某酒业有限公司行政管理制度汇编

办公室管理制度页一、员工行为规范严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事务。办公室内可以就工作问题进行讨论与争论，但严禁因个人事务争吵。遇公司客人来访时，要礼貌谦让。禁止将私人客人带入办公区域。员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。不准在办公室及公司门口的楼道内吸烟。各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发出臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。各工作场所内，严禁随地吐痰。垃圾、污物、废弃物等，不得任意乱倒堆积。员工的办公桌面要保持整洁，文件、文具要摆放整齐。公司电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。接听电话要用话简练、清晰，回话礼貌、耐心。不得用办公电话长时间聊天，通话时要注意音量，尽量不打扰他人工作。个人办公桌电话响铃五声内要接听。输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。员工应爱护各种设备，降低消耗。对各种设备应按规范要求操作、保养。如发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。严禁个人在计算机内安装游戏软件。严紧在公司上网浏览与工作无关的合适的内容，不得用网络通讯工具聊天。员工要有防计算机病毒意识。使用软盘或其他电子存储介质在使用前，必须确保无病毒。任何人未经计算机使用人同意，不得使用他人的计算机。除专门负责硬件维护人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关设备。员工要确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态。应增强消防意识并有安全防火的责任和义务。离开办公室前检查各自的办公桌，并将所有锁锁好，并要关闭本人所有电源设备的电源。最后离开办公室的人员要检查并关闭所有公共部门的电源（传真机除外），关闭空调，关好门窗。

二、内部印章管理管控制度总则为规范公司印章使用，制定本制度。第一章印章的种类及组织机构印章种类：公司章：经公司工商主管机构登记的公司印章；合同合约章：专用于签订各种协议、合同合约的印章；财务专用章：专用于财务的印章；业务专用章：用于业务员接洽业务，开介绍信的印章；提货专用章：用于销售部物流组员工提货时使用的印章；法人代表人名章：用于签订合同合约与签发支票的印章。印章的保管：公司章、合同合约章由办公室主任负责保管；财务专用章由财务部会计负责保管；法人代表人名章由出纳保管；业务专用章和提货专用章由销售部内勤负责管理管控。第二章印章的使用签章：员工需在有关文件上签章时，首先由用印人到相应部门填写印章使用登记表。经该员工的部门经理审核后，再签章。部门经理需签章，由总经理审批。公司章、合同合约章和法人代表人名章的签章须经过总经理的审批。若总经理不在公司，必须经行政副总审批，并由印章管理管控人员在登记表的备注中加以说明，方可签章，但总经理返回时应立即补审。用印人须将印章登记表上的合适的内容填写完整，否则，印章管理管控人员有权拒绝签章。如协议、合同合约上已有公司总经理签字，印章管理管控人员可直接签章，但应在印章使用登记表中说明。需使用财务专用章时需要财务部经理的批准。需使用业务专用章和提货专用章需要销售部经理批准。如需将公司公章、合同合约章或法人代表人名章带出公司，携章人必须提出书面申请，并须经公司总经理签字批准。取章时，在印章使用登记表上要注明携章去的地点；还章时，要将在外签章的合适的内容按照签章程序，在印章登记表上顺序填写，并写明还章时间及还章人。印章使用登记表为公司重要档案，需无限期保存，任何人不得以任何理由予以销毁。公司印章发生损坏，由保管人员承担保管责任；公司印章丢失时，应于发现丢失24小时内办理公告事宜，如发生损坏，应于损坏后7天内办理完毕更换事宜。公司变换印章，由原来印章保管人员负责办理。严禁未履行程序，加盖印章。重要合同合约、协议在签章前应由财务部和总经理审核。第三章附则本规定自发布之日起生效。第四章附表印章管理管控制度表格《印章使用申请表》《印章使用登记表》

附表一：xx公司印章使用申请表印章类别：管理管控部门：印章用途：申请人：_________________日期：____________________审批人：_________________日期：____________________

附表二：xx公司印章使用登记表□办公室□财务部□销售部序号印章类别印章用途用印人日期备注1234567891011121314151617181920说明：要将印章带出公司使用时，需在备注栏中注明地点，及在还章时注明还章时间。

