中物联国际物业服务文书档案管理新规制度

文书档案管理制度中物联国际物业服务（北京）二〇一三年六月一日中物联文书档案管理制度第一条总则第二条依据《中国档案法》，结合企业实际情况，特制订本措施。第三条企业档案工作基础标准是：集中管理和分散管理相结合，以集中管理为主，即企业文书档案由总经办集中统一管理，在未交给总经办档案专员前档案（已交办公室除外）分别由相关部门自行管理，方便于立即利用，维护档案完整和安全。企业各部门在各项活动中形成含有参考价值文件、材料，由承接单位、主办人负责将其中已办完文件、资料立即归档。第四条企业总经办设置专门档案管理专员，其任务是：1．搜集、整理、立卷、判定、保管企业文书档案；2．主动开展档案提供利用工作；3．进行档案判定；4．进行档案统计；5．提供档案备查工作；6．认真学习《中国档案法》相关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档基础方法，确保档案质量。●集团文书收发、处理、制作管理要求第五条为深入规范集团总企业和各子企业之间文件管理，提升文件流转速度和处理效率，落实文件督办、跟踪和实施，特制订本要求。第六条本要求中所称“文件”是指除带密级财务系统文书（含财务报表等财务资料）和带密级法律专用文书（如法律协议）以外全部各类文件、汇报、资料等。第七条总企业总经理办公室（以下简称总经办）是本要求所界定文件归口管理部门，负责总企业各部门、子企业及其它外来文件统一收文、登记、传输、领导指示文件回发及登记、整理、归档和总企业文件下发。第八条为深入提倡和推进无纸化办公，总企业在已建立了内部局域网基础上，正在试运行一套《公办天下》网络办公系统软件，待成熟后在集团内正式推开。在集团内还未全方面推行网络办公前，各子企业在向总企业报送文件时，可报送纸制文件，但必需同时备份电子文本（电子文档U盘拷录或是光盘刻录为宜）。第九条文件流转程序及具体措施1．收文及处理·总企业各部门需上报董事长和总经理文书（带密级除外），子企业各类上报总企业及总企业领导文书一律送总经办（文书可附“文书说明”）；总经办在登记确定后1小时内送至指定报送对象；若报送对象因故未能亲自签收文件，送件人员需贴上相关文书说明置于报送对象办公桌上，并在网络办公系统中给予提醒，对尤其关键、紧急文件，还将立即电话通知文件接收人。文件报送对象不明确，由总经办请示分管领导或问询报送单位（或部门）后送至相关部门和人员。·子企业需总企业作出批复汇报、申请、请示等文件，标准上以总企业为报送对象（抄报董事长和总经理），由总企业总经办请示分管领导后按总企业文件审批程序送至相关部门和人员签批意见，并以总企业名义立即作出批复。·各子企业如有尤其紧急待批型文件（尤其是需要集团领导签批文件），需在文件送达时一并通知紧急程度，方便集团总经办统一安排对文件排签及催签。2．收文承接及领导指示文件处理·对于汇报、申请、请示等候批文件，总经办在传输送签后，还须督促、跟踪领导指示结果，并对指示结果做具体登记备份后立即将指示后文件或总企业以文件形式所作批复送交指定部门或子企业签收办理，同时将指示结果附送一份给督办分管领导。·对领导指示后可直接实施非延续性文件，总经办在办理后须做具体登记备份，并将处理结果立即通知相关部门或子企业。·对报总企业立案性质呈阅型文件，由总经办分送董事长、总经理及其它高管人员传阅后由总经办保管（电子文件可经过内部网络直接分送）。3．发文·总企业各部门需以集团企业名义下发文件，下发前由需发文部门负责会签完成后交总经办统一编号、签发。发文部门和总经办分别对文件内容和形式正确性负责。·文件签发后若需进行更改，发文部门应严格填写“文件更改申请单”，总经办据此填写“文件更改通知单”，然后再依据发文登记追踪到每份文件发给“文件更改通知单”。·文件若经二次或二次以上修改，应收回原文件，重新公布修改后文件，并视情况对相关责任人作出批评、通报批评、责令检验、罚款等处理。·相关外（上）报文件审定依据总企业总经理办公会决定，为提升集团企业对外发送公文质量，对外、对上关键公文和总企业各部门基础文件须交总经办分管领导把关审定后方可外（上）报。·总企业各部门自行发送密级文件由各部门自行负责做好登记立案工作。第十条总企业总经办分管领导总体负责落实对各企业汇报、请示、汇报、申请等文件批复并予督办，各实施单位应该给予配合。第十一条本要求自公布之日起实施，解释和修订权归总企业。总企业原公布相关文件中有和本要求要求不一致，以本要求为准。●集团文书档案立卷归档制度第四条为加强集团文档立卷工作，特制订本制度。第五条需归档立卷文档包含除带密级财务系统文书（含财务报表等财务资料）和带密级法律专用文书以外全部各类文件、汇报、资料等，全部要根据本制度要求，分别立卷归档。如有条件还应尽可能保留备份一份电子文档。第六条总经办是企业文档归口管理部门，各部门需设各自专（兼职）文书管理人员负责文档搜集。公文承接部门或承接人员应确保经办文件系统完整（公文上多种附件一律不准抽存）。结案后立即交专（兼）职文书人员归档，最终交由总经办档案管理专员统一归档管理。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得私自带走或销毁。第七条文件点收文件结案移交归档时，依据以下标准点收：1．检验文件文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归还。2．文件如常常抽查，应有管理部门主管签认。3．