《电子文件管理能力体系+第2部分：评估规范gbt+39755.2-2021》详细解读

《电子文件管理能力体系第2部分：评估规范gb/t39755.2-2021》详细解读contents目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4缩略语5ERM能力等级模型6ERM能力评估指标contents目录6.1概述6.2筛选性指标6.3评估性指标与释义7ERM能力评估实施7.1评估类型7.2评估方法7.3评估组织contents目录7.4评估实施附录A(规范性附录)定量评估方法附录B(资料性附录)评分标准附录C(规范性附录)评估报告格式参考文献011范围评估对象该评估规范适用于各级党政机关、企事业单位等组织建立的电子文件管理系统。评估重点为电子文件管理系统对电子文件的捕获、管理、利用和处置等全生命周期管理能力。评估电子文件管理系统的基础设施、系统架构、功能实现、安全保障、运维管理等方面。评估电子文件管理系统是否满足相关法律法规、标准规范的要求，以及业务需求和用户需求。评估内容评估目的提升电子文件管理系统建设水平，确保电子文件真实、完整、可用和安全。推动电子文件管理系统互联互通和信息资源共享共用，提高电子文件管理效率。该评估规范适用于新建、改建、扩建的电子文件管理系统评估工作。为电子文件管理系统建设、运行、维护提供指导和参考。适用范围022规范性引用文件该标准规定了电子文件管理系统的通用功能要求，为电子文件管理能力评估提供了基础。GB/T29194-2012此标准提供了电子文件管理系统建设的基本框架和指南，是评估规范的重要依据。GB/T33190-2016评估规范遵循国家档案法及其相关法规，确保电子文件管理的合法性和规范性。国家档案法及相关法规评估规范所依据的标准和法规010203相关行业标准和规范针对特定行业的电子文件管理标准和规范，也为评估规范提供了有益的参考。电子文件管理相关论文和研究报告这些学术成果为评估规范提供了理论支持和实践经验，有助于更科学地评估电子文件管理能力。国际标准和最佳实践评估规范参考了国际上的相关标准和最佳实践，以提升我国电子文件管理的国际水平。评估规范所引用的其他重要文件033术语和定义3.1电子文件定义电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。特点具有易修改、易复制、易传输、易损坏等特点。重要性随着信息化的发展，电子文件在政务、商务、科研等领域的应用越来越广泛，其管理问题也日益凸显。3.2电子文件管理系统电子文件管理系统是指用于生成、收集、组织、存储、检索、利用、处置电子文件的信息系统。定义具备电子文件的捕获、管理、利用、保存等功能，支持电子文件的全程管理和长期保存。功能构建规范统一的电子文件管理系统，是加强电子文件管理的重要途径之一，有利于保存、保护电子政府活动的证据。重要性定义评估是指依据一定的标准和程序，对电子文件管理系统及其管理活动进行检查、评价和审核，以确定其是否符合相关法规和标准要求，是否能够满足组织的业务需求。3.3评估目的评估的目的是发现电子文件管理系统及其管理活动中存在的问题和不足，提出改进意见和建议，以提高电子文件管理的效率和效果。方法评估方法包括文档审查、现场检查、人员访谈、系统测试等多种方式，应根据实际情况选择合适的方法进行评估。定义规范性引用文件是指在标准或规范中引用的其他标准或规范，这些被引用的文件对于理解或实施本标准或规范是必不可少的。作用注意事项3.4规范性引用文件规范性引用文件为电子文件管理能力体系的评估提供了参考依据和支持，有助于确保评估的准确性和一致性。在使用规范性引用文件时，应注意其版本和有效性，以确保评估结果的可靠性和有效性。044缩略语电子文件管理系统（ElectronicManagementSystem）记录管理（RecordsManagement），指的是对组织内重要信息的系统化管理和控制。