？Criteria为确定哪些单

元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为

32、"32"、">32"、"apples"。?计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。例

1：假设B3:B6中的内容分别为32、54、75、86COUNTIF(B3:B6,“>=60”)等于2例2:

A3:A6中的内容分别为:"apples"、"oranges"、"peaches"、"apples"

COUNTIF(A3:A6,“apples”)等于2

（3）公式的复制

?输入一个公式只能计算一个单元格的值。如果

需要输入相同公式的单元格很多，重复输入的工作量就很大。？利用Excel提供的复制

公式功能，可以大幅度地提高工作效率。公式的复制和数据的复制方法相同，也可采用

剪贴板来复制。？操作示范

（4）单元格相对引用时的公式复制的效果

?将单元格地址作为变量使用，称为“单元格引用“。当复制公式时，如果单元格地址

自动调整，则称为单元格相对引用。？在Sheet2工作表的单元格E2中输入求总分的公

式“=B2+C2+D2”，求出总分为263。？将这个公式复制到单元格E3中，Excel会自动

调整其中的单元格地址，公式变为“=B3+C3+D3”，并求出总分为255。?将单元格地

址直接使用，就是单元格相对引用。

（5）单元格绝对引用时公式的复制效果

?若希望公式复制后单元格地址不进行调整

,需

要使用单元格绝对引用。在单元格引用的行号和列号前加上“$”，称为单元格绝对引

用。？在“总分”列的单元格E2中输入公式“？$B$2?$C$2?$D$2”，将这个公式复制

到单元格E3中，公式不会有任何改变。

5.2.5数据编辑

?数据的编辑包括修改、删除、移动或复制单元格数据。

?编辑工作表时应该遵循“先选定，后操作”的原则。

修改单元格数据

?修改单元格中的数据有两种方法：

?法1:直接在单元格中进行修改，先选定单元格，然后重新输入或修改数据；？法

2：在编辑栏中进行修改，选中要修改的单元格后将光标移动到编辑栏中进行相应的修

改，单击“J”按钮确认修改。？后一种方法适用于数据较长或修改公式的情况。

清除或删除单元格、行或列

?如果只想清除单元格、行或列中的数据及格式而保留单元格本身，可以先选定拟清除

的单元格、行或列，再选择功能区“开始”一“编辑”一“清除”右边的箭头，打开下

拉菜单如P153图5T9所示，选择“全部清除”命令。清除下拉菜单中各命令的含义如

下：？？？？？全部清除：将单元格中的格式、内容、批注和超链接全部清除。清除格

式：清除单元格中的格式。清除内容：清除单元格中的内容。清除批注：清除单元格中

的批注。清除超链接：清除单元格中的超链接。

移动、复制单元格及单元格区域数据

?复制单元格数据的方法多种多样，可以利用命令、剪贴板或使用拖动鼠标。“移

动”“复制”命令在“开始”选项卡的“剪贴板”组中。？用命令或用剪贴板与Word

中的操作相似，不同的是在选定区域执行复制命令后，选定区域周围会出现闪烁的虚

线，只要闪烁的虚线不消失，就可以进行多次粘贴。

?鼠标拖动也与Word中的操作相似，不过鼠标指针应指向单元格的边界后再进行拖动。

5.2.6管理工作表

1.工作表的重命名、插入和删除2.工作表的复制和移动

说明：如果要将工作表移动或复制到不同的工作簿，必须保证目标工作簿（2打开。

5.2.7工作表窗口的拆分与冻结

工作表窗口的拆分

?如果工作表中的数据很多，一个窗口不能将其中的全部数据显示出来，需要滚动屏幕

查看工作表的其余部分，此时工作表的部分内容会滚动到窗口以外。若希望在滚动工作

表的同时.，仍然能看到标题行或列，可将工作表窗口拆分为几个窗口。？工作表窗口的

拆分方法为：将鼠标指针移动到图5-22所示的滚动条处的拆分条处，当鼠标指针变成一

个双向箭头时，按住鼠标左键向下拖动到希望的位置后，释放鼠标左键，此时出现对应

的拆分线，窗口

即分为两个水平窗口。垂直方向的拆分方法也一样。

工作表窗口的冻结

?如果希望滚动条滚动时，工作表的上部或左部部分内容（如表头）始终保持固定，可

以选择“视图”一“窗格”一“冻结窗格”命令实现。

取消拆分和冻结

?要取消对工作表窗口的拆分，在拆分线上双击即可。

?要取消表头或单元格区域的冻结，选择“视图”一“窗格”一“冻结窗格”一“取消

冻结窗格”命令即可。

5.3数据图表化

?Excel提供的数据图表化功能，能够把枯燥乏味的数据和它们的变化规律以及发展趋势

