内部文档与信息管理制度

内部文档与信息管理制度第一章总则第一条目的与范围为了规范企业内部文档与信息的管理，提高信息资源的利用效率、保护信息资产的安全性、加强企业内部沟通与协作，订立本管理制度。第二条适用对象本制度适用于本企业内全部员工，包含正式员工、临时工、兼职工等。第三条定义内部文档：指由企业内部员工创作、收集、整理、储存的各类文字、图表、图纸、文件等表达形式的信息。信息管理：指对企业内部文档与信息进行分类、存储、检索、共享、保护与销毁等一系列管理活动的过程。第二章文档与信息分类及命名规范第四条文档与信息分类原则依据信息的用途与内容，将文档与信息分为业务文档、管理文档、技术文档和其他文档四类。业务文档：记录、反映和传递企业业务活动的文档，包含合同、订单、报告等。管理文档：涉及企业管理事务的文档，包含规章制度、决策文件、会议纪要等。技术文档：与企业的技术研发、生产制造、产品质量等相关的文档，包含技术规范、说明书、测试报告等。其他文档：不属于上述三类的文档，如员工手册、培训料子等。第五条文档命名规范全部文档与信息都应当具有清楚、简洁、易于辨识的名称，并准确反映其内容和用途。文档命名应遵从以下原则：使用英文字母或数字命名，不得包含特殊字符和空格。使用简洁的词汇，避开使用长句或长词组。对于同类文档，在名称中可以使用日期、版本号等信息，以区分不同的版本或更新。第三章文档与信息的存储与检索第六条存储设备与系统企业应供应安全、可靠的存储设备和系统，用于存储与管理文档与信息。存储设备应定期备份，确保数据不丢失，并设有权限管理，保护紧要信息的安全性。建立文档管理系统，实现文档的在线存储与检索，便于员工取得所需信息。第七条文档与信息的存储原则业务文档应依照业务流程进行分类存储，方便查找和跟踪。管理文档依照部门或项目进行分类存储，以便于管理与参考。技术文档应依照产品或技术领域进行分类存储，方便技术人员查阅。其他文档应依照内容进行分类存储，以便员工查找和使用。第八条文档与信息的检索与共享员工在需要查找文档与信息时，应首先通过文档管理系统进行检索，如无法找到，可向相关部门进行查询。各部门应建立共享文档与信息的机制，定期更新并保证信息的及时共享与传递。紧要的文档与信息应设有访问权限，只有具备相应权限的人员才略够查看、修改和共享。第四章文档与信息的保护与销毁第九条文档与信息的保护企业应确保文档与信息的机密性、完整性和可用性，采取必需的措施保护信息资产的安全性。设置访问权限，限制敏感信息的查阅范围，确保信息的保密性。建立定期备份机制，确保文档与信息的完整性和可恢复性。加强网络安全防护，防止非法入侵和数据泄露。第十条文档与信息的销毁对于不再需要使用的文档与信息，应依照规定的销毁周期进行销毁。销毁应使用特地的工具或方法，确保信息无法恢复。对于涉及个人隐私和机密信息的文档与信息，应采取更加严格的销毁措施，确保信息安全。第五章文档与信息的使用管理第十一条使用权限与责任员工在使用文档与信息时，应严格遵守相关规定与权限要求。员工应自发保护文档与信息的安全，不得私自复制、外传或泄露企业内部的敏感信息。第十二条信息更新与归档针对常常更新的文档与信息，应设定责任人负责及时更新，确保信息的准确性和有效性。针对不再使用的文档与信息，应及时进行归档，防止占用资源和混淆管理。第十三条违规惩罚与监督对于违反本制度的行为，企业将依据相关规定予以相应的纪律惩罚。监督部门将定期对文档与信息的使用情况进行检查，对发现的问题及时进行整改。第六章附则第十四条本制度的解释与修订本制度的解释权归企业管理负责人全部。如有必需修改本制度，应依据实际需要，由管理层讨论后决议，并及时通知全部员工。第十五条本制度的执行日期本制度自颁布之日起执行，并替代之前