元数据对象框架（MetadataObjectFramework），用于描述、管理和使用元数据的框架。电子记录管理系统（ElectronicRecordsManagementSystem），专门用于管理电子记录的系统。常见缩略语解释EMSRMMOFERMSEDRMS信息架构（InformationArchitecture），组织信息和设计信息环境的方式，以便人们能够有效地查找、理解和使用信息。IAPIM物理信息管理（PhysicalInformationManagement），对实体记录和信息载体的管理，如纸质文件、缩微胶卷等。电子文档和记录管理系统（ElectronicDocumentandRecordsManagementSystem），集成文档管理和记录管理的系统。专业术语缩略对照标准与规范相关缩略语01国际标准化组织（InternationalOrganizationforStandardization），制定国际标准的重要机构。开放档案信息系统（OpenArchivalInformationSystem），一种参考模型，用于长期保存和访问数字信息。可信赖的数字仓储认证标准（TrustedDigitalRepositoryAuthorizationCriteria），用于评估数字仓储的可信度和可靠性。0203ISOOAISTRAC055ERM能力等级模型包括电子文件的收集、整理、归档等基本流程。初步建立电子文件管理制度满足电子文件管理的最低要求，确保电子文件的基本保存和利用。配备基本设施和人员采取一定的信息安全措施，保护电子文件免受非法访问和损害。有限的信息安全保护基础级建立全面、系统的电子文件管理制度，覆盖电子文件的整个生命周期。完善的电子文件管理制度提供专业的电子文件管理设施和高素质的人员，确保电子文件的高效管理。配备专业设施和人员实施多层次的信息安全保护措施，确保电子文件的安全性和完整性。有效的信息安全保护规范级优化级全面的信息安全保障建立完善的信息安全保障体系，确保电子文件在各个环节的安全性。强化信息整合与共享加强电子文件与其他信息系统的整合与共享，提高信息资源的利用率。实现电子文件流程优化通过流程再造和优化，提高电子文件管理的效率和效果。积极参与制定和推广电子文件管理的行业标准，提升行业整体的电子文件管理水平。引领行业电子文件管理标准与合作伙伴共同构建电子文件生态圈，实现电子文件管理的共赢和协同发展。构建电子文件生态圈将电子文件管理纳入组织整体发展战略，推动电子文件管理的持续创新和发展。制定电子文件发展战略战略级066ERM能力评估指标管理制度与规范检查组织是否制定了完善的电子文件管理制度和规范，并确保其得到有效执行。培训与意识评估组织是否对相关人员进行了电子文件管理的专业培训，并提高他们的管理意识和能力。组织架构与职责评估组织是否建立了明确的电子文件管理机构，并分配了相应的职责和权限。指标一：组织与管理01系统架构与功能评估电子文件管理系统是否具备完善的系统架构和功能模块，以满足电子文件的收集、整理、鉴定、保存、利用和处置等需求。技术应用与创新检查组织是否积极应用新技术和创新手段，提高电子文件管理的效率和安全性。系统安全与保障评估电子文件管理系统是否具备完善的安全保障措施，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和保密性。指标二：系统建设与技术应用0203业务流程与优化评估组织是否建立了完善的电子文件业务流程，并不断对其进行优化和改进，以提高工作效率和质量。流程监控与改进检查组织是否对电子文件业务流程进行了有效的监控和改进，确保其符合管理要求和实际需求。业务协同与信息共享评估组织是否实现了电子文件业务的协同处理和信息共享，以提高工作效率和减少信息孤岛。指标三：业务实施与流程管理资源建设与整合评估组织是否对电子文件资源进行了有效的建设和整合，以满足不同用户的需求和期望。