公司秘书制度初探

公司秘书制度初探《珠海经济特区横琴新区商事登记管理办法》第三十五条规定：有限责任公司应当设公司秘书，负责公司股东会议和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，向社会公众披露应当公开的公司信息，并接受政府行政部门查询公司的相关情况。公司秘书制度应当在章程中规定，并向社会公示。公司秘书的姓名及公司秘书变更情况，公司应当向商事登记机关备案。该管理办法首开我国公司秘书的先河，也是公司登记机关对横琴企业在管理方面的一个突破。那么公司秘书制度到底是一种什么制度？公司秘书对公司会起到什么作用？在公司注册设立秘书时，有许多企业都会问到我们这些问题，下面我们通过香港公司秘书制度和澳门公司秘书制度的规定，阐述有限公司设立公司秘书的必要性。公司秘书制度发端于英国，香港沿袭了英国公司秘书制度，横琴的公司秘书制度正是借鉴香港引进而来。一、香港公司秘书制度《香港公司条例》154条第1项规定：每间公司须有秘书一名。在香港，公司秘书的委任通常由一名董事向董事会提出建议，由董事会决定通过委任。公司秘书的任命必须按公司章程细则进行，在公司注册的时候，根据公司章程委任首任秘书，此后的任命一般由董事会作出决定。除此之外，公司秘书的资料还须向有关公司注册处申报，以便公众查阅。上市公司的公司秘书资料还要向联交所（HKE）申报备案。受聘者若是个人，则必须通常居于香港；若是法人团体，则必须在香港设有注册办事处或营业地点。如果是在香港上市的公司，根据《香港联合证券交易所有限公司证券上市规则》有关规定，公司秘书须由通常居于香港的人士担任。鉴于公司秘书职责的重要性，上市公司的公权有：1.证明公司设立文件的译本和符合原文无误；2.负责股东会议及行政管理机关会议的秘书工作，签署有关的议事记录；3.必要时证实公司文件上签名的真实性；4.确保出席股东会会议的股东名单的填写及签名；5.在公司登记簿册上登录有关事项及其修改情况；6.证明公司簿册的副本或转录本的真实、完整；7.确保帐簿表册供股东或有关人士公开查阅；8.确保在8日内将最新章程、决议及设定负担与担保的副本交付有关人士，等等。《澳门商法典》规定：公司秘书的职权：确认权、公证权、监控权。秘书必须对其所签名的文件做真实性审查，核实无误后，签名盖章。经秘书签名盖章的文件类似被公证了的文件，任何人无权变动文件内容。这一签名权的行使对董事及董事长在公司内部的活动起到了一种监控的作用，以避免将个人的行为作为公司行为而损害公司的利益。该制约可以防止权力的滥用，从而保护股东、债权人的利益，保护公司运作的安全。公司秘书权力范围。主要限定在公司内部的日常管理活动里。其签名权限制在本公司的文件、表格、簿册、股票、债券。但不能以公司的名义对外签署文件。公司法只赋予了董事长为公司的法定代表人，而秘书不具有该种地位。公司秘书的任职资格、法律地位。公司秘书是公司的高级管理人员。公司均应设一名秘书，首名秘书必须由股东在公司设立时即时指定，后任公司秘书由行政管理机关成员中选用，也可以由公司聘用的律师、法律代理人（法律代办）担任。由于秘书在公司中拥有诸多权力，故其资格要求很高，限制较严格。秘书应具有必备专业知识和经验的人员，可以是公司董事或其他管理人员。由于他们在公司中的地位和信誉，能为自己的行为负责，体现出一种权威性和可信性。例如充当秘书的律师必须是执业3年以上的人员，他们既懂专业又有经验。又例如一些法律代理人（一些专业性的咨询公司或律师事务所）担任公司秘书，不但业务熟，而且资信也较高。在很多情况下，他实际上起着公司的“公证员”作用，因而对其资格和信用的要求是颇高的。三、公司秘书的价值和作用1、公司秘书是公司的高级管理人员，能较大程度地参与公司的经营管理，对公司的制度、信息掌握比较多；公司秘书直接对政府负责独立承担责任。2、公司秘书的职权或职责主要来源并不是法律，而是公司章程，法律一般授权公司章程来确认公司秘书的具体职责。公司章程对其职责的规定通常包括：管理、保存和监督公司账户记录，特别是管理和保存董事会的会议记录以及股份转让；记录出席所有的股东大会、董事会会议，编制会议议程，做好会议记录，准备公司章程和通知股东，确保会议程序正确；保管和根据公司的指令使用公司印章，防止印章被欺骗地加盖在文件上；出席其他高级职员签订重要合同的仪式并充当签字的证人；代表公司监督其他职员的行为是否超越职权范围；认证法定文件和登记册。