社团会议召集管理制度

社团会议召集管理制度第一章总则

为确保社团会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力，制定本社团会议召集管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于社团内所有会议的召集、组织、召开及后续跟进工作。

一、会议目的

1.保障社团内部沟通顺畅，促进信息共享；

2.提高决策效率，推动社团工作有序开展；

3.激发团队成员积极性，增强团队凝聚力；

4.及时发现和解决问题，提升社团运营水平。

二、会议类型

1.定期会议：按照一定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的专题会议；

3.紧急会议：遇到紧急事项时，立即召集的会议。

三、参会人员

1.全体社团成员均有义务参加社团召开的各类会议；

2.根据会议主题和内容，主持人可邀请相关人员列席会议；

3.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向主持人请假。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进程；

2.参会人员应遵守会议时间，按时到场，不迟到、早退；

3.会议期间，参会人员应保持秩序，尊重发言人，不随意插话；

4.会议内容涉及保密事项，参会人员需严格保密，不得泄露。

五、会议召集

1.社团会议召集工作由社团负责人或指定人员负责；

2.会议召集人需提前确定会议主题、议程、参会人员、会议时间及地点；

3.会议召集人应在会议召开前至少一天通知参会人员，并附上会议议程和相关资料；

4.会议召集人负责会议现场的组织和调度工作。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

1.会议签到

2.会议主持人宣布会议主题和议程

3.会议讨论

4.会议决策

5.会议总结

第三章会议纪要的跟踪落实

1.会议纪要的编写和分发

2.会议决策事项的跟进

3.会议纪要的存档

第四章会议室管理规定

1.会议室预订

2.会议室设备管理

3.会议室卫生与安全

第五章附则

1.本制度的解释权归社团所有

2.本制度的修改和补充

3.本制度的废止

第二章会议流程

一、会议签到

会议开始前，由专人负责会议签到工作，确保参会人员到场情况得以准确记录。签到方式可为纸质签到、电子签到或线上签到。签到记录应包括参会人员姓名、签到时间等信息。

二、会议主持人宣布会议主题和议程

1.会议主持人应在会议开始时，向全体参会人员宣布会议主题和议程，明确会议目的和主要讨论内容；

2.主持人简要介绍会议背景，如有需要，可对相关背景资料进行分发；

3.主持人应确保会议议程的合理安排，以保证会议高效进行。

三、会议讨论

1.会议讨论环节应按照议程进行，主持人需引导参会人员围绕会议主题展开讨论；

2.会议讨论过程中，主持人应充分调动参会人员的积极性，鼓励大家发表意见，确保讨论的广泛性和深入性；

3.对于重要议题，主持人可要求相关部门或人员进行专题汇报；

4.讨论过程中，如出现争议，主持人应及时调解，引导会议回到正轨。

四、会议决策

1.在会议讨论基础上，主持人可组织参会人员进行决策；

2.决策过程中，主持人应确保决策程序的公正、公平，充分尊重多数人的意见；

3.对于重大决策，主持人可采取投票表决等方式，确保决策的民主性和科学性；

4.会议决策结果应记录在会议纪要中，由主持人宣布并通知相关人员执行。

五、会议总结

1.会议接近尾声时，主持人应对会议进行总结，概括讨论成果，明确决策事项；

2.主持人应对参会人员的意见和建议表示感谢，并对未能解决的问题进行说明；

3.主持人提醒参会人员关注会议纪要的发布，并对会议纪要的落实提出要求；

4.主持人宣布会议结束，并提醒参会人员注意会场整洁，有序离场。

六、会议后续工作

1.会议纪要的编写、分发和跟进；

2.会议决策事项的执行与监督；

3.会议效果评估，为后续会议提供改进方向。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写和分发

1.会议结束后，由专人负责编写会议纪要，纪要内容应包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等；

2.会议纪要编写过程中，相关人员应对纪要内容进行核实，确保纪要准确无误；

3.会议纪要编写完成后，应尽快分发至参会人员及相关负责人，以便大家对会议内容进行回顾；

4.分发方式可为纸质文档、电子邮件或线上协作平台。

二、会议决策事项的跟进

1.会议纪要中明确的决策事项，应指定专人负责跟进；

2.跟进过程中，负责人需定期汇报决策事项的执行情况，确保决策得到有效落实；

3.对于执行过程中遇到的问题，负责人应及时反馈，并寻求解决方案；

4.社团负责人应对决策事项的跟进情况进行监督，确保各项工作有序推进。

三、会议纪要的存档

1.会议纪要作为社团工作的重要记录，应由专人负责整理和存档；

2.存档方式可为纸质档案和电子档案，确保纪要长期保存；

3.存档时应按照时间顺序和会议主题进行分类，便于查找和检索；

4.会议纪要的存档工作应严格遵守保密规定，确保信息安全。

四、会议纪要落实的监督与评估

1.社团负责人应定期对会议纪要的落实情况进行监督，确保各项工作按计划推进；

2.对于未按期完成的决策事项，应分析原因，制定整改措施，并督促相关人员尽快完成；

3.定期对会议纪要的落实效果进行评估，总结经验教训，为后续会议提供改进方向；

4.通过会议纪要的跟踪落实，提高社团决策执行力，促进社团工作高效开展。

五、会议纪要的更新与修订

1.如会议决策事项发生变化，应及时更新会议纪要，确保纪要内容的准确性；

2.对于已完成的决策事项，应在会议纪要中进行标注，便于了解工作进度；

3.如有必要，可对会议纪要进行修订，以反映实际情况，为后续工作提供参考。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由专人负责管理；

2.预订会议室时，需明确会议时间、参会人数、会议主题等信息；

3.预订人需提前向会议室管理员提交预订申请，经批准后方可使用；

4.会议室管理员应合理安排会议室使用，避免时间冲突，确保会议顺利召开。

二、会议室设备管理

1.会议室设备包括音响、投影仪、白板、会议电话等，由专人负责维护和管理；

2.使用会议室前，预订人需检查设备是否正常，如有问题及时联系管理员解决；

3.会议期间，参会人员应爱护设备，遵守设备使用规范，确保设备安全；

4.会议结束后，预订人应确保设备关闭，并归位原处，保持会议室整洁。

三、会议室卫生与安全

1.会议室应保持干净整洁，每日进行卫生打扫，确保会议环境良好；

2.会议室内禁止吸烟、进食，参会人员应遵守卫生规定，共同维护环境；

3.会议室管理员应定期检查消防设施、安全通道等，确保会议室安全；

4.会议期间，如发生紧急情况，参会人员应立即启动应急预案，有序疏散。

四、会议室使用规范

1.会议室内严禁大声喧哗、随意走动，保持会议严肃性；

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进程；

3.未经许可，不得随意携带外来人员进入会议室；

4.会议室使用完毕，预订人需确保会议室恢复原状，关好门窗，确保安全。

五、会议室资源优化

1.会议室管理员应定期对会议室使用情况进行评估，以提高使用效率；

2.鼓励开展线上会议，充分利用会议室资源，减少闲置时间；

3.根据实际需求，合理调整会议室布局和设备配置，提升会议室功能；

4.定期对会议室管理人员进行培训，提高服务水平，为社团工作提供优质会议环境。

第五章附则

一、本制度的解释权归