档案保管责任书填写格式示例

档案保管责任书填写格式示例合同编号：__________甲方（保管方）：__________乙方（委托方）：__________第一条档案范围1.1本合同所述档案包括但不限于：__________（此处填写档案类型，如：合同文件、财务报表、人事档案等）。1.2乙方应确保向甲方提供的档案内容真实、完整、有效，并对提供的档案内容承担法律责任。第二条档案保管期限2.1本合同档案的保管期限为：__________（此处填写具体时间，如：三年、五年等）。2.2在保管期限届满前，乙方如需提前提取档案，应提前向甲方提出书面申请，并经甲方同意后办理相关手续。第三条档案保管条件3.1甲方应保证档案保管场所的安全、保密，确保档案不受损坏、丢失、泄露等风险。3.2甲方应采取必要的措施，对档案进行分类、编号、归档，便于乙方随时查阅。3.3甲方应对档案进行定期检查、维护，确保档案的完整性和可追溯性。第四条档案查阅与复制4.1乙方有权在保管期限内查阅、复制其档案。查阅、复制档案时，应向甲方提交书面申请，并经甲方同意后办理相关手续。4.2甲方应在接到乙方申请后五个工作日内，安排乙方查阅、复制档案。查阅、复制过程中，乙方应遵守甲方的相关规定，确保档案的安全、保密。4.3乙方查阅、复制档案时，如涉及第三方合法权益，甲方应告知乙方，并协助乙方与第三方沟通，确保档案查阅、复制的合法性。第五条档案的归还与销毁5.1保管期限届满后，乙方应向甲方提出档案归还申请。甲方应在收到申请后五个工作日内，将档案归还给乙方。5.2档案归还时，乙方应对档案的完整性、有效性进行核验。如有损坏、缺失等情况，甲方应承担相应的责任。5.3在双方约定的条件下，甲方应对已到期的档案进行销毁。销毁前，甲方应向乙方出具销毁清单，并留存销毁记录。第六条保密与法律责任6.1双方应对在合同执行过程中获知的对方商业秘密、个人隐私等敏感信息予以保密，未经对方同意，不得向第三方泄露。6.2双方在履行合同过程中，如违反法律法规、合同约定，给对方造成损失的，应承担相应的法律责任。6.3如有争议，双方应友好协商解决；协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。第七条其他约定7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份。7.2本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.档案清单2.甲方保管设施和技术的证明文件3.乙方提供的档案样本4.查阅和复制档案的申请表5.档案归还申请表6.销毁清单和销毁记录7.保密协议8.补充协议二、违约行为及认定：1.甲方未能提供安全、保密的保管场所，导致档案损坏、丢失、泄露。2.甲方未能按时交付档案或未按约定条件交付档案。3.甲方未采取必要措施对档案进行分类、编号、归档。4.甲方未定期检查、维护档案，导致档案损坏或不可追溯。5.乙方未按约定时间提前提出查阅、复制档案的申请。6.乙方未对甲方提供的档案内容真实性、完整性、有效性进行核验。7.任何一方未履行保密义务，向第三方泄露商业秘密或个人隐私。8.任何一方在履行合同过程中违反法律法规，造成损失。三、法律名词及解释：1.档案保管：指对档案进行安全、保密地存放、管理和维护的行为。2.保管期限：指双方约定的一方将档案委托给另一方保管的时间长度。3.查阅：指乙方在保管期限内对档案进行观看、审查的行为。4.复制：指乙方在保管期限内对档案进行复印、拍照等制作副本的行为。5.商业秘密：指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。6.个人隐私：指个人生理、心理以及社会交往过程中的秘密，如个人生理特征、心理活动、日记、信件、电话录音等。7.补充协议：指对原合同未尽事宜进行补充、修改或完善的协议。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案损坏、丢失、泄露：检查保管设施，加强安全措施，定期进行档案检查和维护。2.未按时交付或未按约定条件交付档案：提前沟通，调整交付时间或条件，确保按时交付。3.档案管理不善：建立完善的档案管理制度，提高档案管理人员的专业素质。4.保密义务违反：加强保密意识教育，签订保密协议，对违反保密义务的行为进行追责。5.法律法规违反：了解并遵守相关法律法规，定期进行法律培训，确保合同履行合