3、法律或章程的具体规定之外，现代公司秘书还从事着下列行政管理职责：按期督促公司履行备忘录和公司章程确定的事务和起草有关的文件；上市公司的秘书要确保公司遵守上市规则，发布市场信息，并确保敏感的证券价格方面的信息不被泄露；处理股份转让、过户、股权丧失，发给股权证书，出席股东质询和申请会议；通过发布通告、支付红利、分配股票权益或发行红利用股，与普通股东保持联系；当公司涉及收购或出售时，秘书在确保所有文件的有效性和及时披露等方面负有若干特殊的责任。此外，公司秘书通常还能对外代表公司签订有关行政管理方面的合同，如召开股东大会时代表公司租赁场地、购买公司办公设备等。上述公司秘书的职权，最大的体现是公司秘书制度价值的效率方面。现代公司的运作通常属于“董事会中心主义”，董事会负责除由股东会行使的必要决策权外的其他所有公司事务的决策，公司决策的执行由董事会任命的总裁等高级职员完成，在此之外的事务性工作都由公司秘书来完成，可见公司秘书制度效率价值的重要性。对于安全价值而言，实质上又包括对内和对外两种安全价值。对内，公司几乎所有重要决议、文件的记录、制作及保管，公司印章的使用和保管，对法定文件和登记册的认证、对重要合同签署的认证、对公司其他职员的监督，上市公司证券内幕信息的保密、处理股权事项等，都由公司秘书完成，这些职权的有效、正确行使能确保公司内部按照既定程序安全运作；对外，上市公司的公司秘书在信息披露方面是公司证券事务的代表人，与证券有关的事项基本由公司秘书来完成；如签署和公布公司年报、财务会计文件、代表公司向公司主管机关提出申请、代表公司作出法定声明、确保公司遵守上市规则及发布市场信息、向公司主管机关及时准确地提供和披露有关文件和信息。公司秘书规范地行使其对外的这些职权是公司在证券市场中安全运行的基础。四、我国现行法律法规对公司秘书的规定《公司法》第一百二十四条上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。《公司法》第217条规定，上市公司董事会秘书是公司高级管理人员。1997年《上市公司章程指引》规定董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，经专业培训合格，由董事长提名，董事会委任，公司董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书，董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由。1999年《境外上市公司董事会秘书工作指引》规定：董事会秘书应具有大学专科以上学历，具有3年以上从事金融或财务审计、工商管理或法律等方面的工作经历等。2006年深沪证券交易所修订的《股票上市规则》规定：董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，强调拥有董事会秘书资格证书，董事会应在董事会秘书空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书职责，不得无故解聘董事会秘书。这说明上市公司董事会秘书的任免已不再仅是公司内部事务，对空缺应急机制的规定，标明董事会秘书作为上市公司必设机构的重要地位。2006年，深沪证券交易所修订的《股票上市规则》规定：董事会秘书对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，如与证券监管机构之间的沟通联络、公司与投资者关系的协调、促使董事会依法行使职权、协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律规则并处理信息披露事务等。内地相关证券法对董事会秘书职责的强化，从法律的角度提高了董事会秘书作为机构而非个人的重要地位。五、香港公司秘书制度可供内地借鉴的经验。从上世纪80年代开始，香港成为重要的国际资本市场，与伦敦、纽约并称世界三大金融中心。2006年港股总市值已扩大到15万亿港元，超过纽约，成为仅次于伦敦的全世界金融市场IPO融资亚军。香港已经成为内地筹集国际资本的中心，从2003到2006年整整四年，香港股市实质上代替了沪深股市成为中国的主板市场。