WPRR401(7.0)须知、通函和技术通告编写程序

质量管理体系文件–WPRR401版本号：7.0生效日期：2015.10.1PAGE1第8页共8页须知、通函及技术通告管理工作程序ProceduresforManagingInstructionstosurveyors,CircularsandTechnicalInformation目录1．目的8.公布与发放2．定义9．培训3．总则10．归档4．须知编写与换版11．格式5．须知维护12．附录6．通函编写7．技术通告编写版本号修改页次修改原因7.0全部SGS审核纠正措施要求；总部办公系统OA启用通函/技术通告审批功能；《验船师须知》维护工作模式的调整。编写审核会签批准批准日期许发艳王志荣王晨朱恺2015.9.28目的本编写程序对须知、通函和技术通告的编写进行了规定，旨在确保此项工作满足需要和符合本社质量管理要求。本程序中“须知”通指本社验船师须知、审核员/检查员须知、产品须知及海工须知和审图指导性文件等。定义本社《管理体系手册》中的定义和缩写适用于本程序。须知：系指对验船师、审核员/检查员提供各类服务具体作法的描述，作为执行规范/指南、公约、规则、IACS技术性文件和授权船旗国政府、区域组织要求的实施指导，供内部使用。技术通告：系指向服务相关方通报特定组织/船旗国政府发布的政策/规定/信息以及本社规范技术动态的函件，其中可包括我社的对外要求。通函：系指在“须知”来不及更新时（新的检验要求将在半年之内生效，并且可能超出须知正常维护时间），对验船师发布的针对特定事项执行相关服务的具体做法的函件，供内部使用。总则业务主管部门负责主管业务范围内的技术通告、通函的编写。业务主管部门负责视业务需要组织专家组进行须知编制和维护，并应进行充分的策划和评审，以确保考虑全面，并同时考虑证书/报告及其管理系统的更新。《验船师须知》、《审核员/检查员须知》、通函、技术通告应有中英文对照版，仅适用于国内航行船舶/海上设施的可以只要求中文版本。通函和技术通告在总部办公系统OA上统一编号。须知编写与换版当有下述情况（但不限于）发生时，业务主管部门应考虑编写新的须知或对原有须知进行换版：新的公约、法规、规范等发布或生效。例如《海事劳工公约》（2006）、《国际船舶压载水及其沉积物控制和管理公约》生效、《船舶绿色规范》发布等；检验/检查项目内容、要求和时间等有重大调整。如IMO检验和发证协调系统的重大修订；须知主要章节和结构需要调整。如审图须知增加新的船型的审图要求章节。现有须知条款的更新修订属于日常维护。须知的编写或换版工作流程见附录１。须知的基本要求如下，不同类别的须知可能会有所不同：须知的基本框架应包括但不限于总则，一般规定，证书、记录和报告填写的一般要求，检验报告及详细指导等；总则中应阐明编写输入、适用范围等。编写输入文件应有具体的名称和版本等信息；须知内容应为对实施公约、规则、规范等技术要求的说明，而非对其条款的解读。不应重复描述技术要求原文，应理解为在此基础上的归纳或解释；须知检验项目内容应与规范、IMO检验协调系统项目要求一致。否则，须知编写组织管理部门应与规范编制部门讨论后达成一致；证书、记录和报告填写的一般要求应包含验船师签发的检验文件及其具体填写说明；检验报告及详细指导应包含当前篇章下的检验项目表及每项检验内容的详细指导；须知每页应显示版本号及章节标题。封面上有“中国船级社”、“内部资料，不得外传”等字样和社徽；任务分解：业务主管部门对新编或换版的须知，提出须知工作任务分解，并组织评审，按科研、审图、检验业务类别分别报分管副总工批准后下发实施计划。实施计划的主要内容如下：确定篇、章、节目录及相应的主要技术内容；负责单位或部门；具体时间安排；需作进一步调研的计划；需要其它的措施及支援手段。在实施过程中，业务主管部门或编写组应根据进展情况，可以对实施计划进行必要的调整和完善。业务主管部门负责对实施进度进行跟踪检查。须知初稿由业务主管部门向有关社内单位征求意见或组织评议，编写组应对所反馈的意见逐一加以列表汇总和认真研究，并作必要的修改。业务主管部门完成修改后，应组织本社有关专家及有经验的验船师以评审会或函审方式对须知定稿进行评审，以审查：(1)须知编写是否符合任务实施计划的要求；(2)反馈意见汇总处理表中的意见处理是否合理。业务主管部门或编写组应根据须知定稿评审会的评审意见，完成须知的最终稿，按规范、科研、审图、检验业务类别分别上报分管副总工审批。分管副总工依据定稿评审会的意见在10个工作日内原则批准后生效实施。须知维护须知维护是指对现有须知条款内容的修订，应尽可能通过online方式进行维护，并提供修改背景、修改版和清洁版。须知维护应考虑的技术内容有：（1）因本社规范修订后的新规定，导致须知指导实施的内容发生变化；（2）为执行本社规范、IMO、IACS和授权船旗国政府新规定，提出实施指导要求；（3）现场所积累的检验经验；（4）机/海损事故调查结果表明检验应汲取的经验； （5）对特定事项临时发布的有关通函。须知维护内容，经相关专业指导验船师/专家讨论、评审（可采用邮件/传真等形式）通过后，由主管部门领导在5个工作日内审核批准。须知维护文本应有修订标记以便于阅读。通函编写当本社规范、IMO、IACS、授权船旗国政府等发布新要求、现场检验反馈信息和机/海损事故调查结果等需要更新“须知”而通过正常维护来不及时，业务主管部门可组织编写针对特定事项执行相关服务具体做法的通函，此种情况应向负责审批相应须知的副总工进行书面说明。通函的基本要求为：应阐明编写背景、编写输入等；内容至少包括生效时间、适用船型、主要技术要求，如必要还应包括与原要求的变化，是否适用于现有船等；内容应以技术要点、审图要点、建造检验要点、营运检验要点以及证书修改等业务指导性内容为主；通函由指导验船师/专家评审，通过后由业务主管部门领导在5个工作日内审核批准。须知业务主管部门应及时将通函内容纳入须知。通函纳入须知后，须知业务主管部门应将通函作废，并填写“有效文件更改通知单”（WPQM401附录7）报质管处。对作废的通函，如仍需挂网上供参考用，应注明作废的标识或进行备注说明。技术通告编写各业务主管部门负责主管业务范围内的相关信息技术通告的及时编制。技术通告包括发布信息的生效时间、适用船型、主要技术要求，是否适用于现有船等。技术通告内容应尽可能简明扼要，可包括我社的对外要求，不包括本社执行这些要求的具体做法。技术通告由业务主管部门领导在5个工作日内审核批准。需要时可会签相关业务部门。公布与发放通函/技术通告通过总部办公系统OA统一编号，格式如下:（20XX年）通函/技术通告第XXX号总第XXX号①②③年号；该年的通函/技术通告编号，每年从1号开始，连续编号；通函/技术通告总编号，从1号开始，连续编号；通函/技术通告、须知等文件的上传发布按照《中国船级社网站管理办法（试行）》的相关规定执行，即各部门的网站内容信息员负责本部门的通函/技术通告电子版本的直接上传并发布，各部门负责人应对上传CCS网站内容的真实性和可靠性进行审核。通函、须知等发放参照《管理体系文件编写及有效文件控制程序》WPQM401进行。应将文件变更信息以“有效文件更改通知单”（WPQM401）及修改性质（换版/修改/新增/替代）通报有效文件归口管理部门。培训通函/技术通告和须知的培训实施按《人员培训程序》(WPPT601)相关要求执行。归档须知、通函/技术通告编写过程所产生的文件、记录应由编写部门立卷归档，保管期限为长期。格式通函的格式见附录2（Form:RWPRR401-B）。技术通告的格式见附录3（Form:RWPRR401-H）。附录附录1须知编写及换版工作流程图附录2通函（Form:RWPRR401-B）附录3技术通告（Form:RWPRR401-H） 附录4须知编写审批表（Form:RWPRR401-D）