用图表直观而形象地展示出来。？而当工作表中的数据源发生变化时，该数据源在图表

中对应的图形也会自动更新。

5.3.1图表基本知识

1.图表的类型

?Excel内部提供了14类图表，每一类又有若干种子类型，既有二维平面图表，也有三

维立体图表。主要的图表类型及特点下页表5-6所示。

?根据图表与工作表之间的关系，可以将图表分为嵌入图表和独立图表两类。嵌入图表

插入到数据所在的工作表中；而独立图表单独存放在新工作表中。

图表类型柱形图

特点

又称直方图，是Excel默认的图表类型，适用于比较或显示数据之间

的差异可以将同一系列的数据在图表中表示成点并用直线连接起来，适用于显示在某段

时间内数据的变化及变化趋势适用于显示数据系列中每一项和各项总和的比例关系，只

能显示一个数据系列类似于柱形图，它的纵轴表示分类，横轴表示值，主要强调数据项

之间的差别，适用于比较或显示数据之间的差异用于显示局部和整体之间的关系，更强

调数量随时间变化的趋势多用于科学数据，适用于比较不同数据系列中的数值，以反映

数值之间的关联性常用来描述股票价格走势，也可以用于处理其他数据以一个或多个

数据类别来对比部分与整体的关系

表5-6

折线图

饼图条形图面积图XY散点图股价图圆环图

图表的组成（1）

图5-23图表的对象

图表的组成（2）

图表标题：关于图表内容的说明文本数据标签：工作表的数据在图表中以图形方式显示

出来，如柱形、面积等，这些图形称为数据标签。一个数据标志对应一个单元格的数

据，如图5-23中表示汪迎华同学的高考分数的柱形，601就是数据标签的值。

数值轴：一般指图表的Y（纵）轴，用于表示数据值的大小。数值轴标题表明数值轴上数

据的含义。图5-23中的数值轴表示高考分数。

分类轴：一般指图表的X（横）轴，用于表示数据的分类。分类轴标题表明分类轴上分类

名称。图5-23中的分类轴表示不同的学生。图例：用于指明不同颜色的图形所代

表的数据系列

5.3.2创建图表

?创建图表的途径有两种，即使用“图表向导”或选择“视图”一“工具栏”一“图

表”命令。

【实战5-7】在“学生信息.xlsx”工作簿的“新生”工作表中，创建一个柱形图。以3

个学生的姓名和高考分数为数据。参见P156

5.3.3图表及数据编辑（1）

?在工作表中创建图表并将其选定后，功能区中将新增“图表工具/设计”、“图表工具

/布局”和“图表工具/格式”3个选项卡。通过这些选项卡，可以对图表进行各种设

置、编辑与美化操作。

添加或修改图表、坐标标题（1）

①添加或修改图表标题？单击选中要添加或修改图表标题的图表，选择“图表工具/布

局”一“标签”一“图表标题”命令，在弹出的下拉菜单中选择放置标题的方式为“图

表上方”命令，即可在图表中显示“图表标题”的文本框，用户可在此键入、添加或修

改图表标题。？若选择图5-26中最下方的“其他标题选项”命令，将弹出“设置图表

标题格式”菜单，如图5-27所示，利用它可以对标题进行各种格式设置。

添加或修改图表、坐标标题（2）

②添加或修改坐标轴标题单击选中图表，选择“图表工具/布局”一“标签”一“坐标

轴标题”命令，在弹出的下拉菜单中进行图5-28所示操作。随后会在图表中出现“坐标

轴标题”文本框，在此输入坐标轴的标题，按〈Enter〉键就完成在横坐标下方设置标

题。纵坐标标题的添加方法类似。

更改图表中垂直坐标轴的刻度（1）

?默认情况下，用户创建图表时Excel会自动确定图表中垂直坐标轴的最小和最大刻

度值等。用户也可以自定义刻度以满足不同的需要。①选中图表，选择“图表工具

/格式”一“当前所选内容”命令，按图5-29所示进行操作。

更改图表中垂直坐标轴的刻度（2）

②在弹出的“设置坐标轴格式”对话框中设置坐标轴的最小值和最大值等，如图5-30

所示。

图5-30"设置坐标轴格式”对话框

显示或隐臧图例

Excel默认在创建图表时会显示图例。在图表创建完毕后隐藏图例或更改图例位置的方法

为：单击选中图表，选择“图表工具/布局”选项卡一“标签”一“图例”命令，弹出下

拉菜单，如图5-31所示。若要显示图例，单击所需的显示选项，若要隐藏图例，单击最

上方的“无”项。也可在图表中单击选中图例，然后按〈Delete〉键删除图例。

添加数据标签

若要在图表中添加图5-32所示的数据标签，单击选中图表，在“图表工具/布局”选项

卡一“标签”组中，单击“数据标签”，弹出下拉菜单如图5-32所示，选择第3项“数

据标签内”。若要取消一有的数据标签，

则选择第1项“无”。

更改图表布局

