出差与行车费报销制度

出差与行车费报销制度一、目的和适用范围1.1目的：为规范公司员工出差和行车费的报销流程，提高费用管理效率，确保经济合理和公平公正。1.2适用范围：适用于公司全部员工在业务出差期间的相关费用报销。二、出差申请与批准2.1出差申请：员工在确认需要出差时，应提前向上级主管提交出差申请。申请内容包含出差时间、出差地方、出差目的、估计费用等，并附上出差计划。2.2出差批准：上级主管收到员工的出差申请后，审查并决议是否批准。假如批准，应及时以书面形式通知员工，并将批准的出差内容记录备案。2.3出差计划更改：如因特殊情况需要更改出差计划，员工应提前向上级主管提出更改申请，并说明原因。经上级主管确认后，方可进行更改。三、出差费用报销3.1出差费用范围：出差费用包含但不限于交通费、留宿费、餐饮费、机票费用等与出差相关的必需费用。不包含个人娱乐、购物等非业务性支出。3.2出差费用凭证：员工在出差过程中发生费用支出后，应妥当保存相关发票和凭证。全部费用凭证必需明确显示金额、项目、日期等信息。3.3出差费用记录：员工应按规定填写出差费用报销单，认真记录发生的费用，包含日期、费用项目、金额等，同时附上相应的费用凭证。3.4发票要求：费用凭证必需为正规发票，包含普通发票、增值税专用发票等。发票上的信息必需真实准确，不得有涂改、错漏等情况。3.5公司人员陪伴费用：如出差期间需有公司人员陪伴，陪伴人员的费用应由主管部门提前确认并列入出差预算中，陪伴人员的费用报销与主办人员相同。3.6预支费用：如有需要，员工可以提前申请预支出差费用。预支费用在归还发生后，需按规定程序填写预支申请单，并在报销单中列明。四、行车费报销4.1行车费范围：行车费包含员工在公务期间使用私人车辆所发生的油费、停车费、过路费等费用。4.2行车费凭证：员工在使用私人车辆行驶期间，应妥当保存相关的油费发票、停车票、过路费票据等费用凭证。4.3行车费标准：公司对行车费用有统一的标准，以确保费用合理合规。具体标准由公司财务部门订立，并不定期进行调整，员工可向财务部门查询。4.4行车费报销申请：员工在结束行车后，应依照公司规定填写行车费报销申请单，认真记录行车费用，包含日期、行车里程、费用项目等，并附上费用凭证。4.5私车公用补贴：公司鼓舞员工使用公共交通工具出差，假如员工确实需要使用私人车辆，可向公司申请私车公用补贴，具体补贴标准由公司财务部门订立。五、报销审核与发放5.1报销单审核：员工提交的费用报销单由部门主管核实费用的真实性、合理性，并确认报销范围内的费用符合公司规定。5.2报销审批：部门主管审核通过后，将费用报销单交给财务部门进行审批。财务部门对费用的准确性、合规性进行核实，如有问题进行反馈并要求员工修改。5.3费用发放：经财务部门审核无误后，将费用报销金额通过银行转账或现金方式发放给员工。同时，将报销单归档并保管相应的报销记录。六、违规处理6.1若员工自身或在出差过程中存在虚报费用、滥用费用、涂改凭证等违规行为，将被视为严重违纪行为，公司将采取相应的纪律处分措施，包含但不限于警告、行政处分、经济惩罚等。6.2若员工发现他人在出差报销过程中存在上述违规行为，应乐观向公司相关部门举报，并供应可信的证据进行支持。公司将对举报内容进行核实，如属实将予以嘉奖。七、附则7.1本制度自正式发布之日起生效，并对公司全体员工具有管束力。7.2上级主管有权对本制度进行解释，并依据公司最终需要进行必需的调整和修改，调整和修改后的制度应重新发布。7.3本制度相关事宜（如报销单、凭证要求、费用标准等）的具体操作细则由财务部门另行订立并发布。7.