外出公务和差旅费报销制度

外出公务和差旅费报销制度1.背景与目的为规范企业员工外出公务和差旅费报销行为，提高企业管理效率和财务管理精度，特订立此《外出公务和差旅费报销制度》（以下简称“制度”）。本制度适用于全体员工，在外出公务和差旅费报销过程中必需严格遵守。2.定义与范围2.1外出公务外出公务是指企业员工在工作职责范围内，依据工作需要离开工作场合，与外界单位或个人进行业务沟通、考察、培训或执行公务。外出公务可包含但不限于以下情形：参加会议、研讨会、培训学习等；探望客户、供应商、合作伙伴等；考察市场、竞争对手、新业务机会等。2.2差旅费差旅费是指在外出公务期间因工作需要发生的交通、食宿、交际、通讯和其他相关费用。3.承认与审批3.1外出公务3.1.1外出公务必需经过当事人所在部门负责人批准，并提交外出公务申请。3.1.2外出公务申请应包含出差事由、目的地、出差时间、估计费用等信息，并附上必需的证明料子。3.1.3高级管理人员的外出公务需经总经理或董事会批准。3.1.4外出公务期间如遇特殊情况（如时间延长、费用更改等），应及时向所在部门负责人报备并获得同意。3.2差旅费报销3.2.1差旅费报销必需基于真实的支出并符合相关财务政策与流程。报销人应妥当保管全部相关票据和发票。3.2.2差旅费报销需提交《差旅费报销申请表》，表中应认真列明差旅费用，包含交通费、留宿费、餐费、交际费等，并附上票据和发票原件。3.2.3对于每张发票或票据，报销人应在其后面注明报销事项、日期、报销人签字等信息，并由所在部门负责人审核签字。3.2.4超出肯定金额的差旅费报销需经过财务部门核实和审批。3.2.5差旅费报销申请应在外出公务归来后的十个工作日内提交，逾期将不予受理。4.费用标准4.1交通费4.1.1出差期间的交通费由企业承当，一般包含交通工具费用（如机票、火车票、汽车租赁等）和交通费用（如出租车、公共交通工具等）。4.1.2企业对交通费有预算限制，员工应尽量选择经济实惠的交通方式，并提前与所在部门负责人沟通确认。4.1.3高级管理人员的交通工具费用需经总经理或董事会批准。4.2留宿费4.2.1出差期间的留宿费由企业承当，员工应选择符合企业要求的留宿场合，以经济实惠为原则。4.2.2企业对留宿费有预算限制，员工应提前与所在部门负责人沟通确认。4.3餐费4.3.1出差期间的餐费由企业部分承当，员工应量力而行，合理掌控餐费水平。4.3.2企业对餐费有预算限制，员工应遵守企业的用餐标准。4.4交际费4.4.1出差期间的交际费由企业部分承当，为加强业务沟通及建立良好的合作关系，员工可适度用于商业接待和礼品赠送。4.4.2交际费应合理掌控，不得超出限额，须事后说明该费用的具体用途和对象。5.审核与报销流程5.1外出公务申请流程5.1.1员工填写《外出公务申请表》，并由所在部门负责人审批签字。5.1.2高级管理人员的外出公务申请需经总经理或董事会批准。5.1.3审批通过后，员工可依据申请表上的信息布置行程，并妥当保存行程和费用的有效证明料子。5.2差旅费报销流程5.2.1员工填写《差旅费报销申请表》，并附上全部相关票据和发票原件。5.2.2所在部门负责人审核核实费用，并在票据和发票后面签字。5.2.3超出肯定金额的差旅费报销需经过财务部门核实和审批。5.2.4审核通过后，财务部门办理差旅费报销手续，将报销款项支出给员工。6.监督与违规处理6.1监督6.1.1企业各级管理人员有义务对员工外出公务和差旅费报销行为进行监督检查，确保符合相关规定和要求。6.1.2财务部门对差旅费报销申请进行认真核验，发现问题及时向所在部门负责人或上级报告。6.2违规处理6.2.1对违反本制度的行为，将按企业相关管理制度和相关法律法规进行处理，包含但不限于进行警告、扣除医疗保险、停发津贴、辞退等。6.2.2对涉嫌违法的行为，视情况报请司法机关处理。7.附则7.1本制度的解释权归企业管理层全部，如有需要，可依据实际情况进行修改和调整。7.2本制度自公布之日起正式执行，之前的差旅费依照原有制