三、文件与档案管理管控制度总则为规范公司各部门的文件和档案的管理管控，做到文档流转及时、保管安全，制定本制度。第一章文档的分类公司文档分类（包括电子文档）：合同合约类文档：指公司与其他法律实体签订的具有法律效力的文件。包括合同合约、协议以及备忘录。规划类文档。指涉及到公司发展和相关计划的各种文件：公司发展规划、公司年度经营相关计划、公司年度市场营销相关计划、公司年度销售相关计划、公司人力资源相关计划、公司年度预算合适的方案等。制度、政策类文档。指公司各种规章制度文件、公司销售政策和公司的各类通知等。报告类文档。指各种最终提交的合适的方案或者分析结果：各期财务分析报告、市场分析报告、新产品合适的方案的报告、广告和促销合适的方案的报告等。合适的方案类文档。指各种未最终获得通过的申请报告、相关计划或者合适的方案：各种相关计划合适的方案、新产品开发合适的方案、广告促销合适的方案、销售政策调整合适的方案等。信息类文档。指记录客户信息的各种文档以及财务部的各种会计记录：客户档案和会计帐目、会计凭证等。表单类文档。指公司运作过程中产生的各种表单。借款单、报销单、销售订单、出库单、入库单、采购申请单、送货单、办公用品领用单等等。外来文档。指和公司业务无直接联系的各种外来文档：书籍、报刊、杂志、信件。文档按照是否处于流转状态又可划分为文件和档案两类：文件是指处于流转过程中的文档；档案是指已经停止流转，有人专门留存保管的文档。文档的编号按照文件和档案的区别也有所区别。规划类文档、制度政策类文档、合同合约类文档和信息类文档属于档案；合适的方案类文档属于文件；表单类文档和外来文档属于文件。第二章文件的编号与管理管控文件的编号：文件按发起部门进行编号，编号规则：总经理发文：【总】_____年文______号V_____办公室发文：【办】_____年文______号V_____人力资源部发文：【人】_____年文______号V_____市场部发文：【市】_____年文______号V_____销售部发文：【销】_____年文______号V_____设计部发文：【设】_____年文______号V_____财务部发文：【财】_____年文______号V_____规则说明：【】内文字为部门第一个字；“_____年文______号”是某年第几个文件，空格处用阿拉伯数字填写；“V______”是版本号，是指该文件经过了几次修订，空格用阿拉伯数字填写。文件的流转：文件是需要经过各级领导审阅的文档，每一位审阅人接收到文件后，2天内应做出响应，把文件交给下一位审阅人，如果该文件未获通过，则返回给文件发起者，让其进行修订。文件的归档：文件获得审批通过之后，文件的最后获得通过的版本应该由相应部门的人员留存归档。将文件进行档案编号。表单类文件用日期加简单数字加以编号。如在2003年12月26日的出库单编号为：20031226－0234；其中前面八位数字是日期，后四位数字是该类表单在本年度的流水编号，由流转过程最后一个接收者留存。外来文件不需要进行编号，由统一由办公室留存。第三章档案的编号与管理管控规划类档案、报告类档案和制度政策类档案的编号：档案按照留存部门进行编号，编号规则：总经理存档：【总】_____年档________类______号【】办公室存档：【办】_____年档________类______号【】人力资源部存档：【人】_____年档________类______号【】市场部存档：【市】_____年档________类______号【】销售部存档：【销】_____年档________类______号【】设计部存档：【设】_____年档________类______号【】财务部存档：【财】_____年档________类______号【】规则说明：前一个“【】”内文字为部门第一个字；后一个“【】”填“机密”或“普通”，表示该档案是否属于公司机密，机密档案按照《保密制度》进行管理管控。“_____年档________类______号”是某年某个类别第几个档案，年份和编号用阿拉伯数字，类别主要为：规划类、相关计划类、预算类、报告类、制度类、政策类。信息类档案的编号：会计帐目和会计凭证在一定期限（一年）后装订成册，在封面上标明内部记录的合适的内容和记录的开始结束时间。客户档案的编号：客户档案可以分为客户基本信息卡、客户评估、客户信用评级、销售合同合约副本、销售统计报表。客户档案总编号：省份―客户简称―客户类别－客户等级；客户基本信息卡编号：JC－客户简称－客户类别－V_____－日期；客户评估报告：PG－客户简称－客户类别－V_____－日期；客户信用评级卡：XY－客户简称－客户类别－V_____－日期；客户销售合同合约复印件：HT－客户简称－客户类别－日期；客户销售统计报表：XS－客户简称－客户类别－V_____－日期。编号说明：“省份”用拼音简称，如天津简称为TJ，如果出现容易出现混淆的编号，如河南和湖南，则用三个字母标注，河南简称为HEN，湖南简称为HUN；客户简称，用客户中文名字四字简称的汉语拼音首字母表示；“客户类别”分为经销商和零售终端分别用其英文首字母（经销商：Distributor；零售终端：Terminal）“D”和“T”表示；“客户等级”是该客户的级别，用英文字母表示。客户档案中五个子项的编号中“V”表示版本号，第一次记录的时候版本号为V1，以后依次增加，“日期”表示该项记录更新的日期。销售合同合约副本不存在更新的问题，所以不需要版本号。其他部门的各种信息类文档，编号规则与客户资料编号类似。信息类档案的更新和保管信息类档案需要经常更新，保管方式和编码和一般档案应有所区别。信息类档案中最主要的是财务部的会计帐目、会计凭证，市场部归集的客户资料卡及其他各部门各自的信息。信息类档案由专门负责相关信息收集的人员保管，并及时更新。合同合约类文档的编号。合同合约类文档主要分为三类，销售合同合约，一般合同合约，协议，备忘录。销售合同合约编号：【销售合同合约】－地区－年份－客户类别－编码；一般合同合约编号：【一般合同合约】－年份－编码；协议编号：【协议】－年份－编码；备忘录编号：【备忘录】－年份－编码。比如2004年和河南的经销商签订的合同合约，编码如下：【销售合同合约】－河南－2004年－经销商－002。“002”表示该合同合约是本年该地区的该类经销商的第二份合同合约。合同合约的正本统一由办公室归档，其中销售合同合约在公司财务部、市场部和销售部存有复印件。档案的查阅查阅公司档案需要经过部门经理的审批，如果是机密档案需要总经理的批准。查阅档案时查阅人需要在档案查阅登记表上签字，并规定归还时间；机密档案只能在当时查阅，不能领走。第四章文档的保存期限文档的保存期限永久保存：公司规章制度，财务报表、合同合约以及其他经核定须永久保存的文书。10年保存：预算，会计凭证以及其他经核定须保存10年的文书。5年保存：期满或解除之合约以及其他经核定保存5年的文书。1年保存：无长期保存必要者。须销毁的文件须经办公室主任批准后，由负责保管该文档的人员销毁并派专人监销。第五章附则本规定从公布之日起实施。本规定由办公室负责解释。第六章附表文档管理管控制度表格。《档案查阅申请表》《档案查阅登记表》

