工业企业财会信息化建设中的问题及对策

大数据，Bigdate研究机构Gartner给出的定义是“需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。”我们可以简单地理解为，对于一个数据，顺着与这个数据相关联的数据探寻，能得到与之相关的几乎所有信息，达到知其然更知其所以然的结果。这些相互关联的信息群，就是企业的信息资产。信息系统就是帮助我们快速定位、直观地显示与该数据相关的信息的系统，是“生产”和壮大信息资产的工具。财会信息化就是建立以财会信息为关联、其他各业务信息相辅相成的信息系统的过程。一、企业财会信息化建设的重要性（一）企业财会信息化建设对财务管理的重要性财务信息化是以财务管理为中心，将企业的相关业务模块纳入信息系统中，各业务模块操作人员直接输入各自的业务数据，通过系统内部流程处理后形成财务数据，不但减少了财务人员的工作量，提升了账务处理效率，同时因财务系统与各业务系统紧密相连，让财务人员从宏观上对企业的运营有更全面的认识，为财务管理工作营造了一个非常有利的数据环境。（二）企业财会信息化建设对业务管理的重要性在没有财会信息化前，各业务部门可能基本上靠手工记录业务数据，如果没有统一的规范，即使同一个部门的业务数据也可能会因为不同的人记录而显现出不同的样子，业务部门的数据的完整性、准确性基本依赖于记录人员的素养，具有非常大的不确定性、不连贯性，对业务管理非常不利。通过财会信息化建设，则可以将各业务部门纳入信息系统中来，通过制定统一的操作规范，将业务数据有序地录入系统，加上合理的审核程序，保证了数据的连续性、准确性，数据完整了，对业务分析、业务报告和绩效考核有非常大的帮助。（三）企业财会信息化建设对企业管理的重要性没有数据支撑的企业管理，难以实现精确管理。靠经验、靠直觉，难以保证都每次都做对决策。未来的战略决策、经营决策一定依靠强大的数据支撑，企业内部数据主要来源于一线。如果没有实现财会信息化，很难将各种各样的一线经营数据有序地归集起来，也就难以为决策及时提供完整的信息。所以说，进行财会信息化建设，既是实现企业愿景的需要，也是应对商业竞争的需要。二、企业财会信息化建设存在的问题（一）内容单一，财会信息化只有财会，难以形成企业经营大数据传统的会计电算化系统往往只包含了财务会计处理、报表处理，很少涉及其他业务方面的处理模块。财务信息主要依靠财务人员手工录入，在效率上、准确性上比较差。另外因财务信息囿于独立的财务模块，数据分析上难以有较大的延伸。对于其他对企业管理息息相关的非财会类信息如员工信息、生产工艺信息、产品BOM单信息甚至设备、存货信息等都没有涉及。这样的结果是，财务报告只能机械地反映“账面数据”，既不知其然，更不知其所以然。（二）脱离实际，配置过多不实用系统模块，浪费资金和精力企业在财会信息系统选型和配置时，可能会因为受标杆企业的影响，对系统应用产生过多美好的但不适合企业现状的幻想，配置不切实际的系统或在一个系统中配置过多不实用的模块。直接后果是产生了较多不必要资金支出，花费不必要的精力去配置系统。而在系统应用时，还可能因为不实用导致系统使用积极性的降低，最后影响整个的效益。（三）财会信息化建设不规范，导致系统应用不顺畅，难以给企业带来管理效益的提升财会信息系统是一个结构和逻辑性都非常严密的系统，也是一个内部控制非常细致的系统，如果在建设的时候不熟悉各项基础设置、各个模块之间的逻辑关系以及相关的操作权限，很可能导致后期应用无法实现预期目的，或者是频繁出错，或者是内部控制出现漏洞，或者是数据不准确，甚至导致有些功能无法运行。在应用初期，任何一个使用不顺都可能让使用者产生较大的负面情绪，从而降低其对信息化建设的配合度，影响企业的管理升级进度。