学校学生会议室管理制度

学校学生会议室管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为保证学校学生会议室（以下简称“会议室”）的高效运行，规范会议的组织与管理，提高会议质量与效率，制定本管理制度。本制度依据《中华人民共和国教育法》、《学校管理规定》以及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定如下规定。

第二条适用范围：本管理制度适用于学校内所有学生组织、社团及学生个人发起的会议活动。

第三条定义：会议室是指供学生组织、社团进行会议、讨论、交流等活动的专用场所。会议是指在会议室进行的各类组织性讨论活动。

第四条原则：

1.公平使用原则：会议室资源面向全校学生开放，按照申请顺序和时间优先原则进行分配。

2.效率原则：会议应严格按照预定流程进行，确保会议效率。

3.环保原则：会议组织者与参与者应节约使用会议室资源，减少不必要的消耗。

4.保密原则：涉及敏感信息和隐私的会议内容，应做好相应的保密工作。

第五条责任分配：

1.会议室管理部门：负责会议室的日常管理与维护，保障会议室设施设备的完好。

2.会议申请者：负责会议的申请、组织与实施，确保会议内容符合学校规定。

3.参会人员：遵守会议管理制度，积极参与会议，维护会议秩序。

第六条管理与监督：学校设立专门机构或指定专人负责会议管理制度执行的监督与检查，对违反规定的行为进行指导和纠正。

本总则作为学校学生会议室管理制度的基础和指导原则，以下各章节应遵循本总则精神进行具体规定。

第二章会议流程

会议筹备：

1.会议主题确定：会议申请者应根据组织需求明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.会议时间预定：会议申请者需提前向会议室管理部门提交会议时间申请，包括会议日期、开始和结束时间。

3.参会人员邀请：根据会议主题，会议申请者应邀请相关参会人员，并提前通知会议主题、议程、时间等信息。

4.会议资料准备：会议申请者需准备会议相关资料，并在会议开始前将资料发放给参会人员。

会议实施：

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议开幕：会议主持人简述会议主题、目的、议程等内容，明确会议要求。

3.会议议程执行：按照预定议程，逐一进行会议议题讨论，保证会议有序进行。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、结论以及待办事项。

会议总结与反馈：

1.会议结论总结：会议主持人对会议讨论的结果进行总结，明确下一步工作计划和责任分配。

2.参会人员反馈：鼓励参会人员就会议内容、组织、效果等方面提出建议和意见。

3.会议记录整理与发布：会议结束后，会议记录人需在规定时间内整理会议纪要，并发放给参会人员。

会议后续工作：

1.待办事项跟进：会议组织者需对会议中确定的待办事项进行跟进，确保工作落实。

2.会议效果评估：会议组织者可定期对会议效果进行评估，以便优化会议流程和提高会议质量。

本章节详细阐述了会议从筹备到后续工作的全流程，旨在确保会议的高效、有序进行，为学校学生会议室管理提供规范化的操作指导。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的编写与审批：

1.纪要内容完整性：会议纪要应包含会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项、待办任务分配等关键信息。

2.纪要格式规范：会议纪要应采用统一格式，清晰、条理分明，便于阅读和理解。

3.审批流程：会议纪要完成后，需提交给会议主持人或相关负责人审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

会议纪要的发布与传达：

1.及时发布：审批通过的会议纪要应在会议结束后的一定工作日内完成发布，确保信息传达的及时性。

2.传达方式：通过电子邮件、学校内部网络、微信群等多种方式，将会议纪要传达给所有参会人员和相关利益方。

待办任务的跟踪：

1.任务分解：将会议中确定的待办任务分解为具体的行动项，明确责任人和完成时限。

2.跟踪机制：建立任务跟踪机制，通过定期检查、进度报告等方式，监控待办任务的执行情况。

3.支持与协调：会议组织者应提供必要的支持和协调，帮助责任人解决在任务执行过程中遇到的问题。

执行结果的反馈与评估：

1.结果反馈：责任人需在完成任务后，向会议组织者提供执行结果的反馈。

2.效果评估：会议组织者应根据执行结果，评估会议决策的实际效果，为后续会议提供改进依据。

会议纪要的存档与查阅：

1.存档管理：会议纪要应按照规定进行存档，以便日后查阅和追溯。

2.查阅权限：合理设定会议纪要的查阅权限，确保信息安全同时，方便相关人员查阅。

本章着重强调会议纪要的跟踪落实，确保会议成果能够转化为实际行动，并通过有效的跟踪与评估机制，不断提高会议效率和质量。

第四章会议室管理规定

会议室预订：

1.预订流程：需使用会议室的组织或个人，应提前向会议室管理部门提交书面申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.时间冲突处理：若预订时间发生冲突，按照申请提交的时间顺序优先安排，或由会议室管理部门协调解决。

会议室使用规范：

1.使用要求：会议室内禁止吸烟、进食，需保持室内整洁，使用完毕后应恢复原状。

2.设备使用：使用会议室内的设备应遵循操作规程，如需额外设备，应提前申请，并在会后归还。

会议室维护与安全：

1.日常维护：会议室管理部门负责定期检查设备设施，确保其正常运作。

2.安全管理：会议室内应配备必要的安全设施，如灭火器等，并定期进行安全演练。

会议室开放时间：

1.开放时间规定：会议室的开放时间应根据学校教学安排和实际情况设定，并在显著位置公示。

2.特殊时间安排：对于特殊时段的会议需求，需提前与会议室管理部门协商，并根据实际情况灵活调整。

违规处理：

1.违规行为界定：明确违规使用会议室的行为，如未经批准使用、损坏设备等。

2.处罚措施：对违反规定的行为，将根据情节严重程度，采取警告、限制使用直至追究责任等措施。

本章规定旨在保障会议室的高效、规范使用，为学校各类会议提供良好的硬件环境和服务保障，同时确保会议室资源得到合理分配和有效管理。

第五章附则

修订与解释：

1.本管理制度可根据学校发展和实际情况的需要进行修订，修订过程需广泛征求意见，并经学校相关管理部门批准后公布实施。

2.本管理制度的最终解释权归学校所有。

实施日期与过渡期：

1.本管理制度自公布之日起施行。

2.对于本管理制度实施前的会议活动，按照原规定执行