物业部会议制度管理制度

物业部会议制度管理制度第一章总则

一、目的

为确保物业部会议的规范化、高效化，提高决策质量和执行力度，制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于物业部各类会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作。

三、会议类型

1.定期会议：包括周例会、月度会议、季度会议等。

2.临时会议：根据工作需要，随时组织召开。

3.专题会议：针对特定问题或项目组织召开。

四、会议原则

1.精简高效：会议时间、参会人员力求精简，提高会议效率。

2.预案先行：会议议题及材料需提前准备，确保会议效果。

3.讨论充分：鼓励参会人员积极发言，充分表达观点。

4.决策明确：会议结论明确，责任到人，确保决策落实。

五、参会人员

1.会议主持人：负责组织、主持、总结会议。

2.与会人员：包括物业部管理人员、相关部门负责人、相关人员等。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

六、会议纪律

1.严格会议时间，准时参加，不得迟到、早退。

2.会议期间，保持手机静音或振动，不得随意接打电话。

3.会议内容保密，不得泄露会议讨论情况。

4.会议结束后，参会人员需按要求落实会议决策。

七、本制度的解释权归物业部所有，自发布之日起执行。如需修改，由物业部提出，报公司批准后实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据物业部工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.拟定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点。

3.通知参会人员：提前通知与会人员会议时间、地点、议程等信息，确保参会人员提前做好准备。

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，制作会议PPT、报告等材料。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员按时到场，进行签到，确保会议人数准确。

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程，明确会议目标。

3.各部门汇报：按照议程，各部门负责人汇报工作进展、问题及需求。

4.讨论与决策：针对汇报内容，与会人员进行充分讨论，形成决策。

5.临时议题：如会议中有临时议题，需经主持人同意后方可讨论。

三、会议记录

1.记录人详细记录会议内容，包括议题、讨论过程、决策结果等。

2.记录人整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.会议纪要需经主持人审核后，发送给与会人员。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结。

2.强调会议纪律，要求参会人员落实会议决策。

3.对下次会议的筹备工作提出要求。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，与会人员有序离场。

2.记录人及时整理会议纪要，按照规定时间发送给相关人员。

3.会议结束后，相关人员按照会议决策，落实相关工作。

六、会议反馈

1.与会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议。

2.会议主持人收集反馈意见，对会议组织工作进行改进。

3.定期对会议效果进行评估，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿。

2.记录人将初稿提交给会议主持人审核，确保纪要内容准确无误。

3.会议主持人审批通过后，记录人将最终版会议纪要发送给所有与会人员及相关部门。

4.会议纪要应包含会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果及后续行动计划。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的行动计划应指定责任人，并明确完成时限。

2.各责任人应根据会议纪要中的任务要求，制定详细的工作计划。

3.会议主持人应定期检查任务执行情况，确保决策落地。

三、跟踪监督与进度更新

1.记录人需定期跟踪会议纪要中各项行动任务的执行情况。

2.对于执行中出现的困难和问题，责任人应及时向会议主持人汇报，寻求解决方案。

3.会议主持人应根据实际情况调整工作计划，确保任务按时完成。

四、反馈与评估

1.责任人完成指定任务后，需向会议主持人提供工作完成情况的书面报告。

2.会议主持人组织相关人员对任务完成情况进行评估，确保工作质量。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并追究相关人员责任。

五、结果公示与资料归档

1.会议纪要及任务执行结果应在物业部内部进行公示，接受全体员工的监督。

2.记录人负责将会议纪要及相关资料进行归档，以备日后查询。

3.定期对会议纪要的执行情况进行总结，为提高会议效率和决策执行力提供参考。

六、持续改进

1.通过对会议纪要执行情况的跟踪，发现问题，总结经验，不断完善会议管理制度。

2.鼓励员工提出关于会议管理及执行效率的建议，持续优化工作流程。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订者需在会议前至少一天提交申请，以便于会议室管理部门进行安排。

3.会议室管理部门根据申请顺序及会议性质，合理分配会议室资源。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、白板、音响设备等。

2.会议室管理部门负责定期检查和维护会议设施，确保设备正常运行。

3.如需额外设备或特殊布置，预订者需提前告知会议室管理部门，并协助完成准备工作。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范。

2.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室整洁卫生。

3.会议结束后，预订者负责监督参会人员整理会议室，关闭设备电源，确保门窗关闭。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门负责制定会议室安全管理制度，确保会议期间的安全。

2.会议室内应配置适当数量的消防设施，并定期进行安全检查。

3.会议期间，禁止携带易燃、易爆等危险物品进入会议室。

五、会议室服务

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会议签到、会场布置、设备操作等。

2.针对大型或重要会议，会议室管理部门可提供专门的服务团队，确保会议顺利进行。

3.会议结束后，会议室管理部门收集与会人员对会议服务的意见和建议，不断优化服务质量。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或单位，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.如造成会议室设施损坏，责任人需按公司规定承担相应责任。

3.会议室管理部门定期对违规情况进行通报，提醒全体员工遵守管理规定。

第五章附则

一、本制度的解释权归物业部所有，如有未尽事宜，物业部可根据实际情况予以解释和补充。

二、本制度自发布之日起实施，如有