指标四：资源保障与利用资源利用与推广检查组织是否积极利用和推广电子文件资源，提高其社会价值和影响力。资源保存与保护评估组织是否采取了有效的措施来保存和保护电子文件资源，确保其长期可用和可持续发展。01质量标准与规范评估组织是否建立了完善的质量标准和规范，以确保电子文件管理的质量和效果达到预期要求。指标五：质量控制与监督02质量监督与检查检查组织是否对电子文件管理进行了有效的质量监督和检查，及时发现和纠正存在的问题和不足。03质量改进与创新评估组织是否积极寻求质量改进和创新的机会和方法，以提高电子文件管理的水平和能力。绩效目标与考核评估组织是否建立了明确的绩效目标和考核机制，以衡量电子文件管理的效果和效益。绩效评价与反馈检查组织是否对电子文件管理进行了客观、公正的绩效评价，并及时向相关人员反馈评价结果和改进意见。持续改进与优化评估组织是否根据绩效评价结果进行持续改进和优化，不断提高电子文件管理的质量和效率。指标六：绩效评价与持续改进076.1概述提高政府工作效率通过电子文件管理系统，政府部门可以更加便捷地存储、检索和共享文件，从而提高工作效率。保障信息安全电子文件管理系统可以提供多层次的安全保障措施，确保政府信息不被泄露或篡改。促进政务公开电子文件管理系统可以方便地发布政府信息和公开文件，提高政府透明度。电子文件管理的重要性电子文件管理能力体系的必要性010203规范化管理构建电子文件管理能力体系有助于政府部门对电子文件进行规范化管理，确保文件的真实性、完整性和可用性。提升电子文件价值通过评估和规范管理，可以充分挖掘和利用电子文件的价值，为政府决策提供有力支持。推动电子政务发展电子文件管理能力体系的建立是电子政务发展的重要组成部分，有助于推动政府信息化进程。评估规范为政府部门提供了电子文件管理能力评估的依据和标准。提供评估依据评估规范的意义通过定期评估，政府部门可以及时发现并解决电子文件管理中存在的问题，实现持续改进。促进持续改进评估规范可以提高政府部门电子文件管理的可信度，增强公众对政府的信任度。增强电子文件管理的可信度086.2筛选性指标指标定义筛选性指标是用于评估电子文件管理系统在特定方面的性能和能力的一系列标准。这些指标旨在帮助组织选择符合其需求的电子文件管理系统，并确保系统的可靠性和有效性。系统易用性考察系统的用户界面是否友好、直观，以及用户是否能够轻松地完成各项操作。可扩展性和可定制性分析系统是否具备根据组织需求进行扩展和定制的能力。系统集成性评估系统是否易于与其他相关系统进行集成，以实现信息的共享和交换。系统安全性评估电子文件管理系统在保护电子文件免受未经授权的访问、篡改或破坏方面的能力。评估要点问卷调查通过向用户发放问卷，收集他们对电子文件管理系统性能和使用体验的反馈。实地测试对电子文件管理系统进行实际操作，以验证其各项功能的可靠性和易用性。专家评审邀请相关领域的专家对系统进行评审，从专业角度提出改进意见和建议。030201评估方法为组织选择合适的电子文件管理系统提供参考依据。帮助组织发现现有电子文件管理系统存在的问题和不足，以便及时进行改进和优化。推动电子文件管理系统开发商不断提高产品质量和服务水平，以满足市场需求。评估结果应用010203096.3评估性指标与释义评估性指标是电子文件管理能力评估的核心内容，用于具体衡量和评价机构在电子文件管理各方面的能力水平。通过评估性指标，可以客观地反映机构在电子文件管理上的优势和不足，为改进和提升管理能力提供依据。这些指标涵盖了电子文件管理的全过程，包括文件的生成、捕获、管理、利用和处置等各个环节。6.3.1评估性指标概述评估性指标包括但不限于：电子文件管理的组织建设、制度建设、系统建设、安全保障、业务实施等方面的具体指标。6.3.2评估性指标的具体内容每个具体指标都有明确的评估要点和评分标准，确保评估的公正性和客观性。评估时，将根据机构的实际情况，对每个具体指标进行逐项评估，并给出相应的评分。6.3.3评估性指标的释义与应用010203评估性指标的释义是对每个指标含义的详细解释和说明，有助于评估人员准确理解和把握评估要求。