会议室布置管理制度

会议室布置管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议管理制度，特制定本会议室布置管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部所有会议室的使用、布置及管理。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议室布置及管理流程，提高会议效率，为公司内部提供一个良好的会议环境。

2.会议室布置应遵循简洁、实用、舒适、环保的原则，体现公司形象及文化。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室，包括但不限于多功能厅、洽谈室、培训室等。

2.本制度涉及会议室的使用、布置、设备管理、环境卫生等方面。

三、责任部门

1.行政部门为本制度的归口管理部门，负责会议室的日常管理、维护及监督工作。

2.各部门负责人应负责本部门会议室使用、布置及管理的相关工作。

四、会议室使用原则

1.会议室使用应遵循高效、节约、共享的原则，合理分配会议室资源。

2.各部门应提前向行政部门预约会议室，并按照预约时间、地点使用会议室。

3.会议室使用期间，应保持安静、整洁，不得吸烟、饮酒，不得擅自改变会议室布局。

五、制度执行与监督

1.行政部门应加强对会议室布置及管理的监督与检查，确保制度落实到位。

2.各部门应积极配合行政部门开展会议室管理工作，对违反制度规定的行为进行纠正。

3.对违反本制度规定，造成不良影响的，将按照公司相关规定予以处理。

本制度的解释权归公司行政部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护良好的会议环境。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，本章将详细阐述会议的筹备、进行及结束等环节。

一、会议筹备

1.会议主题确定：会议发起人应根据实际工作需要，明确会议主题，并将会议目的、议题等内容提前告知参会人员。

2.会议时间与地点安排：会议发起人应提前与行政部门沟通，确定会议时间、地点，并确保会议室符合会议需求。

3.会议通知：会议发起人应在会议开始前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

4.会议资料准备：会议发起人应提前准备好会议所需的资料，并在会议开始前至少1个小时发放给参会人员。

5.会议设备检查：行政部门应在会议开始前至少30分钟，对会议室的音响、投影仪、白板等设备进行检查，确保设备正常运行。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前10分钟，由行政部门负责组织签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持：会议主持人应按照会议议程，引导参会人员进行讨论，确保会议议题的顺利推进。

3.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等。

4.会议纪律：参会人员应保持会议秩序，不得随意离场、喧哗，手机调至静音或振动。

三、会议结束

1.会议总结：会议主持人应对会议内容进行简要总结，明确会议成果及后续工作要求。

2.会议纪要：会议记录人应在会议结束后24小时内，整理会议纪要，并发送给会议发起人审核。

3.会议纪要确认：会议发起人应在收到会议纪要后24小时内进行审核，并提出修改意见。

4.会议纪要发布：会议纪要经审核无误后，由行政部门发布给参会人员，以便各部门执行。

5.会议反馈：行政部门应收集参会人员对会议流程、会议效果等方面的反馈，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详细记录会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

2.会议纪要编制应客观、准确、完整，避免出现遗漏或误解。

3.会议纪要经会议发起人审核无误后，由行政部门发布给参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各部门应按照会议纪要中的决策结果，制定具体实施方案，明确责任人、完成时限等。

2.行政部门应设立专门的会议纪要跟踪表，对会议决策的执行情况进行定期跟踪。

3.会议纪要执行过程中，如遇到问题或困难，相关部门应及时向会议发起人汇报，寻求解决方案。

4.会议纪要的执行进度应作为各部门工作考核的依据之一。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各部门应在会议纪要执行结束后，向行政部门反馈执行情况，包括已完成的任务、存在的问题及改进措施等。

2.行政部门应定期组织会议纪要执行情况的评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

3.评估结果应反馈给公司高层，作为优化决策流程和改进工作的参考。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要的纸质版和电子版应分别归档，由行政部门负责统一管理。

2.会议纪要的归档应遵循保密原则，确保信息安全。

3.如需查阅会议纪要，相关部门应向行政部门提出申请，经审批后方可查阅。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和维护良好的会议环境，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预约与使用

1.使用部门应提前向行政部门预约会议室，填写会议室预约表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.行政部门根据预约情况进行会议室分配，并在会议开始前确保会议室布置完毕，设备正常运行。

3.会议室使用期间，使用部门应严格遵守会议时间，不得提前占用或延迟退场。

4.如需取消或变更会议，使用部门应提前通知行政部门，以便及时调整会议室安排。

二、会议室设备管理

1.行政部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，并及时维修或更换损坏的设备。

2.使用部门在会议过程中如遇到设备故障，应及时向行政部门报告，由行政部门协调解决。

3.使用部门应爱护会议室设备，遵守设备操作规程，不得私自拆卸或损坏设备。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，使用部门在会议结束后负责清理会场，将垃圾带走。

2.会议室严禁吸烟、饮酒，禁止携带易燃、易爆、有毒等危险物品进入。

3.使用部门应妥善保管会议资料，不得在会议室随意张贴或涂鸦。

四、会议室安全与保密

1.会议室应遵循安全原则，使用部门在会议期间负责监督参会人员遵守会议纪律，确保人身安全。

2.会议室应采取必要的安全措施，如防火、防盗等，行政部门定期检查并维护安全设施。

3.会议内容涉及公司机密时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室管理与监督

1.行政部门应建立健全会议室管理制度，对会议室使用情况进行定期检查与评估。

2.各部门应积极配合行政部门，共同维护会议室的正常使用和管理。

3.对违反会议室管理规定的，将按照公司相关规定予以处理，并追究相关部门责任。

第五章附则

为确保本会议室布置管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行