图表布局是指图表中对象的显示与分布方式。在工作表中创建指定类型的图表后,Excel

将提供针对该类型图表的多种布局方式。用户可以用下面的方法调整图表布局：单击选

中图表，选择“图表工具/设计”一“图表布局”命令，单击“其他”按钮，在出现的

多种图表布局中，选择一种图表布局方式。

更改或设置图表样式

Excel提供的48种预定义图表样式可以为。创建的图表设置最佳的样式。设置样式的方

法为：单击选中图表，选择“图表工具/设计”一“图表样式”命令，单击“其他”按

钮，在出现的预定义图表样式中，选择一种图

迷你图

迷你图是放置在单元格中的一个微型图表，Excel提供了3种类型的迷你图，分别是折

线图、列和盈亏，可根据需要选择不同类型。【实战5-8】为“学生信息.xlsx”工作簿

中的“学生成绩”工作表创建图5-33所示的成绩趋势迷你图。见P159

向图表中添加数据

单击选中图表后，则自动选定创建该图表时所用的数据区域，将鼠标置于数据区域的右

下角，当光标变成“双向”箭头时向下拖动数据区域即可添加新数据到该图表中。

图表的移动、复制、缩放和删除

图表的移动、复制、缩放和删除与Word中图片的相应操作类似，请参考Word中的相关

.注T七

早不。

5.4数据管理和分析

?Excel提供了强大的数据管理功能，利用它可以对数据进行排序、筛选和分类汇总等操

作。?Excel的数据管理功能不仅可以快速直观地显示数据，还可以帮助用户更好地理解

数据，作出有效的决策。?Excel的排序、筛选和分类汇总等操作需要在数据清单中才

能顺利进行，下面先介绍数据清单。

5.4.1创建数据清单

?数据清单实际上是工作表中由单元格构成的一个矩形区域，又称数据列表。？数据清

单可通过创建得到，也可将一个满足条件的数据区域看作数据清单。数据清单具有以下

特点：①数据清单的一列称为一个字段，一行称为一条记录，第一行为表头，由若干

个字段名组成，图5-2所示的“学生信息”工作簿的“新生”工作表的第一行就有“学

号”、“姓名”和“性别”等字段名。②数据清单中不允许有空行或空列，每一列中

的数据必须是性质相同、类型相同的，如字段名是“姓名”的列，则该列存放的内容必

须全部是姓名。③一张工作表只能有一个数据清单。如果个工作表中既有数据清单

又有其他数据，则数据清单和其他数据之间至少要有一个空白行或空白列。

5.4.2数据排序

?数据排序可以使工作表中的数据按照规定的顺序排列。?Excel的数据排序功能可以分

为按列简单排序、按行简单排序、按多个列或行进行排序等。?Excel的默认排序顺

序：数字按从小到大排序；汉字按首字母拼音的首字母进行排序；英文字母按其次序排

序。

按列简单排序

?按列简单排序指按照一个列的值进行排序，如按“高考分数”列的值“升序”排序的

方法为：①选中“高考分数”列的任意一个单元格。②选择“数据”一“排序和筛

选"f“升序”按钮，即可完成数据依据高考分数升序排列。

按行简单排序

【实战5-9】在“学生信息.xlsx”工作簿中

“学生成绩”工作表中，将第5行进行升序排

列。

参见P160

多条件（关键字）复杂排序

?多条件（关键字）复杂排序是指对选定的区域按照两个以上的条件（排序关键字）按

行或按列排序。【实战5-10】在“学生信息.xlsx”工作簿中的“学生成绩”工作表

中，按“数学”分数降序排列，“数学”分数相同时再按“计算机”分数升序排列。

参见P160

5.4.3数据筛选（1）

?数据筛选功能可以将工作表中符合条件的记录筛选出来，将不符合条件的记录暂时隐

藏起来。1.自动筛选【实战5-H】利用自动筛选功能，仅显示“学生”工作表中所有

男同学的记录。见P161

5.4.3数据筛选（2）

2.自定义筛选

?使用自动筛选时，对于某些特殊的条件，如要筛选出高考分数大于550分的学生，可

以使用自定义筛选。？自定义筛选的方法见P161

5.4.3数据筛选（3）

3.高级筛选

?在“自动筛选”方式中，各列之间的条件是逻辑与（同时成立的）的关系，如果是逻

辑或（只要有一个条件成立就成立）的关系，自动筛选已经无能为力，这时就需要借助

“高级筛选”方式。“高级筛选”方法见P162

5.4.4数据的分类汇总

?分类汇总是对数据按某列（字段）进行分类统计（计算），将字段值相同的记录作为

一类，再进行求和、求平均值、计数等汇总运算。本质上说，分类汇总就是对数据进行

分组计算

?在进行分类汇总操作前，必须先分类，可以利用排序的方法进行分类。。

简单汇总

?对数据清单的一个字段仅进行一种方式的汇总，称为简单汇总。【实战5-13】计算

“学生信息.xlsx”工作簿