在应用评估性指标时，应结合机构的实际情况和需求，灵活调整评估重点和方法，确保评估结果的科学性和实用性。通过定期开展电子文件管理能力评估，机构可以及时发现和解决存在的问题，不断提升电子文件管理水平，为组织的数字化转型和高质量发展提供有力支撑。107ERM能力评估实施明确评估目标和范围确定电子文件管理能力评估的具体目标和范围，包括评估的组织、系统、流程等方面。组建评估团队选择具备相关经验和技能的评估人员，组建专业的评估团队。收集相关资料收集与被评估组织电子文件管理能力相关的资料，包括政策、制度、流程、技术等方面的信息。评估准备010203现场调研通过访谈、观察、问卷调查等方式，了解被评估组织的电子文件管理现状。问题诊断根据数据分析结果，识别被评估组织在电子文件管理能力方面存在的问题和不足。数据分析对收集到的数据进行整理和分析，评估被评估组织的电子文件管理能力水平。评估过程评估报告根据评估过程和分析结果，编写评估报告，明确被评估组织的电子文件管理能力水平和问题所在。改进建议针对评估中发现的问题，提出具体的改进建议和措施，帮助被评估组织提升电子文件管理能力。评估结果监督改进定期对被评估组织进行跟进和监督，确保其按照改进建议进行实施并取得成效。持续改进后续跟进鼓励被评估组织在电子文件管理能力方面进行持续改进和创新，以适应不断变化的环境和需求。0102117.1评估类型定义初始评估是在电子文件管理系统建设或升级前进行的评估，旨在确定组织的电子文件管理能力现状和需求。目的识别现有电子文件管理系统的问题和不足，为制定改进计划提供依据。范围涵盖组织内所有与电子文件管理相关的业务流程、技术系统和人员能力。0203017.1.1初始评估7.1.2周期性评估定义周期性评估是在电子文件管理系统运行过程中定期进行的评估，旨在监控和持续改进系统的性能。01目的确保电子文件管理系统始终满足组织的需求和标准，及时发现并解决潜在问题。02频率根据组织的实际情况和需求确定，一般建议每年至少进行一次。03专项评估是针对电子文件管理系统特定方面或问题进行的评估，旨在解决特定问题或满足特定需求。定义目的范围深入分析特定问题或需求，提出针对性的解决方案和改进措施。根据专项评估的目标确定，可能涉及某个具体业务流程、技术系统或人员能力等方面。7.1.3专项评估根据评估类型和目标选择合适的评估方法，如问卷调查、访谈、现场观察、测试等。综合运用多种评估方法，以获得更全面、准确的评估结果。在评估过程中保持客观、公正的态度，确保评估结果的客观性和有效性。7.1.4评估方法选择010203127.2评估方法客观性原则评估应基于实际数据和事实，避免主观臆断和偏见。可操作性原则评估方法应具有可操作性，便于实施和推广。全面性原则评估应涵盖电子文件管理的各个方面，包括制度、技术、人员等。7.2.1评估原则ABCD制定评估计划明确评估目标、范围、时间和资源等。7.2.2评估流程分析评估数据对收集到的数据和信息进行深入分析，形成评估报告。收集数据和信息通过问卷调查、访谈、观察等方式收集相关数据和信息。提出改进建议根据评估结果，提出针对性的改进建议。文件管理制度评估评估组织是否建立了完善的文件管理制度，并得到有效执行。技术系统评估评估组织采用的电子文件管理系统是否符合国家标准，是否满足实际需求。人员管理评估评估组织是否配备了专业的电子文件管理人员，并进行了有效的培训和管理。7.2.3评估内容030201评估问卷设计针对性的评估问卷，收集相关信息。数据分析软件采用专业的数据分析软件，对收集到的数据进行处理和分析。专家评审邀请电子文件管理领域的专家进行评审，提高评估的准确性和权威性。7.2.4评估工具与技术137.3评估组织负责全面指导和监督评估工作，确保评估的顺利进行。7.3.1评估组织机构的设立评估领导小组具体执行评估工作，包括收集数据、分析评估、撰写报告等。评估实施小组为评估提供专业咨询和支持，确保评估的科学性和准确性。