会议室管理制度格式

会议室管理制度格式第一章总则

为确保公司会议的有序、高效进行，提高会议质量，明确会议目的，制定本会议室管理制度。本制度适用于公司内部所有层级会议的组织与管理。

一、会议目的

1.交流信息，提高决策效率。

2.分析问题，制定解决方案。

3.部署工作，明确任务分工。

4.增进团队协作，提高执行力。

二、会议原则

1.精简会议，提高会议效率。

2.明确议程，提前通知参会人员。

3.严肃会议纪律，准时参加会议。

4.坚持民主集中制，充分发表意见。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，随时召开的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：负责组织、主持会议，确保会议的顺利进行。

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

3.与会人员：按照会议通知，准时参加会议，积极参与讨论。

五、会议组织与管理

1.会议的组织单位应提前做好会议准备工作，包括会议议程、参会人员名单、会议材料等。

2.会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容，提前发送给相关人员。

3.会议组织单位应确保会议室设备、设施的正常运行，为会议提供良好的环境。

六、本制度自发布之日起实施，公司全体员工应严格遵守，共同维护会议秩序。如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

后续章节内容待补充。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议的主题和目标。

2.拟定会议议程：列出会议主要议题，明确每个议题的讨论时间和责任人。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，确定与会人员名单，包括主持人、记录人及其他相关人员。

4.发送会议通知：将会议时间、地点、议程等信息提前通知参会人员，确保参会人员做好准备。

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，整理成会议材料，提前发送给参会人员。

6.安排会议室：根据参会人数和会议需求，提前预订会议室，并确保会议室设备、设施正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织单位负责签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律和讨论要求。

3.按议程进行讨论：会议按照预定议程逐项进行讨论，每个议题的讨论时间控制在规定范围内。

4.与会人员发言：鼓励与会人员积极发言，充分表达自己的观点和建议。

5.会议主持人总结：会议主持人针对每个议题的讨论情况进行总结，形成共识。

三、会议纪要

1.会议记录：会议记录人负责记录会议内容，包括主要观点、决策和任务分工等。

2.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人整理会议纪要，明确任务分工和责任人。

3.发送会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便跟进落实。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议组织单位负责整理会议室，确保会议室整洁。

3.与会人员按照会议纪要中的任务分工，积极开展工作。

本章内容旨在规范会议流程，提高会议效率，确保会议目标的实现。参会人员应严格遵守会议流程，共同为会议的顺利进行贡献力量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策和任务的有效执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论内容、决策和任务分工等。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，由会议组织单位在48小时内发送给所有参会人员及相关部门。

4.会议纪要发送后，如需修改或补充，应在收到反馈后及时进行修正并重新发送。

二、任务跟踪与执行

1.会议纪要中明确的任务分工，各责任人应按照要求及时推进。

2.会议组织单位应建立任务跟踪机制，定期检查任务进度，确保任务按时完成。

3.责任人应主动向会议组织单位报告任务进展情况，遇到问题及时沟通解决。

4.对于未按期完成的任务，会议组织单位应了解原因，督促责任人加快进度。

三、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应由会议组织单位进行归档，以备查阅。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行整理，便于检索。

3.会议纪要的保管期限根据公司规定执行，原则上不少于一定年限。

四、会议纪要的监督与评估

1.会议组织单位应定期对会议纪要的执行情况进行监督，确保会议决策落地。

2.通过会议纪要的执行情况，评估会议效果，为后续会议的改进提供参考。

3.对于会议纪要落实不到位的情况，应分析原因，提出改进措施，并在后续会议中进行通报。

本章内容旨在强化会议纪要的跟踪落实，确保会议成果得以实现。各相关单位和责任人应严格按照规定执行，共同推动公司各项工作的高效开展。

第四章会议室管理规定

会议室是公司内部进行会议的重要场所，为确保会议室的高效使用和良好环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织单位提前向行政部门申请。

2.预订会议室时，需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息。

3.行政部门根据预订信息合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

4.若会议室使用时间有冲突，按照预订时间的先后顺序进行协调。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢杂物。

2.会议组织单位应在会议开始前15分钟到达会议室，检查设备、设施是否正常运行。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意离开会议室。

4.会议结束后，会议组织单位负责清理会议室，确保会议室恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备、设施由行政部门负责维护和管理。

2.会议组织单位在会议前应了解设备操作方法，如有需要，可提前向行政部门申请培训。

3.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自拆卸、损坏设备。

4.若设备出现故障，应及时报告行政部门，由行政部门负责维修。

四、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施正常运行。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室使用明火。

3.若发生紧急情况，会议组织单位应立即启动应急预案，组织参会人员有序疏散。

本章内容旨在规范会议室的管理，为会议的顺利进行提供良好环境。各部门应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的秩序与安全。

第五章附则

为确保会议室管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行政部门所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有修订，将及时通知全体员工。

三、各部门应根据本制度制定实施