（四）信息录入不及时，信息检查不及时，容易造成信息不完整、不准确，影响使用者对信息系统的信任度财会信息系统在使用过程中，如果没有相关的管理制度相配套，很可能出现操作员信息录入不及时，或者是有录入但没检查的情况。这种情况极易造成数据的不完整、不准确，数据不完整、不准确对信息使用者来说是灾难，极可能直接导致信息使用者决策错误。三、完善企业财会信息化建设的措施（一）尽量将财会信息系统涵盖企业所有的业务模块，并且让企业各业务操作员通过系统进行尽可能多的信息记录除非企业根据战略决策将某些业务割舍，否则尽量将所有业务模块都纳入财会信息化建设范围。因为信息化犹如交通系统，约束越多、流程控制越严格的运行速度越快。没有信息化的业务模块，将来很可能就会成为影响企业高效发展的短板。大数据的基础就是信息，信息量越多越完整，信息资产价值就越高。但是实践中绝大部分操作员不愿意进行繁琐的信息录入工作，很多时候只是按要求录入必录的信息，将非必录信息忽略。必录的信息很重要，非必录的信息也很重要。比如说，工人数量和当天的产量是必录信息，工人的性别、学历、年龄以及各个时间点的产量是非必录信息。通过必录信息，我们可以知道人数、产量和平均产量，这个信息量其实很有限；通过必录信息+非必录信息，我们就可以知道什么性别的工人产量最高，如果数据量足够多，我们甚至可以分析出什么年龄、性别和学历的工人在什么时间段效率是最高的。这样我们就可以有针对性地招聘员工，有针对性地安排生产。这样的安排意味着有较大概率能够取得较高的生产率。例如有一家公司，要求生产车间每班登记领用的原料、产生的废料数量，一段时间后财务人员发现某台机器设备使用某个规格的原料生产产品时废料率始终较高，于是立即反映给生产部门，生产部门经过现场调查发现是该原料尺寸与机器规格不匹配，导致机器将超出设定规格的部分原料切除，造成了额外浪费。于是生产部门将适用于该机器的原料尺寸报给采购部门，采购部门按调整后的规格采购原料，此后该机器的废料率果然降至合理水平。本例中，财务人员之所以能发现这个异常，一是会计信息系统中记录了该原料详细的尺寸、纹路、克重、供应商、批次等信息，也有设备的相关信息；二是生产车间员工能够按要求记录每天的各种原料用量和产生的各种原料废料的数量，财务人员将这些信息归集在一起通过数据透视即发现了异常。本例可以再延伸一下，我们可以知道哪一班组的废料率最低，可以开展先进经验的总结分享。所以，企业在应用财会信息系统的时候，一要尽量将财会信息系统涵盖所有业务模块，二要制定和不断完善各个模块信息录入的内容和规范，并严格要求各个岗位操作人员一丝不苟地执行，确保数据的完整。（二）结合企业实际，深入分析企业财会信息化实际需求，避免引入一些华而不实的功能模块，浪费资金和精力首先，分析企业的战略、所处的环境。企业的战略，基于过去和现在，着眼于3-5年的未来甚至更久。分析企业战略，目的在于预测企业在未来几年内很可能需要涉及的业务及业务流程、组织架构的变动、内部控制的调整或完善，而这些都是架构财会信息系统的核心内容。基于分析的结果，使财会信息化建设能提前布局，统筹安排，能够使财会信息系统在建设完成后较长时间内满足企业的管理需求，同时又可避免采购或开发不必要的系统模块。分析企业所处的环境的目的在于：1.分析外部宏观环境（比如政策、行业发展现状和趋势）有助于企业评估战略是否合理；2.分析内部环境（如企业文化、员工素质、业务特点）有助于确定财会信息化的模式，是自己开发还是外购，还是外购回来后再做二次开发，也有助于制定适合企业的实施计划；3.分析IT技术环境，有助于企业评估何种财会信息系统更能适应企业及市场未来的发展需要，避免选购的财会信息系统使用几年后因不实用而淘汰。其次，弄清楚几个问题：企业目前的组织架构是什么样的？包含哪些部门？这些会涉及哪些财会信息和非财会信息？部门之间的工作是如何衔接的？这些问题回答得越细，对我们选择财会信息系统的功能模块和构建系统内部操作流程就越有帮助。