附录1须知编写及换版工作流程图负责单位步骤有关部门业务主管部门分管社领导说明建议或信息组织编写组实施计划任务初稿编写初稿审查征求意见意见汇总评议及审核办理报批批准10个工作日内公布归档附录2Form:RWPRR401-BCCS通函Circular中国船级社（20xx年）通函第号总第号20xx年月日（共页）发：本社总部有关处室，本社验船师、审图中心标题栏（四号、加粗、仿宋_GB2312）一、内容介绍（以下所有内容格式：小四号、仿宋_GB2312）编写背景、编写输入等二、技术要点内容至少包括生效时间、适用船型、主要技术要求;如必要还应包括与原要求的变化;是否适用于现有船等;三、原文本通函在实施过程中如有任何疑问，请与总部：有关处室联系。(Rev.7.020151001-1/1)

附录3Form:RWPRR401-HCCS技术通告TechnicalInformation（20xx年）技术通告第号总第号20xx年月日（共页）发：本社总部有关处室，本社验船师、审图中心、有关船东、船厂、产品厂、设计院标题栏（四号、加粗、仿宋_GB2312）一、内容介绍（以下所有内容格式：小四号、仿宋_GB2312）编写背景、编写输入等二、技术要点内容至少包括生效时间、适用船型、主要技术要求;如必要还应包括与原要求的变化;是否适用于现有船等;三、原文本通告在实施过程中如有任何疑问，请与总部：有关处室联系。(Rev.7.020151001-1/1)

Form:RWPRR401-D须知编写审批表编号 eq\x()新编 eq\x()换版文件名称编写依据eq\x()本社入级规则、规范的修改或补充及其它规定eq\x()国际公约、规则的颁布、生效或修订eq\x()IACS的有关要求eq\x()授权船旗国的有关法定要求eq\x()现场检验经验eq\x()机/海损事故调查结果eq\x()本社与其它验船机构签定的协议 编写人 背景材料发放范围内部培训要求培训对象培训时限培训方式eq\x()集中授课eq