附表一：xx公司档案查阅申请表查阅理由：借阅时间：___________预计归还时间：_________申请人：________日期：________审批人：________日期：________

附表二：xx公司档案查阅登记表部门：____________________序号档案名称查阅人借阅时间归还时间备注1234567891011121314151617181920说明：备注中说明档案归还时是否完好

四、保密制度总则为维护公司利益，保守公司秘密，特制订本制度。第一章保密义务全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司的秘密，更不准出卖公司秘密。第二章机密的定义公司秘密是指维系公司利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：公司经营发展决策中的秘密事项；人事决策中的秘密事项；公司的销售政策；重要的合同合约、客户；公司非公开的财务信息、银行账户账号；其他董事长或总经理确定应当保守的公司秘密事项。第三章保密管理管控属于公司秘密的文件、资料、应标明“机密”字，由专人印制、收发、传递、保管。机密文件保管参见《文档管理管控制度》。公司秘密根据需要，限于一定范围的员工接触。未经批准，任何人不得复印、摘抄秘密文件、资料。记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。对防止公司秘密泄露有功的，予以表扬、奖励。公司各部门，非工作需要非本部门工作人员不得随便进入；工作人员也不能随便带无关人员进入。过期秘密公文，不准作废品出售，要进行登记，由专人监督进行销毁，保证不丢失、不泄露。违反本规定故意或过失泄露公司秘密，视情节及危害后果予以处罚，直至除名。第四章附则本办法自颁布之日起执行。本办法由办公室负责解释。

