在大数据背景下的住房公积金会计档案管理分析

在当前互联网以及大数据技术成熟发展的情况之下，为进一步提升住房公积金会计档案管理工作的可靠性、有效性以及有序性，逐渐引入了电子会计档案管理方式。虽然现代信息技术的引入有效提高了住房公积金会计档案管理的便捷性以及时效性，但与此同时仍然存在一定问题，因此加强对于会计档案管理的研究和分析是十分有必要的。一、优化住房公积金会计档案管理的意义会计档案管理作为住房公积金管理的重要部分，其会计档案管理水平直接影响着住房公积金管理水平，关系着缴存住房公积金人员的财产安全和利益。科学合理的会计档案管理，不仅能够帮助住房公积金中心更加了解自身经济情况，强化财务管理水平，而且还能够帮助各监管机构各部门了解中心业务活动情况，对于保障国家财政安全、确保国家政策的有效落实、维护社会稳定有着积极意义。除此之外，随着我国住房公积金事业的不断发展，公积金数量不断增加，其管理过程中风险性也在不断上涨，而通过会计档案能够为公积金管理提供保障，是打击经济犯罪的直接证据，有效降低非法挪用、非法提取等不法行为[1]。二、大数据下电子会计档案管理存在的问题（一）缺乏对于电子档案管理的信任在当前互联网以及大数据技术飞速发展的情况之下，电子档案管理逐渐成为各企业、机构以及政府相关部门进行档案管理的重要手段，电子档案管理不仅能够有效提升档案管理的便捷性，而且极大地减轻了档案管理人员的工作压力，提高了档案管理的真实性以及准确性。但与此同时，财务会计管理相关工作由于其本身存在一定特殊性，因此在向电子档案管理形式转化的过程中，也会存在一定的风险问题，相关管理工作人员认为电子档案管理模式存在一定风险，因此，在实际进行电子会计档案管理的过程中缺乏一定的主动性以及积极性。（二）制度规范不完善由于我国住房公积金会计档案管理受传统管理模式和制度影响较深，在当前电子会计档案管理模式不断推进的情况之下，相关管理制度和操作规范等仍然是针对的是传统的档案管理模式，因此先进的管理方式和落后的管理制度之间存在一定的冲突。除此之外，由于电子会计档案管理模式不同于传统纸质档案管理，我国在电子档案管理方面尚处于摸索阶段，在管理体系、制度方面都缺乏相应研究和实践经验，这也使得在实际进行电子会计档案管理的过程中存在诸多困难，不仅管理过程中缺乏可靠依据，而且责权不清，使得电子会计档案管理水平始终难以得到有效提升。（三）技术手段有待提高电子会计档案管理由于其独特的优势，逐渐受到住房公积金中心的应用和进一步落实，作为一项先进的档案管理手段，想要进一步提升档案管理水平，保障会计档案的安全、完整，还需要有一定的技术支持。在实际应用过程中，由于电子会计档案管理系统不仅在业务功能方面有着较高的要求，在档案真实性、完整性等方面也有一定需求，但是当前在进行住房公积金会计档案管理过程中所应用的硬件以及软件系统等设计水平仍然有待提高，安全管理方面仍需加强。（四）管理人员知识单一传统纸质会计档案管理方式，对于相关管理人员的素质能力和操作要求相对较低，而且受传统会计档案管理模式和思维的影响，当前会计档案管理人员的知识结构和综合素质较为单一。在互联网背景之下，电子会计档案管理模式对于相关管理人员有了更高的要求，因此当前我国住房公积金会计档案管理人员的能力素质和专业水平仍然需要进一步提高。三、提高住房公积金会计档案管理水平的措施（一）更新会计档案管理理念在新时期背景之下，现代档案管理工作人员需要结合我国会计档案管理特点和性质，探索出可行性强、安全、可靠的电子会计档案管理之路。但是由于我国会计档案管理受到传统管理模式影响较为深入，很多会计档案管理人员的思维模式和工作习惯已经形成，这就需要在应用和推进电子会计档案管理模式的过程中，首先要更新和转变会计档案管理理念，正视电子会计档案管理模式，了解电子会计档案管理的作用、意义，明确和坚定管理目标，全力以赴面对电子会计档案管理过程中所面临的各种挑战。（二）完善档案管理制度想要进一步提升住房公积金会计档案管理相关工作，保障电子会计档案管理的实施能够有章可循、有据可依就需要进一步完善档案管理规章制度，科学合理地规范档案管理程序。需要先结合我国颁布的住房公积金相关政策和会计档案管理条例，结合住房公积金中心当前实际情况和会计档案管理工作制定会计档案管理相关制度和细则，进一步规范当前电子会计档案管理工作。