建筑公司文件和资料控制程序

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编号：WX/EMS/CX/A/07-2001环境管理程序文件建筑集团公司编制核稿审定批准要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修订第1次页次第1页共7页程序文件名称文件和资料控制程序1.目的对与质量、环境有关的文件和资料进行有效控制，使管理体系运行的所有场所都能得到文件的有效版本，防止使用作废文件。2.适用范围适用于集团公司与质量环境有关的所有场所的文件资料的控制。3.职责3.1行政部负责编制并监督实施本程序。3.2各部门的职责详见WX/EMS/CX/A/07附表1-3。4.控制程序4.1文件和资料的控制方法：包括分类、编制、组织会签、审批、编号、收发、复制、更改、销毁等规定，具体在本程序的附表中说明。4.1.1体系文件的控制方法（详见WX/EMS/CX/A/07附表1）4.1.2外来及管理性文件的控制方法（详见WX/EMS/CX/A/07附表2）4.1.3工程技术文件资料的控制方法（详见WX/EMS/CX/A/07附表4.1.4工程承包合同的控制，执行集团公司的《合同评审控制程序》、《合同管理办法》。4.2文件的评审各部门在管理体系运行中，发现需要对文件进行修订时，要及时将文件修订信息传递到企管部，由企管部整理并提交管理评审。4.3更改形式及归档要求264.3.1更改形式：管理体系文件的更改，可在原文件上划改（更改数字在26

编号：WX/EMS/CX/A/07-2001环境管理程序文件建筑集团公司编制核稿审定批准要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修订第1次页次第2页共7页程序文件名称文件和资料控制程序30字以内，用双划线划掉要更改的内容，在更改处加盖更改专用章，更改内容填写在《文件修改记录表》EMS/07-5表上）或局部换页更改。换版的管理体系文件发布时，应注名原文件作废。4.3.2文件和资料的归档：执行集团公司《档案管理办法》。4.4文件和资料的编号规定4.4.1集团公司下发的行政、管理性文件的编号依据国家行政机关公文分类规定，每年从01开始顺序编号。4.4.2体系文件编号规定4.4.2.1体系文件分类a.质量体系文件：指依据ISO9002：1994版标准编制的文件，分《质量手册》《程序文件》《作业指导书》和《岗位责任制》三层。此层次的文件将在质量体系文件换版（ISO9001：2000版）后失效。b.环境管理体系文件：指依据ISO14001：1996版标准编制的文件，分《环境管理手册》、《环境管理程序文件》、《环境管理作业指导书》三层。4.4.2.2质量体系文件编号文件序号文件序号部门/分公司代码部门/分公司代码文件类别文件类别公司代码公司代码27文件编码规定：27

编号：WX/EMS/CX/A/07-2001环境管理程序文件建筑集团公司编制核稿审定批准要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修订第1次页次第3页共7页程序文件名称文件和资料控制程序a.公司代码：建筑集团公司—XJ；b.文件类别：质量保证手册—QA；程序文件、作业指导书—QP；c.文件序号：用两位阿拉伯字母表示，从01开始。4.4.2.3部门和分公司代码工程部—GC经营部—JY企管部—QG行政部—XZ财务科—CW试验室—SY开发办—KF材料公司—CL集团一公司—YX集团二公司—ZR集团三公司—SJ集团四公司—SQ集团五公司—WY集团六公司—LC集团七公司—QH集团八公司—BF集团九公司—JC集团十公司—ZI集团十一公司—WS集团十二公司—AD直属三公司—JS直属一处—YC直属二处—RC直属三处—SC直属四处—ZS4.4.2.4环境管理体系文件编号a.《环境管理手册》：WX/EMSC/A-2001b.《环境管理程序文件》：WX/EMS/CX/A/XX-2001 c.集团公司编制的《环境管理作业指导书》WX/EMS/ZDS/A/XX-2001d.各部门和分公司编制的《环境管理作业指导书》WX/EMS/YY/A/XX-e.《岗位责任制》：WX/GWZR/YY/A/XX-2001各代码含义：EMSC：代表环境管理手册EMS：代表环境管理体系28CX：代表环境管理程序文件28

编号：WX/EMS/CX/A/07-2001环境管理程序文件建筑集团公司编制核稿审定批准要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修订第1次页次第4页共7页程序文件名称文件和资料控制程序ZDS：代表环境管理作业指导书XX：代表文件序号，从01开始YY：代表部门代码，部门代码见本程序4.4.2.3条款的规定2001：代表文件编制时间为2001年A：代表A版 GWZR：代表岗位责任制度5.相关文件WX/EMSC/A-2001《环境管理手册》WX/EMS/CX/A/12-2001《记录控制程序》XJ/QP/XZ/01-2000《档案管理办法》XJ/QP/02-2000《合同评审控制程序》XJ/QP/JY/04-2000《合同管理办法》6.标准表格EMS/07-1《文件和资料控制清单》EMS/07-2《文件资料发文审批表》EMS/07-3《文件会签表》EMS/07-4《文件资料收文登记表》EMS/07-5《文件修改记录表》EMS/07-6《文件和资料控制检查记录》EMS/07-7《文件资料销毁记录》EMS/12-1《记录（文件）借阅登记表》29302930第5页共7页文件和资料控制程序体系文件控制规第5页共7页文件和资料控制程序附表1序号部门项目分公司管理制度等1编制并填写EMS/07-2表企管部各要素主管部门各部门分公司主管人员2核稿主管副部长主管副部长主管副部长分公司自定3审定管理者代表主管部长主管部长分公司主管副经理4组织会签企管部企管部企管部分公司自定5批准最高管理者管理者代表最高管理者/主管部长分公司经理6编号企管部企管部企管部分公司办公室7打印行政部企管部各部门各部门分公司办公室8发放与回收并填写MS/02-1表企管部企管部企管部分公司办公室9收文并填写EMS/07-4表各部门分公司各部门分公司各部门所属各单位10更改、换版同1-9同1-9同1-9同1-911复制禁止禁止禁止禁止12销毁并填写EMS/07-7表企管部企管部企管部分公司办公室3030文件和资料控制程序第6页共文件和资料控制程序第6页共7页附表2序号文件种类部门项目1接收与传递各部门工程部2编制并填写EMS/07-2表各部门各主管部门工程部3核稿主管副部长主管副部长主管副部长4批准打印行政部行政部5审批主管部长主管部长总工程师6编号、打印行政部行政部7收文并填写EMS/07-4表、相关部门分公司相关部门分公司相关部门分公司8发放与回收并行政部行政部工程部9更改、换版同2、3、5-810复制同2-5、7-8同911销毁并填写EMS/07-7表行政部行政部工程部31文件和资料控制程序第7页共31文件和资料控制程序第7页共7页附表3序号文件种类部门项目工程技术文件和资料的控制清单企业内部标准施工组织设计1编制并填写EMS/07-2表工程部工程部项目部2审核主管副部长主管副部长工程部3组织会签工程部4审批总工程师总工程师总工程师5编号、打印工程部/行政部工程部/