（三）规范财会信息系统实施流程，一次就把事情做对财会信息系统实施一般分四个步骤进行：信息梳理，基础信息设置，流程设置，操作权限设置。1.信息梳理，细分我们的信息就是把企业涉及财会的各项信息整理出来。一般使用最频繁的信息有：科目、部门、职员、成本项目/成本对象、结算方式、仓库/仓位、物料/产品、计量单位、客户、供应商、品牌等。把每项所涉及的信息都罗列出来，比如物料/产品就包含了名称、规格、类别、品牌、计量单位、供应商、单位成本、单位售价等信息。2.基础信息设置，打好基础才能笑到最后基础信息设置就是把梳理出来的信息录入系统，将花名册、备忘录、账簿等纸质资料中的信息数字化。这个数字化的过程，一定要结合系统的规则，否则系统无法有效识别信息时，将影响信息处理和使用效率。系统的规则中最重要的一条，就是同一个东西只取一个名字，只在系统中输入一个。比如排插，在全公司范围内就叫“排插”，不能这个仓管录入时叫排插，另一个仓管录入叫插座，第三个录入时又叫插线板，第四个叫电源转接器。结果一个东西，录入了4次，导致系统账簿中多了4个东西，盘点的时候就会出现盘亏，领用的时候也有可能出错。这个问题还极有可能出现在客户、供应商的信息录入上，一旦这个规则没有控制好，整个系统的数据将会非常混乱。3.做好流程设置，打通任督二脉才能使各部门业务流畅运行业务流程就是企业的任督二脉，就是企业的“七横八纵”信息交通网。企业将业务流程应用到系统中的时候，一定要按业务的节点分好工、排好序，以保证业务流程的顺畅。此外，还要重视整个系统中各个业务模块之间数据的勾稽关系。实际上，成熟的财会信息系统本身已经预设好各个业务的作业流程和数据勾稽关系，企业可以与系统相互对照，结合各自的优点，实施起来效果更佳。4.操作权限设置这是企业内部控制措施中非常关键的一步，做好了操作权限设置，能够让企业的内部控制工作事半功倍，既能保证信息录入的质量，又能够降低信息被篡改、泄露甚至被删除的风险，操作员只在权限范围内操作，还能提升系统操作的专业化和效率。实践中，比较高效的操作权限设置方式是只设置各个岗位的操作权限，而不对某个具体的操作员设置权限。将系统中的每个岗位设定为一个用户组，当一个操作员同时兼几个岗位的操作时，只需把相应的岗位加入这个操作员，这个操作员即获取了相应的操作权限。反之，当一个操作员岗位调整后，只需调整这个操作员所属的用户组，即可完成对操作权限的调整。当然，在开始实施财会信息系统的时候，因对系统及相应的操作权限尚不熟悉，可以先广泛授权（但不相容职务的操作权限不可同时授权），避免因权限设置不合理导致正常操作受阻，影响效率。熟悉系统后再收回多余的操作权限。这里需要特别注意的是：系统维护权限只有系统管理员用户组拥有，系统管理员不能随意转授权或将用户加入系统管理员用户组，企业应慎重选择系统管理员人选。（四）制订必要检查制度和绩效考核制度，提高信息录入及时性和准确性是人难免都会有疏忽，是人难免都会偷懒，设置必要的双人或多人检查，能够大大降低因疏忽、偷懒造成的数据准确性、及时性问题。设置合理的绩效考核指标，对操作员进行绩效考核，可以有效地激励各岗位操作员更加尽职尽责，减少失误。四、财会信息化建设有效性的检验实践是检验系统有效性的唯一标准。财会信息系统是否有效，看实践过程中系统得出的结果是否跟实际情况一致。通常我们可以通过账账核对、账实核对检验系统的准确性、完整性。如前所述，财会信息系统本身各模块之间有非常强的数据勾稽关系、关联关系，我们可以核对系统中各个账簿之间的数据是否一致来评估数据是否正确。如果系统内部账簿之间的数据明显存在较大差异，则说明数据肯定有问题。如果数据出现问题，一般有三个原因：基础信息录入错误、参数设置或流程设置有问题、数据录入错误。顺着这三个方面去排查，一般能快速找出问题所在。系统内部各账