ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理体系之12：“7支持-7.3意识”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制-2024)

“7支持-7.3意识”解读、实施流程和风险描述ISO∕IEC42001-2023《信息技术-人工智能管理体系》之12：“7支持-7.3意识”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制，2024年9月)第1部分：“7.3意识”解读“7.3意识”条文“7.3意识”标准条文解读7.3意识组织应确保在其控制下工作的人员知晓：——人工智能方针（见5.2)；——他们对人工智能管理体系有效性的贡献，包括提高人工智能绩效的益处；——不符合人工智能管理体系要求的后果。意识定义：指组织内所有涉及人工智能活动的人员对人工智能使用和管理相关期望的理解、接受和主动行动的动力；在其控制下工作的人员（包括但不限于）：高管与决策者：虽然他们可能不直接参与人工智能系统的日常开发和管理，但他们对人工智能战略和政策的制定具有重要影响，因此需要了解人工智能管理体系的基本要求；数据科学家：负责数据收集、处理、分析和解释，为人工智能模型的开发和优化提供数据支持；人工智能工程师/开发人员：直接参与人工智能系统的设计和开发，包括模型构建、算法实现、系统集成等；人工智能研究人员和专家：在人工智能领域进行前沿研究，推动技术创新，为组织提供技术咨询和支持；项目经理：负责人工智能项目的整体规划、进度控制、资源调配和风险管理，确保项目按时、按质、按量完成；信息安全、物理安全和隐私等可信赖领域的专家：确保人工智能系统的安全性，防止数据泄露、系统攻击等安全威胁，保障用户隐私；人工智能系统相关的领域专家：具备特定行业或领域知识的专家，为人工智能系统提供业务指导，确保系统能够满足实际需求；与人工智能系统人工监督人员：对人工智能系统的输出进行监控和校验，确保系统决策的准确性和可靠性，必要时进行人工干预；技术支持与维护人员：负责人工智能系统的日常维护、故障排查和性能优化，确保系统稳定运行；测试人员：对人工智能系统进行全面的测试，包括单元测试、集成测试和系统测试，确保系统的质量和稳定性；用户支持与服务人员：为用户提供技术支持和服务，解答用户在使用人工智能系统过程中遇到的问题；道德与法律顾问：为组织提供法律合规和道德伦理方面的指导，确保人工智能系统的开发和使用符合相关法律法规和伦理规范。组织应确保工作人员知晓人工智能方针的重要性；组织应确保其控制下工作的所有人员都充分知晓并理解组织的人工智能方针。这一方针（见5.2）是组织在人工智能领域的指导思想，包含了组织在AI应用、开发、运维等方面的基本原则、价值观、目标和方法。知晓人工智能方针对于人员而言至关重要，因为它：提供行动指南：帮助员工明确在人工智能相关工作中应遵循的原则和标准，确保各项活动与组织的整体战略方向一致；增强责任感：使员工意识到自己在人工智能管理体系中的角色和责任，从而更加积极地参与到AI项目的开发和运维中；促进合规性：确保员工在AI项目的整个生命周期中遵守相关法规、标准和组织内部规定，降低违规风险。为了确保人工智能方针的有效传达和遵守，组织应采取以下措施：制定培训计划：组织应定期对员工进行关于人工智能方针的培训，确保其充分了解方针的内容和要求；纳入沟通策略：将人工智能方针纳入组织的内部沟通策略中，通过内部网站、公告板、电子邮件等多种渠道定期发布和更新方针信息；设立责任人或团队：指定专门的责任人或团队负责监督人工智能方针的执行情况，并提供必要的支持和指导。组织应确保工作人员知晓他们对人工智能管理体系有效性的贡献(包括提高人工智能绩效的益处)；认知贡献与绩效提升的重要性：组织应确保所有工作人员认识到他们对人工智能管理体系有效性的贡献，并理解这些贡献如何直接关联到人工智能绩效的提升；贡献的认知：每位工作人员在人工智能管理体系中都扮演着不可或缺的角色。组织应明确传达每位员工的具体职责和任务，使他们认识到自己的工作是如何影响整个人工智能管理体系的有效性的。这种认知不仅增强了员工的责任感和归属感，也促进了团队协作和跨部门沟通；绩效提升的益处：提高人工智能绩效是组织追求的重要目标之一。