CESA-2021-1-034 电子会计档案管理系统要求 征求意见稿编制说明

中国电子工业标准化技术协会

一、工作简况

1、任务来源

该标准来源于全国信息安全标准化委员会《2019年网络安全国家标准项目申报指南》信

安字[2019]003号。

2、参与单位

本标准起草单位：航天信息股份有限公司、中国科学院信息工程研究所、中国电子技术

标准化研究院、西安电子科技大学、大象慧云信息技术有限公司、国信电子票据平台信息服

务有限公司、北京用友政务软件股份有限公司、北京数科网维技术有限责任公司、北京京东

世纪信息技术有限公司。

二、标准编制原则和确定主要内容的论据及解决的主要问题

1、编制原则

本标准参考了现有电子文件管理及系统建设的综合经验，并结合会计档案自身管理要

求，重点梳理电子会计档案管理系统应具备的功能特点，从而提出符合现有政策规范，并满

足电子会计档案全生命周期管理的通用技术标准，供各方面参考使用。本标准的编制遵循以

下原则：

a）普遍适用性原则

本标准在编写的过程中总结了电子会计档案管理系统涉及的共性要求，并提供了标准系

统架构及流程模型，规定了系统在设计和研发中应具备的基本功能要求，为各方提供参考指

导。

b）标准兼容性原则

本标准适用于电子会计档案管理系统的设计与实现，在编写的过程中严格遵循国家、财

政及档案管理相关法律法规，与现有国家标准相兼容。

c）供多方参考执行

本标准为软件设计方、需求方、其他第三方提供参考，通过使用此标准，可推进电子会

计档案管理系统建设的规范化、标准化、产品化，确保系统软件的安全、可靠、授信、高效；

对于需求方而言，可依据此标准评判软件是否合规、并符合用户要求；同时为第三方提供测

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评、监管的标准依据，从而推动电子档案信息化建设，降低企业会计档案管理成本，为政府

监管和政策制定助力。

2、确定主要内容的依据

在本标准的编写过程中，经过充分调研发现，国内目前没有专门针对电子会计档案管理

的技术要求。因此，制定此标准在一定程度上填补了电子会计档案管理系统领域的标准空白，

能够更好的服务于会计档案信息技术建设的各方，以使相关工作有据可依。

本标准的在制定的过程中参照了如下国家法律法规，以确保标准的合法合规：

《中华人民共和国会计法》

《中华人民共和国档案法》

财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》

同时，在制定过程中参照了如下国家标准：

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20271信息安全技术信息系统通用安全技术要求

GB/T22239信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求

GB/T29194ERMS电子文件管理系统通用功能要求

DA/T39/2008会计档案案卷格式

3、解决的主要问题

国家互联网+行动，就是要快速推进各项工作信息化的发展，会计业务全程电子化、全

程留痕、完整归档、分层共享、长期保存是会计工作的完整流程，会计档案电子化已是当前

发展的必然趋势，需要国家出台相关的技术规范。因此，在电子发票、电子会计资料逐步推

进的前提下，依据国家相关法律、规定的精神，开展电子会计档案从收集、整理、归档移交、

利用、鉴定、审计、存储等全生命周期管理系统的研究，为企业电子发票、电子会计资料无

纸化建设提供电子会计系统建设技术规范与指导，从而真正解决企业会计档案管理痛点，实

现电子会计档案管理、利用价值。

本标准重点描述了电子会计档案管理系统的组成、接口和业务流程，规范了电子会计档

案管理系统的功能要求。适用于电子会计档案管理系统的设计与实现，测试与监管。

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本标准解决的主要问题为电子会计档案系统建设要求，具体包括：归档范围，会计资料