文件处理手续必需完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。4．和本案无关文件或不应随案归档文件，应立即退回经办部门。5．有价证券或其它珍贵物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第八条坚持部门搜集、管理文件材料制度。各部门均应指导专（兼）职文书人员，负责管理本部门文件材料，并保持相对稳定。每三个月末月25日统一交由总经办档案管理专员归档。若各部门文书管理人员变动应立即通知总经办方便进行文档遗交。第九条凡本企业缮印发出公文（含定稿和两份打印正件和附件、批复请示、转发文件含被转发原件）一律由总经办统一搜集管理。第十条一项工作由多个部门参与办理，在工作活动中形成文件材料，由主办部门搜集归卷。会议文件由总经办搜集归卷。1．企业工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动后，必需将会议关键文件资料向总经办办理归档手续。2．本企业召开会议，由会议主办部门指定专员将会议材料、声像档案等向总经办办理归档手续。第十一条各部门专（兼）职文书职责1．了解本部门工作业务，掌握本部门文件、材料归档范围，搜集管理本部门文件材料。2．认真实施平时归档制度，对本部门承接文件材料立即搜集归卷，每三个月末月25日应将归档文件材料归档完成，并向总经办办好交接签收手续。交接前文档管理工作由各部门专（兼）职文书负责。3．承接人员借用文件材料时，应主动地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第十二条本制度中所指文档包含：1．关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话，会议简报、会议统计等。2．上级机关发来和本企业相关决定、决议、指示、命令、条例、要求、计划等文件材料。3．本企业对外正式发文和相关单位来往文书。4．企业请示和上级机关批复。5．企业多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议统计。统计报表及简报。6．提案工作材料和企业文化建设（内部刊物、文体活动综合资料）7．企业和相关单位签署协议、协议书等文件材料。（非密级）8．企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分文件材料。9．企业职员劳动、工资、福利方面文件材料。10．企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。项目投资及运作相关数据、经营目标分析情况、责任书等。12．财务报表、财务分析等（非密级）第十三条各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件材料，由专（兼）职文书统一保管。第十四条各部门应依据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用“案卷类目”。“案卷类目”条款必需简明确切，并编上条款号。第十五条公文承接人员应立即将处理完成或经领导人员批存文件材料，搜集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门依据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，经文书管理部门主管同意后妥善保留，文书管理部门以影印本归档。第十六条专（兼）职文书人员应立即将已归卷文件材料，根据“案卷类目”条款，放于平时保留文件卷存内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。第十七条文件整理点收文件后，应依下列方法整理：1．汉字直写文件以右方装订为标准，汉字横写或外文文件则以左方装订为标准。2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第十八条档案分类1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分以后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2．档案分类应努力争取切合实用。假如因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级以后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及大类“或”小类二级。3．同一“小类”（或细类）案件以装订于一档夹为标准，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上档案装订，并于小类（或细类）以后增设“卷次”编号，方便查考。4．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档进依序编号、登录，并以每一安一个“目次”编号为标准。5．档号表示方法以下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第十九条档案名称及编号1．档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表示档案内容性质为标准，而且要有一定范围，不能笼统含糊。