五、车辆管理管控办法总则为加强香溢酒业公务车辆管理管控，确保安全，更好的为各项工作提供服务，特制定本办法。本规定中的车辆是指公司拥有的所有车辆，包括公务车和货运车。公司所有车辆实行统一管理管控。车辆管理管控本着保证工作需要的原则，安全第一的原则，爱护车辆、降低维修费用的原则，人（驾驶员）车统管的原则。车辆驾驶员负责保管车辆的钥匙、行驶证、车辆附加费本、养路费单、保险卡。办公室行政专员负责保管车辆的备用钥匙、驾驶员保管单证的复印件、与车辆有关的所有单证、各种登记表、车辆档案。办公室行政专员负责为公务车建立车辆档案，档案合适的内容包括使用人或代管人、车辆来源、车辆保养、保险、维护情况、车辆相关费用缴纳情况等。第一章公务车用车管理管控公务车使用公司人员用车前填写《用车申请单》，由行政副总批准后，行政专员负责调度。出车前行政专员与驾驶员应共同对车辆进行检查，并登记《车辆使用登记表》，车辆如有问题，可在用车登记表上注明。用车完毕后应及时将车辆归还，行政专员和驾驶员应对归还车辆共同检查，并登记送还里程和送还时间。如车辆有问题，须在用车登记表上注明。公务车外借公司内部人员提出书面外借申请，填写《车辆外借申请单》，报总经理批准后执行。车辆借出前，行政专员登记车辆的行驶里程、车辆外观、机械情况、随车单证情况，并将该车交与公司借出车辆人员，公司借出人员在登记表上签字确认。借出车辆归还时，管理管控员应对车辆予以检查登记，无需修理则办理退还手续，如需修理则由车辆借出人书面说明情况报总经理批准后方可维修。公务车调度各部门用车在时间上发生冲突时，管理管控员依重要性、时间性顺序调度车辆。原则上派车顺序如下：公司客户、接待或重大活动事务、公司管理管控委员会事务、公司领导事务、公司部门事务、外借。本公司副总经理以下人员出差，原则上不派车接送，但如出差时携带物品超过五十公斤或携带重要资料时，可派专车接送。公司车辆原则上只接送公司客户或者公司的部门经理以上的员工。第二章货运车用车管理管控货运车使用运车在不使用的时候，停靠在公司仓库附近，以便随时送货。货车驾驶员在出车前和回来后需要填写《货车使用登记表》，填写出车事由，出车地点，并登记车辆里程。货运车原则上不允许借给公司以外的单位或个人。如果公司其他部门需要使用货运车用于非运货的用途，需要得到销售副总的批准。第三章车辆的维修和保养车辆维修本公司车辆如因正常行驶需维修，由专职驾驶员或管理管控员提出书面申请，经办公室主任批准后进行。如因交通事故需维修，一律通过保险公司解决。车辆保养行政专员建立公司所有车辆保养档案，公司车辆每行驶5000公里必须保养一次，每行驶5万或其倍数的公里必须检修保养一次。车辆必须在指定修理厂保养。保养事宜由驾驶员负责。第四章驾驶员管理管控公司驾驶员必须严格按照交通规则行车。公车原则上仅由公司专职驾驶员驾驶，公司办公室主任、销售部经理和物流部经理在必要时可以驾驶车辆。销售部主管在特殊情况下如需驾驶车辆，则需要行政副总的批准。驾驶员要爱护车辆，应经常清洗车辆，保持车内外的清洁美观。驾驶员要注意个人卫生和服装的整洁。驾驶员要注意言行，对乘车人应热情接待，特别是公司的客人，更应热情服务，维护公司的良好形象。驾驶员出车前要做好驶前检查，如车证、水箱、刹车系统、轮胎等，以保证出车时的安全。驾驶员要做好收车检查，关好车门，要放在指定车位，不得乱停乱放。驾驶员严紧疲劳驾驶，如果需要连续开车12小时以上，必须有至少两名驾驶员轮流驾驶。驾驶员的加班时间需经过办公室主任或者物流部经理确认之后，才能计算加班工资。加班工资的发放标准参见《人力资源管理管控制度》。驾驶员如果因为工作误餐的，在得到办公室主任或者物流部经理确认后，可以得到误餐补助。补助标准：午餐20元，晚餐30元。第五章违规与事故处理违反交通规则，其罚款由驾驶人自理。车辆在途中发生交通事故，应向附近交通管理管控机关报案，并立即与行政专员联系协助处理。执行公务时因意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担，如需向受害人赔偿损失，在扣除保险金额后差额由驾驶人与公司各负担一半。因私出车发生交通事故，在扣除保险后的费用，由私人用车人员负担。未经批准擅自用车发生交通事故，所有支出由驾驶人负担。第六章车辆的费用管理管控公司车辆的油料费管理管控：公司负责统一办理上海加油卡，在办公室和物流部分别有一张。办公室的加油卡由行政主管保管，物流部的加油卡由经理保管。公司财务部负责定期在加油卡中充值。驾驶员出车前需查看车辆油料剩余情况，如需加油，则向相关人员领取加油卡。加完油后把发票和加油卡一并还给加油卡保管人员。如果因特殊原因驾驶员用现金加油后，驾驶员需在加油发票背后注明原因，并经过对应副总审批之后才能报销。因公用车的停车费、过路费、过桥费等，在费用发生的三个月内凭正式发票实报实销，超过报销时限，公司不予报销。如果公司车辆需进行长途送货，经物流部经理审核，销售副总审批后，可以向公司财务部借款，用于路途中的加油费、过路费和过桥费。保养、维护须在公司指定的修理厂进行，费用凭批准文件及修理厂的正式发票及清单报销。未经审批程序，未在公司指定修理厂发生的费用，公司不予报销。因私出车的费用由用车人自理。第七章附则本办法在颁布之日起实施。本办法由办公室负责解释。第八章附表车辆管理管控附表《用车申请表》《车辆外界申请表》《车辆使用登记表》《货车使用登记表》