收集要求、会计资料整理要求、会计档案移交要求、会计档案存储要求、会计档案利用要

求、会计档案审计要求、会计档案鉴定销毁要求、会计档案通用功能要求。

三、主要试验[或验证]情况分析

根据标准制定工作方案，对标准进行如下验证：

1、流程验证

针对标准中梳理的业务流程，采用业务流程建模的方式，以图形化语言说明会计档案从

收集、整理、利用、保管等全过程管理，并根据企业规模的不同（大型企业、中型企业、小

微企业），选取代表性企业进行业务流程沟通验证。

2、技术验证

《电子会计档案管理系统要求》中涉及系统建设的软硬件规范性要求，包括系统的组成、

接口、基本功能、安全管理等方面，这些要求的提出，基于目前已成熟的电子文件管理技术，

如归档数据包结构技术、元数据管理技术、加密技术、版式文件技术、长期存储技术等，因

此，经过综合分析验证，本标准中提到的技术要求具有特定普遍性和通用性，并与现有电子

文件管理技术相契合。

3、专家验证

通过标准编写委员会定期会议评审，由参会各单位专家对标准编写内容进行综合评审验

证，并根据专家修改建议，调整标准编写角度及规范性条款。

四、知识产权情况说明

本标准可能不涉及必要专利。

五、产业化情况、推广应用论证和预期达到的经济效果

随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化工作代替传统手工工作是必然发展

趋势，会计的历史信息也可实现随时调取和使用。20世纪90年代，我国会计电算化工作开始

进入普及和深化阶段。2012年一季度，国家档案局会同财政部开始企业会计电子档案管理试

点，在中国电信广东分公司、中国联通湖北分公司、中国人保财险股份公司开展会计档案管

理试点工作，试行内部会计凭证的无纸化归档。

2013年，国家档案局又会同发改委、财政部、税务总局联合开展会计电子发票归档管理

试点，在中国电信广东分公司、中国联通湖北分公司、中国人保财险股份公司试行电子发票

的接收和归档。

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2014年6月27日，随着中国人民财产保险股份有限公司电子会计档案系统与北京市国税

局电子发票平台成功实现对接，国内首张可报销电子发票正式开出，这将意味着企业电子会

计档案管理试点由内部凭证转向外部凭证，企业电子会计档案管理在推进电子商务发展中又

迈出重要的一步。

2016年1月1日，新《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）出台，办法

明确规定单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存。这充分表明国

家层面对会计档案全新管理模式的支持和尝试。会计档案管理正式迈入“互联网+”时代。

2016年7月，国家档案局、国家发展改革委发出通知，决定分批组织开展企业电子文件

归档和电子档案管理试点工作，精选33家企业作为首批试点单位，要求试点单位在各类业务

系统形成电子文件的归档范围、归档过程、存储格式、“四性”检测、元数据管理、基于大

数据的电子档案利用等方面进行积极探索。两年多来，已有14家试点单位通过了验收，取得

初步成效。

2018年末，国家档案局召开第二批试点单位的试点方案评审会。对继续扎实开展试点工

作提出要求；新形势下，试点工作继续探索三维电子文件、电子发票、电子证照等的归档问

题。

目前，国内会计档案电子化管理主要在政府部门、事业单位、大型国企中逐渐普及，但

从行业整体发展阶段来看，企业会计档案电子化管理还处于国家试点推进、方案及经验总结

阶段，尚未实现完全市场化，因此，整个会计档案电子化管理行业尚处于行业生命周期的幼

稚期阶段，存在很大的市场空白和战略机会。

本标准的发布应用，有利于培育电子会计档案管理软件市场，规范软件供应商提供服务，

推动电子会计档案产业的健康良性发展。

于2020年1月17日通过了中国电子工业标准化技术协会组织的团体标准项目立项论

证，2021年1月15日由中国电子工业标准化技术协会立项，标准项目编号为

CESA-2021-1-034。

六、采用国际标准和国外先进标准情况

20世纪90年代中后期电子文件归档和电子档案管理成为全球范围性的问题。信息化走在

世界前列的美国、加拿大、澳大利亚和欧盟等国家加快了电子文件归档和电子档案管理的科

学化、规范化进程，逐步形成了各具特色的管理模式。国家层面档案信息化标准体系已基本

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形成，国际层面档案信息化标准体系正在形成，标准所涵盖的内容体现出由后端管理标准向

