二级学院会议管理制度

二级学院会议管理制度二级学院会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范二级学院会议的组织、召开和管理工作，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性。

第二条本制度适用于二级学院各类会议，包括院务会议、学术委员会会议、教学指导委员会会议、教职工大会等。

第三条会议应遵循以下原则：

1.实事求是，公正公平；

2.突出重点，讲究实效；

3.集思广益，民主决策；

4.严肃认真，遵纪守法。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括院务会议、学术委员会会议、教学指导委员会会议等，临时会议根据工作需要随时召开。

第五条会议的组织和管理工作由院办公室负责，会议纪要的起草、分发和归档等工作由院办公室指定专人负责。

第六条参会人员应按时参加各类会议，因故不能参加者，应提前向会议主持人请假。

第七条会议期间，参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发言要简明扼要，注重会议效果。

第八条会议的决定和决议，参会人员应认真贯彻执行，并及时报告执行情况。

第九条本制度自发布之日起实施，原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由院办公室提出方案，报院长办公会议审议通过后实施。

第二章会议流程

第三章会议纪要的跟踪落实

第四章会议室管理规定

第五章附则

第二章会议流程

第一节会议的筹备

一、会议议题的征集

1.院办公室负责定期征集会议议题，广泛听取各部门和教职工的意见和建议。

2.各部门应根据工作需要，向院办公室提交会议议题，并附议题说明、相关背景资料及建议解决方案。

3.院办公室对征集到的议题进行筛选、整理，形成会议议题清单。

二、会议议程的制定

1.院办公室根据会议议题清单，制定会议议程，明确会议时间、地点、参会人员、议题顺序等。

2.会议议程应提前至少3天分发至参会人员，以便参会人员提前准备。

第二节会议的召开

一、会议主持人

1.会议主持人由院长或院长指定的副院长担任。

2.会议主持人负责组织会议，确保会议按照议程进行，维持会议秩序。

二、会议签到

1.参会人员应按时到达会场，并在签到表上签名。

2.院办公室负责统计参会人员签到情况，并及时向主持人报告。

三、会议议程的执行

1.会议按照议程逐项进行，每个议题的讨论时间由主持人根据实际情况掌握。

2.讨论议题时，主持人应充分听取各方意见，确保会议决策的科学性和民主性。

第三节会议决策与表决

一、会议决策

1.会议决策应遵循少数服从多数的原则。

2.重大事项的决策，需进行无记名投票表决，表决结果需超过半数参会人员同意方为有效。

二、会议纪要的记录

1.院办公室指定专人负责记录会议纪要，内容包括会议时间、地点、参会人员、议题讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容。

第四节会议的总结与反馈

一、会议总结

1.会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，强调会议决策和决议的执行。

2.主持人应指定专人负责会议纪要的跟踪落实工作。

二、会议反馈

1.参会人员对会议的组织、议题讨论、决策结果等方面如有意见和建议，可向院办公室反馈。

2.院办公室应对反馈意见进行梳理，并及时改进会议管理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一节会议纪要的起草与分发

一、会议纪要的起草

1.专人负责根据会议记录和参会人员的意见，起草会议纪要。

2.会议纪要应明确记录会议讨论的每个议题、主要观点、决策结果及负责人。

3.会议纪要起草人应在会议结束后3个工作日内完成纪要的初稿。

二、会议纪要的分发

1.会议纪要初稿完成后，应提交给主持人审核。

2.审核通过后，院办公室应在2个工作日内将会议纪要发送给所有参会人员，以便于大家对会议内容进行复习和执行。

3.对于涉及保密内容的会议纪要，应严格按照保密规定进行分发。

第二节会议决策的执行与监督

一、决策执行

1.各部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体实施方案，并明确责任人。

2.责任人应按实施方案要求，及时推进决策的落实工作。

二、决策监督

1.院办公室负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪和监督。

2.对于执行不力的情况，院办公室应及时了解原因，并向主持人报告，以便采取相应措施。

第三节反馈与评估

一、执行反馈

1.各责任部门在执行会议决策过程中，应定期向院办公室反馈执行情况。

2.院办公室对反馈信息进行整理，及时向主持人报告，为下一步工作提供参考。

二、执行评估

1.院办公室应定期对会议决策的执行情况进行评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.评估结果将作为各部门工作考核的依据之一。

第四节会议纪要的归档与查阅

一、会议纪要的归档

1.院办公室应将已审核通过的会议纪要按照规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.归档的会议纪要应包括纸质版和电子版。

二、会议纪要的查阅

1.会议纪要归档后，教职工可通过院办公室查阅相关会议纪要。

2.对于涉及个人隐私或保密内容的会议纪要，查阅时需遵循相关保密规定。

第四章会议室管理规定

第一节会议室预订

一、预订流程

1.需要使用会议室的部门或个人，应提前向院办公室提交会议室预订申请。

2.院办公室根据申请的会议时间、参会人数等因素，合理安排会议室。

二、预订原则

1.会议室预订遵循“先申请、先安排”的原则。

2.对于重要会议或大型会议，院办公室有权优先安排会议室。

第二节会议室使用

一、使用规范

1.使用会议室时，应保持室内整洁，禁止吸烟、乱丢杂物。

2.会议室内设施应妥善使用，如有损坏，需及时向院办公室报告并进行维修。

二、会议服务

1.院办公室负责为会议提供必要的服务，如会议设备调试、资料发放等。

2.会议期间，如有特殊情况，可向院办公室提出需求，院办公室应及时协助解决。

第三节会议室设施管理与维护

一、设施管理

1.院办公室负责对会议室设施进行定期检查，确保设施正常运行。

2.会议室内的设备使用，应遵循操作规程，避免因操作不当导致的损坏。

二、设施维护

1.发现会议室设施损坏或故障，使用部门应及时向院办公室报告。

2.院办公室应及时联系维修人员进行维修，确保会议室设施的正常使用。

第四节会议室保密工作

一、保密要求

1.会议室内讨论的内容涉及保密的，参会人员应严格遵守保密规定。

2.会议结束后，应确保涉及保密的资料、文件等不遗留于会议室。

二、保密措施

1.院办公室负责制定会议室保密措施，并对措施执行情况进行监督。

2.对于违反保密规定的行为，将按照学院相关制度进行处理。

第五章附则

一、