附表一：xx公司用车申请单编号：使用部门使用日期使用人使用目的：行政副总审批：_____________________附表二：xx公司车辆外借申请单编号：借用人使用人或单位借用人部门使用日期使用人或单位基本情况：使用目的：总经理审批：_____________________

附表三：xx公司车辆使用登记表序号申请单编号里程（出）出车时间车况（出）用车人签字还车时间里程（还）还车人签字车况（还）1234567891011121314151617181920

附表四：xx公司货车使用登记表序号司机里程（出）出车时间出车事由返回时间里程（回）1234567891011121314151617181920

六、会议室管理管控制度总则为规范公司会议室的管理管控，特制定本制度。公司前台负责对公司会议室进行管理管控。第一章会议室的使用会议室的用途：公司会议室用于公司各类公司会议或者与客户会晤等活动，不用作其他用途。会议室的预定：公司员工需要使用会议室，需要到公司前台出进行预订。并填写《会议室使用登记表》。会议室实行先订先用的原则：即如果有几个会议需要在同一个会议室的同一段时间进行，原则上首先预定会议室的可以使用会议室。有必要的，双方可以协调解决。如果需要调换会议室使用时间，预定人需至少在原先预订的开始时间前1小时通知前台。如需重新预订，则重新填写《会议室使用登记表》。会议室的使用：在会议期间，参加会议的人员应该保持会议室的整洁，保护会议室中的会议桌和椅子。与会人员不在会议室乱丢废弃物，不在会议室大声喧哗。第二章会议室的日常管理管控公司前台负责保持会议室的整洁。在会议开始前，前台负责把会议室中的桌椅摆放好，如果需要使用投影仪，则需要在会议开始前准备好。会议结束后，公司前台负责将会议室收拾干净。关掉会议室中的各种点灯和电器。第三章附则本办法在颁布之日起实施。本办法由办公室负责解释。第四章附表附表：xx公司会议室使用登记表会议室名称：___________________序号日期开始时间结束时间预订人1234567891011121314151617181920

七、办公用品和办公设备管理管控规定总则为使公司办公用品和办公设备管理管控合理化，减少浪费，特制定本规定。本规定所称办公用品和办公设备各自定义。办公用品：指在日常办公中用到的价值比较低，消耗比较快的用品。主要包括：刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、信纸、夹子、打印墨、订书钉、墨水笔、签字笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、剪刀、订书机、打孔机、计算器、印泥等等。办公设备:指在日常办公中用到的价值超过1500元的设备，主要包括传真机、打印机、电脑、复印机等等。第一章办公用品管理管控办公用品的采购流程见《办公用品管理管控流程》及程序文件。办公室前台负责办公用品的日常管理管控，在办公用品数量不够时提出采购申请。办公室主任对采购金额在500元以下的办公用品采购申请有审批权限。行政副总对采购金额在1000元以下的办公用品采购申请有审批权限。总经理负责对采购金额在1000元（不含）以上的办公用品采购申请进行审批。员工领用办公用品时需填写《办公用品领用单》。前台需定期清点办公用品数量，并填写《办公用品数量统计表》。前台每季度对每个部门的办公用品领用情况进行统计，并汇报给财务部。财务部对比各部门预算，如果部门的办公用品费用超支较多，财务部有义务提醒该部门注意。第二章办公设备管理管控办公设备的采购流程见《办公设备采购流程》及程序文件。各部门如需购买办公设备，可向行政副总提出申请，需写《办公设备购买申请报告》。办公室行政专员负责采购办公设备，负责对办公设备进行日常管理管控。行政副总负责对采购金额在3000元（含）以下的办公设备采购申请的审批。总经理负责对采购金额在3000元以上的办公设备采购申请的审批。员工领用办公设备需填写《办公设备领用单》。办公设备如需维修，由行政专员负责联系厂商进行维修。办公设备实行调剂制，部门需要使用时，行政专员首先负责调剂，不能调剂再办理领用手续或进行购买。办公设备如遗失应由个人或部门赔偿或自购。办公设备严禁取回家私用。人员离职时，应将办公设备归还给公司，并在行政专员处登记。第三章附则本规定自颁布之日起实施。本规定解释权和修改权办公室。第四章附表