护理院文件管理制度

文件管理制度一、文件管理责任制1、办公室负责部门、外来或上级等各类相关文件资料的收集、利用、归档和管理2、职能或业务部门分别负责部门内部、外来或专业相关文件的收集、利用、归档和管理二、文件控制管理（一）文件控制范围文件控制范围包括所有与文件相关的编制、审批、发放、归档、管理、更改和利用等（二）文件控制内容外部文件、内部形成的上报和下发文件，各职能或业务科室在管理和服务活动中形成的各类文档、资料、数据等（三）文件控制程序1、编制文件控制：应符合统一的文件格式、编号、标题、板式、字型、字型、字号等要求2、审批文件程序：相关部门起草编写→填写《发文稿纸》→部门领导审核→主管副院长会签→院长签发→制作正式文件→备查文件归档→上报或下发3、接收文件控制：接收内部或外部文件→登记编号→部门领导审阅→院领导传阅批示→通知相关部门落实→文件归档4、发放文件控制：外部文件审批→复制文件→登记编号→下发职能或业务部门→签字→领取文件，内部文件审批→制作文件→登记编号→下发职能或业务部门→签字→领取文件5、文件归档控制：外部文件、内部形成的上报或下发文件、职能或业务科室的各类内部文档、资料、病历、病案、数据等，由相关管理人员分类整理→装订→归档6、文件更改控制：文件更改必须由申请人或相关部门填写《文件修改申请单》并获得院长办公会批准方可修改文件，更改并生效的新文件发布后，原文件废止7、文件借阅控制：借阅文件信息资料或文档时，文档管理员应填写《文件/资料借阅登记本》，借阅人使用后应当及时归还（四）文件控制要求1、职能或业务部门的文档管理人员，必须按照文件编制、审批、发放、归档、管理、更改和利用的控制程序处理文件2、文件处理过程中，应当注意做好详细完整的相关记录三、文件管理要求（一）文件的分类1、文件包括内部和外部文件2、外部文件包括上级文件、法律法规文件、来函等3、内部文件包括标准体系文件、各类规章制度规范、合同文本、职能或业务部门在管理和服务活动中形成的各类文档资料、统一数据等（二）文件的收发1、文件收取：外部文件由办公室收取，注明收文日期后编号，并在《外来文件接收登记本》中详细记录，领导与参与各类会议人员带回的相关文件，应及时到办公室补办收文手续；内部形成的上报和下发文件，由文件起草部门文件信息审批程序审批后，办公室编制文件信息程序制作正式文件2、文件发放：外部文件或内部形成的上报和下发文件，由办公室登记编号并在《文件/资料借阅登记》中详细记录下发，职能或业务部门经手人签字领取文件。相关文件需要发放到本院以外的单位时，须经院长批准3、文件传阅：外部文件经办公室审阅后填写《公文传阅批办单》，送请领导传阅和批示，办公室根据领导批示通知相关部门传阅并遵照落实4、文件借阅：职能或业务部门需要借阅外部文件、内部形成的上报或下发文件和各职能或业务部门在管理和服务活动中形成的相关文档资料、统计数据时，办公室应填写《文件/资料借阅登记本》后借出，借阅人应当及时归还5、文件复制：部门保管的文件如有丢失须及时报告和重新申领，由办公室重新复制文件并在《文件/资料发放登记本》上登记，注明丢失情况后发放。文件复制必须符合保密管理规定，秘密以上等级的各类文件不得复制6、文件回收：外部文件、内部形成的上报和下发文件等，除标明实效的的文件外，在新文件下发时，原文件即时废止。废止文件应注明“废止”标识，由相关部门协助办公室回收废止文件7、文件销毁：废止文件符合销毁规定的，应在《文件销毁申请单》登记后进行销毁以确保有效文件的唯一性8、文件保存：执行完成的合同文本和废止文件应按规定时限保存并与现行有效文件隔离存放四、公文管理（一）公文处理基本要求集中管理、准确周密、及时迅速、遵守时限（特急件即刻办结、加急件当日办结、普通件三日办结）、精简公文、保守秘密（二）公文处理基本流程1、收文承办：上级发文或参会人员带回文件→分类编号→收文登记→主任审阅→领导传阅批示→移交职能或业务部门承办→反馈承办结果→文件归档2、发文承办：职能或业务部门起草文