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文档简介
常用公文写作格式与技巧(一)上行文种的写法1、请示请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题,以便上级及时、专一地进行处理;请示的主送机关也只能是一个,不能多头请示。请示的内容由三部分构成:(1)开头部分写请示的缘由或背景,要求写得充分而又简明;(2)主体部分写请求的事项,要求写得实际、合理、明确、简要;(3)结尾部分写希望、要求,可以使用以下惯用语,如:“妥否,请批示”或“当否,请批示”或“以上请示,望予审批”或“以上意见,如无不妥,请批转XXX执行”等。2、报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。报告与请示虽同属于上行文,但两者有着严格的区别:(1)对上级要求不同。“报告”不要求上级批复;“请示”则要求上级批复。(2)行文时间不同。“报告”是事中或事后行文;“请示”是事前行文。(3)文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文;“请示”是请求性的上行公文。(4)结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语,有的干脆不用,报告事项完了,全文就结束;“请示”则一般用“可否(或妥否),请批示”,对上级要求十分肯定。报告的内涵决定了它在写作上的通用规则,就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式,它必然由于不同的内容表现为多变状态:(1)情况——做法——问题(意见);(2)情况(做法)——问题——今后意见;(3)情况——原因(责任)——下步做法;(4)情况——原因——责任及处理意见;(5)情况——问题——建议等。(二)下行文种的写法1、通知通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成:(1)标题函的标题有两种形式:发文机关名称+事由+文种,如,苏州大学关于XXX的复函;事由+文种,如“关于恳求XXX的函”或“关于申请XXX的函”;“关于请求批准XXX的函”。(2)受文机关:顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。(3)正文:开头概括交代发函的原因和目的,常用“现将有关问题说明如下:”、“现将有关问题复函如下:”等习惯用语过渡转入主体。主体部分要简洁得体,问题、意见要写得明确。结语。根据不同类型的函件事项,选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致.敬礼”等敬语。落款。在右下方署明发文单位名称,加盖公章并在下面写明年、月、日期。(五)其他常用应用文的写法1、介绍信介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。介绍信通常有两种形式:普通介绍信。用公文纸书写:(1)在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字,字要比正文大些。(2)联系单位或个人的称呼。(3)被介绍人的姓名、身份、人数(派出人数较多,可写成“×××等×人”)。(4)接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。(5)本单位名称和写信日期,加盖公章。带存根的印刷介绍信有规定格式,使用只须填上有关内容。(1)存根部分简填,以便日后查考。(2)本文部分要填写详细些。(3)派人联系办理重要或保密事情,要注明被派人员的政治面貌、职务。(4)重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字,有的还要限制有效期。(5)除本文部分需加盖公章外,存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。2、申请书申请书是个人或集体向组织表达愿望,向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚,但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。(1)在申请书的第一行正中写申请书的名称。如:“入党(团)申请书”、“开业申请书”等,字体较正文稍大。(2)写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。(3)写申请书的具体内容:申请的事情或理由最好分段写,以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多,可以从几个方面、几个阶段谈认识。(4)结尾写表示敬意的话,如“此致敬礼”、“请领导批准”等语,也可以不写。(5)最后写申请人姓名或申请单位名称(加盖公章)和写申请书的日期。3、工作计划工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确,用词造句必须准确,不能含糊。工作计划的格式:(1)计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素,如“××团委2006年工作计划”。(2)计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求,工作的项目和指标,实施的步骤和措施等,也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。(3)最后写订立计划的日期。工作计划的内容。一般地讲,包括:(1)情况分析(制定计划的根据)。制定计划前,要分析研究工作现状,充分了解下一步工作是在什么基础上进行的,是依据什么来制定这个计划的。(2)工作任务和要求(做什么)。根据需要与可能,规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。(3)工作的方法、步骤和措施(怎样做)。在明确了工作任务以后,还需要根据主客观条件,确定工作的方法和步骤,采取必要的措施,以保证工作任务的完成。4、工作总结总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,进行一次具体的总分析、总研究;也就是看看取得了哪些成绩,存在哪些缺点和不足,有什么经验等。基本情况。(1)总结必须有情况的概述和叙述,有的比较简单,有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。(2)成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。成绩有哪些,有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的,都应讲清楚。(3)经验和教训。做过一件事,总会有经验和教训。为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。(4)今后的打算。根据今后的工作任务和要求,吸取前一时期工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。写好总结需要注意的问题(1)总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式,听取各方面的意见,了解有关情况,或者把总结的想法、意图提出来,同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点,到群众中找事实的写法。(2)一定要实事求是,成绩不夸大,缺点不缩小,更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。(3)条理要清楚。总结是写给人看的,条理不清,人们就看不下去,即使看了也不知
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