2．各级分类、卷次及目次编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增加情形斟酌决定。3．档案分类各类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增多时，随进增补之用。5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第二十条档号编写1．新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次次序，为此来编列档号。2．档案怎样归属前案，应查明前案档号并给予同号编列。3．档号以一案一号为标准，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其关键类别，再编列档号。4．档号应自左而右编列，右方装订档案，应将档号填写于案件首页左上角；左方装订者则填写于右上角。第二十一条档案整理1．归档文件，应依目次号次序以活页方法装订于相关类别档夹内，并视实际需要使“见出纸”注明目次号码，方便翻阅。2．档夹背脊应标明档夹内所含案件分类编号及名称，方便查档。第二十二条保留期限文件保留期限除政府相关法令或本企业其它规章特定者外，依下列要求办理：1．永久保留：（1）企业章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办吾细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产全部权及其它债权凭证；（8）工程设计图；（9）其它经核定须永久保留文书。2．十年保留：（1）预算、决算书等；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其它经核定须保留十年文书。3．五年保留：（1）期满或解除之合约；（2）其它经核定保留5年文书。4．十二个月保留：结案后无长久保留必需者。5．多种规章由规章管理部门永久保留，使用部门视其使用期间给予保留。第二十三条档卷整理1．档案管理人员应随时擦试档案，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每十二个月更换时，依要求清理一次，已到保留期限者，给销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。2．保管期限届满文件中，部分经核定仍有保留参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁日期。第二十四条为统一立卷规范，确保案卷质量，立卷工作由相关部室兼职文书配合，总经办文书档案员负责组卷、编目。第二十五条案卷质量总要求是：遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。第二十六条归档文件材料种类、份数和每份文件夹页数均应齐全完整；第二十七条在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电假如和绝密文电有亲密联络，也可随同绝密文电立卷。第二十八条不一样年度文件通常不得放在一起立卷，跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度计划放在针正确第十二个月立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷根据相关要求实施。第二十九条卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。第三十条卷内文件材料应按排列次序，依次编写页号。装订案卷应统一在有文字每页材料正面右上角，后面左上角打印页号。第三十一条案卷标题要简明正确，整理好案卷要确定案卷保管期限，标准上分为永久、长久（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写案卷文件目录。填写字迹要工装。卷内目录放在卷首。第三十二条相关卷内文件材料情况说明，全部应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检验人姓名和日期填写清楚以示负责。备考表应置卷尾。第三十三条案卷封面，应逐项按要求用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清楚。第三十四条案卷装订和案卷各部分排列格式案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物（如订书钉、曲别针等），对破坏文件材料应该裱糊并要求托裱，字迹已扩散应复制并和原件一并立卷，案卷最好利用三孔一线封底打活结方法装订。第三十五条案卷各部分排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保留。第三十六条本制度自印发之日起实施。●集团档案调卷、借阅要求第三十七条调卷程序1．各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”经其部门主管核准后向管档人员调阅。2．档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项