从1993年首批国企在香港上市开始，内地就开始对公司秘书制度进行移植，但与《香港公司条例》规定每间公司均需设立公司秘书不同的是，内地移植的制度只规定上市公司须设立董事会秘书，而对非上市的股份有限公司和有限责任公司未作同样的规定。事实上，董事会秘书在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用，为了健全公司组织机构，更好地发挥董事会职能，内地应从完善公司内部管理、提高公司业务效率的角度对董事会秘书制度进行规制，尽早将相关证券法中涉及公司治理结构及董事会秘书的章节纳入公司法体系，规定凡依照公司法所成立的公司均应设立董事会秘书。香港的公司秘书在公司的实际地位很高，是公司管理方面的主要高级职员，具有广泛而又实质性的职权。内地现行的董事会秘书制度中，只有职责的要求而无职权的规定，按照监管层对制度设计的思路，董事会秘书职权适当扩大显得特别重要，因为董事会秘书将要督促董事、监事、高管人员及控股股东按规定行使权力和履行承诺，督促上市公司规范运作，责任进一步加重，与之相应，就需要改变董事会秘书责任大于权力的情况，同时还要进一步加强职务保障。第一、要明确董事会秘书相应的权限，严格任职条件，规范任免程序，改善和提高工作条件，健全工作规则，使董事会秘书工作有章可依、有例可循。第二、要保证董事会秘书能有机会参与公司重大决策、相关资本运作以及制定公司发展战略等活动，真正发挥董事会秘书在现代公司治理中的作用。第三，要对董事会秘书实现社会化管理机制，统一执业标准，以使董事会秘书更加具有独立性。香港的公司秘书属于专业人士，有自己的专业组织——香港公司秘书公会，该社团对成员资格，包括专业、经验和操守方面都制定了严格的考评标准，从而保证其职位的胜任力和职业声誉。这个做法很值得内地借鉴，内地可以在各地原有的董事会秘书协会的基础上，成立统一的董事会秘书协会，从规范董事会秘书的专业知识与经验方面考虑，制定执业标准，推广职业培训，每年组织专业知识的考试与经验评估，对合格者授予董事会秘书资格，并以此为担任董事会秘书的必要条件。将来在非上市公司中推行董事会秘书制度，对董事会秘书的需求必将大大增加，职业资格培训、考试前置也将为董事会秘书职位提供充分的市场准备，这样将有利于提高董事会秘书素质、更好地发挥其在公司治理中的作用。第四、香港公司秘书制度的价值取向值得内地借鉴。香港的公司秘书是公司内部有效运行并互相协调的关键，公司秘书制度的安全价值建立在效率价值的基础之上，是公司秘书成为公司高级管理人员之后对原有效率价值的突破。从内部安全来说，公司秘书担当的多为公司内部运作的程序性工作，其作用相当于公司内部的公证员，外部安全上，由于程序的设置对于实体的权利通常具有不同程度的加强或削弱作用，公司秘书制度对于公司经营管理人员所具有的制约功能以及对公司股东与交易相对人所具有的保护功能也是明显存在的。内地董事会秘书制度对安全价值的偏重使得规定上重职责、轻权力，导致该制度整体功能发挥欠佳，因此价值取向的调整才是董事会秘书制度完善的关键所在。制度建设应服务于该制度的基本价值，各种具体内容的设计都应围绕特定的价值取向而展开，价值取向决定了董事会秘书制度建设的方向。因此，价值取向对于董事会秘书制度建设具有决定性的作用。内地现行公司法规定的缺陷体现了对效率价值的需求，而在公司治理结构问题上，监管层对公司董事会内在约束有加强的趋势，这体现了对安全价值的需求。价值取向调整上的关键在于合理地处理好二者的关系，效率与安全两方面的价值都不应偏废。只有当董事会秘书制度充分发挥出其效率价值，董事会秘书成为公司治理中不可或缺的高级管理人员时，其安全价值才能得以体现。在现代公司治理中，董事会秘书制度的效率价值，不仅体现为董事会秘书对公司文书、会务等日常事务性工作的承担，更重要的是体现在董事会秘书为董事会决策所提供的咨询建议、充当公司董事与公司之间的联系人、公司机关之间的协调人等方面。因此效率价值是第一性的，基础性的，加强效率价值是完善我国董事会秘书制度的首要任务。香港的公司秘书制度的安全价值首先取决于效率价值，这一安全价值对于公司安全而言，应当说是处于辅助性地位的。从公司治理方面看公司安全，主要是对董事会的内在约束，而内在约束的效能则取决于外在监督的力度。香港