第五章-其他类型会议的组织

第五章其他会议类型组织一、开业庆典的筹备工作1.成立开业庆典筹委会 庆典筹备工作委员会负责人一般由公司的副总担任，重要的开业庆典可由总经理担任，成员由公司各部门经理或副经理担任，根据庆典规模大小、任务多少，一般下设宣传报道组，会务接待组，现场筹备组，后勤保障组，安全保卫组，礼仪、文艺演出组等若干小组，各小组具体分工、各司其职、紧密协作。2.确定庆典活动主题 因此举办方应当根据举办庆典活动的具体目的以及社会环境、人文环境等因素来确定活动主题。第一节开业庆典的组织导入一、开业庆典的筹备工作3.确定时间与地点关注天气预报，选择阳光明媚的良辰吉日。选择主要嘉宾和领导能够参加的时间，选择大多数目标公众能够参加的时间。考虑周围居民生活习惯，避免因过早或过晚而扰民。选择地点时，一般来说应设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。第一节开业庆典的组织学习新知一、开业庆典的筹备工作4.进行宣传铺垫，提升庆典活动效果

企业可以选择有效的大众传播媒介，在报纸、电台、电视台等进行集中的广告宣传，内容一般包括企业的整体形象、功能及即将开业的信息；庆典活动的举办日期、日期、规模和方式等。5.拟订邀请宾客名单，提前呈送请柬。

一般来讲，邀请来宾的范围包括：政府领导。上级领导。社会名流。新闻记者。同行人士。社区代表员工代表。第一节开业庆典的组织学习新知一、开业庆典的筹备工作6.确定关键仪式人员，并及时通知传达开业庆典红的关键仪式人员包括主持人、致贺词人、致答词人、剪彩人员、揭牌人员、挂牌人员等。7.拟订开业庆典程序主持人宣布庆典活动开始。宣读重要领导、嘉宾名单。宣读贺喜单位贺信或是贺喜单位名单。来宾代表致贺词。主办方代表致答词。剪彩或揭牌或挂牌（同时鸣鞭炮、敲锣鼓、放彩带、飞鸽、气球等）。酌情安排宴请或文艺演出。留影、题字等。第一节开业庆典的组织学习新知一、开业庆典的筹备工作8.安排各项接待事宜和工作人员分工安排专人负责签到、接待、剪彩（或揭牌）、放鞭炮、摄影、录像、扩音等有关礼仪服务。这些人员应在庆典前到达指定岗位，并安排专门的接待室。重要来宾应由公司负责人亲自接待。入场、签到、剪彩、宴请、留言等活动均需提前安排好专人领位。9.制作经费预算一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。第一节开业庆典的组织学习新知第一节开业庆典的组织学习新知一、开业庆典的筹备工作10.做好会场布置。典礼台的背景布置条幅拱门红地毯花篮签到处调试音响设备第一节开业庆典的组织学习新知一、开业庆典的筹备工作11.做好其他准备工作节目的排练。做好典礼各方面物品准备，如相机、笔记本电脑、车辆、企业或组织的宣传册、剪彩的彩球、剪刀、手套、托盘等物品。做好礼品准备。赠与来宾的礼品，根据常规有四大特征：宣传性。可选用本单位的产品，也可在礼品及其外包装上印有本单位的企业标志、产品图案、广告用语、开业日期、联系方式等。荣誉性。礼品有名人名言或名画，使拥有者为之感到光荣和自豪。价值性。具有一定的纪念意义，使拥有者对其珍惜、重视。实用性。礼品应具有较广泛的使用场合，以取得宣传效应。二、开业庆典的组织实施1.典礼前检查典礼前检查包括：人员检查、物品检查、资料检查、礼品检查、会场检查。为了提高检查效率，工作人员可以提前制作检查表。2.接待签到（1）停车接待。停车场安排专人负责指挥车辆排放。（2）正门接待。由公司主要负责人与礼仪小姐在正门接待来宾，引领入休息室。（3）服务接待。由服务小姐安排落座。第一节开业庆典的组织学习新知二、开业庆典的组织实施3.开业庆典在开业庆典中往往会举行剪彩或是揭牌仪式：（1）剪彩的方法人员确定。剪彩人员一般应由公司领导和嘉宾中地位最高人士、知名人士、主管部门负责人、上级领导担任为宜剪彩程序（2）揭牌的方法 揭牌人走到彩幕前恭立，礼仪小姐双手将开启彩幕的彩索递给对方，揭牌人目视彩幕，双手拉动彩索，使之开启。全场目视彩幕，鼓掌、奏乐。第一节开业庆典的组织学习新知二、开业庆典的组织实施4.典礼的结束工作组织参观生产、经营、服务现场，进一步展示组织新形象。通过座谈会和留言簿的形式广泛征求意见和建议。宴请招待，要特别做好媒介人员和知名人士的招待工作。向嘉宾发放宣传材料和赠送有特殊标记的纪念品，增加纪念活动在公众中的持久影响。做好嘉宾的送别、感谢致意等工作。第一节开业庆典的组织学习新知实训题目

