公司会议室租借管理制度

公司会议室租借管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为加强公司会议室的管理，提高会议效率，确保会议资源的合理分配与使用，制定本管理制度。

2.本管理制度遵循公开、公平、高效、节约的原则，为公司内部各部门提供便捷、舒适的会议环境。

二、适用范围

1.本管理制度适用于公司内部所有会议室的预订、使用、管理及维护。

2.本管理制度适用于公司内部各类会议的召开，包括但不限于：例行会议、临时会议、培训会议等。

三、责任主体

1.会议管理部门：负责会议室的预订、分配、管理及维护工作，确保会议室的正常使用。

2.会议使用部门：负责会议的召开、组织、执行及会议纪要的撰写，遵守本管理制度的相关规定。

四、会议类型

1.例行会议：定期召开的会议，如周例会、月例会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召开的会议。

3.培训会议：针对公司内部员工进行技能提升或知识分享的会议。

五、会议时间

1.会议时间安排应遵循高效、合理的原则，避免影响正常工作。

2.会议召开时间应提前通知参会人员，确保参会人员有足够的时间做好准备。

六、会议保密

1.会议内容涉及公司内部信息、商业秘密等敏感信息时，应按照公司保密规定执行。

2.参会人员应遵守会议保密原则，不得泄露会议内容。

七、违规处理

1.对违反本管理制度的部门或个人，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处理。

2.情节严重者，将追究相关责任人的法律责任。

八、制度修订

1.本管理制度可根据公司发展需要及实际情况进行修订。

2.修订后的管理制度经公司领导审批后，自公布之日起生效。

九、附则

1.本管理制度作为公司内部管理文件，具有同等法律效力。

2.本管理制度解释权归公司所有。

第二章会议流程

一、会议预订

1.需要召开会议的部门应提前向会议管理部门提交会议室预订申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、会议类型等相关信息。

2.会议管理部门收到预订申请后，根据会议室使用情况、会议性质和参会人数等因素进行审核，合理安排会议室。

3.会议管理部门在收到预订申请后2个工作日内完成审核，并通知申请部门。

二、会议通知

1.会议召开部门在确定会议时间、地点后，应及时发布会议通知，明确会议主题、参会人员、会议议程等。

2.会议通知应提前至少3个工作日发送给参会人员，确保参会人员有足够的时间做好准备。

三、会议签到

1.会议召开时，应设立会议签到台，由专人负责签到工作。

2.参会人员应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到，领取会议资料。

3.会议召开部门应统计签到信息，作为会议出席情况的依据。

四、会议召开

1.会议主持人按照会议议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，积极参与讨论。

3.会议主持人应控制会议时间，确保会议高效进行。

五、会议记录

1.会议召开部门应指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论和待办事项。

2.会议记录应详细、准确，以便于会议纪要的整理和发布。

六、会议纪要

1.会议结束后，会议记录人应在2个工作日内完成会议纪要的撰写，并提交给会议主持人审核。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、结论和待办事项等内容。

3.会议主持人审核通过后，会议纪要应在2个工作日内发送给所有参会人员。

七、会议落实

1.会议纪要中明确的待办事项，相关部门应按照要求和时间节点进行落实。

2.会议召开部门应对会议纪要的执行情况进行跟踪，确保会议成果得到有效落实。

八、会议反馈

1.参会人员对会议流程、会议效果等方面有任何意见和建议，可向会议管理部门反馈。

2.会议管理部门应认真对待反馈意见，及时调整和改进会议管理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，由会议记录人负责通过公司内部邮件系统或公告栏向所有参会人员发布。

2.会议纪要发布时，应明确标注接收对象，并要求接收人员确认阅读。

二、待办事项的分配与责任

1.会议纪要中列出的待办事项应明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应在会议纪要发布后两个工作日内制定详细的执行计划，并分配具体任务至责任人。

三、待办事项的执行与监督

1.责任人应根据分配的任务和既定时间表执行待办事项，并及时向上级或会议召开部门汇报进展情况。

2.会议召开部门应设立监督机制，定期检查待办事项的完成情况，并提供必要的支持和协助。

四、进度更新与沟通

1.责任人应定期更新待办事项的进度，通过邮件、会议或其他沟通方式向会议召开部门报告。

2.会议召开部门应保持与各责任人的沟通渠道畅通，确保信息传递无误。

五、完成情况的评估与反馈

1.待办事项完成后，责任人应提交完成报告，包括执行结果、遇到的问题和解决方案等。

2.会议召开部门应对待办事项的完成情况进行评估，并提供反馈，必要时进行后续改进。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要及其完成报告应由会议管理部门负责归档，便于后续查询和审计。

2.公司员工可根据工作需要查阅会议纪要及相关资料，但需遵守公司保密规定。

七、跟踪落实的持续改进

1.会议管理部门应定期收集会议纪要执行过程中的问题和建议，进行分析和总结。

2.根据分析结果，会议管理部门应调整和优化会议纪要跟踪落实流程，提高会议管理效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订管理

1.会议室预订采用先到先得的原则，各部门应提前进行预订。

2.会议管理部门应建立会议室预订系统，提供实时预订信息查询，确保预订流程透明、公正。

3.预订会议室时，申请部门需提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便会议管理部门合理分配会议室资源。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟使用。

2.使用会议室时，应保持室内整洁，爱护会议室设备，不得擅自调整室内设施。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离开会议室。

三、会议室设备管理

1.会议管理部门负责会议室设备的维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室前，申请部门应提前检查设备是否齐全、功能正常，发现问题及时向会议管理部门反馈。

3.会议结束后，申请部门应确保会议室设备恢复原状，关闭电源，避免浪费资源。

四、会议室清洁与维护

1.会议管理部门负责安排会议室的清洁工作，确保会议室环境卫生。

2.申请部门在使用会议室过程中，应保持室内整洁，会议结束后及时清理垃圾。

3.若会议室设备出现故障，会议管理部门应及时联系维修人员进行修复，确保会议室的正常使用。

五、特殊会议室管理

1.对于特殊会议室（如视频会议室、董事会会议室等），会议管理部门应制定专门的管理规定。

2.使用特殊会议室时，申请部门应遵守相关规定，并在会议前进行设备检查和试运行。

六、违规处理与奖惩

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，会议管理部门有权进行通报批评、罚款等处理。

2.对于积极遵守会议室管理规定、表现良好的部门或个人，公司可给予表彰或奖励。

七、会议室管理持续改进

1.会议管理部门应定期收集会议室使用过程中的意见和建议，进行总结分析。

2.根据分析结果，会议管理部门应不断完善会议室管理规定，提高会议室使用效率。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为