组织应清晰地向工作人员展示，通过积极参与人工智能管理体系，他们的工作成果如何直接转化为人工智能绩效的改善和效率的提升。这些益处可能包括决策准确性的提高、处理速度的加快、成本的降低以及用户体验的优化等。了解这些益处有助于激发员工的工作动力和创新能力。持续改进的文化：通过让工作人员认识到他们对管理体系有效性的贡献和绩效提升的益处，组织可以逐步建立起一种持续改进的文化氛围。在这种文化中，员工不再是被动的执行者，而是积极的参与者和创新者。他们愿意主动提出改进建议，关注体系运行中的问题，并寻求解决方案，从而推动整个管理体系的不断优化和升级。采取措施促进认知贡献与绩效提升的重要性：组织通过明确角色与责任、提供培训与教育、建立沟通机制、设立激励机制、收集反馈与持续改进以及营造文化氛围等措施，可以有效地确保工作人员知晓他们对人工智能管理体系有效性的贡献（包括提高人工智能绩效的益处），并激发他们的积极性和创造力，推动管理体系的持续优化和高效运行。明确角色与职责；制定详细的职位描述：为每位工作人员明确其在人工智能管理体系中的具体职责和任务，确保他们清楚自己在体系中的角色和所承担的职责；分配具体目标：将组织的人工智能目标细化到各个部门和岗位，使每位员工都能明确自己的工作如何与整体目标相关联。提供培训与教育；定期组织培训：针对人工智能管理体系、人工智能技术应用、以及绩效提升等方面，定期组织培训课程，增强员工的认知和理解。案例分享与经验交流：通过分享成功案例和失败教训，让员工了解他们对管理体系有效性的实际贡献，并学习如何进一步提升绩效。建立沟通机制；内部沟通平台：建立或利用现有的内部沟通平台（如企业社交软件、邮件列表等），定期发布管理体系的运行情况和绩效数据，让员工随时了解自己的工作成果；定期会议：组织定期会议，让员工参与讨论管理体系的运行状况、存在的问题以及改进措施，增强他们的参与感和责任感。设立激励机制；绩效奖励：将员工对管理体系的贡献纳入绩效考核体系，对表现优秀的员工给予奖励，激励他们更加积极地投入到工作中；表彰先进：对在管理体系中做出突出贡献的个人或团队进行公开表彰，树立榜样，激发全体员工的积极性和创造力。收集反馈与持续改进；建立反馈渠道：鼓励员工就管理体系的有效性、工作中遇到的问题以及改进建议等提出反馈，确保组织能够及时了解并解决问题；持续改进机制：根据员工的反馈和建议，不断优化管理体系，提高运行效率和绩效水平，同时让员工感受到他们的意见被重视和采纳。营造文化氛围；强调团队合作：通过团队活动、文化墙等方式，营造积极向上的团队氛围，让员工感受到自己是团队不可或缺的一部分；宣传成功案例：在公司内部广泛宣传管理体系的成功案例和绩效提升成果，让员工感受到自己的工作成果得到了认可和价值体现。组织应确保工作人员知晓不符合人工智能管理体系要求的后果。组织应确保所有在其控制下工作的人员，明确知晓如果不符合人工智能管理体系的要求，将会带来的严重后果。这一要求的目的是为了增强员工的规则意识和自律性，从而确保人工智能管理体系的有效执行。违规后果的重要性：组织应确保所有工作人员，明确知晓如果不符合人工智能管理体系的要求，将会带来的严重后果。这一要求的目的是为了增强员工的规则意识和自律性，从而确保人工智能管理体系的有效执行；违规后果的具体内容：不符合人工智能管理体系要求的后果可能包括但不限于：系统安全风险增加：不符合管理体系要求可能导致人工智能系统存在安全漏洞，使得系统容易受到外部攻击或内部误操作的影响，从而增加数据泄露、篡改或被非法访问的风险；系统运行中断：管理不善或违规操作可能导致系统稳定性下降，引发运行中断或故障，影响业务连续性和用户体验；数据隐私泄露：如果人工智能管理体系要求未能得到严格遵守，可能导致用户或客户的个人数据被非法收集、存储、处理或泄露，严重侵犯个人隐私权；不公平或歧视性决策：人工智能系统的决策应基于公平和透明的原则。不符合管理体系要求可能导致算法偏见，进而产生不公平或歧视性的决策结果，损害特定群体的利益；决策失误：人工智能管理体系要求通常包括对数据质量、模型验证、过程控制等方面的规定。违反这些要求可能导致决策依据不准确或过程控制不严，从而引发决策失误，给组织带来经济损失或信誉损害；用户信任度下降：频繁的安全事件、数据泄露或决策失误会降低用户对人工智能系统的信任度，进而影响用户对组织整体品牌和服务的信心；面临法律责任：不符合人工智能管理体系要求可能违反相关法律法规（如数据保护法规、隐私法规等），导致组织面临法律诉讼、罚款甚至刑事责任；强化后果传达的措施：为了更有效地传达违规后果，组织可以采取一系列强化措施。