件→部门主管领导审核修改→报签发人签发→办公室核稿→制作编号文件→加盖印章→发文登记→报送文件→收件人签字→底稿归档（三）公文拟制要求1、以养老服务机构名义对内、对外发送的公文由承办人起草并送部门领导和主管领导修改，属于编号文件的，首页按要求填写公文发文稿纸，连同公文发文稿纸报最高领导审阅签发2、定稿签发后，办公室在不影响文件内容前提下，最后对文件的文字、标点、词组、语句、格式等修改，并确定公文主题词和文件编号，完成文件制作，用印登记等流程3、职能或业务部门必须严格按拟制公文的程序办理，以便分清责任，确保公文发出后符合行文管理规范。内部形成的各类文稿可按常规文档处理，但向上级部门或全院各部门发出的文稿或参与资料等，均须按拟制公文程序办理并妥善保存底稿以备查考（四）公文种类要求1、决定：院长办公会或党支部对全院重要事项经集体讨论通过的最后决策用决定，以院或党支部名义发布2、通知、通报：属于上行文。通知主要用于发布规章制度，转发上级或批转下级公文并通知下级执行；通报主要用于表彰先进、批评错误、传达情况、介绍经验或教训等3、报告、请示：报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等，不必批复；请示主要用于向上级机关请求批示或批准，需做批复。请示应一事一文，写明一个主送机关，不得越级请示。特殊情况越级请示时，应抄报越过的机关。报告与请示要严格区分，不得在报告中夹带请示事项4、计划、总结：属于本院或部门文件。重要的或上级有规定的计划、总结，应及时上呈或下达5、函：是平级单位之间相互协商工作，询问和答复问题的文件或凭证（五）公文格式要求除依据公文格式的相关规定外，公文还应遵循以下格式要求：1、发文机关标志（文件红头）：由发文单位全称或规范化简称后面加“文件”二字组成，红色用以表明属于单位对外正式文件。对内制发的一般文件可以不标注发文单位标志，但重要文件除外2、发文字号：对外正式发文必须由发文字号（含年号和顺序号）。为便于管理，办公室按年度及公文形成先后顺序统一排序编号。发文字号标注位置为：签发人标记平行左侧。发文字号的基本规则是：（1）行政公文：以“xx文”为上行文发文字号，以“xx发”为下行文发文字号（2）党务公文：以“xx组文”为上行文发文字号，以“xx组文”为下行文字号（3）工会、共青团公文：以照以上格式规范拟定发文字号，院内各部门间的重要公文，必要时亦可比照以上格式规范拟定发文字号3、签发人标记：指代表单位审批或签发文件的领导人姓名。按公文格式规范要求，凡上行文都要标注签发人。标注位置为：发文字平行右侧，书写为“签发人：xxx”。4、公文标题：正式公文的标题又三部分组成，即：发文单位名称（作者）、公文主题（事由）、文种（公文名称）。如：《xxxx福利院关于成立业务科的请示》5、主送和抄送机关：主送机关又称抬头，是负责受理或答复该文的机关。标注位置为：公文标题下第一行顶格书写；抄送机关是需要了解文件内容的有关机关，抄送机关列在正文后面。书写位置为：主题词下一行6、公文正文：是公文的主体部分，用于表达公文的内容7、公文附件：是公文的附属文件或材料。标注位置为：正文下靠左顶格书写“附件”二字。内容包括：附件的序号、标题、份数8、公文生效标志：包括成文日期、发文单位印章（1）成文日期：成文日期一般以领导人签发日为准；经会议讨论通过的公文，以文通过日为准；法规性公文以批准日为准。成文日期标注于右下方，年月日齐全完整（2）发文印章：公文除“简报”“会议纪要”外，一律要加盖单位印章。印章要清晰端正地盖在发文日期的上方，做到上不压正文，下压年月日的4至7个字，即：齐年盖月9、公文主题词和印发说明：在文末标注，书写时顶格并加下划线10、行文的字体字号等其他要求以《市民政局关于公文格式的有关规定》为准（六）公文保密要求1、公文的拟办、收发、保管、传阅、归档、销毁过程中，必须严格执行保密制度，严格履行登记履行登记、签收手续、谨防失密泄露2、公文管理部门一般每季进行