前端、全程管理标准过渡的发展趋势。

国际标准化组织/国际电工委员会（ISO/IEC）在电子文件、电子档案领域制定了多项标

准，如：ISO15489-1-2016信息与文件-文件管理、ISO23081-1:2017信息和文件-文件

管理过程-文件元数据、ISO19005-1:2005文献管理-用于长期保存的电子文件格式、ISOTR

18492-2005基于电子文件信息的长期保存、ISO/IEC27001信息安全管理体系等。这些标

准对于本标准的制定具有重要的参考、借鉴意义。

目前，会计行业中原始凭证的电子化在国际经济领域中有着广泛的应用，相关技术，如

原始凭证的电子化、原始凭证的电子化储存，在国际金融及商业领域中都有广泛的应用。在

凭证远程运输和处理方面，国外已经率先完成了凭证在线交换体系的建设和改革，并且已经

基本做到了通过在线全面完成电子凭证的采集、处理与结算。

七、与现行相关法律、法规、规章及相关标准的协调性

1、与相关的现行法律、法规及国家标准的符合性、协调性

关于电子文件、电子档案现有国家标准有：国标GB/T29194ERMS电子文件管理系统通

用功能要求、GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范、GB/T20271信息安全技术-

信息系统通用安全技术要求等，规范了电子文件档案的管理要求。

参考以上国内标准的制定情况，本标准编写过程中部分借鉴了GB/T29194ERMS电子文

件管理系统通用功能要求中关于档案收集、整理、保管、利用等管理过程的主导思想，并依

据《会计档案管理办法》，结合会计归档的业务特点，提出会计档案的归档范围、会计档案

分类收集要求、会计档案检索要求、会计档案审计要求等会计档案专属规范。同现行法律、

法规及国家标准的相契合。

2、在电子文件管理标准体系中的定位

《电子会计档案管理系统要求》属于电子文件管理标准体系中的“软件”标准类，属于

“系统”类的一个分支。电子会计资料来源于前端会计核算系统，如报账系统、ERP系统、

资产管理系统等，电子文件的元数据和版式文件是电子会计档案管理系统处理的直接对象。

因此，会计文件及资料的获取必须建立在有效的服务支撑体系之上，需要遵循电子文件管理

相关标准规范。

八、重大分歧意见的处理经过和依据

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本标准在制定过程中，未发生重大分歧。在标准编制过程中，严格、明确的划定了标准