专家顾问团队根据评估需求，选择具有相关经验和专业知识的人员参与评估工作。评估人员的选择对评估人员进行系统的培训，包括评估方法、评估标准、评估流程等，确保评估工作的质量和效率。评估人员的培训7.3.2评估人员的选择与培训VS设立监督机制，对评估过程进行全程监督，确保评估的公正性和客观性。质量控制措施制定质量控制措施，对评估数据和信息进行严格的审核和把关，确保评估结果的准确性和可靠性。监督机制的建立7.3.3评估过程的监督与控制及时向相关部门和人员反馈评估结果，为改进工作提供依据。评估结果的反馈根据评估结果，制定具体的改进措施，并监督其实施情况，确保评估工作的有效性和持续改进。改进措施的制定与实施7.3.4评估结果的反馈与改进147.4评估实施评估准备明确评估目标和范围在开始评估之前，应明确评估的具体目标和范围，包括要评估的电子文件管理能力、涉及的部门、系统、流程等。组建评估团队组建具备相关经验和技能的评估团队，负责实施评估工作。制定评估计划根据评估目标和范围，制定详细的评估计划，包括评估方法、时间表、资源需求等。现场评估观察与实地查看对电子文件管理相关的系统、设备、流程等进行实地查看，了解实际情况。访谈与问卷调查通过访谈相关部门人员，了解电子文件管理的实际情况，同时发放问卷调查，收集更广泛的信息。文档与记录审查审查相关的文档和记录，包括政策、程序、培训计划、审计报告等，以验证其符合性。数据分析问题识别改进建议对收集到的数据进行整理和分析，包括定量数据和定性数据，以评估电子文件管理的能力水平。根据分析结果，识别出电子文件管理存在的问题和不足。针对识别出的问题，提出具体的改进建议和措施。分析与评价010203根据评估结果，编写详细的评估报告，包括评估发现、结论和建议等。编写评估报告对评估报告进行审核，确保其准确性和客观性，然后向相关部门和人员发布。报告审核与发布对评估报告中提出的改进建议进行跟踪和监督，确保其得到有效实施。跟踪与监督报告与跟踪15附录A(规范性附录)定量评估方法评估方法和指标应科学、合理，能够客观反映电子文件管理能力水平。科学性原则评估原则评估方法和指标应具有可操作性，便于实施和推广。可操作性原则评估应涵盖电子文件管理的各个方面，确保评估结果的全面性。系统性原则明确评估目标、范围、时间和资源等要素，制定详细的评估计划。制定评估计划对收集到的数据进行整理、分类和分析，形成评估报告。分析数据通过问卷调查、访谈、实地观察等方式，收集被评估单位电子文件管理的相关数据。收集数据根据数据分析结果，撰写评估报告，明确被评估单位电子文件管理能力水平，并提出改进建议。形成评估报告评估流程01020304评估电子文件管理系统的功能、性能、安全性和易用性等方面。评估指标电子文件管理系统评估电子文件管理人员的专业素质、技能水平和培训情况。人员与培训评估电子文件生成、收集、鉴定、归档、保存、利用和处置等流程的合理性和有效性。电子文件管理流程评估单位是否建立了完善的电子文件管理制度和组织架构，以及制度的执行情况。组织与制度010203改进管理根据评估结果，发现电子文件管理存在的问题和不足，提出改进措施，提升电子文件管理能力。决策支持为政府部门制定电子文件管理政策提供决策支持，推动电子文件管理的规范化、标准化和科学化发展。绩效考核将评估结果作为电子文件管理部门绩效考核的依据之一，激励管理人员积极履行职责，提高管理水平。评估结果应用16附录B(资料性附录)评分标准评分应涵盖电子文件管理能力体系的各个方面，确保评估的全面性。全面性原则评分应基于实际数据和事实，避免主观臆断和偏见。客观性原则评分标准应具有可操作性，便于评估人员理解和实施。可操作性原则评分原则评分方法定性评估与定量评估相结合通过定性评估对电子文件管理能力的各个方面进行描述和分析，同时结合定量评估对各项能力指标进行打分。多维度评估从多个维度对电子文件管理能力进行评估，包括组织保障、制度建设、系统建设、业务实施等。分级评分根据