采购管理制度会议纪要

采购管理制度会议纪要第一章总则

为确保采购管理制度会议的规范化、高效化，提高会议质量，明确会议决策的执行力，特制定以下采购管理制度会议纪要相关规定。

一、会议目的

采购管理制度会议旨在加强公司内部采购管理的规范性，提高采购效率，降低采购成本，确保采购过程的公开、公平、公正，促进公司持续、稳定、健康发展。

二、会议原则

1.遵循民主集中制原则，充分发挥集体智慧，确保决策的科学性、合理性。

2.坚持求实、高效、创新、协作的精神，提高会议质量，确保会议成果的落实。

3.遵守会议纪律，保守公司商业秘密，维护公司利益。

三、会议类型

采购管理制度会议分为定期会议和临时会议。

1.定期会议：每季度至少召开一次，对公司采购管理制度的执行情况进行总结、分析，提出改进措施。

2.临时会议：根据工作需要，由采购管理部门负责人或公司领导提议召开，研究解决采购管理过程中的重大问题。

四、参会人员

1.定期会议：采购管理部门全体人员、相关部门负责人及公司领导参加。

2.临时会议：根据会议议题，由采购管理部门负责人或公司领导确定参会人员。

五、会议组织

1.采购管理部门负责会议的筹备、组织和纪要工作。

2.会议主持人由公司领导或采购管理部门负责人担任，负责会议的组织、协调和总结。

3.会议记录人由采购管理部门指定，负责记录会议内容，整理会议纪要。

六、会议决策

1.会议决策应充分听取各方面意见，确保决策的科学性、合理性。

2.会议决策事项应形成书面记录，并由参会人员签字确认。

3.会议决策事项由采购管理部门负责组织实施，相关部门协同推进。

七、会议纪要

1.会议纪要应真实、完整、准确地记录会议内容，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要应在会议结束后三个工作日内完成，由会议记录人整理，采购管理部门负责人审核，公司领导审批后发布。

3.会议纪要应抄送相关部门，并作为采购管理工作的依据。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修订本制度，由采购管理部门提出，经公司领导批准后实施。

九、本制度的解释权归公司采购管理部门所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.采购管理部门根据工作计划，确定会议时间、地点、议题，并在会议召开前至少五个工作日通知参会人员。

2.采购管理部门负责收集与议题相关的资料，整理会议议程，并在会议召开前至少三个工作日发送给参会人员。

3.参会人员收到会议议程后，应及时反馈意见，如有补充议题，需提前向采购管理部门提出。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议议程和参会人员。

2.会议按照既定议程进行，每个议题由相关部门负责人或指定人员进行汇报，与会人员就议题展开讨论。

3.会议主持人负责引导讨论，确保会议有序进行，充分听取各方面意见。

三、会议决策

1.讨论结束后，会议主持人对议题进行总结，提出决策建议。

2.与会人员对决策建议进行表决，表决方式可为口头表决或举手表决。

3.表决结果由会议记录人记录在案，形成会议决策。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论情况进行总结，强调会议决策的重要性和落实要求。

2.会议主持人指定相关部门和人员在规定时间内完成会议决策的落实工作，并明确责任人和完成时限。

五、会议记录

1.会议记录人按照会议内容，详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，确保内容真实、完整、准确。

六、会议纪要发布

1.会议纪要由会议记录人整理完成后，提交给采购管理部门负责人审核。

2.采购管理部门负责人对会议纪要进行审核，确保内容无误后，提交给公司领导审批。

3.公司领导审批通过后，会议纪要正式发布，并抄送相关部门。

七、会议资料归档

1.采购管理部门应将会议纪要、会议议程、参会人员名单等相关资料进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司档案管理制度进行保存，确保资料的安全、完整。

八、会议流程的优化与改进

1.采购管理部门应定期对会议流程进行评估，听取与会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

2.对于会议过程中发现的问题，采购管理部门应及时调整，确保会议的高效、规范进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、落实责任

1.会议纪要中明确的决策事项，应明确责任部门和责任人，确保决策事项得到有效执行。

2.采购管理部门负责对会议纪要的落实情况进行跟踪监督，确保各部门按照既定时间表推进工作。

二、进度报告

1.责任部门应在会议纪要发布后的五个工作日内，向采购管理部门报告工作推进计划和预计完成时间。

2.责任部门应定期向采购管理部门报告工作进展情况，遇有重大问题应及时上报，确保问题得到及时解决。

三、跟踪检查

1.采购管理部门应定期对会议纪要的落实情况进行检查，了解实际执行情况与计划是否存在偏差。

2.对于未能按计划推进的工作，采购管理部门应及时与责任部门沟通，分析原因，制定整改措施。

四、协调解决

1.在会议纪要落实过程中，如涉及多个部门协作的问题，采购管理部门应发挥协调作用，确保各部门之间的沟通顺畅。

2.对于需要其他部门支持配合的事项，采购管理部门应积极协调，推动问题的解决。

五、结果反馈

1.责任部门在完成会议纪要中的决策事项后，应向采购管理部门提交工作总结报告。

2.采购管理部门对工作总结报告进行审核，确保会议决策事项得到妥善解决。

六、绩效考核

1.会议纪要的落实情况应作为部门及个人绩效考核的依据，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。

2.对于落实不力的部门和个人，应视情况给予相应的处罚，并要求其限期整改。

七、持续改进

1.采购管理部门应定期对会议纪要的落实情况进行总结，分析存在的问题，制定改进措施。

2.通过不断优化会议纪要跟踪落实流程，提高公司采购管理工作的执行力和效率。

八、信息公开

1.会议纪要的落实情况应在公司内部进行公开，提高透明度，接受全体员工的监督。

2.对于涉及公司重大利益的会议纪要落实情况，可适时向公司领导汇报，确保领导层的关注和支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向采购管理部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.采购管理部门负责对会议室使用情况进行统筹安排，确保会议需求得到满足。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循高效、节约原则，合理配置资源，避免浪费。

2.会议开始前，相关部门应提前做好会议室布置，确保会议环境整洁、安静。

3.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，关闭手机或调至静音，保持会议秩序。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由采购管理部门负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，操作人员应遵循操作规程，避免损坏设备。

3.如遇设备故障，应及时向采购管理部门报修，确保会议顺利进行。

四、会议室环境卫生

1.会议室应保持干净整洁，定期进行卫生打扫。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室环境，不乱丢垃圾，不损坏公共设施。

3.采购管理部门应定期检查会议室环境卫生，对发现的问题及时整改。

五、会议室安全

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.采购管理部门应定期进行安全隐患排查，制定应急预案，提高应对突发事件的能力。

六、会议室保密工作

1.会议室应具备一定的保密性，会议内容涉及公司机密时，参会人员应签订保密协议。

2.会议结束后，相关部门应采取措施，确保会议资料的归档和保密。

七、会议室使用评价

1.采购管理部门应定期收集会议室使用过程中的意见和建议，不断优化会议室管理。

2.对于会议室管理中出现的问题，采购管理部门应及时整改，提高会议室使用效率。

八、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，采购管理部门有权进行制止，并视情节给予相应处罚。

2.重复违规者，将按照公司规定予以严肃处理，确保会议室管理规定的严肃性和权威性。