的管理范围及适用范围，并成立了标准编制工作组，分工明确、职责清晰，因此工作中未出

现重大分歧。

本标准编制过程中，采用集中研讨、分别编写的方式，各参编单位在研讨及编写过程中，

积极意见交换；标准编制工作中，充分参考相关国家标准及现行的法律、法规，借鉴国内、

国外电子会计档案管理标准相关的研究文章、案例，并积极吸取各单位专家、老师的宝贵意

见，有效的统一了各参编单位的思想和认识，保障了标准编制工作的顺利进行。

九、标准性质的建议

建议为推荐性标准。

十、贯彻标准的要求和措施建议

考虑本标准为首次制定，建议在标准落地实施过程中，根据实际应用情况进行逐步修订

完善。实施本标准可考虑以下几点：

1、选择有条件的区域或行业进行试点，全面推广标准落地应用。电子档案管理需求迫

切的政府机构、信息化水平较高的集团型企业可作为标准推广实施的关注重点之一。

2、争取各级政府部门领导重视、政策支持，电子会计档案实施推广，很大程度上取决

于当地档案、财政、审计、税务各部门的支持与监督。为保证标准的落实推广，需由上而下

获取各部门各层级领导的认可和支持。

3、可考虑成立专门的标准化实施推广领导小组，统一策划标准推广方案，逐步推进、

分批、分期、分步进行。由当地档案部门、财政部门牵头，审计、税务部门重点参与共同推

进标准的落地与推广。同时充分吸纳标准推广过程中的意见建议，不断对标准进行适应性调

整。

4、可以考虑在一定范围内给予标准试点单位一定程度的优惠政策。从而加强企业贯彻

执行标准的积极性和主动性。

十一、替代或废止现行相关标准的建议

无。

十二、其它应予说明的事项

无。

团体标准《电子会计档案管理系统要求》编制工作组

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一、工作简况

1、任务来源

该标准来源于全国信息安全标准化委员会《2019年网络安全国家标准项目申报指南》信

安字[2019]003号。

2、参与单位

本标准起草单位：航天信息股份有限公司、中国科学院信息工程研究所、中国电子技术

标准化研究院、西安电子科技大学、大象慧云信息技术有限公司、国信电子票据平台信息服

务有限公司、北京用友政务软件股份有限公司、北京数科网维技术有限责任公司、北京京东

世纪信息技术有限公司。

二、标准编制原则和确定主要内容的论据及解决的主要问题

1、编制原则

本标准参考了现有电子文件管理及系统建设的综合经验，并结合会计档案自身管理要

求，重点梳理电子会计档案管理系统应具备的功能特点，从而提出符合现有政策规范，并满

足电子会计档案全生命周期管理的通用技术标准，供各方面参考使用。本标准的编制遵循以

下原则：

a）普遍适用性原则

本标准在编写的过程中总结了电子会计档案管理系统涉及的共性要求，并提供了标准系

统架构及流程模型，规定了系统在设计和研发中应具备的基本功能要求，为各方提供参考指

导。

b）标准兼容性原则

本标准适用于电子会计档案管理系统的设计与实现，在编写的过程中严格遵循国家、财

政及档案管理相关法律法规，与现有国家标准相兼容。

c）供多方参考执行

本标准为软件设计方、需求方、其他第三方提供参考，通过使用此标准，可推进电子会

计档案管理系统建设的规范化、标准化、产品化，确保系统软件的安全、可靠、授信、高效；

对于需求方而言，可依据此标准评判软件是否合规、并符合用户要求；同时为第三方提供测

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评、监管的标准依据，从而推动电子档案信息化建设，降低企业会计档案管理成本，为政府

监管和政策制定助力。

2、确定主要内容的依据

在本标准的编写过程中，经过充分调研发现，国内目前没有专门针对电子会计档案管理

的技术要求。因此，制定此标准在一定程度上填补了电子会计档案管理系统领域的标准空白，

能够更好的服务于会计档案信息技术建设的各方，以使相关工作有据可依。

本标准的在制定的过程中参照了如下国家法律法规，以确保标准的合法合规：

《中华人民共和国会计法》

《中华人民共和国档案法》

财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》

同时，在制定过程中参照了如下国家标准：

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20271信息安全技术信息系统通用安全技术要求

GB/T22239信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求

GB/T29194ERMS电子文件管理系统通用功能要求

DA/T39/2008会计档案案卷格式

3、解决的主要问题

国家互联网+行动，就是要快速推进各项工作信息化的发展，会计业务全程电子化、全

程留痕、完整归档、分层共享、长期保存是会计工作的完整流程，会计档案电子化已是当前

发展的必然趋势，需要国家出台相关的技术规范。因此，在电子发票、电子会计资料逐步推

进的前提下，依据国家相关法律、规定的精神，开展电子会计档案从收集、整理、归档移交、

利用、鉴定、审计、存储等全生命周期管理系统的研究，为企业电子发票、电子会计资料无

纸化建设提供电子会计系统建设技术规范与指导，从而真正解决企业会计档案管理痛点，实

现电子会计档案管理、利用价值。

本标准重点描述了电子会计档案管理系统的组成、接口和业务流程，规范了电子会计档

案管理系统的功能要求。适用于电子会计档案管理系统的设计与实现，测试与监管。

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本标准解决的主要问题为电子会计档案系统建设要求，具体包括：归档范围，会计资料

收集要求、会计资料整理要求、会计档案移交要求、会计档案存储要求、会计档案利用要