制定明确的违规后果说明文档：组织应编制一份详细的违规后果说明文档，其中明确列出不符合人工智能管理体系要求可能导致的具体后果，包括但不限于系统安全风险、数据泄露、不公平决策、法律责任等。该文档应作为员工培训的一部分，确保每位员工都能熟悉并理解；开展定期培训与教育：组织应定期举办针对人工智能管理体系的培训课程，其中特别强调违规后果的严重性。培训内容应包括案例分析，通过实际发生的违规事件和后果，加深员工的理解和记忆；强化内部沟通与宣传：通过内部通讯、公告板、社交媒体等多种渠道，定期发布关于违规后果的提醒和警示信息。确保信息覆盖全体员工，提高员工的警惕性和自律性；建立反馈与报告机制：鼓励员工主动报告潜在的不合规行为或风险点，并建立有效的反馈和报告机制。对积极报告的员工给予正面激励，以增强员工的参与度和责任感；实施模拟演练与应急响应：定期组织模拟违规事件的演练，让员工亲身体验违规后果的严重性和亲身体验或观察到违规带来的负面影响，从而提高他们的警惕性和自律性。第2部分：“7.3意识”流程控制表一级流程二级流程流程节点控制要点所期望的输出制定计划确定意识提升需求分析组织现状，识别意识提升的具体需求详细的意识提升需求列表制定提升计划根据需求制定详细的提升计划，包括目标、方法、时间表意识提升计划文档培训与教育设计培训内容设计覆盖人工智能方针、管理体系有效性及违规后果的培训内容培训材料包实施培训按计划组织培训活动，确保所有相关人员参加培训记录及反馈报告培训效果评估收集培训参与者的反馈，评估培训效果，必要时调整计划培训效果评估报告及改进计划沟通与宣传制定沟通策略设计内部沟通策略，包括沟通渠道、频率、内容等沟通策略文档发布与更新信息定期通过内部网站、公告板、邮件等方式发布和更新信息发布和更新记录收集反馈与调整策略收集员工对沟通效果的反馈，根据反馈调整沟通策略反馈收集报告及调整后的沟通策略明确岗位与职责制定职位描述书为每位员工制定详细的职位描述，明确其在管理体系中的角色和职责职位描述文档分配具体目标将组织目标细化到部门和岗位，明确员工的具体工作目标目标分配文档收集反馈与改进建立反馈渠道建立内部反馈渠道，鼓励员工提出建议和反馈反馈渠道操作指南及收集到的反馈记录分析与改进建议定期分析反馈，提出改进措施，并跟踪改进效果改进建议报告及改进效果跟踪报告违规后果管理制定违规后果说明文档编制详细的违规后果说明文档，明确列出可能的违规后果违规后果说明文档及员工签收记录违规模拟演练定期组织违规模拟演练，提高员工对违规后果的认识模拟演练记录及员工反馈报告应急响应准备建立应急响应机制，制定应急预案，确保违规事件发生时能够迅速应对应急响应预案及演练记录营造文化氛围团队建设活动组织团队建设活动，增强员工之间的协作和凝聚力团队建设活动记录及员工满意度调查成功案例宣传在组织内部广泛宣传管理体系的成功案例和绩效提升成果成功案例宣传材料及员工反响记录监督与审核监督执行情况设立责任人或团队，负责监督意识提升计划的执行情况监督报告及改进措施定期审核与评估定期对意识提升流程进行审核与评估，确保流程的有效性审核与评估报告及持续改进计划第3部分：“7.3意识”过程风险清单流程名称二级流程风险描述（风险源、过程运行可能发生什么并产生什么后果及其对实现业务流程目标产生的影响）意识提升流程设计培训计划培训计划可能未能充分覆盖人工智能方针及管理体系的关键内容，导致员工对体系要求理解不足实施培训计划培训执行不力或参与度低，员工未能充分理解并掌握人工智能方针及管理体系的具体要求评估培训效果缺乏有效的培训效果评估机制，无法准确衡量员工对培训内容的掌握程度，影响培训效果方针发布与更新方针发布渠道不畅或更新不及时，导致员工无法及时获取最新的人工智能方针和管理体系要求责任人或团队职责责任人或团队不明确或执行力不足，无法有效监督人工智能方针的执行情况，导致管理体系落实不到位监督与支持监督与支持机制不健全，无法及时发现并纠正员工在执行人工智能管理体系中的违规行为知晓人工智能方针内部传达方针传达不到位，部分员工对人工智能方针的内容和要求不了解，影响方针的执行外部沟通未能与供应商、客户等相关方有效沟通方针内容，可能导致合作中出现误解或冲突认知人工智能管理体系贡献与绩效明确职责与任务岗位职责不明确，员工不清楚自己在管理