首先，在电子会计档案管理模式实施的过程中，所需要面临的最为重要的问题就是会计档案的安全性以及保密性问题，因此还需要进一步健全档案管理保密制度和相关规则，采用岗位责任制度，明确不同部门、不同岗位的职责和分工，明确岗位目标，切实将责任落实到人，提升档案管理工作人员的责任感和积极性，确保电子会计档案管理的顺利推进和落实。其次，由于当前我国电子会计档案管理尚处于探索阶段，因此当前会计档案管理仍然实行的是纸质档案与电子档案双轨并行的机制，住房公积金中心会计档案管理人员还需要做好相关纸质档案的归档和整理工作，明确纸质档案归档程序和相关流程制度，在归档之前，需要会计部门对相关材料进行审核确保，保障档案的完整性以及准确性，相关档案管理人员需要按照业务类型、时间等规律对档案资料进行编号，并装订成册。（三）加强部门合作强化信息化管理电子会计档案管理的有效落实和实施并不是仅仅依靠会计档案管理部门就能够完成，在此过程中，还需要其他部门的协调和支持，因此在实际推进电子会计档案管理的过程中需要多个部门之间积极沟通、协调合作。一方面，为确保电子会计档案的完整性、真实性以及可靠性，就需要确保档案数据在生成、收集以及归档全过程的规范管理，需要先在会计管理系统中生成可靠真实的数据，然后由档案管理部门对相关数据进行收集、整合和归档。此外，在整个过程中不仅需要会计部门的良好配合，还需要业务办理工作人员准确可靠的办理公积金相关业务，从源头确保会计数据和相关信息资料的真实可靠。各部门的协调合作是保障住房公积金电子会计档案管理水平进一步提升的重要前提。另一方面，完善信息技术部门进一步强化电子会计档案管理。相较于传统档案管理方式，电子会计档案管理不仅能够极大地节约档案存储的空间，而且在信息系统的帮助之下，还能够提高档案查找和利用的效率，进而有效提升会计档案管理水平，此外，与纸质档案管理相比，电子档案能够进一步保障数据信息的完整性，不会犹由于年代久远而出现损坏或者字迹不清的情况，而且更加便于档案的查阅、复制和传递。通过纸质档案与电子档案双轨并行的模式能够进一步提高档案的安全性。对此为进一步推进电子会计档案管理模式的有效应用和落实，需要加强信息化管理。第一，硬件设施以及软件技术是电子会计档案管理的前提基础，因此住房公积金中心需要进一步加大资金投入，不仅要确保相关硬件设施的配备，还需要加大电子会计档案管理软件的开发力度，积极应用各种扫描软件、监控系统等提升档案管理的信息化水平，为电子会计档案管理工作提供良好的技术支持。第二，加强信息技术部门的建设，为后续电子会计档案管理提供可靠的技术支持，在电子会计档案管理的过程中，难以避免的可能会出现各种硬件、软件问题，专业性强的信息技术部门不仅能够及时解决突发问题，还能够定期对硬件设施进行检查，及时更新和优化软件系统，保障电子会计档案管理运行环境。（四）加强从业人员能力培养在当前大数据技术在住房公积金中心不断深入应用的情况之下，电子会计档案管理工作逐步推进，会计档案朝着信息化方向不断发展，对相关档案管理人员提出了更高的要求。随着新《会计档案管理办法》的颁布，会计档案管理正式朝着数字化方向发展，而档案管理人员作为会计档案管理过程中的主体，其专业能力、综合素质以及职业道德水平直接影响着电子档案管理的质量和效果，在此情况之下，提高从业人员综合素质，加强从业人员能力培养已然成为当前住房公积金中心的重点管理内容。其一，要加强对于会计档案管理人员专业能力和技术的重视，在选聘会计档案管理工作人员时要积极引进专业能力强的高素质人才，进一步提升会计档案管理队伍的人才储备。其二，对于在职的会计档案管理人员，需要定期进行培训教育，不仅要对其进行专业知识和技术的培训，还需要对其进行会计档案管理相关法律法规的培训，学习最新的理论和方法。其三，随着电子会计档案管理模式的推行，要求会计档案人员不仅要具备档案管理、会计相关知识，以及公积金办理流程和公积金相关政策规定等，还需要加强学习计算机基础知识，确保电子会计档案管理工作能够顺利有序地进行。其四，加强培养从业人员的保密以及安全意识，会计档案管理工作不仅影响着住房公积金管理，而且还涉及大量财务会计信息，保障会计档案安全是档案管理的重中之重，相关管理人员要牢记档案管理制度规定，谨防泄密事