公司准备于1月12日在公司所在地隆重举行连锁店开业典礼，届时会有当地的各界商业人士、政府领导及新闻媒体参加。 请根据以上情景，起草出开业典礼的程序方案。第一节开业庆典的组织课后实训一、新闻发布会的组织工作1.确定开会必要性和会议议题 企业中适合召开新闻发布会的时机包括：第二节新闻发布会的组织学习新知（1）新产品、新技术的开发与投产、上市。（2）取得最新记录的销售业绩。（3）扩大生产规模。（4）经营方针的改变或出台新举措。（5）公司人员有重大调整。（6）聘请明星、名人做形象代言人。（7）发生危机事件。（8）组织重大的庆祝活动。（9）公司及产品（服务）已成为某一公众关注问题的一部分。（10）公司或其他成员已成为众矢之的。一、新闻发布会的组织工作2.确定会议时间和地点（1）时间选择首先，发布会最佳时间通常在周二至周四的上午10时至12时、下午3时至5时左右。新闻发布会一般情况下时间也不应过长。半小时左右为宜,最好不要超过一个小时。其次，避免周未或假日。第三，要避开重要的政治事件和社会事件。第四，如果要请外国记者，应注意避开外交部、国台办、和国务院新闻办公室等部门的发布会和记者招待会。（2）地点选择。可选择在本企业，也可以选择租用大宾馆、大饭店，还可以考虑选择首都或有影响的大城市等。学习新知第二节新闻发布会的组织一、新闻发布会的组织工作3.确定主持人和发言人新闻发布会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。4.确定被邀请记者的范围要综合考虑一下因素：1）新闻发布会的主题是什么？2）新闻发布会的内容传播范围需要多大？3）新闻发布会涉及的行业是什么？4）某媒体（记者）的社会形象、受众口碑怎样？5）是否需要借发布会之机改善和提升本企业或组织与某媒体（记者）的关系？学习新知第二节新闻发布会的组织一、新闻发布会的组织工作5.准备发言和相关资料（1）发言提纲。（2）新闻通稿。（3）背景材料。（4）声像材料。学习新知第二节新闻发布会的组织二、新闻发布会的组织实施1.签到设立签到处，并派专人引导记者前往会场。与会人员要在签到簿上签上自己的姓名、单位、职业、联系电话等。2.发放资料学习新知（1）会议议程。（2）新闻通稿。（3）演讲发言稿。（4）发言人的背景资料介绍。（5）公司宣传册。（6）产品说明资料。（7）有关图片。（8）纪念品。（9）企业新闻负责人名片。（10）空白信笺、笔。第二节新闻发布会的组织二、新闻发布会的组织实施3.按议程进行新闻发布（1）主持人宣布发布会开始。（2）新闻发布。发言人介绍该发布会的主要新闻事件。（3）现场嘉宾、专家发言。（4）记者提问，发言人回答问题。（5）宣布发布会结束。4.会后活动安排（1）安排单独采访。根据需要安排对公司领导的专访或是集体采访。（2）安排参观或酒会。学习新知第二节新闻发布会的组织三、新闻发布会的会后工作——效果测评1.尽快整理新闻发布会的记录材料对会议的筹备、组织、主持和回答问题等环节的工作进行总结，并将总结材料存档。2.编发公关新闻稿一般说来，编写公关新闻稿要注意：一是主题开门见山；二是尽量使用简短的、口语化的句子进行表述；三是清楚地表达思想，不使公众产生误解或者曲解。3.收集反馈信息及时了解社会各界对新闻发布会的态度和意见，进